SAP-非庫存采購-v1[1]0_031__ 6

1、業(yè)務流程定義文檔非庫存物料采購業(yè)務流程名稱: 非庫存物料采購流程編號及版本號編號：BPD-MM05版本：V1.0業(yè)務流程定義文件簽署表業(yè)務流程定義文件是描述未來在SAP R/3中處理業(yè)務的詳細流程定義，其定義的業(yè)務流程及其中所涉及的SAP功能已得到以下項目組成員的接受并已簽署。項目中職務姓名簽字日期TCL部品（光電科技）關鍵用戶謝芳TCL部品（光電科技）流程所有人王曉峰TCL光機關鍵用戶李龐晉閻曉莉趙心亞TCL光機流程所有人朱林TCL顯示關鍵用戶王妙榮TCL顯示流程所有人戴謀新IBM顧問劉慶TCL項目經理林雪梅IBM項目經理夏玲芳1. 業(yè)務流程目的：非庫存物料采購描述的是費用性采購，固定資產及

2、在建工程等的采購業(yè)務。2. 業(yè)務流程的相關原則：2.1 非庫存物料的采購主要指物料采購入庫后在系統(tǒng)中不以庫存的形式體現(xiàn)出來，系統(tǒng)不進行庫存管理。在該流程中，主要有三種類別：（1） 費用性采購：包括低值易耗品、辦公用品及其他費用性的采購。采購時，在采購訂單中選擇費用類別并指定對應的成本中心。入庫后直接進到對應成本中心的費用。根據(jù)不同類型的費用，可以進到不同的費用科目，如服務費、辦公用品費等；（2） 固定資產采購：指采購的對象是固定資產，有資產編號。入庫后系統(tǒng)中無庫存，按照固定資產管理；（3） 在建工程采購：指為在建工程項目發(fā)生的采購業(yè)務，采購時通過內部訂單的方式進行，所有費用以內部訂單方式進行歸

3、集。2.2 非庫存采購的基本原則是：不創(chuàng)建物料主數(shù)據(jù)，不做庫存管理。采購時只需輸入描述及根據(jù)采購的類別輸入物料組（對應不同的費用科目）或資產編號或者內部訂單號碼即可。2.3 對于本流程中的非庫存性采購，需求部門填寫系統(tǒng)外請購單后，根據(jù)公司政策，由相關領導簽字審核后交采購部門在系統(tǒng)中創(chuàng)建采購申請。采購申請不需要審批。采購訂單需要在系統(tǒng)中按照公司的審批政策進行審批，通過后打印出來由采購員及領導簽字后發(fā)給供應商。2.4 非庫存采購入庫時，由各倉庫管理員根據(jù)收貨部門出具的書面通知單在系統(tǒng)中做收貨動作，倉庫據(jù)單入庫并存檔。2.5 非庫存采購的注意事項：（1） 發(fā)生費用性的采購時，如果有與供應商簽訂的采購

4、合同或者訂貨單，則通過本流程中的費用性采購方式執(zhí)行，否則就通過財務記賬或者報銷處理，不納入本流程；（2） 費用性采購對應具體的費用類別在采購時以物料組的方式體現(xiàn)；（3） 對于軟件的采購，軟件本身作為資產采購，進無形資產；如果該軟件有實施費用，則實施費按照在建工程的方式進行采購；（4） 非庫存類采購的采購價格由采購員在生成采購訂單時根據(jù)詢價或談判的結果手工錄入。固定資產、在建工程的采購價格是含稅價；費用性采購中的有關福利性質的采購是含稅價，其他費用性采購均為不含稅價；3. 業(yè)務流程所帶來的相關規(guī)則和政策改變3.1相關的規(guī)則和政策改變n 明確了非庫存采購的三種方式，規(guī)范了相應的流程；n 必須制定非

5、庫存采購需求及采購訂單的審批政策（采購訂單的審批會在系統(tǒng)中實現(xiàn)）；3.2對組織結構調整的要求n 固定資產采購時，財務部門資產會計需要創(chuàng)建固定資產編號作為采購的必需信息。同時資產經過使用部門驗收后，要納入固定資產業(yè)務核算管理流程進行管理；n 在建工程采購時，財務部門需要提供在建工程對應的內部訂單號作為采購的必需信息；4. 版本控制：版本作者日期更改內容描述V1.0劉慶2005.02.22創(chuàng)建5業(yè)務流程圖例解釋 本段主要描述流程圖的符號。6. 業(yè)務流程圖（在VISIO中畫流程圖） 7. 業(yè)務流程的詳細步驟：7.1 非庫存物料采購流程業(yè)務流程步驟:步驟用戶系統(tǒng) 事務描述下一步1申請人員系統(tǒng)外填寫請購

6、單根據(jù)自身未來需求情況提出采購需求,22相關領導系統(tǒng)外審核需求申請部門領導及其他相關領導（根據(jù)公司審批政策）審核請購單。通過轉3未通過轉1修改需求3采購人員系統(tǒng)外需求類型判別對收到的需求進行類型判別固定資產轉4在建工程轉5費用采購轉64資產會計SAP創(chuàng)建固定資產編號根據(jù)公司相關制度條例對該需求創(chuàng)建固定資產編號65成本會計SAP財務內部訂單處理流程根據(jù)內部訂單處理流程規(guī)定創(chuàng)建內部訂單66采購員SAP創(chuàng)建及維護采購申請根據(jù)收到的采購需求創(chuàng)建并維護相應采購申請77采購員SAP貨源（價格）確定/采購申請維護根據(jù)系統(tǒng)中的供應商主數(shù)據(jù)維護貨源，確定價格88采購員SAP由采購申請生成采購訂單按照系統(tǒng)內的價格

7、條件由采購申請生成采購訂單99相關領導SAP采購訂單審核按照公司有關規(guī)定對采購訂單進行審核通過轉11未通過轉10修改訂單10采購員SAP修改采購訂單按照部門主管的意見對采購訂單進行修改然后送部門主管再審核911采購員系統(tǒng)外打印采購訂單打印采購訂單1212采購員系統(tǒng)外發(fā)送采購訂單給供應商將簽字后的采購訂單以傳真方式發(fā)送給供應商1313供應商系統(tǒng)外供應商確認訂單確認訂單價格、交期等條款并簽回1414采購人員系統(tǒng)外到貨類型判別對已到貨的需求類型進行判別固定資產轉15費用采購轉16在建工程轉1715需求部門系統(tǒng)外固定資產驗收對已到貨的固定資產進行驗收1816需求部門系統(tǒng)外實物驗收對已到貨的費用性采購物

8、料進行驗收1817在建工程驗收組系統(tǒng)外在建工程驗收對完工的在建工程進行驗收1818倉管員SAP系統(tǒng)入庫根據(jù)需求部門出具的收貨通知單，在系統(tǒng)中進行入庫操作。財務進行發(fā)票檢驗付款處理，流程結束8. 業(yè)務流程中所用到的報表：報表名稱目前是否在用描述工具（SAP標準報表/Report Painter/Report Writer/Query/ABAP/Excel/Word）使用頻率采購執(zhí)行情況報表否列出非庫存采購的執(zhí)行情況，包括申請狀態(tài)，訂單狀態(tài)，入庫情況等Query中入庫清單否列出入庫明細SAP標準報表高9. 業(yè)務流程中所用到的表單：表單名稱目前是否在用描述是否SAP表單/layout set?(是/否)使用頻率請購單是申請采購非庫存材料時的申請單否高采購訂單是采購訂單是高非庫存物料收貨通知單否非庫存材料到貨后，由申請部門檢驗后開具收貨通知單給倉庫做入庫動作否高入庫單否入庫憑證是高10接口需求（SAP與其它系統(tǒng)的接口）：接口名稱描述輸入/輸出備注無11數(shù)據(jù)轉換需求：數(shù)據(jù)名稱數(shù)據(jù)類型（主數(shù)據(jù)/交易數(shù)據(jù)）數(shù)據(jù)量現(xiàn)存位置未清采購訂單項交易數(shù)據(jù)500條Excel12權限設置需求：事務碼描述負責人職位AS01創(chuàng)建固定資產編號資產會計ME51N創(chuàng)建采購申請采購員ME52N修改采購申請采購員ME57N由采購申請生成采