新形勢下電子檔案管理存在的問題及對(duì)策分析

1、    新形勢下電子檔案管理存在的問題及對(duì)策分析    摘 要：互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展與普及，使我們迎來了新的發(fā)展形勢，在世界范圍內(nèi)都進(jìn)入到了信息時(shí)代，使得人們的生活方式、娛樂方式都發(fā)生了重大轉(zhuǎn)變，檔案有原來紙質(zhì)存儲(chǔ)方式轉(zhuǎn)變成為電子檔案儲(chǔ)存方式。對(duì)此，文章針對(duì)新形勢下電子檔案管理存在的問題及對(duì)策進(jìn)行了分析。關(guān)鍵詞：新形勢;電子檔案管理;問題;對(duì)策;分析電子檔案主要是通過對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)置磁盤系統(tǒng)的充分利用，來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案文件的歸納工作與存儲(chǔ)工作實(shí)施電子化，通常電子檔案采用的計(jì)量單位是案卷。相比于紙質(zhì)檔案管理模式相比，電子檔案在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行解決的時(shí)候，更加具有有效

2、性1。但是，國內(nèi)大多企事業(yè)單位中，對(duì)于電子檔案依然缺乏重視程度，相關(guān)工作人員在實(shí)際工作中也較為敷衍，在電子檔案管理技術(shù)水平方面也較為落后。1 新形勢下電子檔案管理中存在的主要問題1.1 企業(yè)對(duì)檔案管理工作重視不足基于新形勢下，我國大多企業(yè)在實(shí)施現(xiàn)代化建設(shè)的時(shí)候，都對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行了有序開展，但是在具體開展的過程中，相關(guān)工作人員在自身思想意識(shí)、思維方式等方面，并沒有與時(shí)俱進(jìn)的進(jìn)行轉(zhuǎn)變，而電子檔案管理所具備的重要性也并沒有給予充足的認(rèn)識(shí)，對(duì)于相關(guān)工作也并沒有進(jìn)行充分的了解，在實(shí)際工作的時(shí)候知識(shí)簡單地將相關(guān)檔案內(nèi)容通過電子形式來完成相應(yīng)的錄入工作。在對(duì)電子檔案實(shí)施相應(yīng)管理的過程中，還會(huì)出現(xiàn)一定

3、程度的人為錯(cuò)誤，由于管理人員自身一時(shí)間出現(xiàn)的疏忽大意，使得輸入的信息內(nèi)容出現(xiàn)錯(cuò)誤。1.2 檔案管理中軟件類型復(fù)雜但前階段國內(nèi)市場環(huán)境中的電子檔案管理軟件類型是多樣化的，各個(gè)企業(yè)在選擇電子檔案管理軟件的時(shí)候，也面臨著多種多樣的選擇，企業(yè)在實(shí)際選擇的時(shí)候基本都是將自身作為標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身在經(jīng)營發(fā)展中的實(shí)際需求，來對(duì)自身工作系統(tǒng)軟件進(jìn)行選用2。但是，由于每個(gè)軟件都是由不同企業(yè)進(jìn)行開發(fā)的，負(fù)責(zé)相應(yīng)維護(hù)工作的人員也是不同的，所以在具體實(shí)施管理的過程中，非常容易出現(xiàn)信息丟失、被復(fù)制等弊端問題，還有使系統(tǒng)受到病毒攻擊的概率大大提升。此外，電子檔案管理過程中，主要出現(xiàn)問題的因素體現(xiàn)在以下兩種情況。1）相關(guān)企業(yè)所

4、采用的軟件本身就存在著一定程度的缺陷;2）相關(guān)檔案管理工作人員存在馬虎大意的狀態(tài)。當(dāng)前階段大多企業(yè)單位內(nèi)部負(fù)責(zé)電子檔案工作的人員，對(duì)于企業(yè)使用的系統(tǒng)在安全性方面太過相信，在實(shí)際工作中很少及時(shí)進(jìn)行備份，在這方面的重要性認(rèn)知也存在不足。1.3 電子檔案管理并未明確相應(yīng)管理范圍我國當(dāng)前大多企業(yè)具體實(shí)施電子檔案管理的過程中，普遍存在的問題就是在管理邊界方面不清晰，也并未明確相應(yīng)的管理范圍，這就使得電子檔案管理工作很容易產(chǎn)生巨大的漏洞問題以及各種安全隱患問題。相比于原來傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，電子檔案管理模式所具備的特點(diǎn)，就是輸入于電子檔案中的全部資源都是以虛擬化形態(tài)存在的。此外，盡管在當(dāng)前階段市場中有很

5、多信息輸入軟件經(jīng)過研發(fā)與改進(jìn)，都具備了定期自動(dòng)備份的這項(xiàng)功能，但是這項(xiàng)功能在實(shí)際使用中依然存在著非常大的缺陷。因此，很多企業(yè)在具體實(shí)施電子檔案管理工作時(shí)，由于備份工作存在的弊端問題而使得檔案的內(nèi)容缺乏連續(xù)性，進(jìn)而出現(xiàn)相應(yīng)的斷檔情況。還有就是電子檔案信息管理系統(tǒng)在使用的過程中，也非常容易遭受到木馬病毒的攻擊，當(dāng)病毒對(duì)其進(jìn)行攻擊之后，不僅會(huì)使得系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失，嚴(yán)重時(shí)檔案信息還可能會(huì)出現(xiàn)被竊取的問題。2 新形勢下檔案管理問題解決的對(duì)策分析2.1 電子檔案管理流程規(guī)范、合理、標(biāo)準(zhǔn)化電子檔案管理流程是出現(xiàn)問題的關(guān)鍵，以廣告業(yè)務(wù)檔案為例，其檔案內(nèi)容主要包括廣告樣張（主要有圖片、照片、文字）資料、廣告證明及查

6、驗(yàn)記錄、廣告合同、廣告審查情況記錄材料以及其他需要保存的材料等，可以說具體的檔案管理流程是非常復(fù)雜的，所以必須要對(duì)其加以規(guī)范，具體通過以下幾個(gè)方面進(jìn)行解決：1）電子檔案安全方案：企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身的實(shí)際情況，盡量制定出多種能夠保證電子檔案安全的相關(guān)方案，這樣能夠使企業(yè)內(nèi)部的檔案信息在多個(gè)角度得到保護(hù)3。在對(duì)企業(yè)相關(guān)的檔案信息具體實(shí)施相應(yīng)錄入、存儲(chǔ)、調(diào)用等工作的過程中，需要能夠嚴(yán)格的依照操作流程規(guī)范來執(zhí)行;2）電子檔案管理人員：企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)工作人員，必須要針對(duì)自身在崗位責(zé)任心、安全管理意識(shí)等方面不斷進(jìn)行增強(qiáng);3）病毒查殺：企業(yè)需要定期針對(duì)自身系統(tǒng)開展相應(yīng)的病毒查殺處理環(huán)節(jié)，從而使電子系統(tǒng)能夠始終

7、保持運(yùn)行狀態(tài)的良好性。2.2 保證軟件選取的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一性當(dāng)前階段我國各個(gè)企業(yè)單位在具體實(shí)施電子檔案管理時(shí)，僅僅針對(duì)檔案信息實(shí)施了單純的數(shù)據(jù)化處理工作，而對(duì)于軟件格式的使用和理性并未細(xì)致地進(jìn)行思考。甚至有些企業(yè)在內(nèi)部都沒有對(duì)系統(tǒng)格式的統(tǒng)一化給予過相應(yīng)的思考，這也使得企業(yè)的電子檔案管理中，是存在著格式統(tǒng)一問題的，促使企業(yè)在具體實(shí)施檔案管理對(duì)接工作的時(shí)候顯得極為困難，檔案中的信息也不能有效地將自身的作用進(jìn)行發(fā)揮，有時(shí)屬于同一家企業(yè)的單位各個(gè)部門之間，也有可能會(huì)存在信息格式之間不相容的狀況4。因此，企業(yè)在具體實(shí)施電子檔案管理工作的時(shí)候，應(yīng)該盡量選擇相同格式的軟件在相關(guān)工作當(dāng)中進(jìn)行使用，并針對(duì)相關(guān)

8、檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)追蹤，從而及時(shí)將其中存在的問題進(jìn)行發(fā)現(xiàn)并有效地進(jìn)行解決。2.3 定期開展電子檔案備份工作確保資料的完整性由于電子檔案很容易受到各種客觀因素的影響，使得單位很難長期、有效地將電子檔案保存工作進(jìn)行完成。盡管電子信息在實(shí)際使用中具有不可消耗性，但是在具體實(shí)施相應(yīng)管理工作的時(shí)候，亦會(huì)不可避免地產(chǎn)生各種疏漏有失資料的適時(shí)性和完整性，進(jìn)而使得系統(tǒng)在實(shí)施管理過程中出現(xiàn)各種各樣的問題，比如電視臺(tái)廣告費(fèi)用出現(xiàn)欠付的情況時(shí)，可結(jié)合欠付實(shí)際情況，來對(duì)欠付金額、原因、時(shí)間來進(jìn)行了解，并通知財(cái)務(wù)管理部門。可見檔案備份對(duì)于檔案管理工作而言產(chǎn)生的影響是極為嚴(yán)重的，因此，需要從以下幾點(diǎn)著手實(shí)施管理。制定相應(yīng)的安全

9、管理制度：在制定制度時(shí)需要注重嚴(yán)格性及全面性，針對(duì)電子檔案定期實(shí)施相應(yīng)的備份工作，如果在特殊情況下，可以選擇對(duì)本機(jī)脫離并采用第三方存儲(chǔ)的方式來對(duì)數(shù)據(jù)備份處理進(jìn)行完成;細(xì)化管理環(huán)節(jié)：企業(yè)單位及其內(nèi)部工作管理人員，在實(shí)際管理的過程中，必須要將每一個(gè)管理環(huán)節(jié)實(shí)施細(xì)化，穩(wěn)扎穩(wěn)打地將相關(guān)的各項(xiàng)工作完成，從而使得由于人為因素而出現(xiàn)的操作失誤現(xiàn)象盡可能減少，進(jìn)而降低對(duì)電子檔案造成的損壞程度。3 結(jié)束語總而言之，基于新形勢下，現(xiàn)代化信息技術(shù)得到了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，電力檔案管理已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的總趨勢，但是在具體實(shí)施管理的時(shí)候，依然存在著眾多需要重視的問題。因而，相關(guān)企業(yè)單位需要針對(duì)自身電子檔案規(guī)章管理制度實(shí)施相應(yīng)的完善工作，同時(shí)也需要針對(duì)相關(guān)檔案工作管理人員加強(qiáng)綜合能力的提升力度，從而有利于企業(yè)員在綜合素養(yǎng)方面獲得有效性提高。參考文獻(xiàn)1王艷.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對(duì)策j.企業(yè)改革與管理，2020（01）：46-47.2吳灼之.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對(duì)策j.蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（08）：21-22.3于民.新形勢