檔案管理工作探討

1、    檔案管理工作探討    王霞陳忠誠(chéng)【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，檔案管理工作越來(lái)越受到人們的廣泛關(guān)注。檔案從它的產(chǎn)生、發(fā)展、演變到現(xiàn)在，經(jīng)歷了一個(gè)漫長(zhǎng)的歷史過(guò)程，是人類記憶的傳承。檔案工作，作為保護(hù)人類文化遺產(chǎn)的事業(yè)，理應(yīng)得到全社會(huì)的重視?！娟P(guān)鍵詞】檔案管理工作；探討一、檔案的管理（一）檔案管理的基本流程檔案管理包括檔案的收集、整理、價(jià)值鑒定、保管、編目和檢索、統(tǒng)計(jì)、編輯和研究以及檔案利用等八個(gè)環(huán)節(jié)。（二）檔案管理的基本原則1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則：具體內(nèi)容主要包括三個(gè)方面：一是按照規(guī)定，國(guó)家級(jí)檔案分別由各級(jí)、各類檔案保管機(jī)構(gòu)集中管理；二是

2、全國(guó)檔案工作在各級(jí)人民政府的領(lǐng)導(dǎo)下，由各級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一、分級(jí)、分專業(yè)管理；三是對(duì)黨政檔案和黨政檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理2、維護(hù)檔案的完整與安全原則：檔案的完整性包括檔案材料收集齊全和整理系統(tǒng)兩個(gè)方面。收集齊全是指凡有保存價(jià)值的檔案都要盡量收集齊全，實(shí)現(xiàn)一個(gè)單位、一個(gè)系統(tǒng)、一個(gè)地區(qū)直至整個(gè)國(guó)家真正有保存價(jià)值的檔案完整。安全是指檔案不丟失，內(nèi)容不泄密。3、便于社會(huì)各方面的利用原則：便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，滿足社會(huì)對(duì)檔案的需要，這是檔案工作的根本目的。二、檔案管理工作1、文書檔案管理，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存?zhèn)洳閮r(jià)值的文件。收集工作

3、是文書檔案管理工作的起始環(huán)節(jié)，與其他各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相比，它處于一種特殊地位。特別是在簡(jiǎn)化檔案整理工作、強(qiáng)化檔案利用工作、突出館（室）藏特色的今天，檔案的收集工作已變得越來(lái)越重要。文書檔案收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)；文書檔案收集工作的質(zhì)量決定了文書檔案管理工作的質(zhì)量。各個(gè)單位在日常工作中會(huì)形成和使用大量文件，其中具有查考、憑證價(jià)值、需要整理歸檔的文件只是一部分。為了防止出現(xiàn)“有文必檔”的現(xiàn)象。文書部門與檔案部門對(duì)收集到的文件材料必須按照鑒定原則和檔案保管期限表的規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際審慎地進(jìn)行鑒定。檔案收集工作實(shí)際上是要解決檔案形成的分散性與管理的集中性之間的矛盾。為使各部門形成的文件

4、能夠按要求移交到檔案室集中保管，檔案部門在收集工作中必須重視調(diào)查，掌握應(yīng)歸檔文件在分散、流動(dòng)、管理和使用等方面的信息。文檔工作收集的方法，嚴(yán)格按照本單位歸檔制度的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行接收，一個(gè)單位即使建立了歸檔制度，也會(huì)出現(xiàn)有些文件不能按照歸檔要求及時(shí)歸檔的情況，特別是未經(jīng)收發(fā)登記的文件，在歸檔時(shí)往往容易被遺漏。如領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)業(yè)務(wù)人員學(xué)習(xí)、參觀、考察或參加各種會(huì)議帶回的有價(jià)值的文件材料，很容易分散在個(gè)人手中。因此，除了制定文書檔案的歸檔制度外，各單位還要建立相關(guān)制度，采取必要的控制措施，確保零散文件也能齊全歸檔。2、聲像檔案管理，聲像檔案是有別于紙質(zhì)載體檔案的特殊載體檔案中的一種。是國(guó)家檔案全宗的重要組

5、成部分，也是一個(gè)立檔單位一般所必備的檔案種類。聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，有保存價(jià)值的，以音響、形象等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。聲像檔案容易被復(fù)制，且難以區(qū)別檔案的原件與復(fù)制件。如一盤重要的錄音磁帶。母帶與復(fù)制轉(zhuǎn)錄帶僅從外觀及效果上很難區(qū)別。同時(shí)科技的快速發(fā)展，使得影像資料及其容易復(fù)制。就聲像資料的這一特點(diǎn)給聲像檔案資料的搜集工作帶來(lái)了一定的困難。工作活動(dòng)中形成的照片，錄音、錄像磁帶，同樣要收集歸檔，這在有的基層單位沒(méi)有得到重視。因此，檔案人員必須做聲像資料搜集的宣傳工作。在各單位，聲像材料的主要產(chǎn)生渠道是宣傳部門、領(lǐng)導(dǎo)部門、綜合部門等。搜

6、集工作要著眼于平時(shí)，當(dāng)一項(xiàng)會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束時(shí)，及時(shí)搜集資料。3、人事檔案管理，人事檔案是有別于文書檔案、科技檔案的專門檔案之一。人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、德才、工作表現(xiàn)的以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備考察的文字、表格和其他各種形式的歷史記錄。人事檔案主要源于一定單位的人事管理活動(dòng)。它是考察了解員工的重要手段和依據(jù)；也是澄清個(gè)人問(wèn)題的憑證，同時(shí)也可以為日后的人物傳記和專業(yè)史的寶貴資料。4、檔案管理工作的現(xiàn)代化，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)改變了人類的工作與生活。檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)實(shí)施現(xiàn)代化管理。檔案管理現(xiàn)代化涉及到檔案從搜集到管理以及應(yīng)用的各個(gè)環(huán)節(jié)。它的任務(wù)是如

7、何最大限度的延長(zhǎng)檔案的壽命，如何利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，如何應(yīng)對(duì)電子文件搜集、積累、整理、形成電子檔案。如何實(shí)施現(xiàn)代化管理，最關(guān)鍵的是檔案工作人員信息化水平的提高，需要員工掌握現(xiàn)代技術(shù)。三、做好檔案管理工作的探討1、搞好建章立制工作。法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。要做好檔案管理工作，就必須以依法治檔為根本，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的法制化、制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。然而，新的形勢(shì)對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。這就要求各地方要充分利用地方的立法權(quán)限，建立一整套有地方特色的檔案法規(guī)，使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，有法可依。在此基礎(chǔ)上，各部門都要建立健全檔案管理

8、的規(guī)章制度，向制度要管理，向制度要效益。只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。2、采用信息化管理手段。檔案管理工作是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應(yīng)具備的服務(wù)意識(shí)，又要掌握現(xiàn)代化管理技能。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，對(duì)如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。要實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。然而，現(xiàn)代科技的一大弊端是，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全系數(shù)會(huì)隨著時(shí)間的推移而降低。為了保證安全，就必須制定嚴(yán)密的電子文件安全管理制度，完

9、善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登陸管理。在電子文件管理系統(tǒng)中，建立有效的操作權(quán)限管理體系，按照信息安全、人員職責(zé)、設(shè)備管理等因素，對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進(jìn)行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設(shè)計(jì)。同時(shí)，結(jié)合電子簽章、口令管理、活體指紋識(shí)別等新技術(shù)，提高身份認(rèn)定的精度。3、搞好檔案信息的開(kāi)發(fā)利用。檔案運(yùn)用的合理有效，是經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。全面加強(qiáng)檔案管理工作的根本目的，在于充分發(fā)揮檔案的作用。檔案利用工作是檔案自身價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用是檔案管理自身價(jià)值的重要體現(xiàn)，檔案開(kāi)發(fā)利用已經(jīng)成為當(dāng)今全社會(huì)不可或缺的重要信息資源。要加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。檔案管理工作也要適應(yīng)社會(huì)需求的變化，尋求更為有效地服務(wù)新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，更好地發(fā)揮檔案的作用，