管理論壇基于工作流和文檔管理的項(xiàng)目管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1、管理論壇：基于工作流和文檔管理的項(xiàng)目管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)摘 要：產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目管理除了要對(duì)項(xiàng)目實(shí)施流程進(jìn)行控制外，還需對(duì)項(xiàng)目各 階段生成的大量技術(shù)文件進(jìn)行有效管理。在深入分析產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目實(shí) 施流程特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，建立了項(xiàng)目實(shí)施流程的通用模型和項(xiàng)目文檔管 理體系，引入工作流管理系統(tǒng)對(duì)流程進(jìn)行創(chuàng)建、配置、流轉(zhuǎn)和監(jiān)控， 并設(shè)計(jì)專(zhuān)門(mén)的文檔管理模塊對(duì)技術(shù)文檔進(jìn)行錄入、檢索和查看，實(shí)現(xiàn) 了項(xiàng)目流程和文檔的協(xié)調(diào)管理。關(guān)鍵詞：項(xiàng)口管理流程模型工作流管理文檔管理項(xiàng)目管理是指在確定的時(shí)間范圍內(nèi)，為了高效率完成既定目標(biāo)，經(jīng)由特殊 形式的臨時(shí)性組織運(yùn)行機(jī)制，并通過(guò)有效的計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)與控制，充分利 用既定有限資源的一種系統(tǒng)管理

2、方法1。為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的高效管理，需借助計(jì) 算機(jī)和信息化技術(shù)，以項(xiàng)口管理方法和理論為基礎(chǔ)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，開(kāi)發(fā) 出符合企業(yè)需求的項(xiàng)目管理軟件，以協(xié)助項(xiàng)目的實(shí)施。傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)將項(xiàng)目文檔，如產(chǎn)品cad圖文檔、工藝文件等嵌 套在實(shí)施流程中，以致無(wú)法對(duì)項(xiàng)冃文檔進(jìn)行集中管理。系統(tǒng)也沒(méi)有配置專(zhuān)門(mén)的 工作流管理系統(tǒng)，只能處理特定的開(kāi)發(fā)流程，軟件適應(yīng)性低。為了解決上述問(wèn) 題，在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中設(shè)置了單獨(dú)的文檔管理模塊對(duì)項(xiàng)目文檔進(jìn)行管理，并引 入工作流管理系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程進(jìn)行創(chuàng)建、配置、流轉(zhuǎn)和監(jiān)控。項(xiàng)目管理的 對(duì)象是某光電產(chǎn)品制造企業(yè)的產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目，根據(jù)企業(yè)需求，選擇ibm公司的 lotus domi

3、-no/notes為軟件開(kāi)發(fā)平臺(tái)。domino/notes系統(tǒng)集成了應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā) 環(huán)境和文檔數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，不僅能高效地管理文件，而且可提供多重安全保障， 確保了系統(tǒng)的安全性。1項(xiàng)目實(shí)施流程分析項(xiàng)i管理系統(tǒng)將工作流管理系統(tǒng)和企業(yè)業(yè)務(wù)流程重構(gòu)2(business process reengineering, bpr)技術(shù)相結(jié)合來(lái)管理企業(yè)的各種流程，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè) 流程的自動(dòng)化。本系統(tǒng)設(shè)計(jì)的指導(dǎo)原則是以實(shí)際項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程為基礎(chǔ)，以標(biāo) 準(zhǔn)流程為導(dǎo)向，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行規(guī)范而高效的管理，因此系統(tǒng)設(shè)計(jì)的首要任務(wù)是將 項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程和標(biāo)準(zhǔn)流程聯(lián)系起來(lái)。1. 1項(xiàng)口流程現(xiàn)狀項(xiàng)目類(lèi)別不同，其實(shí)施的流程也不同，有些項(xiàng)目在產(chǎn)品研

4、發(fā)過(guò)程中省去了 一些無(wú)實(shí)際意義的環(huán)節(jié)，rti此可見(jiàn)項(xiàng)目實(shí)施的流程存在不一致性，為了方便流 程的管理，需將項(xiàng)冃按照產(chǎn)品類(lèi)別對(duì)實(shí)施的流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。對(duì)于電子行業(yè)產(chǎn) 品研發(fā)流程，依據(jù)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織(iso)目前的標(biāo)準(zhǔn)，一個(gè)完整項(xiàng)目設(shè)置有23個(gè) 環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)什么時(shí)候執(zhí)行、由什么人執(zhí)行、執(zhí)行什么任務(wù)都有具體說(shuō)明， 供企業(yè)參考執(zhí)行。企業(yè)在開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品吋，會(huì)根據(jù)開(kāi)發(fā)對(duì)象的特點(diǎn)和企業(yè)的實(shí)際 情況對(duì)iso標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行必要的調(diào)整，主要是去除對(duì)本企業(yè)不必要的環(huán)節(jié)，簡(jiǎn) 化開(kāi)發(fā)過(guò)程，節(jié)約開(kāi)發(fā)成本。為了使企業(yè)項(xiàng)冃流程符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)也保持 項(xiàng)目流程的企業(yè)特色，應(yīng)對(duì)項(xiàng)目管理的流程進(jìn)行調(diào)整和規(guī)范。1. 2標(biāo)準(zhǔn)流程模型建立根

5、據(jù)is09000標(biāo)準(zhǔn)，電子產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目的完整實(shí)施流程包含7個(gè)階段，共 23個(gè)環(huán)節(jié)。實(shí)際項(xiàng)目實(shí)施時(shí)，項(xiàng)目以階段為任務(wù)單位執(zhí)行，每個(gè)階段指定實(shí)施制定新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)計(jì)劃t設(shè)計(jì)驗(yàn)證卜収件發(fā)放一"航試產(chǎn)t設(shè)計(jì)確認(rèn)圖1完整項(xiàng)目環(huán)節(jié)分布圖負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)該階段研發(fā)工作的完成和階段文檔的上傳和提交操作。因此，在 項(xiàng)目流程建模時(shí)將一個(gè)項(xiàng)目任務(wù)分解為幾個(gè)階段性任務(wù)進(jìn)行處理，每個(gè)階段的 任務(wù)包括階段相關(guān)技術(shù)文檔的提交和階段工作文檔的審批，分別由文檔管理模 塊和流程管理模塊來(lái)處理，這樣一個(gè)項(xiàng)目流程按階段被分解為若干個(gè)局部小流 程，完整的項(xiàng)口流程包含的環(huán)節(jié)見(jiàn)圖1。如圖1,將一個(gè)完整的標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目流程分成7個(gè)階段，7個(gè)階段

6、分別對(duì)應(yīng)著7 個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的流程，以項(xiàng)目立項(xiàng)為例，此階段的業(yè)務(wù)流程如圖2。從總體來(lái)看，每個(gè)階段對(duì)應(yīng)一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)流程，7個(gè)階段之間本身也構(gòu)成了一個(gè) 順序執(zhí)行的流程，即通過(guò)一個(gè)兩層流程模型來(lái)模擬項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程。標(biāo)準(zhǔn)流程 固定不變，而階段的數(shù)量可變，階段數(shù)量的變化即對(duì)應(yīng)了項(xiàng)口類(lèi)別的變化，這 樣便于提高項(xiàng)目流程構(gòu)成的模塊化程度。7個(gè)階段的數(shù)量組合構(gòu)成了項(xiàng)目實(shí)施流 程的通用模型，企業(yè)在實(shí)際產(chǎn)品開(kāi)發(fā)時(shí)，可以根據(jù)項(xiàng)耳類(lèi)別在7個(gè)標(biāo)準(zhǔn)階段內(nèi) 進(jìn)行勾選，從而確定項(xiàng)冃實(shí)施的流程。項(xiàng)目立項(xiàng)|一發(fā)計(jì)劃m設(shè)卄亓審（開(kāi)始j提交立項(xiàng)建議書(shū)n公司領(lǐng)導(dǎo)審批t發(fā)部主任審（結(jié)束圖2項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)流程圖2項(xiàng)目管理系統(tǒng)功能模塊根據(jù)前面的分析，將項(xiàng)口

7、分為文檔和流程兩部分內(nèi)容進(jìn)行管理，系統(tǒng)功能模塊如圖3。2.1文檔管理模塊文檔管理模塊主要對(duì)項(xiàng)目中每個(gè)階段的技術(shù)文檔進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)文檔 的錄入、檢索和查看等功能。項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中生成的文檔有兩類(lèi)，一類(lèi)是審批 文檔，嵌入在各階段的流程中，并在流程的節(jié)點(diǎn)之間傳遞，在每個(gè)節(jié)點(diǎn)處由具有相應(yīng)權(quán)限的人員填寫(xiě)審批意見(jiàn)，通過(guò)點(diǎn)擊不同的操作按鈕（如通過(guò)、駁回等） 決定流程的走向。另一類(lèi)是項(xiàng)目在每個(gè)階段的技術(shù)文檔，是文檔管理模塊的主 要管理對(duì)象，這些文檔的管理與其對(duì)應(yīng)階段的流程管理相對(duì)獨(dú)立，但兩者均提 供http網(wǎng)址鏈接到對(duì)方頁(yè)面，實(shí)現(xiàn)文檔管理和流程管理的關(guān)聯(lián)互通，便于項(xiàng)目 監(jiān)控人員通過(guò)項(xiàng)目實(shí)施流程查看各個(gè)階段的

8、技術(shù)文檔，也能在查看各階段技術(shù) 文檔的同吋監(jiān)控該階段的實(shí)施流程，從而使具有相關(guān)權(quán)限的人員可以對(duì)項(xiàng)目的 整體情況進(jìn)行把握和控制，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和作出項(xiàng)目調(diào)整決策。項(xiàng)目管理系統(tǒng)工作流 引華流程1流程流程流程創(chuàng)建配沖監(jiān)控浮轉(zhuǎn)1接刪戈 一鏈壩改一 件刪攵 在文修圖3系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)2.2工作流管理系統(tǒng)工作流管理系統(tǒng)是一個(gè)實(shí)現(xiàn)流程流轉(zhuǎn)的軟件系統(tǒng)，主要完成工作流的定義、 生成、流轉(zhuǎn)和流程管理工作，并按照在計(jì)算機(jī)中預(yù)先定義好的工作流邏輯推進(jìn) 工作流實(shí)例的執(zhí)行。本文項(xiàng)目管理系統(tǒng)中引人神州數(shù)碼的工作流管理系統(tǒng)一 aigiflaw,這是個(gè)基于jtusdamina/note,平臺(tái)開(kāi)發(fā)的可視化流程管理系統(tǒng)，系統(tǒng) 中提供

9、了功能強(qiáng)大、靈活的圖形化自定義工作流程管理，主要通過(guò)人（角色）、流 程和表單來(lái)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程，具體步驟為:先定義好流程，包括繪出流程圖、設(shè)置 流程流轉(zhuǎn)的條件和設(shè)定流程中各個(gè)節(jié)點(diǎn)的角色權(quán)限等:然后將該流程對(duì)應(yīng)的表單畫(huà)出并在表單頁(yè)面通過(guò)添加讀者和作者域進(jìn)一步對(duì)角色和權(quán)限進(jìn)行細(xì)化設(shè)置, 作為審批文檔的模板;最后將流程和表單關(guān)聯(lián)配置。3項(xiàng)目管理系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)根據(jù)系統(tǒng)功能模塊的劃分。擬出項(xiàng)口管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方案如圖4o項(xiàng)目管理系統(tǒng)匸作流管理系統(tǒng)+頃11文創(chuàng)jp目1領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控項(xiàng)關(guān)責(zé)人建立項(xiàng)目鷲任務(wù)8項(xiàng)目實(shí)施人 員制定文檔相關(guān)人員 審批文檔圖4系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程如下:(1) 項(xiàng)口立項(xiàng)申請(qǐng)。只有立項(xiàng)申請(qǐng)通

10、過(guò)的項(xiàng)口才能進(jìn)行接下來(lái)的階段任務(wù)。項(xiàng)目立項(xiàng)申批文檔。(2) 新建項(xiàng)目。確定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃指出了項(xiàng)耳組織未來(lái)努 力的方向和奮斗冃標(biāo)，完善的項(xiàng)冃計(jì)劃可以使失敗概率降至最低，以最大限度 地保證在預(yù)期的期限內(nèi)取得預(yù)期的效果。(3) 分階段執(zhí)行。主要完成兩個(gè)任務(wù)，一是推動(dòng)各階段業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)直至 結(jié)束，以設(shè)計(jì)評(píng)審階段為例，顯示了該階段業(yè)務(wù)流程處于研發(fā)部審批環(huán)節(jié)的頁(yè) 面;二是將各個(gè)階段的相關(guān)文檔(技術(shù)資料、工藝文件等)上傳到文檔管理系統(tǒng)， 作為公司項(xiàng)冃經(jīng)驗(yàn)資料保存，便于日后查看和分析。在關(guān)聯(lián)文檔選項(xiàng)卡界面提 供鏈接到該階段流程執(zhí)行頁(yè)面的http地址。(4) 項(xiàng)結(jié)朿。項(xiàng)口結(jié)朿分兩種情況，一是正常結(jié)朿，項(xiàng)口最后一個(gè)階段 的任務(wù)完成即說(shuō)明該項(xiàng)目已經(jīng)正常結(jié)束。二是項(xiàng)目終止，說(shuō)明項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程 中因?yàn)槟撤N原因在某個(gè)中間階段終止。4結(jié)論實(shí)際應(yīng)用表明，將產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目的流程和文檔兩部分內(nèi)容分開(kāi)管理后，項(xiàng) 目執(zhí)行時(shí)兩者可同時(shí)進(jìn)行，互不影響，而在查看項(xiàng)目(項(xiàng)目監(jiān)控)時(shí)又可使兩者統(tǒng) 一管理，不僅提升了項(xiàng)目執(zhí)行效率、加強(qiáng)了項(xiàng)目的監(jiān)管功能，而且對(duì)項(xiàng)目文檔 進(jìn)行了有效管理，切實(shí)提高了企業(yè)項(xiàng)目管理水平。目前，項(xiàng)目管理系統(tǒng)可以在 以下兩個(gè)方面實(shí)現(xiàn)優(yōu)化和擴(kuò)充:一是工作流引擎支持動(dòng)態(tài)生成工作流程，實(shí)現(xiàn)項(xiàng) 目流程的動(dòng)態(tài)可變;二是引入績(jī)效評(píng)價(jià)模塊，通過(guò)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施人員項(xiàng)