淺談檔案管理網(wǎng)絡(luò)化及其保護(hù)

1、    淺談檔案管理網(wǎng)絡(luò)化及其保護(hù)    王瑾宏摘 要：檔案管理隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展有了新的形式，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用，檔案管理的效率和質(zhì)量都得到了提高，對檔案管理的發(fā)展也起到了推進(jìn)作用，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化還需要不斷的完善和加強(qiáng)，同時提高對檔案信息的保護(hù)性，才能使檔案管理網(wǎng)絡(luò)化更加發(fā)揮作用。文章對檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和保護(hù)進(jìn)行了分析，為相關(guān)的部門提供參考建議。關(guān)鍵詞：檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化；保護(hù)隨著時代的不斷發(fā)展，檔案管理的需求逐漸提高，檔案管理的效率和模式在現(xiàn)代的社會中出現(xiàn)了越來越多的不適應(yīng)，需要根據(jù)時代特點和需求進(jìn)行改善，網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理開始發(fā)展，將檔案管理和網(wǎng)絡(luò)技

2、術(shù)結(jié)合，加強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量和效率是促進(jìn)檔案發(fā)展的重要方式，同時將檔案管理中的各部門的管理水平得到提高，發(fā)揮檔案的重要價值。1 檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化的概念網(wǎng)絡(luò)化指的是使用數(shù)據(jù)設(shè)備將大范圍內(nèi)的計算機(jī)進(jìn)行連接并建立傳輸網(wǎng)的方式，這種技術(shù)可以使信息通過網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行自由的傳遞，實現(xiàn)資源的共享功能。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化指的是將檔案管理按照標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定和原則進(jìn)行，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使檔案管理具有網(wǎng)絡(luò)化的特點又具有檔案管理的原本特點的概念，檔案管理在利用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行工作的過程中，可以提高檔案管理的靈活性和便捷性，從而不斷將檔案收集整理等的效率提高。2 檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢2.1 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化能夠保護(hù)檔案資料

3、和信息檔案管理需要遵守國家相關(guān)的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的內(nèi)容進(jìn)行保護(hù)加密，注意檔案的隱私性，同時還要進(jìn)行檔案的有效管理，我國的檔案服務(wù)需要根據(jù)檔案發(fā)展特點來進(jìn)行，檔案管理中存在對大量的檔案資料的整理，還要選擇性的進(jìn)行加密保護(hù)，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化可以簡化這一過程，使檔案能夠得到高效的處理，同時保證檔案的安全性，對檔案管理工作起到整體的質(zhì)量提升的作用。2.2 檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化能夠符合時代發(fā)展的特點隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的廣泛發(fā)展，檔案管理的部門開始建立檔案的網(wǎng)上查詢使用平臺，同時加強(qiáng)了檔案服務(wù)的便利性，檔案管理可以通過網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)進(jìn)行管理，然后將檔案系統(tǒng)和查詢使用平臺連接，形成信息共享的形式，這種方式不僅可

4、以提高檔案的利用率，還能夠順應(yīng)時代的發(fā)展特點，使檔案信息具有數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的特點，更加符合時代的發(fā)展。2.3 檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化可以提高技術(shù)的應(yīng)用水平目前，我國的檔案管理部門大部分都配置了計算機(jī)設(shè)備，使用計算機(jī)設(shè)備進(jìn)行檔案管理，這樣可以將檔案管理的過程更加簡化，還能夠加強(qiáng)工作人員的技術(shù)應(yīng)用水平，同時，其他的部門也使用網(wǎng)絡(luò)建立資源共享的平臺，這使信息的傳遞和使用更加快捷，檔案管理工作人員使用技術(shù)來完善檔案管理中間的信息傳遞工作，加強(qiáng)了檔案管理的技術(shù)應(yīng)用性。3 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展現(xiàn)狀3.1 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)意識薄弱由于受傳統(tǒng)檔案管理思想的束縛，當(dāng)前我國很多檔案管理機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建

5、設(shè)的意識還比較薄弱，沒有充分認(rèn)識到電子檔案管理工作在檔案管理機(jī)構(gòu)中的重要地位，導(dǎo)致當(dāng)前相當(dāng)一部分檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)設(shè)施簡陋，也未設(shè)置專職電子檔案信息資源的管理人員，造成很多檔案文件資料遭到損壞甚至丟失。3.2 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化制度缺失在很多檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)時，缺乏科學(xué)合理的檔案管理網(wǎng)絡(luò)化規(guī)章制度、實施標(biāo)準(zhǔn)和建設(shè)模式，這直接影響了電子檔案信息資源的正常管理工作，導(dǎo)致檔案管理機(jī)構(gòu)檔案信息資源的有效利用率低下，失去了檔案文件資料本身所具有的使用價值。3.3 網(wǎng)絡(luò)化檔案管理人員素質(zhì)欠缺目前，大部分檔案管理機(jī)構(gòu)中的檔案管理人員都沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，對運用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)

6、進(jìn)行電子檔案信息資源管理的手段不甚不了解，導(dǎo)致其檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，日常電子檔案信息資源的管理工作處于一種被動狀態(tài)，無法實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，無法達(dá)到現(xiàn)代化電子檔案資源管理的科學(xué)化、規(guī)范化與自動化目標(biāo)。4 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的保護(hù)措施4.1 要保證檔案管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的完整在各大檔案管理機(jī)構(gòu)中，各種檔案信息資源都存在著一致性的邏輯關(guān)系，其在錄入計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)以后就會成為數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)庫之間、數(shù)據(jù)字段與運行程序之間相互依存的邏輯關(guān)系，從而共同組成計算機(jī)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的數(shù)據(jù)序，其關(guān)系到整個檔案信息數(shù)據(jù)庫的完整性與安全性。因此，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的管理人員應(yīng)該熟悉檔案信息數(shù)據(jù)庫之間的邏輯關(guān)

7、系，能夠在使用和維護(hù)過程中出現(xiàn)完整性錯誤時及時啟動檢查、維護(hù)等相關(guān)程序，消除數(shù)據(jù)庫所面臨的各種有意或者無意的破壞與威脅。此外，在檔案管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的實際運行當(dāng)中，我們可以采用諸如數(shù)據(jù)拷貝、磁盤陣列、雙機(jī)熱備份以及雙擊異地?zé)醾浞莸确绞皆O(shè)計數(shù)據(jù)備份方案定期進(jìn)行數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)儲，以避免出現(xiàn)檔案信息資源的完整性錯誤問題。4.2 要保證檔案管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的安全檔案管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的安全性是保證檔案信息資源安全的關(guān)鍵，一般包括檔案管理網(wǎng)絡(luò)運行安全與網(wǎng)上檔案信息安全兩個基本方面。所謂檔案管理網(wǎng)絡(luò)運行的安全性就是指檔案管理信息資源通過網(wǎng)絡(luò)軟硬件系統(tǒng)的合理設(shè)計以及檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理人員的規(guī)范操作等實現(xiàn)整個檔案信息資源管理

8、系統(tǒng)的正常運行，發(fā)揮其應(yīng)有的預(yù)定功能。所謂網(wǎng)上檔案信息安全則是指在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，在利用、管理與保護(hù)網(wǎng)上檔案信息資源的過程中保證檔案信息資源的存儲與傳輸安全。在檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實際操作過程中，我們可以通過加強(qiáng)健全內(nèi)部管理體制、防范計算機(jī)病毒新變化、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)電子檔案范圍權(quán)限管理以及完善電子檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)器審計制度等措施來維護(hù)電子檔案信息的真實完整與安全有效。4.3 提升檔案管理人員的技術(shù)和素質(zhì)檔案管理工作者應(yīng)該加強(qiáng)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使用計算機(jī)設(shè)備進(jìn)行檔案處理和信息上傳等過程需要具有計算機(jī)思維邏輯，能夠完成各種處理方式，并且需要不斷的提升計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，還要對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中的問題解決有所掌握，避免檔案信息在網(wǎng)絡(luò)中受到暴露和濫用，謹(jǐn)慎的使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行工作。同時，提升工作者的素質(zhì)，堅持保護(hù)檔案的隱私性，對檔案管理有認(rèn)真的態(tài)度，將檔案管理的重要性深入到觀念之中。5 結(jié)束語檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化使檔案的管理更加便捷，提高了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，使傳統(tǒng)的檔案管理更加靈活，減少了繁瑣復(fù)雜的處理過程，減輕了檔案工作者的負(fù)擔(dān)，還可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)檔案的快速信息傳遞，通過網(wǎng)絡(luò)平臺使用檔案，提高了檔案的利用率，便于人們的查詢和使用，使其的價值得到更大的發(fā)揮，通過加強(qiáng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用能