(完整版)會議服務標準

1、會議流程說明1 首先由物業(yè)辦公室內(nèi)勤隨時在網(wǎng)上查閱會議預訂情況，收到預訂后， 在每天晚 間例會時將轉(zhuǎn)天會議室申請審核表下發(fā)各部門部長， 如遇當天緊急會議時，請 按會議流程說明第 7 條執(zhí)行，該項工作負責人為辦公室內(nèi)勤。2 各部門主管根據(jù)會議室申請審核表上面的要求開展相應的工作安排：2.1 保潔部安排晚班人員負責將轉(zhuǎn)天要使用的會議室進行清潔工作，如桌椅、 窗簾、窗臺、地毯等處衛(wèi)生情況，花卉的擺放和質(zhì)量情況等。該項工作負 責人保潔部部長。2.2 工程部安排人員負責轉(zhuǎn)天各會場所需的音響、燈光、投影、錄音、大屏幕 字幕、懸掛會標等項工作的完成，該項工作負責人為工程部部長。2.3 保安部負責轉(zhuǎn)天會議與會

2、人員進出大樓的登記工作，會議室茶水爐的開 啟，手扶梯運行及升降電梯的控制，會場主席臺搭臺的布置工作，以及協(xié) 助會議部， 如需改變臺型大會場桌椅的搬運及打水工作等。 該項工作負責 人為保安部部長。2.4 會議部負責根據(jù)當天會議情況， 安排各會場的服務人員， 由禮儀部主管領 取“會議室使用基本情況表” ，下發(fā)各會場服務員，服務員按“會議室使 用基本情況表”上的要求開展會前的準備工作。3 會議服務準備3.1 安排會客廳、會議室時，應根據(jù)參加會議人數(shù)的多少來確定房間。其具體 要求可按照會議訂單的相關內(nèi)容執(zhí)行。3.2 會議前，應首先閱讀會議訂單要求。如需要使用大屏幕、電視、話筒、電 腦、投影等設備，工程

3、部應在會議前 1 小時將所需要的相關設備調(diào)試準備 完畢，以確保其正常使用。3.3 會議部會前 1 小時，應對會議室的桌、椅、茶杯、茶葉、地毯、門、窗、 茶水間等設施和用品進行清潔。 如會議訂單要求提供礦泉水、 小毛巾等物 品，服務員也應一同將相關物品準備就緒， 并重點檢查所備的茶杯有無茶 葉、設施設備、相關物品有無殘缺。除此之外，還應協(xié)助會議主辦方做好精心整理會場的布置工作，如將會標、鮮花、桌牌等物品按指定位置擺放好。3.4 凡有局領導參加會議時， 服務人員應注意為其準備好專用茶杯，并按會議 訂單要求提前對坐擺放，以確保專杯專用。3.5 對重要會議或特殊保密會議， 要按重要會議的特殊要求， 積

4、極配合與會單 位做好相應的準備工作。3.6 在布置翻譯員、記錄員、簽到處所需的桌椅時，要按照主辦單位的要求做 好相關物品的擺放工作。上述物品要在規(guī)定使用時間前 45 分鐘達到使用 要求。4 會議過程服務4.1 儀容儀表禮節(jié)：在會議正式召開前 30 分鐘，服務人員應在門口等候迎接， 或在電梯口等待客人的到來。 如會議室有兩名服務員同時服務要有一名服 務員在門口站立等候隨時服務，根據(jù)會議的重要程度，配備工作人員。4.2 與會客人到來后，做好相應的引導工作，對重要客人，還應引領其到對應 的座位上，并協(xié)助其將衣帽等物放置在適當?shù)奈恢谩?.3 賓主落座后服務員迅速斟倒茶水，如果需上毛巾，服務員應先上毛巾

5、，再 斟倒茶水。首次倒茶后應 15 分鐘后再次蓄水，后每隔 15 分鐘或 20 分鐘 位客人續(xù)一次水，可根據(jù)實際情況靈活掌握倒水時間。4.4 會議結(jié)束后應站立門送客并道“您慢走” 。適時，引導到下一地點，如： 電梯口、大樓門口等。5 會議廳清理作業(yè)5.1 會后檢查桌椅書箱內(nèi)有無客人遺留物品及時歸還。5.2 客人所用茶杯、毛巾等物品洗刷干凈，分別消毒，桌椅擦精并擺放整齊， 以備下次會議之需，地毯清理干凈。5.3 通知工程部來人關閉所有電器設備，話筒、空調(diào)等，服務員關閉門窗，帶 好會議訂單、鑰匙進行安全檢查后離開會場。6 重點注意事項6.1 引導：服務員引導應提早 20 分鐘到達地點等候客人，引導

6、適應走在客人 右前方，在上電梯或樓道拐彎處側(cè)身等候并給以手勢道 “您這邊請”或“請精心整理跟我來”，引導到房間門口， 開門后， 側(cè)身說“請進”。在進入電梯引導時， 首先請客人先進入，服務員后進入站在電梯按鍵處以便控制。6.2 會議室上茶： 如是十幾人小會一個會議服務員即可。若是幾十人或重要會 議需多個服務員，需要小毛巾時，一般兩個服務員為一組分工，給主賓上 茶和遞毛巾的服務員應略微先， 在上茶時， 每位服務員都要熱情問客人道 “您請”或“請用茶” 。注意時間間隔不應超過二十分鐘續(xù)水。會議中間 續(xù)水要統(tǒng)一行動。特殊情況根據(jù)情況續(xù)水?？旖莘眨悦飧蓴_會議正常 進行。6.3 開會期間前期的客人到達

7、房間內(nèi)服務員要主動迅速的給主賓拉開椅子以 方便就座。倒水時，右手拿暖瓶，左手的小拇指和無名指夾起杯蓋，用大 拇指、食指和中指握住杯把，將茶杯端起，側(cè)身，在客人的身后緩緩道水 后放回茶杯，一切行為應在客人右手方完成。6.4 在會見進行中間， 要注意觀察會議室內(nèi)動靜， 客人有事招手、 要隨時應承、 及時處理。7 如遇當天緊急會議，由物業(yè)辦公室在網(wǎng)上接收“會議室使用基本情況表” ，通 知會議部主管領取其會議室使用基本情況表， 由會議部主管根據(jù)情況表內(nèi)的要 求及時準確的通知各相關部門工作人員（因會議緊急，為節(jié)省時間，暫不通知 相關部門主管， 由會議部主管直接與相關部門工作人員聯(lián)系， 現(xiàn)規(guī)定各相關部 門

8、崗位責任人：工程部會議系統(tǒng)操作人員；保安部負責參觀路線開關門、燈， 及電梯控制， 同時通知會議部領班安排該會場服務人員按其要求開展會前準備 工作（與上述準備工作相同） 。要求該會場服務人員及相關工作人員在接到通 知后 3 分鐘內(nèi)到達現(xiàn)場，開展各自工作。10 設施設備管理規(guī)定1. 會議室內(nèi)所有設施設備均有物業(yè)會議部負責保管和使用，未經(jīng)主管部門領 導批準后，不得搬運和外借；2. 會議部應每月對所有設施設備進行一次盤點，每次會議室使用后進行一次 設施設備檢查，對其損壞物品及時進行報修和報損，及時報告機關服務中 心負責人；會議服務工作自查表精心整理3. 會議室內(nèi)所有電氣設備由指定的工程部專業(yè)負責保管，并進行開啟，關閉 等操作，并有該負責人建立所有會議室電器設備設施的資料檔案；4. 對所有會議室內(nèi)電氣設施設備有專業(yè)工程人員定期進行維護和保養(yǎng)，并對 發(fā)現(xiàn)損壞的設施設備應及時報告機關服務中心負責人和會議室預定人員， 并即使維修。會議服務記錄日期：會議室使用部門會議名稱會議時間會議人數(shù)會議主要領導人會議服務具體要求備注接單人執(zhí)行人時間房間服務員會前準備會后檢查衛(wèi)生桌椅照明空調(diào)音響水具用品窗水具桌椅音響衛(wèi)生窗空調(diào)照明門電源用品茶水間破損備注會議服務接待周統(tǒng)計表年_月_日 _月_日會議群樓會客接待賓 內(nèi)次人次賓 外次人次