采購業(yè)務(wù)流程及管理制度

1、采購業(yè)務(wù)流程及管理制度一.采購部門的劃分 1生產(chǎn)原材料采購：由采購部門負(fù)責(zé)辦理批準(zhǔn)然后采購員購買。 2日常辦公用品采購：由辦公室或辦公室指定的部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)辦理。 3對于重要材料的采購，必要時由總經(jīng)理指派專人或指定部門辦理采購作業(yè)。 二.采購作業(yè)方式 一般情況，采購部門依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購： 1集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利，采購前，先通知請購部門依計劃提出請購，采購部門集中辦理采購。 2長期報價采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大的材料，采購部門應(yīng)事先選定供應(yīng)廠商，議定長期供應(yīng)價格，批準(zhǔn)后通知請購部門依需要提出請購。 3.未經(jīng)公司

2、主管領(lǐng)導(dǎo)書面同意，不得私自變更、替換現(xiàn)有材料供應(yīng)商；如有更適合供應(yīng)商而需要替換原供應(yīng)商的，采購部必須提交書面變更供應(yīng)商陳述材料，獲得書面批準(zhǔn)后方可變更。 4.詢價、議價結(jié)束后，需公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面同意方可定價，否則公司不予認(rèn)可價格；由此引起后果由責(zé)任人負(fù)全責(zé)。 5.采購作業(yè)合同簽訂由公司指定或授權(quán)委派專人負(fù)責(zé)，否則視為無效。 6.工程等大額材料合同簽訂由分管采購副總經(jīng)理以上級別人員辦理。 三.采購作業(yè)處理期限 采購部門應(yīng)依采購地區(qū)、材料特性及市場供需，分類制定材料采購作業(yè)處理期限，通知有關(guān)部門以便參考，如果有變更時，應(yīng)立即修正。 四.詢價、比價、議價 (一)經(jīng)辦人員應(yīng)對廠商的報價資料進(jìn)行整理并經(jīng)

3、過深入調(diào)查分析后，以電話或其他聯(lián)絡(luò)方式向供應(yīng)廠商議價。 (二)凡是最低采購量超過請購量的，采購經(jīng)辦人員在議價后，應(yīng)在請購單中注明，經(jīng)主管簽字確認(rèn)后上報。 (三)采購經(jīng)辦人員接到“材料采購單”后應(yīng)依采購材料使用時間的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行產(chǎn)品的書面比價，經(jīng)分析后進(jìn)行議價，議價結(jié)果書面上報主管領(lǐng)導(dǎo)。 (四)采購部門接到請購部門以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購情況，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。 五. 采購計劃審批流程與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)總經(jīng)理分管副總經(jīng)理財務(wù)部總務(wù)經(jīng)理采購辦公室需求部門8、審批7、審批5、審核6、審核

4、10、采購到所需物品4、制定預(yù)算表9、采購執(zhí)行2、匯總采購需求3、查實庫存11、替代品采購申請開始1、提出采購需求申請12、存檔結(jié)束執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)： 1、需求部門提出采購申請，并填寫物品采購申請單。2、總務(wù)部負(fù)責(zé)匯總需求部門的采購需求。 3、總務(wù)部對庫存情況進(jìn)行查實。 4、采購依據(jù)申購需求及查實信息，制定采購預(yù)算計劃。 5、總務(wù)部經(jīng)理對提交的采購預(yù)算進(jìn)行審核，符合要求的予以批準(zhǔn)，否則不予批準(zhǔn)。6、財務(wù)部對提交的采購預(yù)算進(jìn)行核實，符合要求的予以批準(zhǔn)，否則不予批準(zhǔn)。7、主管副總經(jīng)理辦公室對上報采購預(yù)算進(jìn)行審批，符合要求的予以批準(zhǔn)，否則不予批準(zhǔn)。 8、總經(jīng)理對上報采購預(yù)算進(jìn)行審批，符合要求的予以批準(zhǔn)，否則

5、不予批準(zhǔn)。9、采購部依據(jù)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行采購預(yù)算計劃。10、采購部采購所需物品過程。11、采購部沒有采購到物品，反饋給需求部門，需求部門根據(jù)要求填寫替代品申請。12、采購部負(fù)責(zé)將審批流程涉及的相關(guān)材料進(jìn)行存檔。附注：凡是列入固定資產(chǎn)管理的采購項目應(yīng)該以“財產(chǎn)支出”批準(zhǔn)權(quán)限進(jìn)行上報。 六.訂購 (一)采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)批準(zhǔn)的“物品采購單”后，應(yīng)以“訂購單”向廠商訂購，并以電話或傳真確定交貨(到貨)日期，同時要求供應(yīng)商在“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式”，材料需按款號標(biāo)明分包包裝。 (二)若屬分批交貨者，采購經(jīng)辦人員應(yīng)在“物品采購單”上署名“分批交貨”以供識別。 (三)采購經(jīng)辦人員使用暫借款

6、采購時，應(yīng)在“物品采購單”上署名“暫借款采購”，以供識別。 七.整理付款 1材料倉庫應(yīng)按照已辦妥收料的入庫單，經(jīng)與供應(yīng)商送貨核對無誤后，于第二日將原始單送會計部門。 2缺交應(yīng)補(bǔ)足者，請購部門應(yīng)依照實收數(shù)量，進(jìn)行整理付款。 3超交應(yīng)經(jīng)主管批準(zhǔn)后，才能依照實收數(shù)量進(jìn)行整理付款，否則僅依訂貨數(shù)付款。 八.價格復(fù)核與市場行情資料提供 1采購部門應(yīng)調(diào)查主要材料的市場與行情，并建立廠商資料，作為采購及價格審核的參考。 2采購部門應(yīng)就企業(yè)內(nèi)所需要的材料，提供市場行情資料，作為材料批準(zhǔn)價格的參考。 九.質(zhì)量復(fù)核 采購部應(yīng)就企業(yè)內(nèi)所使用的材料質(zhì)量予以復(fù)核(如材料選用、質(zhì)量檢驗等)。 十.異常處理 審查作業(yè)中，若

7、發(fā)現(xiàn)異常情況，采購單位審查部門應(yīng)立即附異常情況報告資料，通知有關(guān)部門處理。 附則 十一.本辦法經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施，增設(shè)修訂亦同。 采購主、輔料管理制度補(bǔ)充 1，根據(jù)計劃單采購主、輔、料。 2，現(xiàn)款采購：采購員必須憑有經(jīng)理簽字的借款單向財務(wù)部借款，采購回來后，采購員持貨品、購貨發(fā)票或收據(jù)到倉庫辦理入庫手續(xù)，由倉庫保管員驗收并開出入庫單，（入庫單必須注名：供貨方名稱，貨物的名稱，數(shù)量、單價、金額、用途簽字）。入庫單必須通過采購員、保管員、會計簽字后。隨同購貨發(fā)票或收據(jù)才能由經(jīng)理、分管副總簽字。然后到財務(wù)部辦理報銷手續(xù)。 3，訂單采購：供應(yīng)商貨到后，由采購員到倉庫辦理入庫手續(xù)，由倉庫保管員驗收并開出

8、入庫單（入庫單必須注名：供貨方名稱，貨物的名稱，數(shù)量、單價、金額、用途）。入庫單必須通過采購員、保管員簽字。并將第二聯(lián)傳遞會計作往來帳。供應(yīng)商需要結(jié)款時，應(yīng)憑入庫單，隨同購貨發(fā)票或收據(jù)由經(jīng)理、副總、總經(jīng)理簽字，然后到財務(wù)部辦理結(jié)算手續(xù)。采購員崗位職責(zé)崗位名稱：采購員直接上級：總務(wù)經(jīng)理 負(fù)責(zé)對象：物資的采購、供應(yīng)工作目標(biāo)：要求將公司的生產(chǎn)所需的保質(zhì)、保量安全及時的滿足 權(quán)力與責(zé)任： 嚴(yán)格遵守公司的各項規(guī)章制度和有關(guān)規(guī)定；根據(jù)需求計劃和資金情況，編制采購計劃；全面負(fù)責(zé)商場所用采購工作； 掌握好實際庫存和在途物料情況；合理安排采購順序，對緊缺物料及需長距離采購的原料應(yīng)提前安排采購計劃及時購進(jìn)；對主要

9、原料供應(yīng)商進(jìn)行考查；嚴(yán)格執(zhí)行原料包裝材料入庫檢驗制度；隨時掌握原料，包裝材料市場行情負(fù)責(zé)；工作職責(zé)：采購管理制度、采購作業(yè)流程、委外加工作業(yè)流程的執(zhí)行與完善；1.考察供貨商的產(chǎn)品質(zhì)量、供貨能力、企業(yè)質(zhì)量保證能力、企業(yè)信譽(yù)等方面，在現(xiàn)有供應(yīng)商基礎(chǔ)上不斷尋求新的供應(yīng)商，以確保供應(yīng)資源的豐富與寬闊的選擇范圍，負(fù)責(zé)新增供應(yīng)商的尋訪、調(diào)查，并組織相關(guān)部門進(jìn)行評估、審查。2. 按照要求保質(zhì)保量地組織好原料采購供應(yīng)工作，并隨時掌握合同履行情況，合同中必須注明我商場對產(chǎn)品質(zhì)量要求的條款，如需更改合同，在請示后，得到批準(zhǔn)方可執(zhí)行；3. 負(fù)責(zé)收集新材料的應(yīng)用信息，做好市場分析，隨時掌握國家相關(guān)產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)和政策變化，做好政策分析，為公司決策提供有價值信息；對供應(yīng)商進(jìn)行詢價、比價、議價，并上報相關(guān)信息（交貨周期、日產(chǎn)能、最低訂購量、包裝要求、品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、價格條件等）；市場行情的調(diào)查、動態(tài)資訊收集、整理，及時上報，以便及時調(diào)整采購策略；依業(yè)務(wù)訂單適時、適品、適量的采購，并跟催采購進(jìn)度，確保訂購物料按時、按量、保質(zhì)送達(dá)我司倉庫，協(xié)調(diào)銷售、生產(chǎn)的有效進(jìn)行。訂單變更與撤消、品質(zhì)要求變更與供方之間的及時信