淺析慈善檔案管理工作的問題與對策

1、    淺析慈善檔案管理工作的問題與對策    張愛華摘 要：在社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的過程當(dāng)中，慈善事業(yè)是必不可缺的組成部分，同時也是全面構(gòu)建和諧社會當(dāng)中的重要環(huán)節(jié)。相關(guān)部門不僅要全力加強對慈善事業(yè)的重視，同時也要采取科學(xué)的方法全面的加強慈善檔案管理工作。這樣不僅能夠確保慈善事業(yè)能夠規(guī)范有序的展開，同時也能為慈善檔案管理制度的不斷完善提供良好的保障。本文首先分析了慈善檔案管理過程當(dāng)中存在的主要問題，然后進(jìn)一步的分析了全面加強慈善檔案管理的有效措施。關(guān)鍵詞：慈善；檔案管理工作；問題；對策1 慈善檔案管理過程當(dāng)中存在的主要問題1.1 邊緣化嚴(yán)重在實際的慈善事業(yè)發(fā)

2、展的過程當(dāng)中，大部分的人員都只注重慈善活動的開展和相關(guān)的組織，卻很少在檔案管理方面花費較多的人力和財力。這主要是由于相關(guān)人員沒有深刻的認(rèn)識到檔案管理工作，對于慈善事業(yè)發(fā)展以及相關(guān)活動開展的重要性。為了能夠?qū)⒏嗟馁Y金投入到慈善事業(yè)當(dāng)中，而對檔案管理成本進(jìn)行大幅度的縮減，從而使得現(xiàn)有的檔案管理設(shè)備儀器和工作人員數(shù)量不能夠滿足實際的慈善檔案管理要求。部分的管理人員自身的管理意識和責(zé)任心相對較低，這就使得檔案管理工作的邊緣化和隨意化程度不斷加深，又對檔案管理工作的全面發(fā)展造成了嚴(yán)重的阻礙。1.2 制度不健全在檔案管理工作開展的過程當(dāng)中，大部分的慈善機(jī)構(gòu)都存在檔案質(zhì)量難以提高的現(xiàn)象，這主要是由于相關(guān)人

3、員沒有制定完善的檔案管理制度。某些慈善單位雖然制定了管理制度，但管理人員卻沒有嚴(yán)格地將制度的要求貫徹到管理工作當(dāng)中，從而使得管理規(guī)章和管理制度出現(xiàn)形同虛設(shè)的現(xiàn)象。部分的單位沒有對檔案借閱進(jìn)行詳細(xì)的登記，部分的登記內(nèi)容存在較多的錯誤，這使得檔案就是和檔案損壞的幾率大幅提升。慈善單位沒有對檔案管理過程當(dāng)中涉及的案卷標(biāo)題、編號、目錄等著內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，這就使得檔案管理工作存在較為嚴(yán)重的不規(guī)范和紊亂的現(xiàn)象。1.3 重視程度低大部分的檔案管理工作都是由單位當(dāng)中的閑散人員或者退居二線的工作人員來進(jìn)行的，這些工作人員雖然具備一定的工作經(jīng)驗，但嚴(yán)重的缺乏檔案管理，知識和技能。雖然能夠勉強的完成檔案管理工作

4、，但卻無法解決檔案館工作當(dāng)中遇到的一系列問題，這將會使得檔案管理的整體質(zhì)量大幅度的降低。另外，單位沒有定期的招聘具有較高專業(yè)水平和管理能力的專業(yè)人才，也沒有與時俱進(jìn)地為現(xiàn)有的檔案管理人員提供科技化和專業(yè)化的單位培訓(xùn)，從而使得管理人員本身的信息化檔案管理水平難以得到有效的提升，這將嚴(yán)重地阻礙慈善檔案管理工作的高效開展。部分的單位甚至沒有安排足夠的工作人員參與到檔案館工作當(dāng)中，這將會使得實際的檔案管理與其向事業(yè)的發(fā)展脫節(jié)。2 全面加強慈善檔案管理的有效措施2.1 全面加強管理考核力度現(xiàn)在，人們的檔案沒有一個正確的認(rèn)識，認(rèn)為檔案管理的工作也不是十分的重要，不能給與檔案管理足夠的重視。為了使相關(guān)人員都

5、能夠嚴(yán)格按照相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)來完成檔案管理工作，慈善單位必須要科學(xué)合理地制定檔案管理目標(biāo)，然后有效地將檔案管理情況和業(yè)績考核進(jìn)行有機(jī)組合。在充分的明確檔案管理工作人員的利、責(zé)、權(quán)的情況下，有效提升管理工作和薪資福利，以及獎懲措施之間的聯(lián)系。慈善單位可以有效的在年度考核當(dāng)中融入與政績考核有關(guān)的內(nèi)容，不僅要全面加強管理工作的結(jié)果考核，同時也要詳細(xì)的記錄管理人員不同階段的檔案管理過程，并安排專業(yè)人員公正、客觀、嚴(yán)格的對評價結(jié)果進(jìn)行審核。為了全面提升重大檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性，相關(guān)人員還可以充分的參考法律法規(guī)和政策的要求，建立科學(xué)有效的法律懲罰制度和經(jīng)濟(jì)制裁制度。針對因失職和工作失誤而造成重要檔案流失

6、和管理混亂的工作人員，慈善單位必須要根據(jù)相關(guān)的處罰制度和法律法規(guī)追究起的責(zé)任，面對造成危害和影響較為嚴(yán)重的管理人員，慈善單位可以選擇辭退該管理人員。慈善單位可以引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)建全面的達(dá)信息管理系統(tǒng)，然后利用系統(tǒng)當(dāng)中的功能對檔案管理進(jìn)行全面跟蹤，這樣不僅能夠快速的掌握每一階段的檔案管理實際情況，同時也能對管理人員的敬業(yè)精神、思想品德、專業(yè)知識、從業(yè)能力進(jìn)行綜合的考評。在制定激勵機(jī)制的過程當(dāng)中可以充分的參考不同管理人員的實際需求，為其提供具有針對性的特殊獎勵和激勵。這樣不僅能夠有效地協(xié)助管理人員實現(xiàn)個人價值和職業(yè)生涯規(guī)劃，同時也能使慈善檔案管理工作能夠取得預(yù)期的效果。2.2 有效開

7、展專業(yè)管理培訓(xùn)社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展為慈善事業(yè)的全面發(fā)展提供了良好的環(huán)境，在慈善事業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大的情況之下，各種慈善數(shù)據(jù)和信息不斷的增多，這無疑全面提高的對慈善檔案管理工作的各方面要求。在信息科技快速發(fā)展的當(dāng)下，慈善企業(yè)也必須要與時俱進(jìn)地引進(jìn)先進(jìn)的信息化檔案管理設(shè)備和儀器，并且不斷地提高檔案管理人員的信息管理水平和操作能力。因此，慈善單位就可以定期或者不定期地安排管理人員參加專業(yè)化的檔案管理培訓(xùn)。在培訓(xùn)的過程當(dāng)中，不僅要加強對工作人員的專業(yè)知識和職業(yè)技能的培訓(xùn)，同時也要利用有效的培訓(xùn)方法全面提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德。另外，慈善單位還需要制定長效的培訓(xùn)機(jī)制，除了安排管理人員參加相應(yīng)的外部培

8、訓(xùn)和交流學(xué)習(xí)之外，還必須要在企業(yè)內(nèi)部利用各種有效的方法和網(wǎng)絡(luò)渠道開展日常培訓(xùn)。企業(yè)還可以根據(jù)實際的其他檔案管理要求有目的性的完成培訓(xùn)模塊的設(shè)置和培訓(xùn)資料的編輯，并安排專人考核檔案管理人員的實際培訓(xùn)情況，并將培訓(xùn)過程當(dāng)中的培訓(xùn)結(jié)果、出勤率、評測成績、培訓(xùn)成績等的相關(guān)內(nèi)容詳細(xì)地記錄在案。2.3 加強規(guī)范制度有效建設(shè)相關(guān)人員必須要充分的參考法律法規(guī)和制度要求，例如慈善檔案查閱利用制度、慈善檔案歸檔制度等的內(nèi)容，綜合地制定適合實際的檔案管理工作開展的有效制度。這當(dāng)中不僅要對慈善信息和資料的收集進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，同時也要對慈善材料和紙張文件的歸檔范圍，以及檔案的保管期限表、分類、收集等各個環(huán)節(jié)的內(nèi)容進(jìn)行精

9、細(xì)劃分。管理人員還需要分別針對檔案管理、檔案借閱、電子信息數(shù)據(jù)庫建立等每個環(huán)節(jié)的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的分析，分別的參考不同管理環(huán)節(jié)的特性和要求完成管理制度的建設(shè)，這樣能夠確保每個環(huán)節(jié)的檔案管理工作都能夠按照相應(yīng)的規(guī)章和制度進(jìn)行。在全面的提升檔案管理工作的規(guī)范化和合理化水平的同時，確保檔案管理工作的整體質(zhì)量和效率能夠得到顯著的提升。為了全面的提升檔案管理工作的安全性和可靠性，相關(guān)人員在全面加強電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)和管理的過程當(dāng)中，可以利用軟件和設(shè)備將紙質(zhì)檔案和文件當(dāng)中的重要信息錄入電腦，使之形成較為系統(tǒng)而真實的數(shù)字化信息。不僅要對電子檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行有效的維護(hù)和管理，同時也要全面加強對紙質(zhì)檔案的管理力度。在全面推行雙套子慈善檔案管理模式的情況下，不斷的提升檔案管理人員的慈善信息開發(fā)和檔案管理保護(hù)水平。3 結(jié)束語綜上所述，相關(guān)的工作人員就必須要全面的對檔案管理工作開展過程當(dāng)中遇到的問題進(jìn)行深入的研究分析，在充分的結(jié)合慈善事業(yè)的發(fā)展情況和檔案管理要求，有目的性地提出一系列能夠全面提升檔案管理效率和質(zhì)量的有效措施。除此之外，相關(guān)人員還必須要全面加強對檔案管理工作的監(jiān)督，規(guī)范地進(jìn)行慈善情報和慈善資料的有效收集，然后對其進(jìn)行統(tǒng)一的整理和歸類。還可以充分地引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字化