聲像檔案的管理探究

1、    聲像檔案的管理探究    陳雁丹【摘 要】聲像檔案和其他載體形式的檔案一樣，記錄著相關行業(yè)的發(fā)展。聲像檔案具有記錄準確逼真、記錄內容形象生動、記錄信息涵蓋面較廣的特點，往往能夠對已經發(fā)生的事件進行最準確的還原和再現(xiàn)，這是文字記錄所不能達到的作用和效果。所以，聲像檔案已經成為各行各業(yè)檔案信息資源的重要組成部分，具有重要的保存、查閱和參考的價值。提高聲像檔案管理水平，健全聲像檔案管理辦法，有著重要的意義。本文將對聲像檔案的管理進行淺顯的探究?！娟P鍵詞】聲像檔案；信息記錄；信息傳遞；管理探究聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科

2、學、技術、文化、宗教等活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片（包括底片、反轉片）、影片（正負片）唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案主要以磁性材料或感光材料為載體、以音像為主要反映方式、記錄在政治、經濟、科學、技術、文化等各項活動中直接形成的、具有保存價值的包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片等專門載體的歷史記錄。它是全宗檔案的重要組成部分。對聲像檔案進行嚴格管理具有很重要的意義和作用。然而目前，聲像檔案的管理存在著許多的問題，嚴重影響著檔案資料的完整性和使用價值。所以，有必要對聲像檔案進行嚴格管理。1.聲像檔案管理存在的問題1.1聲像檔案來源廣，

3、收集困難聲像檔案的形成，主要是活動舉辦部門和舉辦個人進行記錄和攝制的，來源非常廣泛，并且記錄時間、記錄重點依據(jù)活動不同和記錄部門不同而有所側重，很多資料在事件的過程、時間、人物上并未做出特殊記錄和標注，影響了聲像檔案的使用、收集和歸檔。另外，很多部門和個人為了檔案資料使用方便和保管便捷，對聲像檔案任意放置和處置，很多部門并沒有專業(yè)的人員去進行聲像檔案的管理，一旦人員調整，就會將一些重要的聲像檔案資料丟失，使得聲像檔案資料不全面，甚至經常會出現(xiàn)檔案資料丟失的現(xiàn)象。1.2聲像檔案資料保管條件差，造成資料損壞聲像檔案資料的管理，要比其它形式的檔案資料具有更為嚴格的管理要求。然而很多單位并沒有設置專業(yè)

4、的檔案管理部門，尤其是對聲像檔案資料進行特殊的管理。聲像檔案資料多是一些照片、底片、音頻、視頻資料等，這些資料在保管的過程中對外界條件具有特殊的要求，比如對于照片和底片就必須放置在專門收集的照片檔案冊以及底片冊之中，而且還要盡可能的避免光照、受熱、受潮濕等，而聲像、影像資料則要注意防磁。如果不注重對這些資料進行專門的管理，則很容易造成聲像資料的損壞。在現(xiàn)實狀況中，很多單位由于對這種珍貴的聲像檔案資料隨意處置，和普通的檔案資料放置在一起，因此就造成了很多資料被損壞的現(xiàn)象時常發(fā)生，從而使其失去長久保存和利用的價值。1.3對聲像檔案不重視，開發(fā)和利用不夠對聲像檔案的重視程度嚴重影響著聲像檔案的管理。

5、聲像檔案的管理過程中之所以存在著那么多的問題，除了管理制度不健全的因素，主要還是重視程度不夠。很多單位都人為聲像檔案可有可無，損壞和丟失了可以再重新取得，有些人則嫌保管麻煩，進行隨意處置，還有些人將公共的聲像檔案資料視作個人資料，這些現(xiàn)象的出現(xiàn)，嚴重影響著聲像檔案的保管和查閱。另外，隨著科學技術的不斷發(fā)展，照相機、攝影機等更新速度也非?？?，所以，聲像檔案資料的生成和保存成為了很多單位都會選擇的檔案記載形式。然而在實際過程中，很多單位在這方面的配備上還是非常欠缺的。有些單位雖然有所配備，但是卻閑置資源，造成浪費。還有些單位根本沒有這方面的配備。有些單位在形成聲像檔案之后，就將其束之高閣，不重視聲

6、像檔案資料的利用價值。所以，聲像檔案的開發(fā)和利用，也成為聲像檔案管理當中存在的重要問題。2.聲像檔案的功能目前，聲像檔案資料成為各行各業(yè)檔案資料的重要組成部分。聲像檔案以其獨特的記載方式反應出各行業(yè)的歷史發(fā)展、重大事跡、重要活動以及先進人物的面貌，它也是各行各業(yè)發(fā)展過程中點點滴滴的一個積累。聲像檔案具有其它檔案資料所不具有的優(yōu)勢和長處，能夠彌補其它檔案記載形式存在的不足，并且，在檔案資料的呈現(xiàn)上具有其它檔案資料所不具有的先進性。聲像檔案在記錄過程中非常的方便快捷，而且記錄的內容全面、生動、形象。通過聲像檔案記載的資料，能夠最真實的反應事情的全過程，還原事件的真實面貌。并且，聲像檔案比其它形式的

7、檔案更容易保存和傳閱。聲像檔案的出現(xiàn)，在豐富檔案資料的同時，也使得檔案資料的利用價值大大的增加，為后人了解已經發(fā)生的歷史和已經完結的重要歷史活動有著重要的意義。因此，加強聲像檔案管理工作，健全聲像檔案管理制度有著重要的現(xiàn)實作用。3.解決聲像檔案管理存在問題的對策和方法3.1加強硬件投入硬件設施是聲像檔案管理過程中需要首要解決的問題。硬件投入包括人力、物力、財力的投入。首先，每個單位當應該對聲像資料的攝制和取得選派次專人負責，這在一定程度上可以避免聲像資料來源廣泛，難于收集的問題。在檔案管理的過程中，也應該由專人進行歸檔和整理，將聲像檔案和其它檔案資料一樣進行保管。但是在保管的過程中應該充分考慮

8、到聲像檔案資料的特殊性進行有區(qū)別的保存。在檔案交接過程中，也應該尤其注意，做好交接工作，避免因檔案交接造成聲像檔案的缺失和損壞。其次，單位應該投入一部分資金購置攝像機、照相機、聲像資料保管載體等，確保聲像資料能夠按時取得，并且在保管過程中，最大限度的減少損害。另外，單位應該投入經費對僧向檔案資料進行保管。3.2健全聲像檔案管理制度單位內部應該注重對聲像檔案管理條例和制度的健全和完善，同時，還應該積極學習國家統(tǒng)一的檔案管理制度，提高檔案管理人員的法制意識，對于規(guī)定要進行完整保存的檔案做到完好無誤的保存。另外，單位在檔案管理方面應該有相應的監(jiān)督機制，從而確保檔案管理工作的規(guī)范化和科學化。3.3提高

9、檔案管理人員的管理意識聲像檔案管理過程當中之所以存在著許多的問題，主要還是相關工作人員的管理意識不夠強。所以，單位應該注重加強聲像檔案管理的宣傳教育，增強相關工作人員對聲像檔案資料的重視程度。聲像檔案資料具有重要的記錄功能，具有其它檔案資料不可比擬的優(yōu)勢。每一份聲像檔案資料都記錄著一段極其珍貴的歷史，所以極具寶貴性。單位應該積極給予重視。3.4提高聲像檔案質量很多聲像檔案由于不是專業(yè)人員所攝制，在對事件的記錄上并不能全面的反應。所以，應該配備專業(yè)的人員攝制、制作和管理聲像檔案，確保聲像檔案的質量。單位應該對聲像檔案制作人員進行培訓，提高其制作檔案的能力和水平。還應該積極購入攝像機、照相機等，確保聲像檔案的高質。4.結語聲像檔案是檔案資料的重要組成部分。隨著科學技術的發(fā)展，對于聲像檔案的制作和保管也提出了更高的要求，聲像檔案通過靜止、動態(tài)的畫面，形象生動的對事件進行最全面的還原，具有文字記錄所達不到的效果，所以，應該注重對聲像檔案的保管，不斷促進聲像檔案管理工作的完善和健全。參考文獻：1楊