淺談工程項目內(nèi)部控制存在的問題及對策

1、    淺談工程項目內(nèi)部控制存在的問題及對策    楊冬梅【摘 要】工程施工業(yè)是我國經(jīng)濟的支柱產(chǎn)業(yè)之一，是建筑市場的經(jīng)營主體，擔負著向社會提供建筑產(chǎn)品的重任。但長期以來，建筑施工企業(yè)由于資產(chǎn)規(guī)模大、資本鏈條長、管理跨度大、地域分布廣，內(nèi)部管理困難重重，普遍存在內(nèi)部控制環(huán)境不完善、內(nèi)部控制制度落實和評價機制欠缺、財務管理有諸多風險等問題；內(nèi)部控制在企業(yè)管理中的重要性日益突顯。加強施工企業(yè)內(nèi)部控制，不僅是企業(yè)管理的基礎工作，也是企業(yè)能夠生存和持續(xù)發(fā)展的保證。本文在分析工程項目加強內(nèi)部控制的重要性基礎上，探討了工程項目內(nèi)部控制現(xiàn)狀，并研究了施工企業(yè)的一些重點活

2、動，如采購活動、資金活動、合同管理、信息系統(tǒng)控制和授權審批流程，指出這些重要活動存在的風險和內(nèi)部控制存在的問題，并探討了導致這些問題的原因；然后，針對工程項目內(nèi)部控制現(xiàn)狀、存在問題及其成因，提出了完善材料采購制度和流程、加強資金活動控制、加強施工工程合同管理、提高管理信息系統(tǒng)控制、建立和完善授權審批制度等，進一步優(yōu)化了企業(yè)項目工程的內(nèi)部控制管理的措施?！娟P鍵詞】工程項目；內(nèi)部控制；建筑施工企業(yè)一、引言隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，建筑施工企業(yè)面臨的市場環(huán)境正在發(fā)生深刻的變化。建筑市場競爭日趨激烈，傳統(tǒng)的項目管理方式已不能適應當前的現(xiàn)狀，一些影響建筑施工企業(yè)發(fā)展的問題不斷暴露和顯現(xiàn)出來。生產(chǎn)周期長和生產(chǎn)復

3、雜增加了施工內(nèi)部控制的不確定性風險；施工企業(yè)生產(chǎn)協(xié)作關系復雜，內(nèi)部管理存在風險；前期資金投入量大，資金管理不當，導致資金周轉緊張，經(jīng)營運行不暢。這就要求施工企業(yè)加強內(nèi)部控制，施工企業(yè)加強內(nèi)部控制的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面：一是從內(nèi)部控制的概念來看，它是由企業(yè)中高層和全體員工共同參與的，實現(xiàn)其對施工企業(yè)內(nèi)部全過程的控制。二是企業(yè)制定內(nèi)部控制目標后，可對企業(yè)經(jīng)營的目標進行重新定義，以實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃和目標。三是施工企業(yè)通過確定企業(yè)內(nèi)部控制的原則，可以在施工企業(yè)確立并貫徹全面性、重要性、制衡性和成本效益原則，加強施工質(zhì)量和效益的管理控制。四是加強施工企業(yè)的內(nèi)部控制，可以更好地運用內(nèi)部控制的五要素，組

4、建以內(nèi)部環(huán)境為基礎、風險評估為環(huán)節(jié)、控制活動為手段、 信息與溝通為條件、內(nèi)部監(jiān)督為保證的五要素框架，提高企業(yè)的整體管理水平。五是可以不斷完善施工企業(yè)內(nèi)部的自我評價、自我監(jiān)督，建立績效考核體系，提高企業(yè)員工的工作效率。二、工程項目內(nèi)部控制現(xiàn)狀和存在的問題當前，大多數(shù)建筑施工企業(yè)都制定了各種內(nèi)部規(guī)章制度，但是針對工程項目的內(nèi)部控制相比較弱。內(nèi)控制度意識薄， 執(zhí)行力度弱，一旦企業(yè)的內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生變化，企業(yè)的內(nèi)部控制制度沒有作相應改進，或缺乏有效的約束監(jiān)管機制，內(nèi)部控制就不能發(fā)揮應有的作用，形同虛設。同時，我國施工企業(yè)的風險預測能力比較差，企業(yè)對經(jīng)營中存在的風險雖然已有一定的認識， 但缺乏有效的風險評

5、估和應對機制， 不能對經(jīng)營項目可能會發(fā)生的風險進行防范。另外， 雖然施工企業(yè)已經(jīng)制定出項目的內(nèi)部控制制度， 但具體項目工程針對性較弱， 缺乏對具體活動的個性設計。最后，施工企業(yè)沒有統(tǒng)籌安排好資金分配和嚴格控制財務風險， 盲目的負債投資造成資金鏈斷裂， 因不能償還到期債務， 給企業(yè)經(jīng)營帶來很大的危害， 以至影響企業(yè)未來的生存和發(fā)展。這些問題的存在嚴重制約了企業(yè)的生存和更好地發(fā)展。工程項目內(nèi)部控制存在的問題具體主要體現(xiàn)在以下方面：1.材料采購方式不合理或供應商選擇不當有的施工公司將施工建設放在了首位，對材料采購的價格、質(zhì)量和審批程序沒有進行嚴格控制，沒有對所需材料作全面預算，對需要的材料數(shù)量把控不

6、準，很容易導致材料的短缺或不足。同時，對供應商管理不嚴，缺乏對供應商的科學評估，導致后期施工過程中出現(xiàn)一系列問題，嚴重的可以影響施工進度。2.資金活動存在風險運營方面，財務審核缺乏嚴謹性 ，資金發(fā)放在審批流程上不規(guī)范 ，造成企業(yè)資金利用率低 ，同時資金使用監(jiān)管力度小 ，造成資金內(nèi)控管理中很多問題不能及時發(fā)現(xiàn)并解決。另外，資金預算管理體系不完整，缺乏對資金需要量的科學預測，有的企業(yè)雖然編制資金預算，但在后期的運營中沒有執(zhí)行，給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失 。投資方面，施工企業(yè)因為項目性質(zhì)，往往前期投入大量資金，如果缺乏完善的資金內(nèi)控制度，因投資決策失誤，資金管理不嚴和調(diào)度不合理，可以導致企業(yè)陷入財務困境?；I

7、資方面，施工企業(yè)如果籌資渠道和籌資方式?jīng)Q策不當，籌措和分配不合理，可能導致企業(yè)籌資成本過高，資金使用效益低下，財務風險高，讓企業(yè)不堪重負，嚴重的可能因為資金周轉問題導致企業(yè)破產(chǎn)。3.合同管理不嚴或監(jiān)控不當施工企業(yè)一般有很多分包及采購業(yè)務，往往金額重大，但在合同管理方面，普遍存在對合同的管理意識差，合同內(nèi)容上存在重大疏漏和欺詐，同時因合同未全面履行或監(jiān)控不當，導致企業(yè)經(jīng)濟利益受到損害，后續(xù)糾紛再處理不當，會嚴重地損害企業(yè)信譽和形象。4.管理信息系統(tǒng)缺乏或運行不當隨前科學技術的不斷發(fā)展，施工企業(yè)內(nèi)部信息化整體水平已明顯不足，存在很大局限性，主要是一些信息很容易出現(xiàn)失真的現(xiàn)象，加上信息化的管理觀念落

8、后，使信息化產(chǎn)生的效益較低，同時建筑施工企業(yè)內(nèi)部項目管理具有很強的復雜性和關聯(lián)性，如果信息不流暢或者失真，將會影響到企業(yè)的正常管理，不能有效利用信息化為企業(yè)創(chuàng)造更多效益，也不利于企業(yè)的全面發(fā)展。信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題主要有3個方面：（1）施工企業(yè)人員信息化水平不高，缺少對風險的敏感性認識，判斷力差。（2）數(shù)據(jù)的安全和保密工作做的不到位，增加了數(shù)據(jù)泄漏和損失的風險，數(shù)據(jù)可能會被非法訪問、篡改甚至泄密，使信息系統(tǒng)無法正常運行，內(nèi)部管理控制的難度也會增加。（3）信息系統(tǒng)運行維護和安全措施不到位或監(jiān)督不嚴，盡管管理信息化有相應的規(guī)章制度，但是大多流于形式，這主要是與管理和監(jiān)督不嚴格有關，出現(xiàn)有制度

9、但沒有很好地執(zhí)行。5.授權審批流程和制度不全（1）施工企業(yè)內(nèi)部機構設計不科學，崗位辦理業(yè)務和事項的權限范圍、審批程序和相應責任不明確。審批貫穿于工程項目的始終，招投標方案的審批、設計方案的審批、材料采購方案的審批等，沒有一個有效制衡的審批制度和審批流程，那么工程項目從立項到最終的建設投產(chǎn)可能出現(xiàn)各種各樣的問題，如：施工單位和監(jiān)理單位的資質(zhì)問題、材料質(zhì)量問題、付款結算問題、工程設計方案問題等。（2）缺乏有效的內(nèi)部控制評價、監(jiān)督機制，即使授權審批流程出現(xiàn)缺陷也很難被發(fā)現(xiàn)和修正。三、完善工程項目內(nèi)部控制的對策措施針對上述施工企業(yè)存在的問題和風險，企業(yè)應當建立完善的內(nèi)部控制制度。對施工企業(yè)來講，內(nèi)部控

10、制更為重要，內(nèi)部控制應當包括企業(yè)施工全過程，實行項目的全員與全過程控制，充分發(fā)揮各個部門在內(nèi)部控制中的作用，特別要把成本控制放首位，將成本控制責任分解落實到各個崗位。在全面的基礎上，重點關注企業(yè)的重要業(yè)務和高風險事項，采取更為嚴格的管理措施，在企業(yè)層面和業(yè)務層面都要進行控制，完善冶理結構、規(guī)定業(yè)務流程，分配權責、相互制衡。具體應對措施如下：1.完善材料采購制度和流程材料費用占工程成本的比重很大，施工企業(yè)要通過建立完善的材料采購制度和規(guī)范的材料采購程序來提高成本控制的水平，在企業(yè)內(nèi)部要建立起專門的采購小組，制定企業(yè)的材料采購計劃。降低材料費用，首先應抓住關鍵的和占比大的主要材料。降低材料費用的關

11、鍵：（1）做好采購計劃，包括品種、數(shù)量和采購時間。（2）減少倉儲環(huán)節(jié)，降低浪費現(xiàn)象。（3）減少施工過程各個環(huán)節(jié)的損耗。（4）加強材料進場驗收和限額領料控制。施工企業(yè)應當建立內(nèi)部采購申請制度，明確各部門和相關人員的職責權限，制定請購和審批程序，并嚴格按照工程預算進度完成請購手續(xù)。根據(jù)市場行情和采購計劃，選擇適合自己的采購方式，貨比三家，擇優(yōu)合作。同時，建立嚴格的采購驗收制度，確定檢驗方式，出具驗收證明。針對供應商管理方面，施工企業(yè)應當建立供應商評估和準入制度，對供應商進行實地考查，對供應商提供物品的質(zhì)量、供貨時間以及經(jīng)營狀況等進行考查，選擇信用高、各方面條件比較好的供應商進行合作。2.加強資金活

12、動控制營運方面，強化資金計劃工作，要加強資金的過程管理控制，嚴格按照預算要求組織協(xié)調(diào)資金調(diào)度，根據(jù)公司的具體施工計劃和進度來編制資金預算，比較好的解決方法是建立資金的動態(tài)調(diào)控體系。同時，施工企業(yè)要做好資金核算工作，加強會計系統(tǒng)控制。投資方面，施工企業(yè)應當根據(jù)投資目標和規(guī)劃，擬訂投資方案，加強可行性研究，按照規(guī)定的權限和程序實行集體決策或者聯(lián)簽制度。同時，加強對施工項目的進度進行跟蹤管理，施工過程中出現(xiàn)問題能及時有效地解決?；I資方面，施工企業(yè)應從籌資渠道和籌資方式進行分析，實現(xiàn)籌資渠道和籌資方式的合理配置。籌資渠道分為內(nèi)部籌資渠道和外部籌資渠道兩種，施工企業(yè)應該根據(jù)自身特點選擇適合的渠道?；I資方

13、式是企業(yè)籌集資金所采用的具體方法和形式，主要包括吸收直接投資、發(fā)行股票、發(fā)行債券、銀行借款和商業(yè)信用等，企業(yè)應當對籌資方案進行很好地籌劃和嚴格審批，重大籌資方案要履行報批程序。企業(yè)要按規(guī)定的用途來使用資金，嚴禁擅自改變資金用途。3.加強施工工程合同管理工程項目的合同管理對施工企業(yè)特別重要，企業(yè)應在合同訂立和履行環(huán)節(jié)進行控制，對相關環(huán)節(jié)的關鍵點進行重點管理。合同管理及合同承辦部門須根據(jù)崗位職責、工作內(nèi)容和標準，對合同按照類別進行分類整理，并由合同管理部門統(tǒng)一歸口管理。建立合同管理制度。公司的所有證件、檔案和合同統(tǒng)一由專人保管，公司員工借出實行登記管理，由領導簽字批準后才能借出使用。企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟

14、事項都要簽訂正式合同，在合同簽訂前，企業(yè)應當對合作方的經(jīng)營能力和信用狀況進行了解，確保對方具有執(zhí)行合同的能力。簽訂合同時，重點關注合同內(nèi)容是否合法合理。然后按照規(guī)定的權限和程序與對方當事人簽署合同。加強合同信息安全保密工作，在合同執(zhí)行過程中，要實施有效監(jiān)控，因市場變化或工程變更等客觀因素，應及時對合同作變更。后續(xù)要加強合同糾紛管理，將因合同糾紛引起的損失降到最低。4.提高管理信息系統(tǒng)控制施工企業(yè)運用信息技術手段建立內(nèi)部控制系統(tǒng)，可以減少施工企業(yè)內(nèi)部人為控制的影響，保證內(nèi)部控制的實施起到良好的效果。具體措施有4點：（1）信息系統(tǒng)是一個復雜的系統(tǒng)，公司操作人員要在自己的操作權限范圍內(nèi)，嚴格按照標準

15、和規(guī)范進行日常操作，同時按操作規(guī)程定期對系統(tǒng)軟件進行安全性檢查。（2）企業(yè)開發(fā)信息系統(tǒng)，應將生產(chǎn)經(jīng)營管理業(yè)務流程、關鍵控制點和處理規(guī)則嵌入系統(tǒng)程序，設置跟蹤處理機制來實現(xiàn)控制功能。（3）提高工作人員的運用和處理能力，企業(yè)應對工作人員進行系統(tǒng)地培訓，只有工作人員對信息系統(tǒng)進行熟練地操作，才能夠充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的優(yōu)點，提高信息處理的水平和能力，保證現(xiàn)行信息系統(tǒng)的良好運行。（4）企業(yè)歸口管理部門應加強信息系統(tǒng)開發(fā)過程的跟蹤管理，并組織專業(yè)機構對信息系統(tǒng)進行驗收測試，確保各方面符合公司的開發(fā)需求。同時加強信息系統(tǒng)后期的維護管理工作。5.建立和完善授權審批制度（1）完善內(nèi)部治理機構，明確常規(guī)授權和特別授

16、權的具體業(yè)務內(nèi)容。施工企業(yè)應明確各機構職責，形成相互監(jiān)督、制約和服務的運行機制。施工企業(yè)在辦理各項經(jīng)濟事項時，應該按照規(guī)定的程序和流程進行授權批準，實行不相容職務分離的內(nèi)部牽制原則，各部門和崗位之間相互監(jiān)督、相互制約。施工企業(yè)應該規(guī)定相關部門和人員的權限，梳理工作流程。工程項目部人員都要在一定的權限下工作，未經(jīng)授權不得越權干預。對于重大的業(yè)務和事項，應當實行集體決策審批或聯(lián)簽制度。例如采購材料，采購申請者、付款申請者和審批者是相互制衡的崗位，這樣可以有效避免采購材料中出現(xiàn)的一些問題，保證材料供應，提高工程項目的質(zhì)量。（2）建立授權審批控制的評價體系，對其進行合理有效地監(jiān)督。企業(yè)建立授權審批評價體系，應由企業(yè)董事會或類似機構對授權審批控制的有效性進行評價，形成評價報告。施工企業(yè)也可以設立內(nèi)部控制評價部門，負責內(nèi)部控制評價的具體工作，促進授權審批控制制度的不斷完善。四、結束語施工企業(yè)的內(nèi)部控制貫穿于企業(yè)管理的始終，施工企業(yè)應該正確認識其內(nèi)部控制存在的問題，并及時根據(jù)實際情況制定有效的內(nèi)部控制制度。加強工程項目的內(nèi)部控制， 不僅能夠提高公司工程項目的整體效益，還可以提前預防項目風險，合理配置企業(yè)資源。企業(yè)應根據(jù)自身實