檔案管理工作探討

1、    檔案管理工作探討    王霞陳忠誠【摘要】隨著經(jīng)濟建設(shè)的快速發(fā)展，檔案管理工作越來越受到人們的廣泛關(guān)注。檔案從它的產(chǎn)生、發(fā)展、演變到現(xiàn)在，經(jīng)歷了一個漫長的歷史過程，是人類記憶的傳承。檔案工作，作為保護人類文化遺產(chǎn)的事業(yè)，理應(yīng)得到全社會的重視。【關(guān)鍵詞】檔案管理工作；探討一、檔案的管理（一）檔案管理的基本流程檔案管理包括檔案的收集、整理、價值鑒定、保管、編目和檢索、統(tǒng)計、編輯和研究以及檔案利用等八個環(huán)節(jié)。（二）檔案管理的基本原則1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則：具體內(nèi)容主要包括三個方面：一是按照規(guī)定，國家級檔案分別由各級、各類檔案保管機構(gòu)集中管理；二是

2、全國檔案工作在各級人民政府的領(lǐng)導(dǎo)下，由各級檔案行政管理機構(gòu)統(tǒng)一、分級、分專業(yè)管理；三是對黨政檔案和黨政檔案工作實行統(tǒng)一管理2、維護檔案的完整與安全原則：檔案的完整性包括檔案材料收集齊全和整理系統(tǒng)兩個方面。收集齊全是指凡有保存價值的檔案都要盡量收集齊全，實現(xiàn)一個單位、一個系統(tǒng)、一個地區(qū)直至整個國家真正有保存價值的檔案完整。安全是指檔案不丟失，內(nèi)容不泄密。3、便于社會各方面的利用原則：便于社會各方面對檔案的利用，滿足社會對檔案的需要，這是檔案工作的根本目的。二、檔案管理工作1、文書檔案管理，是指機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等項活動中形成的具有保存?zhèn)洳閮r值的文件。收集工作

3、是文書檔案管理工作的起始環(huán)節(jié)，與其他各個環(huán)節(jié)的工作相比，它處于一種特殊地位。特別是在簡化檔案整理工作、強化檔案利用工作、突出館（室）藏特色的今天，檔案的收集工作已變得越來越重要。文書檔案收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)；文書檔案收集工作的質(zhì)量決定了文書檔案管理工作的質(zhì)量。各個單位在日常工作中會形成和使用大量文件，其中具有查考、憑證價值、需要整理歸檔的文件只是一部分。為了防止出現(xiàn)“有文必檔”的現(xiàn)象。文書部門與檔案部門對收集到的文件材料必須按照鑒定原則和檔案保管期限表的規(guī)定，結(jié)合本單位實際審慎地進行鑒定。檔案收集工作實際上是要解決檔案形成的分散性與管理的集中性之間的矛盾。為使各部門形成的文件

4、能夠按要求移交到檔案室集中保管，檔案部門在收集工作中必須重視調(diào)查，掌握應(yīng)歸檔文件在分散、流動、管理和使用等方面的信息。文檔工作收集的方法，嚴(yán)格按照本單位歸檔制度的有關(guān)規(guī)定進行接收，一個單位即使建立了歸檔制度，也會出現(xiàn)有些文件不能按照歸檔要求及時歸檔的情況，特別是未經(jīng)收發(fā)登記的文件，在歸檔時往往容易被遺漏。如領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)業(yè)務(wù)人員學(xué)習(xí)、參觀、考察或參加各種會議帶回的有價值的文件材料，很容易分散在個人手中。因此，除了制定文書檔案的歸檔制度外，各單位還要建立相關(guān)制度，采取必要的控制措施，確保零散文件也能齊全歸檔。2、聲像檔案管理，聲像檔案是有別于紙質(zhì)載體檔案的特殊載體檔案中的一種。是國家檔案全宗的重要組

5、成部分，也是一個立檔單位一般所必備的檔案種類。聲像檔案是指國家機構(gòu)，社會組織以及個人在社會活動中形成的，有保存價值的，以音響、形象等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案容易被復(fù)制，且難以區(qū)別檔案的原件與復(fù)制件。如一盤重要的錄音磁帶。母帶與復(fù)制轉(zhuǎn)錄帶僅從外觀及效果上很難區(qū)別。同時科技的快速發(fā)展，使得影像資料及其容易復(fù)制。就聲像資料的這一特點給聲像檔案資料的搜集工作帶來了一定的困難。工作活動中形成的照片，錄音、錄像磁帶，同樣要收集歸檔，這在有的基層單位沒有得到重視。因此，檔案人員必須做聲像資料搜集的宣傳工作。在各單位，聲像材料的主要產(chǎn)生渠道是宣傳部門、領(lǐng)導(dǎo)部門、綜合部門等。搜

6、集工作要著眼于平時，當(dāng)一項會議、一項活動結(jié)束時，及時搜集資料。3、人事檔案管理，人事檔案是有別于文書檔案、科技檔案的專門檔案之一。人事檔案是國家機構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、德才、工作表現(xiàn)的以個人為單位集中保存起來以備考察的文字、表格和其他各種形式的歷史記錄。人事檔案主要源于一定單位的人事管理活動。它是考察了解員工的重要手段和依據(jù)；也是澄清個人問題的憑證，同時也可以為日后的人物傳記和專業(yè)史的寶貴資料。4、檔案管理工作的現(xiàn)代化，計算機和網(wǎng)絡(luò)改變了人類的工作與生活。檔案管理工作要與時俱進實施現(xiàn)代化管理。檔案管理現(xiàn)代化涉及到檔案從搜集到管理以及應(yīng)用的各個環(huán)節(jié)。它的任務(wù)是如

7、何最大限度的延長檔案的壽命，如何利用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，如何應(yīng)對電子文件搜集、積累、整理、形成電子檔案。如何實施現(xiàn)代化管理，最關(guān)鍵的是檔案工作人員信息化水平的提高，需要員工掌握現(xiàn)代技術(shù)。三、做好檔案管理工作的探討1、搞好建章立制工作。法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。要做好檔案管理工作，就必須以依法治檔為根本，實現(xiàn)檔案管理制度化。只有實現(xiàn)檔案管理的法制化、制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。然而，新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求。這就要求各地方要充分利用地方的立法權(quán)限，建立一整套有地方特色的檔案法規(guī)，使檔案管理工作與時俱進，有法可依。在此基礎(chǔ)上，各部門都要建立健全檔案管理

8、的規(guī)章制度，向制度要管理，向制度要效益。只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。2、采用信息化管理手段。檔案管理工作是一門專業(yè)性很強的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應(yīng)具備的服務(wù)意識，又要掌握現(xiàn)代化管理技能。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。要實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。然而，現(xiàn)代科技的一大弊端是，計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全系數(shù)會隨著時間的推移而降低。為了保證安全，就必須制定嚴(yán)密的電子文件安全管理制度，完

9、善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登陸管理。在電子文件管理系統(tǒng)中，建立有效的操作權(quán)限管理體系，按照信息安全、人員職責(zé)、設(shè)備管理等因素，對電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設(shè)計。同時，結(jié)合電子簽章、口令管理、活體指紋識別等新技術(shù)，提高身份認(rèn)定的精度。3、搞好檔案信息的開發(fā)利用。檔案運用的合理有效，是經(jīng)濟社會又好又快發(fā)展的一項基礎(chǔ)性工作。全面加強檔案管理工作的根本目的，在于充分發(fā)揮檔案的作用。檔案利用工作是檔案自身價值得以實現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價值的重要體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為當(dāng)今全社會不可或缺的重要信息資源。要加強檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的共享。檔案管理工作也要適應(yīng)社會需求的變化，尋求更為有效地服務(wù)新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，更好地發(fā)揮檔案的作用，