淺談公務(wù)用車費用審計

1、    淺談公務(wù)用車費用審計    曹洪公務(wù)用車費用主要包括維修費、燃油費、過路過橋費、保險費等，上述費用支出交易頻繁且單筆支出較少，審計過程中往往容易忽略，某些問題具有較強的隱蔽性，也給審計檢查帶來了一定難度。積極探索出一套切實可行的審計路徑，對于審計實踐具有較大的指導意義。2015年中央巡視組對中國鐵路總公司進行巡視以來，鐵路系統(tǒng)內(nèi)部大力整治腐敗，反腐浪潮一浪高過一浪，防腐斗爭成績斐然。內(nèi)部審計環(huán)境也發(fā)生了重大變化，往常一些屢見不鮮的舞弊行為大幅減少，內(nèi)部審計如何更好的服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)營管理，需要尋找新的切入點和突破口。通過日常審計工作發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段在公

2、車管理領(lǐng)域“車輪上的微腐敗”的問題仍然存在，鑒于公務(wù)用車費用支出交易頻繁、金額小，審計過程中往往容易忽略，某些問題具有較強的隱蔽性且事后監(jiān)督成本較大的特點。筆者結(jié)合日常審計工作闡述了從“制度建設(shè)、原始單據(jù)、大數(shù)據(jù)分析”三個方面入手，做好“內(nèi)控、財經(jīng)紀律、合規(guī)合紀”三個方面的審計。一、堅持從制度建設(shè)入手，做好內(nèi)部控制審計企業(yè)內(nèi)部制度是審計工作的重要抓手，各項規(guī)章制度是行為準繩，做好公務(wù)用車審計同其他審計也如出一轍，首先從制度建設(shè)與落實入手，檢查被審計單位的公務(wù)用車管理是否有序可控。一是檢查制度的建立健全情況，被審計單位是否根據(jù)上級公務(wù)用車管理辦法，結(jié)合本單位實際制定了相應(yīng)的管理辦法，管理辦法是否

3、符合內(nèi)部控制的要求。二是了解汽車基本情況，重點了解被審計單位汽車管理模式，汽車及駕駛員數(shù)量，駕駛員是否取得駕駛證、是否按準駕車型等。三是檢查制度的落實情況。車輛管理是否做到統(tǒng)一管理、統(tǒng)一調(diào)度、統(tǒng)一（固定）停放;etc、加油卡是否為一車一卡、?？▽＼嚕佑涂缚ㄅc子卡是否分開管理，對子卡圈存是否可控;定點維修單位的選擇是否經(jīng)過招標或詢質(zhì)比價確定，招標或詢質(zhì)比價內(nèi)容是否涵蓋了日常維修保養(yǎng)的相關(guān)內(nèi)容等，是否與中標單位簽訂了合同，合同是否對配件單價、勞務(wù)費用、結(jié)算方式等進行約定;派車單制度是否落實，派車是否為有權(quán)人審批等等。通過對制度執(zhí)行情況的審計，對制度上的缺失或不完善，形成審計建議，對制度執(zhí)行不力

4、的提出整改意見，同時也為下一步審計做好鋪墊。二、堅持從原始單據(jù)入手，做好財經(jīng)紀律審計原始單據(jù)是經(jīng)濟業(yè)務(wù)真實性與合規(guī)性的重要載體，在審計過程中要加強對相關(guān)原始單據(jù)的檢查和分析，從而達到檢查相關(guān)原始單據(jù)背后業(yè)務(wù)本身的真實性的目的。一是檢查維修費用。車輛維修申報審批內(nèi)控制度是否落實，相關(guān)車輛維修發(fā)票是否為中標定點單位，維修費報銷是否附有相關(guān)明細清單，相關(guān)結(jié)算金額是否與合同約定金額一致，發(fā)票是否真實合規(guī)。對在定點維修單位的費用支出按應(yīng)先總后分的原則，首先，根據(jù)全年車輛維修費用支出結(jié)合車輛使用率、車輛使用年限等因素計算出單車年平均維修費用，對超出該平均數(shù)的車輛應(yīng)重點關(guān)注，其次，根據(jù)單車的維修清單，對頻繁

5、維修、保養(yǎng)的項目進行篩選，判斷產(chǎn)生頻繁維修或保養(yǎng)的原因，是否為通過虛假業(yè)務(wù)套取資金設(shè)立“小金庫”。重點關(guān)注在非定點維修單位的維修支出，了解未何原因未在定點維修單位進行維修，對維修單價與定點維修單位同類價格進行對比，是否存在價格虛高的現(xiàn)象，并結(jié)合該車前后三個月的維修記錄，判斷業(yè)務(wù)是否真實，是否為虛開發(fā)票違規(guī)套取資金設(shè)立“小金庫”。二是檢查保險費用。車輛的保險是否在由內(nèi)部保險公司進行代辦，投保事項、保險額度是否符合相關(guān)規(guī)定，未經(jīng)內(nèi)部保險公司代辦的保險業(yè)務(wù)，是否經(jīng)過審批，投保金額是否與內(nèi)部代辦投保金額一致，是否存在返點，形成“小金庫”。對比當年與上年度各車保險費用支出，在投保項目、投保金額相同的情況

6、下，對于保費明顯增加的車輛應(yīng)予以重點關(guān)注，通過登錄保險公司網(wǎng)站或電話查詢，掌握保單的理賠情況，關(guān)注理賠資金流向，對本單位車輛的理賠是否全額入賬，涉事對方車輛是否與本單位、當事司機存在關(guān)聯(lián)關(guān)系，防止騙保，形成“小金庫”。三是檢查加油卡與etc卡余額情況。加油卡及etc卡充值款借款報銷審批是否嚴格，列賬是否規(guī)范，是否納入“預(yù)付款”核算;了解被審計單位如何對加油卡與etc卡余額進行限額控制，計算全年平均余額與年末余額進行核對，判斷是否存在余額過高，造成資金占用的情況或年末通過預(yù)存費用調(diào)節(jié)成本問題。四是檢查新購和報廢車輛情況。對于新購車輛主要關(guān)注，購車手續(xù)是否齊全，購車發(fā)票是否真實，發(fā)票記載車型與實際

7、是否一致等;對報廢車輛主要關(guān)注，報廢手續(xù)是否齊全，報廢車輛回收單位是否具有相關(guān)資質(zhì)，殘值收入是否入賬，資金來源是否與回收單位一致。三、堅持大數(shù)據(jù)分析入手，做好合規(guī)合紀審計燃油費及etc費用是公務(wù)用車費用的重要組織部份，內(nèi)部審計對公務(wù)用車費用的檢查，多為前一年度經(jīng)營業(yè)績審計的一個審計事項，因時間跨度長，造成加上述兩項費用的數(shù)據(jù)較多，如何從成千上萬條數(shù)據(jù)中快速有效地篩選出存在的疑點，就需要審計人員有明確審計思路和對execl數(shù)據(jù)庫的熟練掌握。筆者談?wù)勛陨韺徲嬤^程中的做法，希望能起到拋磚引玉的作用：一是分析全年油耗，根據(jù)行車日志及派車單統(tǒng)計單車全年行駛里程數(shù)，再通過大平洋汽車網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)平臺查詢被檢查車

8、輛的百里工信油耗數(shù)，繼而可以對全年工信油耗數(shù)與全年實際加油數(shù)量進行分析對比，對數(shù)據(jù)異常的車輛應(yīng)重點關(guān)注。二是分析節(jié)假日加油。對從石油公司取得的ic卡對賬單電子版進行修改，增加“星期幾”、“休班”兩列，使用函數(shù)=text（b2，"aaaa）自動生成“交易日期”為星期幾，使用函數(shù)=if（or（weekday（b2，2）=6，weekday（b2，2）=7），"休"，"班"），生動生成“交易日期”是否休息的數(shù)據(jù)，使用execl的數(shù)據(jù)庫sql語言select * from table1 where table1.休/班='休'and t

9、able1.升數(shù)<>0，自動生動篩選法定節(jié)假日的交易記錄。將篩選記錄與行車日志、派車單等資料進行核對，判斷了是否存在公車私用的問題。三是分析日加油量。對從石油公司取得的ic卡對賬單電子版進行修改，增加“油箱容量”列，被檢查的車輛的油箱容量填入“油箱容量”列，使用execl的數(shù)據(jù)庫sql語言select * from table1 where table1.升數(shù)> table1.油箱容量，自動篩選出來10條超油箱容量加油的交易記錄。其次，對從石油公司取得的ic卡對賬單電子版進行修改，增加“交易日期”列，將“交易時間”改為日期格式，使用execl的數(shù)據(jù)庫sql語言：select *from table1where table1.交易日期in （select table1.交易日期from table1group by table1.交易日期having count（table1.交易日期） >1）生動篩選出一天大于一次加油的加油記錄審計人員應(yīng)對上述疑點進行檢查，車輛的油箱容量是固定的，在一車一卡模式下，超過了油箱容量，極有可能將單位加