規(guī)范業(yè)務(wù)工作流程提高計(jì)劃工作質(zhì)量

1、標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)工作流程 提高方案工作質(zhì)量 標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)工作流程 提高方案工作質(zhì)量 方案工作是供給工作的龍頭。方案工作質(zhì)量的好壞直接影響到能否及時(shí)地組織到站段運(yùn)輸生產(chǎn)所需要的物資，所提供的物資價(jià)格是否最低、質(zhì)量是否最優(yōu)、能否保證平安。方案員的業(yè)務(wù)能力是方案工作質(zhì)量好壞的關(guān)鍵。由于去年的管界調(diào)整，濟(jì)南局的物資管理與上海局的管理模式有所不同，原濟(jì)南局制定的一些規(guī)章制度已不適應(yīng)新的形勢的要求，加之方案員的崗位經(jīng)常變動，方案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致在業(yè)務(wù)工作中出現(xiàn)了一些問題。盡管圓滿完成了物資供給任務(wù)，但離標(biāo)準(zhǔn)管理的要求有一定的差距。個(gè)別方案員工作中處理問題想當(dāng)然，執(zhí)行規(guī)定不到位，個(gè)別敏感環(huán)節(jié)缺乏控制，不能相互

2、制約，可能會產(chǎn)生舞弊行為，考核時(shí)有時(shí)沒有標(biāo)準(zhǔn)，比擬隨意。因此將業(yè)務(wù)流程進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一要求，形成靠制度管人的科學(xué)機(jī)制，十分必要。 一、方案工作存在問題的表現(xiàn)及分析 經(jīng)過座談，存在的主要問題有以下幾個(gè)方面： 1.站段提報(bào)的書面方案工程不齊全，特別是當(dāng)站段對進(jìn)料渠道進(jìn)行建議時(shí)，不清楚是站段的意見還是個(gè)別方案員的個(gè)人行為，一旦出現(xiàn)質(zhì)量或價(jià)格等方面的問題，容易出現(xiàn)扯皮，不利于界定雙方的責(zé)任。 2.業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人對站段的用料需求掌握不全面，一旦發(fā)生供給不及時(shí)的情況，很可能已經(jīng)造成了不良影響，或當(dāng)事人私下處理，不利于事前催促和事后考核。 3.局部方案員執(zhí)行比質(zhì)比價(jià)采購的規(guī)定不到位，同一種物資價(jià)格變動過于頻繁，

3、外地物資比質(zhì)比價(jià)標(biāo)準(zhǔn)過寬。當(dāng)?shù)匚镔Y標(biāo)準(zhǔn)雖然很細(xì)，但單項(xiàng)物資到達(dá)標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)量有限，同類物資夠標(biāo)準(zhǔn)，但和以前的規(guī)定不一致。 4.局部業(yè)務(wù)員發(fā)票處理不及時(shí)。有時(shí)料已經(jīng)送到單位好長時(shí)間，但發(fā)料單未開，時(shí)間滯后，給站段核算帶來不便，個(gè)別發(fā)票時(shí)間過長，易形成懸?guī)野浮?5.個(gè)別方案員工作不嚴(yán)謹(jǐn)，臺帳填寫不標(biāo)準(zhǔn)，填寫工程不齊全，傳遞不及時(shí)。 6.個(gè)別方案員工作拖拉。由于對工作內(nèi)容無明確的時(shí)間要求，考核時(shí)不好定性。 二、工作流程的作用及其制定的原那么 工作流程是指為完成某一目標(biāo)或工作任務(wù)時(shí)進(jìn)行的一系列邏輯相關(guān)的活動的有序結(jié)合。如果保證工作取得好的結(jié)果，就必須控制好流程的運(yùn)行。 例如方案工作，從接受站段申請方案開

4、始，一直到把物資送到站段投入到運(yùn)輸生產(chǎn)當(dāng)中，就是一個(gè)具有相當(dāng)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程。只有把每一個(gè)環(huán)節(jié)控制好了，才能保證方案工作質(zhì)量。 制度是維系流程正常運(yùn)作的標(biāo)準(zhǔn)，要根據(jù)流程的每一個(gè)環(huán)節(jié)，制定科學(xué)的工作標(biāo)準(zhǔn)，明確每一個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)到達(dá)的要求。切實(shí)做到工作有標(biāo)準(zhǔn)，考核有依據(jù)。不因人員變動而使工作產(chǎn)生偏差。 我們對方案員的工作職責(zé)進(jìn)行了認(rèn)真梳理，確定了主要工作事項(xiàng)。主要包括：方案受理、方案確認(rèn)、方案上報(bào)、編制采購方案、實(shí)施采購、單據(jù)處理、懸?guī)野柑幚怼?yōu)質(zhì)效勞、物資紀(jì)律幾個(gè)方面。對每一個(gè)事項(xiàng)都明確了具體要求，完成時(shí)間及考核人員。 主要遵循以下原那么： 1.全過程控制。流程包括方案員所能涉及到的所有工作工程，不留

5、死角。 2.閉環(huán)控制。有要求，有考核，有反應(yīng)。 3.與上級政策相一致。嚴(yán)格執(zhí)行處里的各項(xiàng)規(guī)定。 4.逐級負(fù)責(zé)制。方案員、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、監(jiān)管組各司其職。 5.持續(xù)改良。流程是一個(gè)不斷完善的過程，根據(jù)新的情況和執(zhí)行中出現(xiàn)的問題，及時(shí)進(jìn)行修訂。 三、流程要點(diǎn) 1、月度方案必須是標(biāo)準(zhǔn)的書面方案，包括經(jīng)辦人、審核人、單位領(lǐng)導(dǎo)簽字。如站段對進(jìn)料渠道進(jìn)行建議，須有單位公章和單位領(lǐng)導(dǎo)簽字。臨時(shí)追加方案如果是 要料，接電人要做好記錄，品名、規(guī)格、型號、需用時(shí)間要記錄齊全，主管方案員不在，應(yīng)由接電人代記，事后及時(shí)告知。站段申請方案經(jīng)科長簽字確認(rèn)。 2.按照路局物采管（xx）33號關(guān)于公布物資采購分工范圍的通知。屬物

6、管處采購的物資經(jīng)科長簽認(rèn)后一日內(nèi)及時(shí)報(bào)物管處。 3. 必須從準(zhǔn)入供給商中采購，確需從非準(zhǔn)入單位采購的，經(jīng)科長簽字報(bào)監(jiān)管組同意前方可采購。屬集采分供范圍的，按集采分供渠道價(jià)格執(zhí)行，不得隨意調(diào)整。當(dāng)?shù)亓蠁雾?xiàng)2000元以上或同類同批物資5000元以上，外地料1萬元以上的，納入比質(zhì)比價(jià)范圍。一次采購金額10萬元以上的，實(shí)行競價(jià)采購并報(bào)監(jiān)管組備案。所有采購方案均應(yīng)填寫采購信息傳遞單，要求工程填寫齊全，不得漏項(xiàng)，在物資入庫前傳遞至倉庫作為倉庫收料依據(jù)。月度方案2個(gè)工作日之內(nèi)完成，急用料隨時(shí)原那么上不超過半個(gè)工作日。 4. 采購實(shí)施，按批準(zhǔn)的渠道、價(jià)格執(zhí)行，通知有關(guān)渠道及時(shí)配送。跟蹤了解送料入庫情況，原那么

7、上一律入倉庫，確需直送站段的，需由科長批準(zhǔn)。當(dāng)?shù)亓?個(gè)工作日。外地料5個(gè)工作日。 5. 當(dāng)?shù)毓┙o商每周送發(fā)票（或附表清單）一次，外地供給商每半月寄送發(fā)票一次，方案員收到發(fā)票后五個(gè)工作日內(nèi)收發(fā)料單必須傳至倉庫。發(fā)票應(yīng)及時(shí)報(bào)銷，杜絕月底集中報(bào)銷，每月15日前收到的發(fā)票當(dāng)月必須報(bào)銷，15日后收到的發(fā)票次月必須報(bào)銷，特殊原因不能報(bào)銷的要向科長說明原因。找科長簽字報(bào)銷時(shí)應(yīng)掛支單、發(fā)票、采購方案齊全。單據(jù)要標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)確，直發(fā)料或有需要說明的物資，應(yīng)在備注欄詳細(xì)注明發(fā)貨時(shí)間、票號等信息。發(fā)料單經(jīng)接收單位簽字確認(rèn)后，方案員不得私自通知管庫員變更價(jià)格，確需變更價(jià)格的，要報(bào)請科長同意。 6. 懸?guī)野柑幚恚磿r(shí)間順

8、序編制成表，寫明形成原因，由科長設(shè)定時(shí)間，限期處理。 站段有退換貨要求的，方案員不得私自進(jìn)行處理，需向科長匯報(bào)，落實(shí)清楚原因后再決定是否予以辦理。 7.方案員不得私自轉(zhuǎn)結(jié)站段送來的發(fā)票，確屬生產(chǎn)急需產(chǎn)生的情況，由科長向站領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后決定是否辦理。 8、對待用戶要主動熱情，不得推諉扯皮。效勞中標(biāo)準(zhǔn)使用文明用語，杜絕效勞忌語。有不良反映的，按控制程序進(jìn)行處理。每月到市場了解價(jià)格行情一次以上，隨時(shí)掌握市場變化，并寫出書面報(bào)告報(bào)監(jiān)管組和科長各一份。每月攜帶走訪記錄本到主要用料站段走訪一次以上，征詢用戶對我站所供物資的質(zhì)量、價(jià)格、效勞等方面的意見和建議，經(jīng)被訪單位簽字后報(bào)科長審閱。 9、嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)定。不得和供給商串通，比價(jià)信息、采購方案、采購價(jià)格等資料要妥善保管，不得外傳。不得接受供給商的吃請、禮金及有價(jià)證券。