科研院所所長辦公會相關(guān)問題的探討

1、    科研院所所長辦公會相關(guān)問題的探討    郭映秋 湯洋 王俊【摘要】作為對科研院所行政工作事項進行決策和處理的重要會議，所長辦公會應(yīng)充分體現(xiàn)民主集中、科學(xué)決策、保障發(fā)展的作用。本文探討了所長辦公會的一般模式、三個流程和主要特點，并在此基礎(chǔ)上提出提升所長辦公會效能的五個關(guān)鍵點，以期助推科研院所的運行管理和整體發(fā)展?！娟P(guān)鍵詞】科研院所;所長辦公會;探討所長辦公會是科研院所研究決策重大行政事項、組織實施黨委有關(guān)決定的重要行政會議，是圍繞“三重一大”事項、發(fā)展重點和難點，以及落實領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、提高民主決策水平、有效防范廉政風(fēng)險的重要途徑。所長辦公會的效能充分

2、體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)班子的決策能力和管理水平，很大程度上決定了科研院所的發(fā)展方向、目標任務(wù)、運行管理等。因此，研究探討所長辦公會的模式、流程、制度建設(shè)、實施事項等具體問題，有助于科研院所建立高效運轉(zhuǎn)機制、促進創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展。一、科研院所所長辦公會的模式、流程及特點（一）一般模式。目前科研院所大都實行事業(yè)單位管理模式，實行黨委領(lǐng)導(dǎo)下的所長負責(zé)制。所長辦公會由所長召集并主持，所長因故不能出席，可委托其他所領(lǐng)導(dǎo)召集并主持。所長辦公會的參會成員為所領(lǐng)導(dǎo)班子成員，辦公室主任列席會議，負責(zé)記錄并起草會議紀要，根據(jù)議題，可邀請其他人員列席。所長辦公會的會務(wù)工作由辦公室負責(zé)，包括議題征集、會場安排、人員通知、資料準備、會

3、議記錄、紀要整理和資料歸檔等工作。會議堅持一題一議，議題由分管所領(lǐng)導(dǎo)主匯報，提出建議或解決方案，必要時由相關(guān)部門列席會議并作補充說明。參會人員應(yīng)圍繞議題進行充分討論，對提請決策事項提出建議與意見，堅持民主集中制原則，實行少數(shù)服從多數(shù)，允許持有不同觀點和保留意見，最后作出決議或決定。對于需現(xiàn)場查看的議題，可以召開現(xiàn)場辦公會議。（二）三個流程。流程是會議順利進行、取得議事成效的重要保障，要求做到精細化管理，并且符合單位情況和領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣。完整的會議流程包括會前、會中及會后三個部分：1.會前的工作包括會議議題提交及確定、參會人員確定、會議日程安排及通知、會議資料準備、會議場地布置、設(shè)備調(diào)試、ppt演練等

4、。2.會中工作包括會議簽到、會議主持、聽取匯報、討論決策、會議記錄、會議室服務(wù)等，其中，主持會議的領(lǐng)導(dǎo)要具有較強的綜合協(xié)調(diào)能力，合理控制進度和節(jié)奏，達到會議的緊湊性和時效性。3.會后工作包括整理會議資料和會議記錄，起草、審核和印發(fā)會議紀要、會議決議、會議材料及會議決議事項的督查督辦等。（三）主要特點?；诳蒲性核ぷ餍再|(zhì)及領(lǐng)導(dǎo)班子職責(zé)等因素，所長辦公會呈現(xiàn)出以下特點：一是科研院所日益發(fā)展為結(jié)構(gòu)復(fù)雜、功能復(fù)合、治理主體多元化的組織機構(gòu)，所長辦公會的議題范圍變廣、復(fù)雜程度增強，還必須不斷面對新問題、新機遇和新挑戰(zhàn)，對治理體系、治理能力、管理水平和決策水平的要求也越來越高。二是由于領(lǐng)導(dǎo)班子成員一般為

5、“雙肩挑”人員，要兼顧科研、教學(xué)工作和行政管理工作，在行政管理工作方面投入的精力和時間是有限的，因此，所長辦公會有時無法定期、按期召開，出現(xiàn)議題堆積待決和工作推進受影響的情況。二、提升科研院所所長辦公會效能的關(guān)鍵點（一）會議制度。所長辦公會會議制度是科研院所治理體系中的核心制度，科學(xué)完善的制度建設(shè)是工作開展的基礎(chǔ)和保障，能夠提高所長辦公會議事、決策、執(zhí)行的效率和效果。首先，必須重視制度的科學(xué)性，制度必須符合國家、上級部門的要求，必須符合本單位實際情況和發(fā)展需求，同時要與領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣、議事風(fēng)格相結(jié)合，真正實現(xiàn)制度的可行性和可操作性。其次，必須重視制度的完整性，一般應(yīng)包括總體原則、組織實施、決策

6、程序、紀律要求、決議執(zhí)行、督查督辦，甚至對會務(wù)工作、會議紀要、歸檔及查閱等作出具體規(guī)定。再次，重視制度的規(guī)范力。增強領(lǐng)導(dǎo)干部和職工的制度意識，加強制度建設(shè)的信息公開和宣傳學(xué)習(xí)，形成懂制度、用制度、守制度的良好氛圍，確保制度的嚴肅性和執(zhí)行力度，確保所長辦公會相關(guān)工作有序開展、高效實施。最后，必須重視制度的創(chuàng)新性。制度建設(shè)本身是個需要不斷進行調(diào)整和創(chuàng)新的動態(tài)過程，隨著內(nèi)外部形勢變化和自身發(fā)展要求，應(yīng)及時收集反饋的意見建議，深入分析存在的問題，引入現(xiàn)代科研院所的管理理念和方法，建立長效機制，對制度進行完善、修訂和廢止，確保制度的先進性，不斷提升所長辦公會的議事效率和決策效能。（二）會議議題。議題是會

7、議需要討論和決議的內(nèi)容和主題，為方便領(lǐng)導(dǎo)迅速瀏覽并掌握會議要點，必須精準簡練地提取議題內(nèi)容，確保關(guān)鍵信息無遺漏。合理而有序的議題是提高會議效率的基礎(chǔ)，有利于會議目標的實現(xiàn)。首先，要抓好會議議題確定。提交議題要求符合制度和流程的要求，一般要求在會議召開前5個工作日提交議題，除所領(lǐng)導(dǎo)直接提交議題外，各部門提交議題須由主管部門主要負責(zé)人提出明確意見，并報經(jīng)分管所領(lǐng)導(dǎo)審定。辦公室負責(zé)收集議題，對內(nèi)容、程序等進行初審，提出議題匯總表報所長審定并確定會議議題，及時根據(jù)議題安排會議議程。其次，應(yīng)明確議題提交要求。所提交的議題應(yīng)內(nèi)容清楚、要點完善，議題表一般包括名稱、提交部門、議題概要、建議方案、提交資料目錄

8、和分管領(lǐng)導(dǎo)意見等;情況不清、缺乏論證、不夠成熟的審議性事項，以及分管所領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)范圍內(nèi)可以解決或協(xié)商解決的議題，均不列入所長辦公會議題;涉及多部門的議題應(yīng)當(dāng)事先充分協(xié)商、達成共識，并在議題表上明確會簽意見，如經(jīng)協(xié)商不能取得一致意見，將不同意見如實匯報。最后，要注重特殊情況處理。在實際工作中因突發(fā)和特殊情況出現(xiàn)需要臨時增減議題時，應(yīng)按制度規(guī)定的流程處理，并報請所長決定。如遇特殊情況不能及時提交所長辦公會審議的緊急事項，經(jīng)所長同意，可將議題材料征求全體所領(lǐng)導(dǎo)意見，所領(lǐng)導(dǎo)反饋明確意見后，由所長和書記商議決策，并于下次會議通報。（三）會議紀要。會議紀要是記載和傳達會議情況和議定事項的公文。所長辦公會的會

9、議紀要具有以下特征及要求：1.及時性。以會議紀要形式及時傳達會議精神和決議事項，一般要求會議召開當(dāng)天或次日簽發(fā)，有特殊情況和要求的除外。辦公室主任負責(zé)及時整理會議記錄、撰寫會議紀要并提交領(lǐng)導(dǎo)班子審核和簽發(fā)。2.紀實性。紀實性是會議紀要的核心要求，即客觀、真實地記錄會議情況和決議內(nèi)容，切忌脫離會議本身進行人為的加工、額外的拓展。要求熟悉會議資料、把握會議內(nèi)容、領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，會議紀要寫作應(yīng)平鋪直敘、準確嚴謹。3.概要性。會議紀要應(yīng)根據(jù)會議記錄進行整理、歸納和提煉，要求語言精練、結(jié)構(gòu)精巧，但必須重點突出、表述清晰，以便上傳下達時體現(xiàn)出會議的主要內(nèi)容，特別是決議事項的要求。4.效力性。會議紀要屬于需要

10、貫徹執(zhí)行的指導(dǎo)性文件，必須及時印發(fā)以起到指導(dǎo)和規(guī)范科研院所各項工作的作用，要求相關(guān)部門和人員組織落實決議事項?？偠灾k公室主任必須具有較強的邏輯思維能力、理解能力和文字功底，寫好會議紀要，為記載和傳達所長辦公會的會議精神和決議事項提供文件依據(jù)。（四）落實督辦。督查督辦是對所長辦公會決策內(nèi)容和決議事項的落實情況進行的督促檢查，是確保決策實施、提高工作效率和完善監(jiān)督機制的重要舉措。作為科研院所辦公室的重要工作之一，有力地開展督促檢查、研究分析，將有效地推動工作順利開展和各項決策實施。首先，應(yīng)明確工作機制，創(chuàng)新工作方法。必須建立完善的管理機制，形成有效的責(zé)任機制和協(xié)同體系，實現(xiàn)責(zé)任分工明確、工作

11、流程規(guī)范、保障措施到位、工作效率提高;避免簡單化的發(fā)放單據(jù)、電話督辦等形式，而應(yīng)將督查督辦與協(xié)助協(xié)調(diào)、調(diào)查研究結(jié)合起來，對于推進不力事項應(yīng)了解其存在的問題和困難，及時協(xié)調(diào)解決或上報所領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌部署;對于重大決策的督查督辦要有機結(jié)合調(diào)研工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考咨詢服務(wù)。其次，應(yīng)建立臺賬管理，抓好會議落實。辦公室負責(zé)將所長辦公會的決議事項、部署安排建立工作臺賬，包括督辦工作事項、完成時限、承辦部門、完成情況、未完成原因分析等內(nèi)容。要求講求實效、及時跟進，及時反饋工作推進和完成情況給所領(lǐng)導(dǎo)。最后，結(jié)合考核機制、獎懲機制，實現(xiàn)督查督辦的實效。督辦工作任務(wù)完成情況應(yīng)作為部門和個人考核的重要參考指標，明確獎

12、懲制度，嚴肅督查問責(zé)，全面提高科研院所重大決策、重點工作和所長辦公會決議事項的辦理質(zhì)量和落實效率。（五）信息技術(shù)。隨著計算機、通信、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和相互融合，科研院所的管理理念、辦公模式和工作習(xí)慣也在發(fā)生變化，信息技術(shù)在各項工作中應(yīng)用的深度和廣度不斷拓展。目前，辦公自動化系統(tǒng)在所長辦公會工作中的應(yīng)用較為廣泛，主要包括會議議題收集及審批、會議材料上傳、會議室安排、會議通知、會議紀要和會議決議的報送、下發(fā)等管理流程，實現(xiàn)節(jié)約、綠色、環(huán)保的無紙化辦公，解決了會前資料復(fù)印、會后文件印發(fā)中大量人力、財力浪費的問題，切實加強了流程管理，明顯提高了辦公效率。另外，更為專業(yè)、完善的會議管理系統(tǒng)也在不斷推廣，系統(tǒng)包含會議信息管理、現(xiàn)場管理、簽到管理、服務(wù)管理及數(shù)據(jù)采集管理等模塊，涵蓋了會前-會中-會后全過程管理，集成了會議準備、通知、簽到、資料演示、表決投票、權(quán)限管理（會議進度控制、發(fā)言管理、退場審核等）、文件批注、電子白板、互動交流、會議服務(wù)、會議查詢等多種功能，并且能夠?qū)h資料進行數(shù)據(jù)加密儲存、實時監(jiān)控和一鍵銷毀等處理，進一步提升所長辦公會的有序性、互動性和保密性。三、結(jié)語綜上所述，所長辦公會是科研院所重要的議事決策機構(gòu)，積極探索提升