干部人事檔案管理問題及改革措施探討

1、    干部人事檔案管理問題及改革措施探討    李丹娜摘 要：在目前新形勢下，我國干部人事檔案工作發(fā)生了較大的變化，隨著人事制度改革的不斷深入進(jìn)行，干部人事檔案工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。如何更準(zhǔn)確、更全面的記錄好干部人事檔案，使人事檔案不僅作為了解和選拔干部的基礎(chǔ)，同時也使其更好的為社會服務(wù)，這是當(dāng)前干部人事檔案管理工作中面臨的重要的課題。本文對干部人事檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，并對干部人事檔案改革的意義進(jìn)行了說明，同時對干部人事檔案改革的具體措施進(jìn)行了闡述。關(guān)鍵詞：干部 人事檔案 管理 改革措施：c939 ：a ：1672-3791（2014）02（b

2、）-0239-02在干部人事管理工作當(dāng)中，干部人事檔案工作是其中十分重要的一部分，不僅要對干部個人資料進(jìn)行收集、整理和保管，同時還要對檔案提供利用，是組織人事等部門在進(jìn)行培養(yǎng)選拔和任用干部等工作中所形成的記載個人經(jīng)歷、思想、作風(fēng)、業(yè)務(wù)、工作、業(yè)績、薪酬、福利等多項(xiàng)內(nèi)容的材料，可以作為選拔和任用人才的重要依據(jù)，是對工作人員進(jìn)行審核的重要憑證。通過全面、準(zhǔn)確的對干部人事檔案進(jìn)行記錄，可以形成一份充實(shí)完整的人事檔案，有效的體現(xiàn)出干部的成長經(jīng)歷。盡管在目前的工作中，人事檔案的工作與組織人事部門及個人有著密切的關(guān)系，但人事檔案的重要作用還沒有使人們真正的認(rèn)識到，在實(shí)現(xiàn)管理工作中還容易忽視，管理中各種問題

3、不斷突顯出現(xiàn)，使干部人事檔案的管理水平受到了較大的制約。1 干部人事檔案管理存在的問題分析1.1 干部人事檔案管理的重要性認(rèn)識不足長期以來我國檔案工作的管理都處于管理中的一個薄弱環(huán)節(jié)，所以干部人事檔案工作無論在人員配備、資金投入還是管理設(shè)備上都存在著嚴(yán)重的不足，使干部人事檔案管理工作存在著嚴(yán)重的滯后情況，這也導(dǎo)致長年以來，我國在干部人事檔案管理上的工作基本處于停滯不前的狀態(tài)。同時人們對人事檔案的重視性也存在著缺乏認(rèn)識的狀況，這就導(dǎo)致一些流動性較大的人員，存在著無檔、檔案不全、及人檔分離的情況，由于檔案不能及時進(jìn)行歸檔，從而導(dǎo)致檔案丟失及資料不全等情況時常發(fā)生，因此在對人事檔案進(jìn)行管理中，常常存

4、在著檔案內(nèi)資料不全的情況。1.2 管理力量薄弱，管理水平不高目前我國人事制度改革的力度不斷加強(qiáng)，隨著改革的不斷深入進(jìn)行，對干部人事檔案管理工作提出了更高的要求，而且干部人事檔案工作涉及的環(huán)節(jié)較多，這就需要具有專業(yè)化知識的人員及資金的支持，但在當(dāng)前我國的干部人事檔案管理工作中，不僅缺乏專業(yè)的檔案管理人員，同時也因?yàn)槿狈Ρ匾闹匾?，從而?dǎo)致投入上的不足，在很大程度上影響了我國人事檔案管理水平的提升。1.3 材料收集的機(jī)制不夠健全，渠道不夠暢通檔案管理工作是一個需要長期性及連續(xù)性的工作，因?yàn)楦刹咳耸聶n案在管理過程中需要對干部個人各個時期及不同方面的材料進(jìn)行收集、整理及保管，因此為了收集的全面性和及時

5、性，需要建立有效的材料收集網(wǎng)絡(luò)，但在當(dāng)前的情況下，還沒有一個健全的材料收集網(wǎng)絡(luò)和收集渠道，這就導(dǎo)致材料在收集上存在著不暢通的情況，導(dǎo)致檔案收集的全面性和質(zhì)量性都有所下降。1.4 收集材料不規(guī)范，不真實(shí)檔案的收集工作需要檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)和審查，因?yàn)樵诂F(xiàn)在干部人事檔案管理工作中普遍存在著紙張大小不一、材料前后不一致、真?zhèn)坞y辯等情況，這就給檔案在使用過程中會受到較大的影響，使檔案的真實(shí)性、法律性和質(zhì)量受到較大的影響。1.5 管理手段還沒有實(shí)現(xiàn)信息化，開發(fā)利用率低目前干部人事檔案管理工作很大程度上還處于原始的手工操作階段，信息化建設(shè)工作沒有得到全面的開展，即使進(jìn)行了相關(guān)的建設(shè)工作，但卻都存在

6、著設(shè)備配備不足、軟件開發(fā)不符合社會發(fā)展要求等情況。因此導(dǎo)致實(shí)際干部從事檔案管理信息化工作還處于簡單的打擊和檢索狀態(tài)，使軟件的為上級提供決策的功能，由于組織結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)能力等眾多問題的存在，使之處于虛設(shè)狀態(tài)，使檔案的開發(fā)利用和編研工作都受到了較大的影響。2 干部人事檔案改革的意義2.1 干部人事檔案改革是實(shí)施人才強(qiáng)國的要求我國市場經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下，處于激烈的競爭當(dāng)中，而一切競爭的根源歸根結(jié)底都是人才的凈，所以利用干部人事檔案進(jìn)行人才的管理，是在市場競爭中取勝的關(guān)鍵。而且國家也把建立社會化的人才檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)作為加強(qiáng)人才工作的基礎(chǔ)。這一切都說明人事檔案工作的重要性，也充分體現(xiàn)了進(jìn)行人事檔案改革的

7、迫切性和必然性。2.2 干部人事檔案改革是干部人事工作自身的需要干部人事檔案是一個長期性和連續(xù)性的工作，可以說是隨著有歷史的發(fā)展，使檔案的內(nèi)容得以不斷充實(shí)和完善，最后形成了具有自身特點(diǎn)的發(fā)展規(guī)律。當(dāng)前我們處于一個特殊的歷史發(fā)展時期，社會的不斷發(fā)展及變革需要從檔案中進(jìn)行完整的體現(xiàn)，這也給當(dāng)前干部人事檔案管理工作帶來了一些新的問題，所以需要改變傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，對干部人事檔案進(jìn)行改革，從而使其能夠與時俱進(jìn)，積極適應(yīng)社會改革發(fā)展的要求，從而滿足當(dāng)前社會干部人事管理工作的需要。3 干部人事檔案改革的措施3.1 提高人事檔案材料的質(zhì)量首先，要從思想和行動上要重視人事檔案的管理工作，真正把干部檔案工

8、作作為組織人事工作的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作。同時，還應(yīng)建立與完善適合本部門質(zhì)量考核體系，對工作進(jìn)行量化與考核。促進(jìn)檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化邁進(jìn)。也可以通過建立競爭淘汰機(jī)制，來增加檔案工作人員的責(zé)任心和危機(jī)感。其次，要及時補(bǔ)充具有個性的人事檔案材料。人事檔案的內(nèi)容要與人事檔案主體多元化、社會職能多元化相適應(yīng)。3.2 加強(qiáng)檔案材料的收集工作，確保歸檔材料的完整、可靠建立健全材料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)與相關(guān)部門的溝通，采取“重點(diǎn)收集與普通收集相結(jié)合”“集中收集和經(jīng)常性收集相結(jié)合”“上門收集”等方式，及時追補(bǔ)和不斷補(bǔ)充新的資料，力爭檔案資料能夠反映出最新、最全的個人檔案信息。檔案工作人員在收集材料時應(yīng)嚴(yán)

9、格把關(guān)，對于內(nèi)容不實(shí)的材料堅(jiān)決不予歸檔。保證檔案材料形成規(guī)范真實(shí)、收集齊全、歸檔及時。endprint3.3 加快檔案的規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)規(guī)范人事檔案的內(nèi)容、分類、檔案用品標(biāo)準(zhǔn)，對人事檔案材料的歸檔范圍、時間要有明確具體的要求，將側(cè)重點(diǎn)放在反映干部員工工作能力、工作業(yè)績等檔案材料上；檔案管理人員在接收人事檔案材料時要嚴(yán)格把好審核鑒定關(guān)，從紙張規(guī)格到字體都要嚴(yán)格要求，拒收不規(guī)范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料；進(jìn)一步落實(shí)人事檔案的相關(guān)管理制度，在查閱、流轉(zhuǎn)等各個工作環(huán)節(jié)中，嚴(yán)格按規(guī)章和程序辦理。3.4 完善人事檔案管理的法律法規(guī)，提高人事檔案的利用效益?zhèn)鹘y(tǒng)人事檔案管理強(qiáng)調(diào)人事檔案的保密性。在越來

10、越強(qiáng)調(diào)誠信的現(xiàn)代法治社會里，為適應(yīng)人才工作的開放性，應(yīng)當(dāng)揭去人事檔案的“神秘面紗”，除了牽涉到國家和社會公共利益的少數(shù)的人事檔案外，大部分人的人事檔案應(yīng)當(dāng)在一定的條件下適度開放。因此，要從人才的開放性和流動性的實(shí)際出發(fā)，同時兼顧人事檔案工作的保密性，改革傳統(tǒng)人事檔案管理制度，修訂和完善現(xiàn)行人事檔案管理的法律法規(guī)。3.5 不斷提高人事檔案管理人員的素質(zhì)在現(xiàn)代的社會發(fā)展下，人事檔案發(fā)生了較大的變化，這就對人事檔案管理人員提出了更高的要求，不僅需要檔案管理人員要具有專業(yè)的檔案管理知識，同時還要充分的運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方式，在人事檔案管理工作中需要復(fù)合性的管理人才，因此檔案管理工作部門需要加快檔案管理人

11、員的培訓(xùn)和教育工作，努力提升人員的整體素質(zhì)，從而打造出一支具有高技能和高素質(zhì)的復(fù)合性人才的檔案管理隊(duì)伍。為我國人事檔案信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)，也是推動檔案管理工作得以快速發(fā)展的關(guān)鍵。3.6 利用新技術(shù)、新設(shè)備提高人事檔案現(xiàn)代化管理水平首先，開發(fā)研制既有標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)口徑，又切合本系統(tǒng)、本單位干部管理實(shí)際的軟件，將干部履歷、自傳、鑒定考核資料、學(xué)歷職稱、政歷審查資料、黨團(tuán)材料、獎勵處分記錄、任免記錄等全部錄入計(jì)算機(jī)。完善檔案輔助管理軟件系統(tǒng)，提高查詢統(tǒng)計(jì)、目錄打印機(jī)數(shù)據(jù)交換的效率。其次，利用相關(guān)管理軟件，提供相關(guān)干部年齡、學(xué)歷、職稱等參考價值的信息及統(tǒng)計(jì)資料，對隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、崗位設(shè)置、考核結(jié)果等及時進(jìn)行有深度、有預(yù)測性的分析和調(diào)查報(bào)告，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，充分開發(fā)人力資源。4 結(jié)語人事檔案是檔案中的重要一種，這是專門性的檔案，可以真實(shí)、動態(tài)的反映人員的經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，是進(jìn)行選拔和作用人才的重要依據(jù)。人事檔案管理工作具有非常重要的意義，不僅需要管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，同時還要始終保持著檔案管理工作的活力和生命力，從而有效的推動人事檔案管理工作的發(fā)展。由于我國社會發(fā)生了天翻覆地的變化，所以長期實(shí)行的人事檔案管理制度已越來越無法與當(dāng)前社會的發(fā)展要求相適應(yīng)，對其進(jìn)行改革是歷史發(fā)展的必然要求。所以為了更好的提高人事檔案的使用價值，滿足社會對檔案的需求，加