文書管理辦法

1、文書管理辦法一、文件管理辦法總則第一條 為提高辦文速度和質(zhì)量， 發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本辦法。第二條文件管理主要內(nèi)容：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。收文的管理第四條 公文的簽收：凡來廠公啟文件（除廠領(lǐng)導訂啟的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊!" 員直送機要室的機要文件除外）后分別交兩辦機要秘書拆封。 在簽收和拆封時， 收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。 對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因， 對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收

2、。對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其#" 中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。第五條 公文的編號保管：兩辦機要秘書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單” 分類登記編號、保管。 !"須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導親啟文件，廠領(lǐng)導啟封后， 也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。 本廠外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管， #"不得個人保存。第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)：凡正式文件均需分別由兩辦主任 （或副主任） 根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機要秘書分!"送承辦部門閱

3、辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導（或分管領(lǐng)導）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完，緊急文件要月即辦。一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。 如涉及幾個單位會辦的文件， #" 應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。 為加速文件運轉(zhuǎn)， 機要秘書應(yīng)在當天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導和承辦部門，如關(guān)系到 $" 兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過天（特殊情況例外） 。 #第七條 文件的傳閱與催辦：傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定， 不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場 !"所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得

4、向外泄露內(nèi)容。 閱讀文件應(yīng)抓緊時間， 當天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機要室， 閱批文件一般不得超過#" # 天， 閱后應(yīng)簽名以示負責。如有領(lǐng)導“批示” 、 “擬辦意見” ，兩辦應(yīng)責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件， 如確系工作需要， 要辦理 $" 借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機要秘書，切 忌橫傳。兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接 到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查, 應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復印或摘抄，原件應(yīng) 及時歸檔

5、周轉(zhuǎn)。按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期 組織學習有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。發(fā)文的管理第八條發(fā)文的規(guī)定：全廠上報下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于廠部， 各群眾團體和部門一律不 得自行向上、向下發(fā)送正式文件。各群眾團體、部門需要向上反映匯 報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向廠部提出發(fā)文申 請，并將文件底稿交廠辦審核。廠部同意發(fā)文，則由廠辦按機構(gòu)設(shè)置 與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以廠 字發(fā)文。對全廠影響較大，涉及兩個以上 廠領(lǐng)導分管范圍的文件，須由廠長批準簽發(fā)。其余文件均由分管廠領(lǐng) 導批準簽發(fā)。第九條發(fā)文的范圍：凡是以廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫 的會

6、議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。廠部下發(fā)文件主要用于：()公布全廠規(guī)章制度；()轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；()公布工廠體制機構(gòu)變動或干部任免事項；()公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；()發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；()其他有關(guān)全廠的重大事項。廠部上行文、外發(fā)文主要用于：()對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定。()同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修 改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理， 經(jīng)分管廠領(lǐng)導

7、批準后，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行， 一般不 用廠部文件發(fā)布。凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會議所作的決定，一般都不 應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用工作簡訊發(fā)會議紀要。各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā) 函(應(yīng)各自編號備查)，不用廠部名義發(fā)文。發(fā)文程序與要求 第十條發(fā)文程序規(guī)定：各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先向廠部提出申請。廠部同意發(fā)文時，主辦單位應(yīng)以國家法令、上級指示或工作實際需要草擬文件初稿。 草擬文稿 必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分 明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、 紅墨水和彩筆書寫。文稿擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿

8、紙首頁，詳細 寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、 蓋章、標定日期和密級。廠辦應(yīng)根據(jù)廠部的要求和上級有關(guān)指示精神、有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改；對涂改不清、文字錯漏嚴重、 內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿。 經(jīng)廠辦審查修 改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責）。對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬稿部門重新善寫清楚。 需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽。文稿審核會簽后， 按批準權(quán)限的規(guī)定呈送廠部領(lǐng)導審定批準簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)后的 文稿交廠辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室打印。 文件打印清樣，應(yīng)由擬 稿人校對，校對人員應(yīng)

9、在發(fā)文稿上簽名。文件打字后，由廠辦派專人 按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況， 對印刷質(zhì)量不好 的文件，機要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。文件的借閱和清退第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部 門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱。第十二條 借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)， 就地閱看，按時歸還。 任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。第十三條 兩辦機要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已 經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失， 必須及時查明原

10、因和責任者，并如實向領(lǐng)導報告。第十四條 各部門應(yīng)指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、 保密、催辦檢查工作。文件的立卷與歸檔 第十五條 文件的歸檔范圍：凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔:()上級機關(guān)來文，包括上級對工廠報告、申請的批復；()廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、 工作總結(jié)、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報 表等；()廠長辦公室、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種 專業(yè)例會記錄；()廠一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、 簡報、會議記錄等；()有保存價值的人民來信，來訪記錄及處理結(jié)果；()參加上級召開的各種會議帶回

11、的文件、資料及本廠在會上匯報 發(fā)言材料等；()上級機關(guān)領(lǐng)導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及 本廠向上級進行匯報的提綱和材料；()反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領(lǐng)導工作等的音 像攝制品；()工廠日志和大事記；()工廠向上級請示批復的文件及上報的有關(guān)材料。業(yè)務(wù)科室、各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、 群眾團體負責立卷歸檔。第十六條立卷要求：文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理 歸檔。立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊 全，保持文件、材料的完整性。要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié) 合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材

12、料，要及時立卷歸檔。年度形成的文件材料，要求在下年度 月份以前整理完。月份正式向 檔案館（室）移交，清單一式兩份（接交單位各留存一份備查）。文件的銷毀第十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，廠辦機要室 應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由廠辦機要秘書和 正（副）主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。二、文書管理制度總則第一條為確保文書事務(wù)正常順利進行，促進與提高組織管理工作的 效率，特制定本制度。第二條 所謂“文書”是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、報告會議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證書、電報、各種賬簿、圖表參考書等一切業(yè)務(wù)用書與

13、公文。第三條 全部文書歸公司所有并收藏，任何個人不得私自占有。第四條 必須嚴格保守文書的機密。第五條文書按下列要點處置或辦理：凡重要事宜的指示、請示、匯報、報告、傳達、答復等等，一律以“文書”的形式進行。所有文書的處置都必須以“準確”與“迅速”為原 則，必須明確責任。即使在緊急狀況下以口頭或電話形式處置的事項， 事后也必須以文書形式記錄下來。第六條文書的管理原則規(guī)定如下：文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由總公司總務(wù)部負責。分公司或分 支機構(gòu)的文書管理，另有文書管理細則做出規(guī)定。文書的收發(fā)第七條 到達文書全部由文書主管部門接收，并按下列要點處置：一般文書予以啟封，分送各部門。私人文書不必開啟，直接

14、送收信人。分送各部門的文書若有差錯，必須立即退回總務(wù)部。文書的處理第八條 文書按機密程度可分為以下幾類：絕密。指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書。秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能 向公司內(nèi)外無關(guān)人員透露的文書。 機密。指不宜向公司以外人員透露 內(nèi)容的文書。普通。指非機密文書。如果附有其他調(diào)查問卷之類的重 要東西，則另當別論。傳閱。指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達的文書。第九條 普通文書的處理原則如下：由部門經(jīng)理以上級別的主管，負責對文書進行審閱、回答、批辦以及其他必要的處理，或者由其指定下屬對文書進行具體處理。 如果遇到 重要或異常事項，必須及時與上一級主管取得聯(lián)系，按上級指示辦理。 各種有關(guān)

15、聯(lián)的事項，必須與各部門商議后方能予以處置。第十條機密文書的處理原則如下：機密文書原則上由責任者或當事者自行處理指名或親啟文書，原則上應(yīng)在封面上注明文書所涉及事項的要點和發(fā)文者姓名，并由發(fā)文者封緘。到達的指名或親啟文書，原則上由信封上所指名的人開啟，其 他人不得擅自啟封。如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來件所指名者， 不 受本條規(guī)定的約束。第十一條 文書的閱覽原則如下：某文書被閱覽后，閱覽者必須簽字，表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要，可在文書的空白處填寫閱覽后的意見，并轉(zhuǎn)給或交還文書的主管。有必要在各部門傳閱的文書，必須附上“傳閱登記簿”，按“傳閱登 記簿”規(guī)定欄目填寫，并最終交還文書主管。第十二條 與各部

16、門有關(guān)的文書，在處理意見上如果存在分歧，則由 文書的主管部門出面進行協(xié)商，如果不能協(xié)商一致，上報或請示上級 領(lǐng)導，請示審批，由上級裁決。第十三條請示審批是公司經(jīng)營的一項重要程序，凡公司經(jīng)營重要事 項，都必須經(jīng)請示，獲得董事會、總裁和常務(wù)董事審查、裁決和公文 批復之后，方能實行。第十四條 須請示審批事項如下：職務(wù)及重要人事安排；各種制度性 規(guī)定的變更；重要契約的締結(jié)、解除與變更；訴訟行為；與政府機構(gòu) 有關(guān)的各種重要的請示回執(zhí)、申請等等；土地、建筑物以及事務(wù)所權(quán) 利的購買與轉(zhuǎn)讓；大額饋贈、謝禮以及宣傳廣告費用的開支；分支機 構(gòu)的增減與升降；預(yù)算與決算事宜；借款與貸款，以及借貸銀行的開 設(shè)與變更；重

17、要或高額物品的采購，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓或廉 價出售；定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢除，以及費用開支的修訂;有關(guān)公司經(jīng)營的重要計劃與企劃；其他上述未涉及的重要事項。第十五條 請示審批者為分公司經(jīng)理，以及以此為標準確定的主管。第十六條對請示審批的提案文書必須進行仔細斟酌，以便能順利實施。第十七條 請示審批的事項，必須以提案文書的方式，經(jīng)主管呈交總 部。如果事情緊急，允許直接以非文書形式請示，但事后必須盡快撰 寫請示提案文書上報。第十八條 請示提案文書的內(nèi)容包括標題、正文、理由、說明和附錄。提案文書應(yīng)一式多份，分送有關(guān)部門如業(yè)務(wù)部門、出版部門、總務(wù)部 門和財務(wù)部門等等。第十九條 請示提案文書必

18、須編號，注明起草者或請示者，所屬分支 機構(gòu)及部門，并簽名蓋章。第二十條 請示審批內(nèi)容一旦被上級認可并做出決定，則以請示提案 書（副本）替代批復返回，并請示部門予以執(zhí)行。第二十一條 請示提案原本由總務(wù)部保管。文書的制作第二十二條文書制作要領(lǐng)如下：文書必須簡明扼要，一事一議，語言措辭力求準確規(guī)范。起草文書的理由包括起因，以及中間交涉過程，加以證明必須作出交代，必要時 附上相關(guān)資料與文件。必須明確起草文書的責任者，并署上請示審批 提案者姓名。對請示提案文書進行修改時，修改者必須認真審閱原件，修改后必須署名 第二十三條 文書的起草必須征得主管同意，并且在主管有了明確的 決定之后進行。文書起草只是一個“

19、文書化”的過程與結(jié)果。文書的 草案必須予以保存。第二十四條 重要文書，必須經(jīng)過公證，并且在正式文書形成前，掌 握并附上具有價值的證據(jù)或證明文件。第二十五條 文書的署名按下列規(guī)定進行：公司內(nèi)文書，如果是一般往來文書，只需主管署名；如果是單純的上 報文書，或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書，只需部門署名；如 果是重要文書，按責任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名，或者署 有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)。對外文書，如合同書、責任狀、政府許 可申請書、回執(zhí)、公告等重要文書，一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是 總裁委托事項可由指名責任者署名。 上列規(guī)定以外的文書，也可署分 公司或分支機構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。第二十六條

20、文書的蓋章按下列要點進行：在正本上必須加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部 門印章。如果文書署名者不在，可加蓋職務(wù)或代理者印章，并加蓋具 體執(zhí)行者印章替代。但在這種情況下，文書存檔前必須加蓋署名者印 章。以部門或公司名義起草的文書，在旁側(cè)加蓋有關(guān)責任者印章。第二十七條總裁與公司印章按下列原則使用：在有必要加蓋總裁公司印章時，必須填寫委托申請書，經(jīng)所屬部門主 管認可并且加蓋印章之后，向總務(wù)部門提出?？倓?wù)部主管經(jīng)審核，簽 名蓋章，批準申請。如有必要則需請示總裁。在需要總裁簽字的情況 下，手續(xù)同前。經(jīng)總務(wù)部批準后，去印章保管員處加蓋公司印章。一 些帶有公司字樣或總裁職務(wù)字樣的印章， 須經(jīng)

21、主管同意，直接向印章 保管員申請加蓋。文書的發(fā)送第二十八條 一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書，按下列要點進行發(fā)送， 必要時還須給文秘室以回復或回執(zhí)。調(diào)查報告不受本條規(guī)定限制。文書封面必須明確寫清發(fā)送或接收單位、單位地址以及收件人姓名，并且注明“快遞”、“郵寄”、“面呈”或“轉(zhuǎn)交”等字樣。公司內(nèi)部文書原則上不作封緘。第二十九條 各部門的郵寄文書，必須于發(fā)送前在“發(fā)信登記本”與“郵資明細賬”上做好登記并填寫。文書的整理與保存第三十條 文書按內(nèi)容進行整理后，分為兩類保管，一類是尚未完結(jié) 的文書，另一類是可以歸檔的文書。第三十一條 全部完結(jié)的文書，分別按所屬部門、文件機密程度、整 理編號和保存年限進行整理

22、與編輯，并在“文書保存簿”上做好登記, 歸檔保存。第三十二條 制度規(guī)定、不動產(chǎn)權(quán)利書、合同書、往來公文與特許專利等特別重要的文書，由總務(wù)部填寫“重要文書目錄”后，予以保存。 第三十三條 分公司或分支機構(gòu)的文書分為兩類，一類是特別重要的 文書，直接歸主管保存，另一類是一般的文書，留存各部門保管。第三十四條文書的保存年限如下: 永久保存文書，包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度 性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊文書；股票關(guān)系書類；重 要的訴訟關(guān)系文書；重要的政府許可證書；有關(guān)公司歷史的文書；決 算書和其他重要的文書。保存 年文書，包括請求審批提案文書，人 事任命文書，獎金工資與津貼

23、有關(guān)文書，財務(wù)會計賬簿、傳票與會計 分析報表，以及永久保存以外的重要文書。保存 年文書，指不需要 保存 年的次重要文書。保存 年文書，指無關(guān)緊要或者臨時性文書。 如果是調(diào)查報告原件，則由所在部門主管負責確定保存年限。第三十五條 全部重要的機密文書，一律存放在保險柜或帶鎖的文件 柜中。第三十六條 保存期滿以及沒必要繼續(xù)保存的，經(jīng)主管決定，填寫廢 除理由和日期之后，予以銷毀。機要文書一律以焚燒的方式銷毀。第三十七條 如果職務(wù)或部門劃分發(fā)生變更，或者做出調(diào)整，則必須 在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。 第三十八條 必須做好重要文件的借閱登記工作，并注明歸還日期。 一切借閱都

24、必須出具借閱證。第三十九條 在制度難以執(zhí)行時，須與總務(wù)部聯(lián)系，由文書主管做出 裁定。第四十條 本制度自頒布之日起實施。三、文書制作制度第一條 適應(yīng)范圍凡公司內(nèi)的公務(wù)文件，除有特殊規(guī)定外，一律依照 本制度制作。發(fā)往公司以外的文件除有特殊規(guī)定外，也適用本制度。第二條 名義公務(wù)文件的往來以各部門經(jīng)理的名義簽署，有些簡單事 項的文件，應(yīng)以部門的名義簽署。第三條呈交公司經(jīng)理的文件凡需呈遞公司經(jīng)理文件，須逐級上報。各級主管須在調(diào)查核實的基礎(chǔ)上寫出意見，注明需呈報經(jīng)理的理由， 然后上報。若不需呈報，則在該文書右上方空白處注明公司部門的名 稱、文號、年月日。第四條文書格式：公務(wù)文件應(yīng)使用楷書，盡可能簡單、準確

25、。陳述理由和經(jīng)過時，若正文繁復，則將此部分內(nèi)容作為附件記在另外的文件上。第五條文件編碼：文件上應(yīng)有制發(fā)單位規(guī)定的號碼，還應(yīng)標明與此份文件有關(guān)的關(guān)鍵詞及復文文件的號碼和年月日，以便處理。第六條書寫格式：通常在第一行寫文號，第二行寫文件內(nèi)容的標題，另起一行寫制發(fā)年 月日、制發(fā)者名稱，再一行寫明收文件人的姓名，然后再寫文件內(nèi)容。在屬于提復審報的情況下，通常采取在文件末尾處用后記的形式證 明，在文件末尾隔一行處寫下復審件的號碼、必要事項、年月日及復審者姓名。由經(jīng)理發(fā)出的指令性文件上應(yīng)有各收件單位的名稱，必要時要寫上號碼和年月日 第七條簽署：應(yīng)用文件制發(fā)者及收件者應(yīng)注明職務(wù)， 根據(jù)情況只署姓名。在文件制

26、 發(fā)者（個人或單位）的下方蓋上制發(fā)者個人或制發(fā)單位的印章，作為 文件處理的依據(jù)。但同時發(fā)往多個單位的文件如通知等，為了簡便， 多采用印制好的印刷品，此時簽名或蓋印可省略。第八條 封簽上的記錄文件信封上的記錄，依照以下各條進行。在用于普通文件的信封上，要寫明送達單位的名稱，同時在左側(cè)寫上 是否加急、掛號等，并在其下寫上發(fā)文號碼，信封背面寫發(fā)文單位。 秘密文件的信封上，除要在正面的左側(cè)寫上“秘”外，其他參照第一 項。必須由收文者親自開啟的文件，信封上要寫姓名并在左側(cè)寫上“親 啟”字樣。機密文件要用二層信封，內(nèi)封上寫文件標題，外封上的標 志參照以上各條在左側(cè)寫明“秘”的字樣。文件內(nèi)特別需要保密的或有

27、其他重要內(nèi)容的在信封上要標明“秘”的字樣。本條第一項中所列內(nèi)容，除有關(guān)機密的外，簡易的文件可依照 第二條進行，只要在封面左下角用小號字印上單位名即可。第九條文件用紙：文件所用紙張另行規(guī)定（略）。第十條墨水文件原則上應(yīng)用黑色墨水書寫，在使用墨水時要選用性 能較好的紙張，文字應(yīng)清晰可辨。第十一條 文件種類的區(qū)分部門經(jīng)理發(fā)文應(yīng)根據(jù)文件的不同作用，按 以下原則區(qū)別使用不同文種。提案，不僅僅是發(fā)出的指令，而且希望將其意見進行廣泛討論。承認, 就有關(guān)事務(wù)進行認定。請求，所報內(nèi)容等候裁定。報告，關(guān)于指示的 答復性匯報。申請，請求對自己或有關(guān)事項處理的許可和承認，也可 用于單方面提出申請。第十二條 指示類文件

28、的區(qū)別公司總經(jīng)理及各部門經(jīng)理對下屬發(fā)布的 文件按下列要求區(qū)別使用。指示，對申請、請示及要求的答復。傳達, 有關(guān)事務(wù)上的指令。第十三條 電文依靠電信傳達的文件，要求特別簡明，避免使用容易 誤解的文字，并省略敬語以使電文簡短。電報通常在結(jié)尾處注明發(fā)電 單位的代號。重要的電信文書，在發(fā)出電報的同時，還應(yīng)將有關(guān)材料 以書寫或印刷的方式送交發(fā)件人。第十四條 本制度自頒布之日起實施。四、文書處理管理辦法總則第一條目的：為規(guī)范公司文書管理，提高公司辦文質(zhì)量，特制定本辦法。第二條 文書包括的主要內(nèi)容：高層決策文書以及基層下達的文件。 部門會議文書與轉(zhuǎn)閱文件。合同 書、證券、證書和勞動協(xié)議書。志愿書、違約收文、

29、往來公文、專利 證明和注冊登記文書。收支預(yù)算與決算書、賬本票據(jù)、憑證、各種明 細表、各種規(guī)定與計劃書。往來書信、電報、任命書、意見書。各種 報告、各種統(tǒng)計表。其中“ ”與“ ”項文書的處理，原則上按會議 決定處理。第三條類別劃分上述文書按機密程度、可劃分為以下幾類：機密文書()絕密。()秘密。()保密。普通文書，即機密文書以外的文書。其他文書，如公開發(fā)行的書籍、雜志、報紙，以及調(diào)查資料類的印刷 品或復印善寫物品的。第四條適用原則：公司各部門，依據(jù)本制度，保管與處理本部門有關(guān)事務(wù)文書。文書的收發(fā)第五條 收發(fā)到達本公司的文書，原則上由總務(wù)部或者另行規(guī)定的其 他部門接受。所有文書按下列原則處置或送發(fā)

30、：普通文書全部由接受 部門開啟或開封。啟封時，編上文書的收發(fā)編號，注明收發(fā)日期；在 文書登記簿上作好登記；由接受部門的主管，或者由指定的文書保管 員送交有關(guān)部門有關(guān)人員；文書當事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書。但是 不涉及特別事項的文書，可以簡化登記手續(xù)。絕密文書或親啟文書， 必須直接送交當事者，由文書當事者開封與處置。第六條制度時間外的處理：值班人員能夠判定為是緊急重要的文書，或者直接寫給公司高層領(lǐng)導 的文書，應(yīng)立即通知秘書室主任；其他次重要文書，只需通知收發(fā)室 的主任，并按其指示處理。所有到達的文書，值班人員都必須一一做 好登記，于此后第一個工作日早晨轉(zhuǎn)交收發(fā)室。第七條 收發(fā)決定所有文書的接受、轉(zhuǎn)

31、交、登記與領(lǐng)取事宜，都必須 由收發(fā)室主任做出決與指示。第八條 設(shè)立信使在文書的接受與處理過程中，各部門間經(jīng)常需要相 互傳遞文書；因此，在文書檔案室設(shè)一名信使，來回傳遞各類文書。文書的處理第九條 處理原則文書處理的基本原則是“準確”與“及時”，并且明 確文書處理的責任者。第十條 成文原則凡重要的往來交涉，都必須形成“文書”或形成記 錄，即使情況特殊，也必須事后追憶，形成“備忘錄”。第十一條 特例對那些并不重要的事項，或者通過電話、會面等簡單 形式處理的事項，只需要事后將處理結(jié)果的要點記錄下來即可。第十二條 處理手續(xù)領(lǐng)取文書的部門，按下列規(guī)定及時予以處理。凡 重要事項，或者異常事項，應(yīng)立即向所在部

32、門主管做出報告，并逐級 向上請示，必要情況下必須與其他部門取得聯(lián)系， 等候并按照上級指 示，處理文書中涉及的有關(guān)事項。如果文書中涉及的事項，與其他部 門有關(guān)，必須在與其他部門取得聯(lián)系后達成一致意見再行事。 在具體 處理時，如果認為有必要請其他部門做出配合， 并且其他部門提供配 合需要一定的時間，在這種情況下，應(yīng)事先征得對方的意見。如果事情涉及兩個以上的部門，并且難以判斷由何部門出面主持時， 應(yīng)聽取其他部門的處理意見。第十三條 防止拖延文書檔案部門有責任督促有關(guān)部門處理文書指定 的事項，以防止文書的處理延遲或停頓，如發(fā)生延遲或停頓現(xiàn)象，應(yīng) 立即交文書檔案部門處理。第十四條 重要文書的保管機要或絕

33、密文書以及其他重要文件，必須 存放在帶鎖的檔案文件柜中，予以嚴格保管。文件柜的存放，必須選 擇在發(fā)生意外時，能夠安全、迅速轉(zhuǎn)移出去，放在容易發(fā)現(xiàn)的醒目位 置。文書的制作第十五條 用紙的規(guī)格制作文書的用紙，除特殊情況外，原則上采用 規(guī)格。第十六條 字句文書應(yīng)以簡單明了的文體記述，采用標準的簡體漢字， 避免使用艱澀的詞句。第十七條 文體全部文書一律采用書面文體。第十八條 復印絕密文書未經(jīng)主管認可不得擅自制作或復印副本，在 特別有必要的情況下，必須注明包括正本在內(nèi)共復印多少份， 送往何 部門等等。第十九條署名在文書發(fā)送與轉(zhuǎn)交時必須按下列要求署名，特殊情況 或有專項指示的情況除外。代表公司名義締結(jié)的合

34、同書、往來公文、公司公告及向政府機構(gòu)提交的報告，全部署名“董事會代表”。對外 廣告及宣傳，采用公司名稱。除此之外的文書，署上相關(guān)業(yè)務(wù)部門名 稱，以及部門經(jīng)理的職務(wù)與姓名。不重要的文書，只需署上經(jīng)辦人姓 名。文書整理第二十條 編寫符號各種文書都必須按整理的要求編寫符號，表示文 書的類別，再按符號編輯數(shù)字符號，給各文書排序，以便于檢索。第二十一條文書的符號與編號按下列規(guī)定使用：表示部門名稱的符號，用部門名稱的第一個漢字，如制造部門、工藝 室，用“制、工”表示。文書類別直接用“絕密”、“密”等字樣表示。 各種文書，按先后順序用自然數(shù)排序編號。同一文書或同一名稱的文 書，追加一組自然數(shù)，用“ ”隔開，如“制、工、密編號按年 度更新。第二十二條填寫文書登記簿所有文書的符號與編號都必須填寫在“文書登記簿”上。第二十三條整理文書處理完結(jié)之后，按文書的符號與編號進行編輯 整理。將大部分沒有必要查詢與翻閱的歸為一類進行；另一類需要經(jīng)常查閱的文書，盡管文書處理已經(jīng)結(jié)束，但文書的效用還沒有終結(jié)， 仍需要單獨整理。第二十四條保管文書整理后，大量不重要的文件直接送總務(wù)部門保管，其他少量的重要文書，在一定的期限內(nèi)由責任部門妥善保管。文書的送發(fā)與交接第二十五條 主管部門全部文書的發(fā)送與交接，由總務(wù)部負責。在特殊情況下，公司內(nèi)文書的送發(fā)與交接，由相