(完整版)會(huì)議服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

1、會(huì)議流程說明1 首先由物業(yè)辦公室內(nèi)勤隨時(shí)在網(wǎng)上查閱會(huì)議預(yù)訂情況，收到預(yù)訂后， 在每天晚 間例會(huì)時(shí)將轉(zhuǎn)天會(huì)議室申請(qǐng)審核表下發(fā)各部門部長(zhǎng)， 如遇當(dāng)天緊急會(huì)議時(shí)，請(qǐng) 按會(huì)議流程說明第 7 條執(zhí)行，該項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人為辦公室內(nèi)勤。2 各部門主管根據(jù)會(huì)議室申請(qǐng)審核表上面的要求開展相應(yīng)的工作安排：2.1 保潔部安排晚班人員負(fù)責(zé)將轉(zhuǎn)天要使用的會(huì)議室進(jìn)行清潔工作，如桌椅、 窗簾、窗臺(tái)、地毯等處衛(wèi)生情況，花卉的擺放和質(zhì)量情況等。該項(xiàng)工作負(fù) 責(zé)人保潔部部長(zhǎng)。2.2 工程部安排人員負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)天各會(huì)場(chǎng)所需的音響、燈光、投影、錄音、大屏幕 字幕、懸掛會(huì)標(biāo)等項(xiàng)工作的完成，該項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人為工程部部長(zhǎng)。2.3 保安部負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)天會(huì)議與會(huì)

2、人員進(jìn)出大樓的登記工作，會(huì)議室茶水爐的開 啟，手扶梯運(yùn)行及升降電梯的控制，會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)搭臺(tái)的布置工作，以及協(xié) 助會(huì)議部， 如需改變臺(tái)型大會(huì)場(chǎng)桌椅的搬運(yùn)及打水工作等。 該項(xiàng)工作負(fù)責(zé) 人為保安部部長(zhǎng)。2.4 會(huì)議部負(fù)責(zé)根據(jù)當(dāng)天會(huì)議情況， 安排各會(huì)場(chǎng)的服務(wù)人員， 由禮儀部主管領(lǐng) 取“會(huì)議室使用基本情況表” ，下發(fā)各會(huì)場(chǎng)服務(wù)員，服務(wù)員按“會(huì)議室使 用基本情況表”上的要求開展會(huì)前的準(zhǔn)備工作。3 會(huì)議服務(wù)準(zhǔn)備3.1 安排會(huì)客廳、會(huì)議室時(shí)，應(yīng)根據(jù)參加會(huì)議人數(shù)的多少來確定房間。其具體 要求可按照會(huì)議訂單的相關(guān)內(nèi)容執(zhí)行。3.2 會(huì)議前，應(yīng)首先閱讀會(huì)議訂單要求。如需要使用大屏幕、電視、話筒、電 腦、投影等設(shè)備，工程

3、部應(yīng)在會(huì)議前 1 小時(shí)將所需要的相關(guān)設(shè)備調(diào)試準(zhǔn)備 完畢，以確保其正常使用。3.3 會(huì)議部會(huì)前 1 小時(shí)，應(yīng)對(duì)會(huì)議室的桌、椅、茶杯、茶葉、地毯、門、窗、 茶水間等設(shè)施和用品進(jìn)行清潔。 如會(huì)議訂單要求提供礦泉水、 小毛巾等物 品，服務(wù)員也應(yīng)一同將相關(guān)物品準(zhǔn)備就緒， 并重點(diǎn)檢查所備的茶杯有無茶 葉、設(shè)施設(shè)備、相關(guān)物品有無殘缺。除此之外，還應(yīng)協(xié)助會(huì)議主辦方做好精心整理會(huì)場(chǎng)的布置工作，如將會(huì)標(biāo)、鮮花、桌牌等物品按指定位置擺放好。3.4 凡有局領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議時(shí)， 服務(wù)人員應(yīng)注意為其準(zhǔn)備好專用茶杯，并按會(huì)議 訂單要求提前對(duì)坐擺放，以確保專杯專用。3.5 對(duì)重要會(huì)議或特殊保密會(huì)議， 要按重要會(huì)議的特殊要求， 積

4、極配合與會(huì)單 位做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。3.6 在布置翻譯員、記錄員、簽到處所需的桌椅時(shí)，要按照主辦單位的要求做 好相關(guān)物品的擺放工作。上述物品要在規(guī)定使用時(shí)間前 45 分鐘達(dá)到使用 要求。4 會(huì)議過程服務(wù)4.1 儀容儀表禮節(jié)：在會(huì)議正式召開前 30 分鐘，服務(wù)人員應(yīng)在門口等候迎接， 或在電梯口等待客人的到來。 如會(huì)議室有兩名服務(wù)員同時(shí)服務(wù)要有一名服 務(wù)員在門口站立等候隨時(shí)服務(wù)，根據(jù)會(huì)議的重要程度，配備工作人員。4.2 與會(huì)客人到來后，做好相應(yīng)的引導(dǎo)工作，對(duì)重要客人，還應(yīng)引領(lǐng)其到對(duì)應(yīng) 的座位上，并協(xié)助其將衣帽等物放置在適當(dāng)?shù)奈恢谩?.3 賓主落座后服務(wù)員迅速斟倒茶水，如果需上毛巾，服務(wù)員應(yīng)先上毛巾

5、，再 斟倒茶水。首次倒茶后應(yīng) 15 分鐘后再次蓄水，后每隔 15 分鐘或 20 分鐘 位客人續(xù)一次水，可根據(jù)實(shí)際情況靈活掌握倒水時(shí)間。4.4 會(huì)議結(jié)束后應(yīng)站立門送客并道“您慢走” 。適時(shí)，引導(dǎo)到下一地點(diǎn)，如： 電梯口、大樓門口等。5 會(huì)議廳清理作業(yè)5.1 會(huì)后檢查桌椅書箱內(nèi)有無客人遺留物品及時(shí)歸還。5.2 客人所用茶杯、毛巾等物品洗刷干凈，分別消毒，桌椅擦精并擺放整齊， 以備下次會(huì)議之需，地毯清理干凈。5.3 通知工程部來人關(guān)閉所有電器設(shè)備，話筒、空調(diào)等，服務(wù)員關(guān)閉門窗，帶 好會(huì)議訂單、鑰匙進(jìn)行安全檢查后離開會(huì)場(chǎng)。6 重點(diǎn)注意事項(xiàng)6.1 引導(dǎo)：服務(wù)員引導(dǎo)應(yīng)提早 20 分鐘到達(dá)地點(diǎn)等候客人，引導(dǎo)

6、適應(yīng)走在客人 右前方，在上電梯或樓道拐彎處側(cè)身等候并給以手勢(shì)道 “您這邊請(qǐng)”或“請(qǐng)精心整理跟我來”，引導(dǎo)到房間門口， 開門后， 側(cè)身說“請(qǐng)進(jìn)”。在進(jìn)入電梯引導(dǎo)時(shí)， 首先請(qǐng)客人先進(jìn)入，服務(wù)員后進(jìn)入站在電梯按鍵處以便控制。6.2 會(huì)議室上茶： 如是十幾人小會(huì)一個(gè)會(huì)議服務(wù)員即可。若是幾十人或重要會(huì) 議需多個(gè)服務(wù)員，需要小毛巾時(shí)，一般兩個(gè)服務(wù)員為一組分工，給主賓上 茶和遞毛巾的服務(wù)員應(yīng)略微先， 在上茶時(shí)， 每位服務(wù)員都要熱情問客人道 “您請(qǐng)”或“請(qǐng)用茶” 。注意時(shí)間間隔不應(yīng)超過二十分鐘續(xù)水。會(huì)議中間 續(xù)水要統(tǒng)一行動(dòng)。特殊情況根據(jù)情況續(xù)水。快捷服務(wù)，以免干擾會(huì)議正常 進(jìn)行。6.3 開會(huì)期間前期的客人到達(dá)

7、房間內(nèi)服務(wù)員要主動(dòng)迅速的給主賓拉開椅子以 方便就座。倒水時(shí)，右手拿暖瓶，左手的小拇指和無名指夾起杯蓋，用大 拇指、食指和中指握住杯把，將茶杯端起，側(cè)身，在客人的身后緩緩道水 后放回茶杯，一切行為應(yīng)在客人右手方完成。6.4 在會(huì)見進(jìn)行中間， 要注意觀察會(huì)議室內(nèi)動(dòng)靜， 客人有事招手、 要隨時(shí)應(yīng)承、 及時(shí)處理。7 如遇當(dāng)天緊急會(huì)議，由物業(yè)辦公室在網(wǎng)上接收“會(huì)議室使用基本情況表” ，通 知會(huì)議部主管領(lǐng)取其會(huì)議室使用基本情況表， 由會(huì)議部主管根據(jù)情況表內(nèi)的要 求及時(shí)準(zhǔn)確的通知各相關(guān)部門工作人員（因會(huì)議緊急，為節(jié)省時(shí)間，暫不通知 相關(guān)部門主管， 由會(huì)議部主管直接與相關(guān)部門工作人員聯(lián)系， 現(xiàn)規(guī)定各相關(guān)部 門

8、崗位責(zé)任人：工程部會(huì)議系統(tǒng)操作人員；保安部負(fù)責(zé)參觀路線開關(guān)門、燈， 及電梯控制， 同時(shí)通知會(huì)議部領(lǐng)班安排該會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員按其要求開展會(huì)前準(zhǔn)備 工作（與上述準(zhǔn)備工作相同） 。要求該會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員及相關(guān)工作人員在接到通 知后 3 分鐘內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，開展各自工作。10 設(shè)施設(shè)備管理規(guī)定1. 會(huì)議室內(nèi)所有設(shè)施設(shè)備均有物業(yè)會(huì)議部負(fù)責(zé)保管和使用，未經(jīng)主管部門領(lǐng) 導(dǎo)批準(zhǔn)后，不得搬運(yùn)和外借；2. 會(huì)議部應(yīng)每月對(duì)所有設(shè)施設(shè)備進(jìn)行一次盤點(diǎn)，每次會(huì)議室使用后進(jìn)行一次 設(shè)施設(shè)備檢查，對(duì)其損壞物品及時(shí)進(jìn)行報(bào)修和報(bào)損，及時(shí)報(bào)告機(jī)關(guān)服務(wù)中 心負(fù)責(zé)人；會(huì)議服務(wù)工作自查表精心整理3. 會(huì)議室內(nèi)所有電氣設(shè)備由指定的工程部專業(yè)負(fù)責(zé)保管，并進(jìn)行開啟，關(guān)閉 等操作，并有該負(fù)責(zé)人建立所有會(huì)議室電器設(shè)備設(shè)施的資料檔案；4. 對(duì)所有會(huì)議室內(nèi)電氣設(shè)施設(shè)備有專業(yè)工程人員定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，并對(duì) 發(fā)現(xiàn)損壞的設(shè)施設(shè)備應(yīng)及時(shí)報(bào)告機(jī)關(guān)服務(wù)中心負(fù)責(zé)人和會(huì)議室預(yù)定人員， 并即使維修。會(huì)議服務(wù)記錄日期：會(huì)議室使用部門會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間會(huì)議人數(shù)會(huì)議主要領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)議服務(wù)具體要求備注接單人執(zhí)行人時(shí)間房間服務(wù)員會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)后檢查衛(wèi)生桌椅照明空調(diào)音響水具用品窗水具桌椅音響衛(wèi)生窗空調(diào)照明門電源用品茶水間破損備注會(huì)議服務(wù)接待周統(tǒng)計(jì)表年_月_日 _月_日會(huì)議群樓會(huì)客接待賓 內(nèi)次人次賓 外次人次