探究信息時代企業(yè)檔案管理工作實踐

1、    探究信息時代企業(yè)檔案管理工作實踐    郎繼榮（山東壽光港投集團(tuán) 262700）摘要：隨著信息時代的來臨，計算機被廣泛地應(yīng)用到各個領(lǐng)域，企業(yè)檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展起著極為重要的作用。文章提出了加強企業(yè)檔案管理的具體措施，力求使檔案管理工作與信息時代同步，更好地為企業(yè)現(xiàn)代化服務(wù)。關(guān)鍵詞：信息化；企業(yè)檔案；檔案管理；服務(wù)信息時代下的企業(yè)檔案管理工作，與傳統(tǒng)意義的檔案管理相比，有著明顯的不同。無論是對企業(yè)檔案管理重要性的認(rèn)識，還是對檔案管理的方法、手段，乃至對檔案管理人員的素質(zhì)，都提出了新的更高的要求。因此，加強企業(yè)檔案的管理和利用，使之跟上信息時代

2、的發(fā)展步伐，就成為了一項十分緊迫的任務(wù)，不可等閑視之。1企業(yè)檔案信息化和辦公自動化協(xié)同發(fā)展將企業(yè)檔案信息化和辦公自動化統(tǒng)籌考慮、協(xié)同發(fā)展。目前，很多企業(yè)在設(shè)計和開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)時，企業(yè)檔案部門不能及時參與其規(guī)劃和設(shè)計，檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)各自為政，缺少統(tǒng)一規(guī)劃，使企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計功能無法滿足企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的歸檔要求，或者出現(xiàn)企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容等現(xiàn)象，使檔案管理系統(tǒng)難以有效地投入使用和發(fā)揮作用。企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時，需要與信息中心加強合作，建立電子文件檔案數(shù)據(jù)中心，將前期的文書處理與后期的歸檔管理及檔案利用綜合考慮，把企業(yè)文書處理和檔案管理兩個不

3、同性質(zhì)、不同階段的工作緊密結(jié)合起來。同時，樹立前端控制思想，在設(shè)計文件處理流程時，充分考慮到后期歸檔管理和檔案利用的需要，將企業(yè)檔案管理功能納入其中，對文件歸檔和目錄生成以及提供利用等檔案管理模塊的設(shè)計提出了具體的要求，這樣，電子文件檔案數(shù)據(jù)中心是企業(yè)信息資源庫的重要組成部分，實現(xiàn)了企業(yè)檔案信息資源的共享和利用。2加強企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的安全管理工作在開展檔案信息化工作中，企業(yè)需要堅持現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)與企業(yè)檔案管理工作相結(jié)合，樹立安全風(fēng)險防范意識，加強企業(yè)檔案信息系統(tǒng)安全防范規(guī)劃。如電子檔案入網(wǎng)后，在進(jìn)入、傳輸、使用等三方面采取安全保密防范措施，層層設(shè)防確保安全。為防止外部攻擊，采取防火墻、

4、攻擊檢測技術(shù)和數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等措施；為防止內(nèi)部成員泄露，建立電子歸檔管理與電子檔案安全利用管理制度，并進(jìn)行身份認(rèn)證，設(shè)定訪問權(quán)限和用戶角色等防護(hù)措施，還根據(jù)文件的密級情況進(jìn)行有效的訪問控制，如哪些用戶能夠登錄到服務(wù)器獲取資源，哪些用戶只能在終端機上進(jìn)行查詢，哪些用戶能夠訪問哪些目錄、公文和資源等都有明確的規(guī)定和控制。同時，為防止失密、泄密等事件發(fā)生，制定非公開的檔案信息一律不得上外網(wǎng)的規(guī)定，以確保企業(yè)檔案信息的安全。3提高企業(yè)檔案人員的綜合素質(zhì)，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理人員專業(yè)化要求由于現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理工作是以計算機為手段，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)的，這就對企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了較高的要求。與傳

5、統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作相比，不光需要熟悉檔案管理的基本原理、方法和手段，還要掌握計算機管理和網(wǎng)絡(luò)管理等新技術(shù)和新知識，并利用這些新技術(shù)和新知識完成企業(yè)的檔案管理工作。具體來說，企業(yè)檔案管理者應(yīng)掌握以下三方面的知識和技能：一是具有多元化的知識結(jié)構(gòu)。學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的理論、管理和文化等多方面的知識，尤其是計算機等科學(xué)知識，它們對企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化具有直接的作用。二是掌握檔案管理專業(yè)知識，如檔案學(xué)、文書學(xué)等等，具備檔案著錄、檢索、標(biāo)引、編研等有關(guān)方面的技能。三是具有運用檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)，進(jìn)行檔案信息研究與分析，提供給企業(yè)高層次的檔案信息服務(wù)與咨詢的能力。綜合掌握這三方面的知識，就要求

6、企業(yè)檔案管理人員必須不斷的學(xué)習(xí)。為此，企業(yè)需要采取檔案人員離崗深造、專業(yè)培訓(xùn)和企業(yè)內(nèi)部檔案人員以強帶弱、以老帶新、互幫互學(xué)的方法，使企業(yè)檔案人員的綜合素質(zhì)得到明顯提高，從而促進(jìn)了企業(yè)檔案信息化工作的發(fā)展。4改變工作方式，轉(zhuǎn)移工作重點在企業(yè)檔案信息化工作中，企業(yè)需要改變傳統(tǒng)的檔案工作方式和工作重點：一是企業(yè)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的重點由過去指導(dǎo)整理立卷轉(zhuǎn)移到指導(dǎo)對文件流程的跟蹤控制和企業(yè)檔案價值的鑒定工作上來。企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)可以自動實現(xiàn)文件的分類，文件歸檔后其主題標(biāo)引和檔案分類號都可以由系統(tǒng)自動完成，文書處理人員和企業(yè)檔案人員的工作量都大為減少，案卷和檔案編目質(zhì)量得到明顯提升。在這種情況下，文書處

7、理人員和企業(yè)檔案人員就可以將工作重心更多地集中到企業(yè)檔案價值鑒定和流程的跟蹤控制上來。檔案價值鑒定是脫離企業(yè)系統(tǒng)輔助，需要靠人工來獨立完成的工作，這是確保企業(yè)檔案管理質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)；而流程的跟蹤控制，對于及時掌握文件流轉(zhuǎn)情況，確保文件的準(zhǔn)確、真實和完整都具有極其重要的作用；二是公司的檔案利用服務(wù)由過去的手工調(diào)卷轉(zhuǎn)變到提供多途徑、多渠道網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高效率服務(wù)，可通過日期查詢、立卷部門查詢、主題詞查詢等多種檢索方式，向利用者提供檔案全文閱覽服務(wù)；三是公司的檔案部門由過去的獨立工作模式轉(zhuǎn)變?yōu)榕c文件形成部門、信息技術(shù)部門的經(jīng)常性溝通和合作模式。在企業(yè)信息系統(tǒng)中，任何一個變化和修改，都需要建立在雙方良性

8、溝通和協(xié)商的基礎(chǔ)之上，需要雙方的共同理解和把握。5暢通網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息服務(wù)的反饋渠道檔案信息利用效果的反饋，是掌握和了解企業(yè)檔案信息利用價值的客觀依據(jù)，也是做好企業(yè)檔案信息開發(fā)和利用工作的重要前提。收集和整理企業(yè)檔案信息利用效果，是企業(yè)檔案信息服務(wù)的重要組成部分，也是企業(yè)檔案部門在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下及時掌握和了解企業(yè)對檔案信息的需求，掌握和分析企業(yè)檔案信息利用動態(tài)，不斷加強和改進(jìn)企業(yè)檔案信息服務(wù)工作，提高網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量的有效途徑。企業(yè)在加強企業(yè)檔案信息利用效果反饋工作中，以完善檔案信息利用等相關(guān)制度為基礎(chǔ)，建立了利用信息效果反饋系統(tǒng)，使企業(yè)檔案管理人員和利用者在共同完成檔案信息利用效

9、果收集工作中有制可依、有章可循，從而達(dá)到用規(guī)章制度規(guī)范企業(yè)檔案信息利用反饋工作的目的。另外，挑選了部分檔案信息利用實例，編制檔案信息利用實例匯編，并在企業(yè)內(nèi)部公開發(fā)表，暢通了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息服務(wù)的反饋渠道，從而為信息時代進(jìn)一步開展好檔案信息利用工作打下良好的基礎(chǔ)。結(jié)語總之，信息化時代必須要加強企業(yè)檔案管理工作，要充分利用網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建信息平臺，完善基礎(chǔ)設(shè)施和信息安全建設(shè)，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要，更要注重軟件建設(shè)，統(tǒng)一信息化標(biāo)準(zhǔn)，抓好檔案信息資源建設(shè)、創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式、提高企業(yè)檔案服務(wù)意識和加強企業(yè)檔案的利用是信息時代加強企業(yè)檔案管理工作的重要內(nèi)容。在信息時代，檔案管理人員必須找準(zhǔn)定位，跟上時代的步伐，要努力提高的綜合能力，合理利用信息資源，為企業(yè)創(chuàng)造更高的效益。參考文獻(xiàn)：1張飛.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇j.經(jīng)營管理者. 2016（27）2趙艷.新時