文書(shū)管理辦法

1、文書(shū)管理辦法一、文件管理辦法總則第一條 為提高辦文速度和質(zhì)量， 發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制訂本辦法。第二條文件管理主要內(nèi)容：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本廠(chǎng)上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。第三條按照黨政分工的原則，全廠(chǎng)各類(lèi)文件分別由黨委辦公室和廠(chǎng)部辦（以下簡(jiǎn)稱(chēng)兩辦）歸口管理。收文的管理第四條 公文的簽收：凡來(lái)廠(chǎng)公啟文件（除廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由廠(chǎng)收發(fā)員登記簽收（由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊!" 員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外）后分別交兩辦機(jī)要秘書(shū)拆封。 在簽收和拆封時(shí)， 收發(fā)員和機(jī)要秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。 對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因， 對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收

2、。對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其#" 中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。第五條 公文的編號(hào)保管：兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單” 分類(lèi)登記編號(hào)、保管。 !"須由工廠(chǎng)承辦或歸檔的廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)啟封后， 也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。 本廠(chǎng)外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管， #"不得個(gè)人保存。第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)：凡正式文件均需分別由兩辦主任 （或副主任） 根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書(shū)分!"送承辦部門(mén)閱

3、辦，重要文件應(yīng)呈送廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要月即辦。一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。 如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件， #" 應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。 為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)， 機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到 $" 兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)天（特殊情況例外） 。 #第七條 文件的傳閱與催辦：傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定， 不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng) !"所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得

4、向外泄露內(nèi)容。 閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間， 當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室， 閱批文件一般不得超過(guò)#" # 天， 閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示” 、 “擬辦意見(jiàn)” ，兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件， 如確系工作需要， 要辦理 $" 借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書(shū)，切 忌橫傳。兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接 到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查, 應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng) 及時(shí)歸檔

5、周轉(zhuǎn)。按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期 組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。發(fā)文的管理第八條發(fā)文的規(guī)定：全廠(chǎng)上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于廠(chǎng)部， 各群眾團(tuán)體和部門(mén)一律不 得自行向上、向下發(fā)送正式文件。各群眾團(tuán)體、部門(mén)需要向上反映匯 報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向廠(chǎng)部提出發(fā)文申 請(qǐng)，并將文件底稿交廠(chǎng)辦審核。廠(chǎng)部同意發(fā)文，則由廠(chǎng)辦按機(jī)構(gòu)設(shè)置 與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以廠(chǎng) 字發(fā)文。對(duì)全廠(chǎng)影響較大，涉及兩個(gè)以上 廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由廠(chǎng)長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管廠(chǎng)領(lǐng) 導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。第九條發(fā)文的范圍：凡是以廠(chǎng)部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě) 的會(huì)

6、議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。廠(chǎng)部下發(fā)文件主要用于：()公布全廠(chǎng)規(guī)章制度；()轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠(chǎng)文件；()公布工廠(chǎng)體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；()公布全廠(chǎng)性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定；()發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；()其他有關(guān)全廠(chǎng)的重大事項(xiàng)。廠(chǎng)部上行文、外發(fā)文主要用于：()對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定。()同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠(chǎng)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。在工廠(chǎng)日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修 改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理， 經(jīng)分管廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)

7、批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執(zhí)行， 一般不 用廠(chǎng)部文件發(fā)布。凡各業(yè)務(wù)科室如開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議所作的決定，一般都不 應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用工作簡(jiǎn)訊發(fā)會(huì)議紀(jì)要。各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對(duì)外發(fā) 函(應(yīng)各自編號(hào)備查)，不用廠(chǎng)部名義發(fā)文。發(fā)文程序與要求 第十條發(fā)文程序規(guī)定：各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先向廠(chǎng)部提出申請(qǐng)。廠(chǎng)部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以國(guó)家法令、上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿。 草擬文稿 必須從全廠(chǎng)角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分 明、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、 紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)。文稿擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿

8、紙首頁(yè)，詳細(xì) 寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、 蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)。廠(chǎng)辦應(yīng)根據(jù)廠(chǎng)部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神、有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改；對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、 內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿。 經(jīng)廠(chǎng)辦審查修 改后的文稿，送部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）。對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬稿部門(mén)重新善寫(xiě)清楚。 需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽。文稿審核會(huì)簽后， 按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定呈送廠(chǎng)部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的 文稿交廠(chǎng)辦機(jī)要秘書(shū)統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印。 文件打印清樣，應(yīng)由擬 稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)

9、在發(fā)文稿上簽名。文件打字后，由廠(chǎng)辦派專(zhuān)人 按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況， 對(duì)印刷質(zhì)量不好 的文件，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。文件的借閱和清退第十一條 各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部 門(mén)負(fù)責(zé)人簽寫(xiě)便條，對(duì)有密級(jí)的文件須兩辦主任同意后方可借閱。第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)， 就地閱看，按時(shí)歸還。 任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫(huà)等。第十三條 兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已 經(jīng)辦妥的本廠(chǎng)文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失， 必須及時(shí)查明原

10、因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。第十四條 各部門(mén)應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、 保密、催辦檢查工作。文件的立卷與歸檔 第十五條 文件的歸檔范圍：凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:()上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)工廠(chǎng)報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；()廠(chǎng)部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、 工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào) 表等；()廠(chǎng)長(zhǎng)辦公室、廠(chǎng)務(wù)會(huì)、工廠(chǎng)管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種 專(zhuān)業(yè)例會(huì)記錄；()廠(chǎng)一級(jí)組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、 簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；()有保存價(jià)值的人民來(lái)信，來(lái)訪(fǎng)記錄及處理結(jié)果；()參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回

11、的文件、資料及本廠(chǎng)在會(huì)上匯報(bào) 發(fā)言材料等；()上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)廠(chǎng)檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及 本廠(chǎng)向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；()反映本廠(chǎng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)工作等的音 像攝制品；()工廠(chǎng)日志和大事記；()工廠(chǎng)向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。業(yè)務(wù)科室、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、 群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。第十六條立卷要求：文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理 歸檔。立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊 全，保持文件、材料的完整性。要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié) 合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材

12、料，要及時(shí)立卷歸檔。年度形成的文件材料，要求在下年度 月份以前整理完。月份正式向 檔案館（室）移交，清單一式兩份（接交單位各留存一份備查）。文件的銷(xiāo)毀第十七條 對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，廠(chǎng)辦機(jī)要室 應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。第十八條 經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)派專(zhuān)車(chē)分別由廠(chǎng)辦機(jī)要秘書(shū)和 正（副）主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠(chǎng)監(jiān)視銷(xiāo)毀。二、文書(shū)管理制度總則第一條為確保文書(shū)事務(wù)正常順利進(jìn)行，促進(jìn)與提高組織管理工作的 效率，特制定本制度。第二條 所謂“文書(shū)”是指業(yè)務(wù)工作上往來(lái)公文、報(bào)告會(huì)議決議、規(guī)定、合同書(shū)、專(zhuān)利許可證書(shū)、電報(bào)、各種賬簿、圖表參考書(shū)等一切業(yè)務(wù)用書(shū)與

13、公文。第三條 全部文書(shū)歸公司所有并收藏，任何個(gè)人不得私自占有。第四條 必須嚴(yán)格保守文書(shū)的機(jī)密。第五條文書(shū)按下列要點(diǎn)處置或辦理：凡重要事宜的指示、請(qǐng)示、匯報(bào)、報(bào)告、傳達(dá)、答復(fù)等等，一律以“文書(shū)”的形式進(jìn)行。所有文書(shū)的處置都必須以“準(zhǔn)確”與“迅速”為原 則，必須明確責(zé)任。即使在緊急狀況下以口頭或電話(huà)形式處置的事項(xiàng)， 事后也必須以文書(shū)形式記錄下來(lái)。第六條文書(shū)的管理原則規(guī)定如下：文書(shū)的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由總公司總務(wù)部負(fù)責(zé)。分公司或分 支機(jī)構(gòu)的文書(shū)管理，另有文書(shū)管理細(xì)則做出規(guī)定。文書(shū)的收發(fā)第七條 到達(dá)文書(shū)全部由文書(shū)主管部門(mén)接收，并按下列要點(diǎn)處置：一般文書(shū)予以啟封，分送各部門(mén)。私人文書(shū)不必開(kāi)啟，直接

14、送收信人。分送各部門(mén)的文書(shū)若有差錯(cuò)，必須立即退回總務(wù)部。文書(shū)的處理第八條 文書(shū)按機(jī)密程度可分為以下幾類(lèi)：絕密。指極為重要并且不得向無(wú)關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書(shū)。秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能 向公司內(nèi)外無(wú)關(guān)人員透露的文書(shū)。 機(jī)密。指不宜向公司以外人員透露 內(nèi)容的文書(shū)。普通。指非機(jī)密文書(shū)。如果附有其他調(diào)查問(wèn)卷之類(lèi)的重 要東西，則另當(dāng)別論。傳閱。指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文書(shū)。第九條 普通文書(shū)的處理原則如下：由部門(mén)經(jīng)理以上級(jí)別的主管，負(fù)責(zé)對(duì)文書(shū)進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必要的處理，或者由其指定下屬對(duì)文書(shū)進(jìn)行具體處理。 如果遇到 重要或異常事項(xiàng)，必須及時(shí)與上一級(jí)主管取得聯(lián)系，按上級(jí)指示辦理。 各種有關(guān)

15、聯(lián)的事項(xiàng)，必須與各部門(mén)商議后方能予以處置。第十條機(jī)密文書(shū)的處理原則如下：機(jī)密文書(shū)原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理指名或親啟文書(shū)，原則上應(yīng)在封面上注明文書(shū)所涉及事項(xiàng)的要點(diǎn)和發(fā)文者姓名，并由發(fā)文者封緘。到達(dá)的指名或親啟文書(shū)，原則上由信封上所指名的人開(kāi)啟，其 他人不得擅自啟封。如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來(lái)件所指名者， 不 受本條規(guī)定的約束。第十一條 文書(shū)的閱覽原則如下：某文書(shū)被閱覽后，閱覽者必須簽字，表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要，可在文書(shū)的空白處填寫(xiě)閱覽后的意見(jiàn)，并轉(zhuǎn)給或交還文書(shū)的主管。有必要在各部門(mén)傳閱的文書(shū)，必須附上“傳閱登記簿”，按“傳閱登 記簿”規(guī)定欄目填寫(xiě)，并最終交還文書(shū)主管。第十二條 與各部

16、門(mén)有關(guān)的文書(shū)，在處理意見(jiàn)上如果存在分歧，則由 文書(shū)的主管部門(mén)出面進(jìn)行協(xié)商，如果不能協(xié)商一致，上報(bào)或請(qǐng)示上級(jí) 領(lǐng)導(dǎo)，請(qǐng)示審批，由上級(jí)裁決。第十三條請(qǐng)示審批是公司經(jīng)營(yíng)的一項(xiàng)重要程序，凡公司經(jīng)營(yíng)重要事 項(xiàng)，都必須經(jīng)請(qǐng)示，獲得董事會(huì)、總裁和常務(wù)董事審查、裁決和公文 批復(fù)之后，方能實(shí)行。第十四條 須請(qǐng)示審批事項(xiàng)如下：職務(wù)及重要人事安排；各種制度性 規(guī)定的變更；重要契約的締結(jié)、解除與變更；訴訟行為；與政府機(jī)構(gòu) 有關(guān)的各種重要的請(qǐng)示回執(zhí)、申請(qǐng)等等；土地、建筑物以及事務(wù)所權(quán) 利的購(gòu)買(mǎi)與轉(zhuǎn)讓?zhuān)淮箢~饋贈(zèng)、謝禮以及宣傳廣告費(fèi)用的開(kāi)支；分支機(jī) 構(gòu)的增減與升降；預(yù)算與決算事宜；借款與貸款，以及借貸銀行的開(kāi) 設(shè)與變更；重

17、要或高額物品的采購(gòu)，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓或廉 價(jià)出售；定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢除，以及費(fèi)用開(kāi)支的修訂;有關(guān)公司經(jīng)營(yíng)的重要計(jì)劃與企劃；其他上述未涉及的重要事項(xiàng)。第十五條 請(qǐng)示審批者為分公司經(jīng)理，以及以此為標(biāo)準(zhǔn)確定的主管。第十六條對(duì)請(qǐng)示審批的提案文書(shū)必須進(jìn)行仔細(xì)斟酌，以便能順利實(shí)施。第十七條 請(qǐng)示審批的事項(xiàng)，必須以提案文書(shū)的方式，經(jīng)主管呈交總 部。如果事情緊急，允許直接以非文書(shū)形式請(qǐng)示，但事后必須盡快撰 寫(xiě)請(qǐng)示提案文書(shū)上報(bào)。第十八條 請(qǐng)示提案文書(shū)的內(nèi)容包括標(biāo)題、正文、理由、說(shuō)明和附錄。提案文書(shū)應(yīng)一式多份，分送有關(guān)部門(mén)如業(yè)務(wù)部門(mén)、出版部門(mén)、總務(wù)部 門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)等等。第十九條 請(qǐng)示提案文書(shū)必

18、須編號(hào)，注明起草者或請(qǐng)示者，所屬分支 機(jī)構(gòu)及部門(mén)，并簽名蓋章。第二十條 請(qǐng)示審批內(nèi)容一旦被上級(jí)認(rèn)可并做出決定，則以請(qǐng)示提案 書(shū)（副本）替代批復(fù)返回，并請(qǐng)示部門(mén)予以執(zhí)行。第二十一條 請(qǐng)示提案原本由總務(wù)部保管。文書(shū)的制作第二十二條文書(shū)制作要領(lǐng)如下：文書(shū)必須簡(jiǎn)明扼要，一事一議，語(yǔ)言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。起草文書(shū)的理由包括起因，以及中間交涉過(guò)程，加以證明必須作出交代，必要時(shí) 附上相關(guān)資料與文件。必須明確起草文書(shū)的責(zé)任者，并署上請(qǐng)示審批 提案者姓名。對(duì)請(qǐng)示提案文書(shū)進(jìn)行修改時(shí)，修改者必須認(rèn)真審閱原件，修改后必須署名 第二十三條 文書(shū)的起草必須征得主管同意，并且在主管有了明確的 決定之后進(jìn)行。文書(shū)起草只是一個(gè)“

19、文書(shū)化”的過(guò)程與結(jié)果。文書(shū)的 草案必須予以保存。第二十四條 重要文書(shū)，必須經(jīng)過(guò)公證，并且在正式文書(shū)形成前，掌 握并附上具有價(jià)值的證據(jù)或證明文件。第二十五條 文書(shū)的署名按下列規(guī)定進(jìn)行：公司內(nèi)文書(shū)，如果是一般往來(lái)文書(shū)，只需主管署名；如果是單純的上 報(bào)文書(shū)，或者不涉及各部門(mén)且內(nèi)容不重要的文書(shū)，只需部門(mén)署名；如 果是重要文書(shū)，按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名，或者署 有關(guān)部門(mén)的主管姓名與職務(wù)。對(duì)外文書(shū)，如合同書(shū)、責(zé)任狀、政府許 可申請(qǐng)書(shū)、回執(zhí)、公告等重要文書(shū)，一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是 總裁委托事項(xiàng)可由指名責(zé)任者署名。 上列規(guī)定以外的文書(shū)，也可署分 公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。第二十六條

20、文書(shū)的蓋章按下列要點(diǎn)進(jìn)行：在正本上必須加蓋文書(shū)署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部 門(mén)印章。如果文書(shū)署名者不在，可加蓋職務(wù)或代理者印章，并加蓋具 體執(zhí)行者印章替代。但在這種情況下，文書(shū)存檔前必須加蓋署名者印 章。以部門(mén)或公司名義起草的文書(shū)，在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。第二十七條總裁與公司印章按下列原則使用：在有必要加蓋總裁公司印章時(shí)，必須填寫(xiě)委托申請(qǐng)書(shū)，經(jīng)所屬部門(mén)主 管認(rèn)可并且加蓋印章之后，向總務(wù)部門(mén)提出。總務(wù)部主管經(jīng)審核，簽 名蓋章，批準(zhǔn)申請(qǐng)。如有必要?jiǎng)t需請(qǐng)示總裁。在需要總裁簽字的情況 下，手續(xù)同前。經(jīng)總務(wù)部批準(zhǔn)后，去印章保管員處加蓋公司印章。一 些帶有公司字樣或總裁職務(wù)字樣的印章， 須經(jīng)

21、主管同意，直接向印章 保管員申請(qǐng)加蓋。文書(shū)的發(fā)送第二十八條 一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書(shū)，按下列要點(diǎn)進(jìn)行發(fā)送， 必要時(shí)還須給文秘室以回復(fù)或回執(zhí)。調(diào)查報(bào)告不受本條規(guī)定限制。文書(shū)封面必須明確寫(xiě)清發(fā)送或接收單位、單位地址以及收件人姓名，并且注明“快遞”、“郵寄”、“面呈”或“轉(zhuǎn)交”等字樣。公司內(nèi)部文書(shū)原則上不作封緘。第二十九條 各部門(mén)的郵寄文書(shū)，必須于發(fā)送前在“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)賬”上做好登記并填寫(xiě)。文書(shū)的整理與保存第三十條 文書(shū)按內(nèi)容進(jìn)行整理后，分為兩類(lèi)保管，一類(lèi)是尚未完結(jié) 的文書(shū)，另一類(lèi)是可以歸檔的文書(shū)。第三十一條 全部完結(jié)的文書(shū)，分別按所屬部門(mén)、文件機(jī)密程度、整 理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理

22、與編輯，并在“文書(shū)保存簿”上做好登記, 歸檔保存。第三十二條 制度規(guī)定、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利書(shū)、合同書(shū)、往來(lái)公文與特許專(zhuān)利等特別重要的文書(shū)，由總務(wù)部填寫(xiě)“重要文書(shū)目錄”后，予以保存。 第三十三條 分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書(shū)分為兩類(lèi)，一類(lèi)是特別重要的 文書(shū)，直接歸主管保存，另一類(lèi)是一般的文書(shū)，留存各部門(mén)保管。第三十四條文書(shū)的保存年限如下: 永久保存文書(shū)，包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度 性規(guī)定；重要的契約書(shū)、協(xié)議書(shū)、登記注冊(cè)文書(shū)；股票關(guān)系書(shū)類(lèi)；重 要的訴訟關(guān)系文書(shū)；重要的政府許可證書(shū)；有關(guān)公司歷史的文書(shū)；決 算書(shū)和其他重要的文書(shū)。保存 年文書(shū)，包括請(qǐng)求審批提案文書(shū)，人 事任命文書(shū)，獎(jiǎng)金工資與津貼

23、有關(guān)文書(shū)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì) 分析報(bào)表，以及永久保存以外的重要文書(shū)。保存 年文書(shū)，指不需要 保存 年的次重要文書(shū)。保存 年文書(shū)，指無(wú)關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書(shū)。 如果是調(diào)查報(bào)告原件，則由所在部門(mén)主管負(fù)責(zé)確定保存年限。第三十五條 全部重要的機(jī)密文書(shū)，一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件 柜中。第三十六條 保存期滿(mǎn)以及沒(méi)必要繼續(xù)保存的，經(jīng)主管決定，填寫(xiě)廢 除理由和日期之后，予以銷(xiāo)毀。機(jī)要文書(shū)一律以焚燒的方式銷(xiāo)毀。第三十七條 如果職務(wù)或部門(mén)劃分發(fā)生變更，或者做出調(diào)整，則必須 在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。 第三十八條 必須做好重要文件的借閱登記工作，并注明歸還日期。 一切借閱都

24、必須出具借閱證。第三十九條 在制度難以執(zhí)行時(shí)，須與總務(wù)部聯(lián)系，由文書(shū)主管做出 裁定。第四十條 本制度自頒布之日起實(shí)施。三、文書(shū)制作制度第一條 適應(yīng)范圍凡公司內(nèi)的公務(wù)文件，除有特殊規(guī)定外，一律依照 本制度制作。發(fā)往公司以外的文件除有特殊規(guī)定外，也適用本制度。第二條 名義公務(wù)文件的往來(lái)以各部門(mén)經(jīng)理的名義簽署，有些簡(jiǎn)單事 項(xiàng)的文件，應(yīng)以部門(mén)的名義簽署。第三條呈交公司經(jīng)理的文件凡需呈遞公司經(jīng)理文件，須逐級(jí)上報(bào)。各級(jí)主管須在調(diào)查核實(shí)的基礎(chǔ)上寫(xiě)出意見(jiàn)，注明需呈報(bào)經(jīng)理的理由， 然后上報(bào)。若不需呈報(bào)，則在該文書(shū)右上方空白處注明公司部門(mén)的名 稱(chēng)、文號(hào)、年月日。第四條文書(shū)格式：公務(wù)文件應(yīng)使用楷書(shū)，盡可能簡(jiǎn)單、準(zhǔn)確

25、。陳述理由和經(jīng)過(guò)時(shí)，若正文繁復(fù)，則將此部分內(nèi)容作為附件記在另外的文件上。第五條文件編碼：文件上應(yīng)有制發(fā)單位規(guī)定的號(hào)碼，還應(yīng)標(biāo)明與此份文件有關(guān)的關(guān)鍵詞及復(fù)文文件的號(hào)碼和年月日，以便處理。第六條書(shū)寫(xiě)格式：通常在第一行寫(xiě)文號(hào)，第二行寫(xiě)文件內(nèi)容的標(biāo)題，另起一行寫(xiě)制發(fā)年 月日、制發(fā)者名稱(chēng)，再一行寫(xiě)明收文件人的姓名，然后再寫(xiě)文件內(nèi)容。在屬于提復(fù)審報(bào)的情況下，通常采取在文件末尾處用后記的形式證 明，在文件末尾隔一行處寫(xiě)下復(fù)審件的號(hào)碼、必要事項(xiàng)、年月日及復(fù)審者姓名。由經(jīng)理發(fā)出的指令性文件上應(yīng)有各收件單位的名稱(chēng)，必要時(shí)要寫(xiě)上號(hào)碼和年月日 第七條簽署：應(yīng)用文件制發(fā)者及收件者應(yīng)注明職務(wù)， 根據(jù)情況只署姓名。在文件制

26、 發(fā)者（個(gè)人或單位）的下方蓋上制發(fā)者個(gè)人或制發(fā)單位的印章，作為 文件處理的依據(jù)。但同時(shí)發(fā)往多個(gè)單位的文件如通知等，為了簡(jiǎn)便， 多采用印制好的印刷品，此時(shí)簽名或蓋印可省略。第八條 封簽上的記錄文件信封上的記錄，依照以下各條進(jìn)行。在用于普通文件的信封上，要寫(xiě)明送達(dá)單位的名稱(chēng)，同時(shí)在左側(cè)寫(xiě)上 是否加急、掛號(hào)等，并在其下寫(xiě)上發(fā)文號(hào)碼，信封背面寫(xiě)發(fā)文單位。 秘密文件的信封上，除要在正面的左側(cè)寫(xiě)上“秘”外，其他參照第一 項(xiàng)。必須由收文者親自開(kāi)啟的文件，信封上要寫(xiě)姓名并在左側(cè)寫(xiě)上“親 啟”字樣。機(jī)密文件要用二層信封，內(nèi)封上寫(xiě)文件標(biāo)題，外封上的標(biāo) 志參照以上各條在左側(cè)寫(xiě)明“秘”的字樣。文件內(nèi)特別需要保密的或有

27、其他重要內(nèi)容的在信封上要標(biāo)明“秘”的字樣。本條第一項(xiàng)中所列內(nèi)容，除有關(guān)機(jī)密的外，簡(jiǎn)易的文件可依照 第二條進(jìn)行，只要在封面左下角用小號(hào)字印上單位名即可。第九條文件用紙：文件所用紙張另行規(guī)定（略）。第十條墨水文件原則上應(yīng)用黑色墨水書(shū)寫(xiě)，在使用墨水時(shí)要選用性 能較好的紙張，文字應(yīng)清晰可辨。第十一條 文件種類(lèi)的區(qū)分部門(mén)經(jīng)理發(fā)文應(yīng)根據(jù)文件的不同作用，按 以下原則區(qū)別使用不同文種。提案，不僅僅是發(fā)出的指令，而且希望將其意見(jiàn)進(jìn)行廣泛討論。承認(rèn), 就有關(guān)事務(wù)進(jìn)行認(rèn)定。請(qǐng)求，所報(bào)內(nèi)容等候裁定。報(bào)告，關(guān)于指示的 答復(fù)性匯報(bào)。申請(qǐng)，請(qǐng)求對(duì)自己或有關(guān)事項(xiàng)處理的許可和承認(rèn)，也可 用于單方面提出申請(qǐng)。第十二條 指示類(lèi)文件

28、的區(qū)別公司總經(jīng)理及各部門(mén)經(jīng)理對(duì)下屬發(fā)布的 文件按下列要求區(qū)別使用。指示，對(duì)申請(qǐng)、請(qǐng)示及要求的答復(fù)。傳達(dá), 有關(guān)事務(wù)上的指令。第十三條 電文依靠電信傳達(dá)的文件，要求特別簡(jiǎn)明，避免使用容易 誤解的文字，并省略敬語(yǔ)以使電文簡(jiǎn)短。電報(bào)通常在結(jié)尾處注明發(fā)電 單位的代號(hào)。重要的電信文書(shū)，在發(fā)出電報(bào)的同時(shí)，還應(yīng)將有關(guān)材料 以書(shū)寫(xiě)或印刷的方式送交發(fā)件人。第十四條 本制度自頒布之日起實(shí)施。四、文書(shū)處理管理辦法總則第一條目的：為規(guī)范公司文書(shū)管理，提高公司辦文質(zhì)量，特制定本辦法。第二條 文書(shū)包括的主要內(nèi)容：高層決策文書(shū)以及基層下達(dá)的文件。 部門(mén)會(huì)議文書(shū)與轉(zhuǎn)閱文件。合同 書(shū)、證券、證書(shū)和勞動(dòng)協(xié)議書(shū)。志愿書(shū)、違約收文、

29、往來(lái)公文、專(zhuān)利 證明和注冊(cè)登記文書(shū)。收支預(yù)算與決算書(shū)、賬本票據(jù)、憑證、各種明 細(xì)表、各種規(guī)定與計(jì)劃書(shū)。往來(lái)書(shū)信、電報(bào)、任命書(shū)、意見(jiàn)書(shū)。各種 報(bào)告、各種統(tǒng)計(jì)表。其中“ ”與“ ”項(xiàng)文書(shū)的處理，原則上按會(huì)議 決定處理。第三條類(lèi)別劃分上述文書(shū)按機(jī)密程度、可劃分為以下幾類(lèi)：機(jī)密文書(shū)()絕密。()秘密。()保密。普通文書(shū)，即機(jī)密文書(shū)以外的文書(shū)。其他文書(shū)，如公開(kāi)發(fā)行的書(shū)籍、雜志、報(bào)紙，以及調(diào)查資料類(lèi)的印刷 品或復(fù)印善寫(xiě)物品的。第四條適用原則：公司各部門(mén)，依據(jù)本制度，保管與處理本部門(mén)有關(guān)事務(wù)文書(shū)。文書(shū)的收發(fā)第五條 收發(fā)到達(dá)本公司的文書(shū)，原則上由總務(wù)部或者另行規(guī)定的其 他部門(mén)接受。所有文書(shū)按下列原則處置或送發(fā)

30、：普通文書(shū)全部由接受 部門(mén)開(kāi)啟或開(kāi)封。啟封時(shí)，編上文書(shū)的收發(fā)編號(hào)，注明收發(fā)日期；在 文書(shū)登記簿上作好登記；由接受部門(mén)的主管，或者由指定的文書(shū)保管 員送交有關(guān)部門(mén)有關(guān)人員；文書(shū)當(dāng)事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書(shū)。但是 不涉及特別事項(xiàng)的文書(shū)，可以簡(jiǎn)化登記手續(xù)。絕密文書(shū)或親啟文書(shū)， 必須直接送交當(dāng)事者，由文書(shū)當(dāng)事者開(kāi)封與處置。第六條制度時(shí)間外的處理：值班人員能夠判定為是緊急重要的文書(shū)，或者直接寫(xiě)給公司高層領(lǐng)導(dǎo) 的文書(shū)，應(yīng)立即通知秘書(shū)室主任；其他次重要文書(shū)，只需通知收發(fā)室 的主任，并按其指示處理。所有到達(dá)的文書(shū)，值班人員都必須一一做 好登記，于此后第一個(gè)工作日早晨轉(zhuǎn)交收發(fā)室。第七條 收發(fā)決定所有文書(shū)的接受、轉(zhuǎn)

31、交、登記與領(lǐng)取事宜，都必須 由收發(fā)室主任做出決與指示。第八條 設(shè)立信使在文書(shū)的接受與處理過(guò)程中，各部門(mén)間經(jīng)常需要相 互傳遞文書(shū)；因此，在文書(shū)檔案室設(shè)一名信使，來(lái)回傳遞各類(lèi)文書(shū)。文書(shū)的處理第九條 處理原則文書(shū)處理的基本原則是“準(zhǔn)確”與“及時(shí)”，并且明 確文書(shū)處理的責(zé)任者。第十條 成文原則凡重要的往來(lái)交涉，都必須形成“文書(shū)”或形成記 錄，即使情況特殊，也必須事后追憶，形成“備忘錄”。第十一條 特例對(duì)那些并不重要的事項(xiàng)，或者通過(guò)電話(huà)、會(huì)面等簡(jiǎn)單 形式處理的事項(xiàng)，只需要事后將處理結(jié)果的要點(diǎn)記錄下來(lái)即可。第十二條 處理手續(xù)領(lǐng)取文書(shū)的部門(mén)，按下列規(guī)定及時(shí)予以處理。凡 重要事項(xiàng)，或者異常事項(xiàng)，應(yīng)立即向所在部

32、門(mén)主管做出報(bào)告，并逐級(jí) 向上請(qǐng)示，必要情況下必須與其他部門(mén)取得聯(lián)系， 等候并按照上級(jí)指 示，處理文書(shū)中涉及的有關(guān)事項(xiàng)。如果文書(shū)中涉及的事項(xiàng)，與其他部 門(mén)有關(guān)，必須在與其他部門(mén)取得聯(lián)系后達(dá)成一致意見(jiàn)再行事。 在具體 處理時(shí)，如果認(rèn)為有必要請(qǐng)其他部門(mén)做出配合， 并且其他部門(mén)提供配 合需要一定的時(shí)間，在這種情況下，應(yīng)事先征得對(duì)方的意見(jiàn)。如果事情涉及兩個(gè)以上的部門(mén)，并且難以判斷由何部門(mén)出面主持時(shí)， 應(yīng)聽(tīng)取其他部門(mén)的處理意見(jiàn)。第十三條 防止拖延文書(shū)檔案部門(mén)有責(zé)任督促有關(guān)部門(mén)處理文書(shū)指定 的事項(xiàng)，以防止文書(shū)的處理延遲或停頓，如發(fā)生延遲或停頓現(xiàn)象，應(yīng) 立即交文書(shū)檔案部門(mén)處理。第十四條 重要文書(shū)的保管機(jī)要或絕

33、密文書(shū)以及其他重要文件，必須 存放在帶鎖的檔案文件柜中，予以嚴(yán)格保管。文件柜的存放，必須選 擇在發(fā)生意外時(shí)，能夠安全、迅速轉(zhuǎn)移出去，放在容易發(fā)現(xiàn)的醒目位 置。文書(shū)的制作第十五條 用紙的規(guī)格制作文書(shū)的用紙，除特殊情況外，原則上采用 規(guī)格。第十六條 字句文書(shū)應(yīng)以簡(jiǎn)單明了的文體記述，采用標(biāo)準(zhǔn)的簡(jiǎn)體漢字， 避免使用艱澀的詞句。第十七條 文體全部文書(shū)一律采用書(shū)面文體。第十八條 復(fù)印絕密文書(shū)未經(jīng)主管認(rèn)可不得擅自制作或復(fù)印副本，在 特別有必要的情況下，必須注明包括正本在內(nèi)共復(fù)印多少份， 送往何 部門(mén)等等。第十九條署名在文書(shū)發(fā)送與轉(zhuǎn)交時(shí)必須按下列要求署名，特殊情況 或有專(zhuān)項(xiàng)指示的情況除外。代表公司名義締結(jié)的合

34、同書(shū)、往來(lái)公文、公司公告及向政府機(jī)構(gòu)提交的報(bào)告，全部署名“董事會(huì)代表”。對(duì)外 廣告及宣傳，采用公司名稱(chēng)。除此之外的文書(shū)，署上相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)名 稱(chēng)，以及部門(mén)經(jīng)理的職務(wù)與姓名。不重要的文書(shū)，只需署上經(jīng)辦人姓 名。文書(shū)整理第二十條 編寫(xiě)符號(hào)各種文書(shū)都必須按整理的要求編寫(xiě)符號(hào)，表示文 書(shū)的類(lèi)別，再按符號(hào)編輯數(shù)字符號(hào)，給各文書(shū)排序，以便于檢索。第二十一條文書(shū)的符號(hào)與編號(hào)按下列規(guī)定使用：表示部門(mén)名稱(chēng)的符號(hào)，用部門(mén)名稱(chēng)的第一個(gè)漢字，如制造部門(mén)、工藝 室，用“制、工”表示。文書(shū)類(lèi)別直接用“絕密”、“密”等字樣表示。 各種文書(shū)，按先后順序用自然數(shù)排序編號(hào)。同一文書(shū)或同一名稱(chēng)的文 書(shū)，追加一組自然數(shù)，用“ ”隔開(kāi)，如“制、工、密編號(hào)按年 度更新。第二十二條填寫(xiě)文書(shū)登記簿所有文書(shū)的符號(hào)與編號(hào)都必須填寫(xiě)在“文書(shū)登記簿”上。第二十三條整理文書(shū)處理完結(jié)之后，按文書(shū)的符號(hào)與編號(hào)進(jìn)行編輯 整理。將大部分沒(méi)有必要查詢(xún)與翻閱的歸為一類(lèi)進(jìn)行；另一類(lèi)需要經(jīng)常查閱的文書(shū)，盡管文書(shū)處理已經(jīng)結(jié)束，但文書(shū)的效用還沒(méi)有終結(jié)， 仍需要單獨(dú)整理。第二十四條保管文書(shū)整理后，大量不重要的文件直接送總務(wù)部門(mén)保管，其他少量的重要文書(shū)，在一定的期限內(nèi)由責(zé)任部門(mén)妥善保管。文書(shū)的送發(fā)與交接第二十五條 主管部門(mén)全部文書(shū)的發(fā)送與交接，由總務(wù)部負(fù)責(zé)。在特殊情況下，公司內(nèi)文書(shū)的送發(fā)與交接，由相