ERP環(huán)境下中小企業(yè)內(nèi)部控制的探討

1、    erp環(huán)境下中小企業(yè)內(nèi)部控制的探討    董鮮艷【摘 要】在erp具體運(yùn)行和實(shí)施過(guò)程中，如何提高中小企業(yè)內(nèi)部控制效果，值得進(jìn)一步思考和探討。本文主要從erp環(huán)境下中小企業(yè)內(nèi)部控制的重要性出發(fā)，分析中小企業(yè)內(nèi)部控制存在問(wèn)題，提出相應(yīng)建議，使中小企業(yè)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)運(yùn)行得到有效實(shí)施，促進(jìn)中小企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)?！娟P(guān)鍵詞】erp系統(tǒng)；中小企業(yè)；內(nèi)部控制隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，erp系統(tǒng)被越來(lái)越多的中小企業(yè)采用是大勢(shì)所趨。中小企業(yè)由于受自身?xiàng)l件所限，運(yùn)用erp系統(tǒng)過(guò)程中將面臨各種各樣的新問(wèn)題，如果沒(méi)有相應(yīng)的內(nèi)部控制制度，erp系統(tǒng)的作用將大打折扣，不能發(fā)揮

2、應(yīng)有的作用。在erp環(huán)境下，探討中小企業(yè)內(nèi)部控制問(wèn)題，對(duì)促進(jìn)中小企業(yè)的發(fā)展壯大意義深遠(yuǎn)。一、erp環(huán)境下中小企業(yè)內(nèi)部控制的重要性1.erp系統(tǒng)簡(jiǎn)述erp系統(tǒng)主要是運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，把企業(yè)的銷售、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等各個(gè)部門(mén)通過(guò)數(shù)據(jù)有效的聯(lián)系，最大程度地進(jìn)行資源優(yōu)化配置，達(dá)到效益的最大化。erp系統(tǒng)是一套管理系統(tǒng)，具體用起來(lái)就是各個(gè)部門(mén)都應(yīng)用erp系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行操作，通過(guò)一個(gè)系統(tǒng)來(lái)運(yùn)作一個(gè)公司的業(yè)務(wù)，把各個(gè)部門(mén)間相互連接起來(lái)。2.實(shí)施erp系統(tǒng)對(duì)中小企業(yè)的影響中小企業(yè)由于受管理基礎(chǔ)和管理水平的影響，本身在內(nèi)部控制建設(shè)方面比較薄弱。erp系統(tǒng)給企業(yè)帶來(lái)了全新的理念，提高企業(yè)內(nèi)部控制管理效率

3、，但erp的實(shí)施也給企業(yè)帶來(lái)了新的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。在erp環(huán)境下，實(shí)施過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)各種各樣的新問(wèn)題，內(nèi)部控制環(huán)境、運(yùn)用控制的方式、業(yè)務(wù)運(yùn)作流程等都將發(fā)生重大變化，erp系統(tǒng)的開(kāi)放性、信息的分散性、數(shù)據(jù)的共享性、網(wǎng)絡(luò)工具的應(yīng)用都將帶來(lái)新的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和控制盲區(qū)。3.中小企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)的重要性由于中小企業(yè)在人力、財(cái)力、物力方面可能投入不足，如果沒(méi)有一套行之有效的內(nèi)部控制制度，erp系統(tǒng)將會(huì)成為一種擺設(shè)，未能為企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)服務(wù)，反而會(huì)沖擊原有的內(nèi)部控制制度，產(chǎn)生新的管理風(fēng)險(xiǎn)。在erp環(huán)境下，加強(qiáng)內(nèi)控制度建設(shè)，行之有效的內(nèi)控制度，會(huì)使企業(yè)各部門(mén)之間溝通合作順暢、各種信息的傳遞及時(shí)，將提升企業(yè)內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)

4、的效率，極大降低企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。因此，建立和規(guī)范內(nèi)部控制制度，對(duì)erp系統(tǒng)的有效實(shí)施，提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)具有重要意義。二、erp環(huán)境下，中小企業(yè)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題1.數(shù)據(jù)安全問(wèn)題未能有效防范中小企業(yè)由于人力、財(cái)力、物力等方面原因，erp系統(tǒng)一般采取外購(gòu)形式，較少自行開(kāi)發(fā)。一旦erp系統(tǒng)運(yùn)行不正常，依靠企業(yè)自身力量，往往不能解決，只能求助供應(yīng)商，系統(tǒng)的所有數(shù)據(jù)維護(hù)人員都能接觸或改動(dòng)，企業(yè)對(duì)此方面缺少內(nèi)部控制制度，或雖然有內(nèi)部控制制度，但對(duì)維護(hù)人員的約束力不強(qiáng)，如果維護(hù)人員進(jìn)行不當(dāng)操作，給企業(yè)帶來(lái)的損害是無(wú)法估計(jì)的；對(duì)內(nèi)部人員方面，由于運(yùn)用erp系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部如采購(gòu)、

5、銷售、倉(cāng)庫(kù)、車間、物料、財(cái)務(wù)等部門(mén)都要接觸erp系統(tǒng)，如果有部分環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤，都要會(huì)導(dǎo)致最終結(jié)果偏離實(shí)際，如果權(quán)限任意開(kāi)放，有的會(huì)造成企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的短期癱瘓，有的可能會(huì)泄露企業(yè)機(jī)密信息，削弱企業(yè)的核心竟?fàn)幜Α?.內(nèi)部控制體系未能及時(shí)更新，過(guò)分依賴erp系統(tǒng)erp環(huán)境下，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)極大提高了各方面能力，信息質(zhì)量得到了改善，erp系統(tǒng)由各個(gè)部門(mén)共同操作，對(duì)原有的管理模式提出挑戰(zhàn)，原有內(nèi)控措施已不能滿足erp環(huán)境下的新的管理方式。中小企業(yè)運(yùn)用erp系統(tǒng)前，未有充分的準(zhǔn)備，未進(jìn)行充分的調(diào)研，沒(méi)有較好的內(nèi)控措施對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)控和核對(duì)，過(guò)分依賴erp系統(tǒng)。不可否認(rèn)，運(yùn)用erp借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在

6、處理數(shù)據(jù)及傳輸方面比手工操作簡(jiǎn)便和及時(shí)，但企業(yè)對(duì)其的監(jiān)督控制及其erp本身的穩(wěn)定性卻較薄弱，非法入侵和簡(jiǎn)單的惡意程序，就會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)被盜或正確度改變，如果認(rèn)為計(jì)算機(jī)輸出的結(jié)果都是正確的，不認(rèn)真核對(duì)，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)進(jìn)行修改，就會(huì)使決策層得到錯(cuò)誤的信息，影響決策結(jié)果。3.系統(tǒng)后續(xù)升級(jí)更新問(wèn)題在采購(gòu)、庫(kù)存、生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)運(yùn)用erp的企業(yè)，由于外部環(huán)境的動(dòng)態(tài)變化，企業(yè)的供應(yīng)商和客戶也不斷變化，供應(yīng)模式和銷售模式也千差萬(wàn)別，信息技術(shù)的發(fā)展也日新月異，在運(yùn)用erp的過(guò)程中，系統(tǒng)會(huì)面臨應(yīng)用程序的維護(hù)和修理。中小企業(yè)如果沒(méi)有合理安排，受成本等方面的制約，可能會(huì)對(duì)后續(xù)投入不足，企業(yè)內(nèi)部控制、應(yīng)對(duì)措施不到位

7、，erp系統(tǒng)的使用效果就會(huì)大打折扣，不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。4.對(duì)erp認(rèn)知不夠，管理層風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)也不斷加強(qiáng)，中小企業(yè)的管理水平也越來(lái)越強(qiáng)。但由于中小企業(yè)本身的局限性，治理結(jié)構(gòu)、組織結(jié)構(gòu)等并不健全，流于形式，很多制度都是簡(jiǎn)單參照公司法，沒(méi)有從企業(yè)實(shí)際出發(fā)，對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)指導(dǎo)意義不強(qiáng)，企業(yè)的實(shí)際風(fēng)險(xiǎn)未能得到較好的識(shí)別和防范，運(yùn)用erp系統(tǒng)，使企業(yè)由人對(duì)信息的流轉(zhuǎn)控制轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)對(duì)信息的流轉(zhuǎn)和控制。由于管理層或員工對(duì)erp認(rèn)知不夠，自身管理素質(zhì)未得到提升，對(duì)內(nèi)控措施不及時(shí)調(diào)整，管理層仍沿用傳統(tǒng)的管理模式，會(huì)使管理混亂，員工無(wú)所適從，影響企業(yè)的發(fā)展。三、erp環(huán)境下中小企業(yè)

8、內(nèi)部控制的建議1.加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)業(yè)務(wù)技能方面：erp 是科學(xué)管理流程的數(shù)字化表達(dá)。但許多員工對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)知還停留在簡(jiǎn)單輸入、輸出數(shù)據(jù)上面，系統(tǒng)中很多統(tǒng)計(jì)分析功能及監(jiān)控機(jī)制，并未被充分發(fā)掘運(yùn)用。因此，當(dāng)企業(yè)在推行 erp 系統(tǒng)上線前，應(yīng)注重對(duì)有關(guān)員工的培訓(xùn)工作，并且應(yīng)建立員工培訓(xùn)長(zhǎng)效機(jī)制，促進(jìn)員工的知識(shí)、技能持續(xù)更新，不斷提高員工的服務(wù)效能，發(fā)揮erp系統(tǒng)的作用。職業(yè)道德方面：中小企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)人力資源方面管理，加強(qiáng)全體員工的職業(yè)道德培訓(xùn)，招聘員工應(yīng)遵循德才兼?zhèn)洹⒁缘聻橄仍瓌t。在運(yùn)用erp過(guò)程中，對(duì)于企業(yè)涉及關(guān)鍵技術(shù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密的崗位，應(yīng)當(dāng)與該崗位員工簽訂有關(guān)保密協(xié)議，明確保密義務(wù)。2.加強(qiáng)

9、系統(tǒng)安全管理（1）中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)erp系統(tǒng)維護(hù)流程的管理，嚴(yán)格按照維護(hù)工作外包制度、工作流程和相關(guān)要求，組織開(kāi)展業(yè)務(wù)外包，并與承包方簽訂外包合同，確保承包方嚴(yán)格履行業(yè)務(wù)外包合同，注重保密協(xié)議的簽訂，明確保密的內(nèi)容和范圍及義務(wù)，最大限度減少機(jī)密信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。（2）中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)、重要性程度、保密要求等情況確定信息系統(tǒng)的安全等級(jí)，對(duì)不同等級(jí)信息的授權(quán)使用制定制度，嚴(yán)格按授權(quán)等級(jí)進(jìn)行操作，重視對(duì)重要業(yè)務(wù)系統(tǒng)的訪問(wèn)權(quán)限管理，建立安全保密和泄密責(zé)任的追究制度。（3）中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立系統(tǒng)數(shù)據(jù)定期備份制度，明確備份內(nèi)容、備份時(shí)點(diǎn)、備份責(zé)任人，定期檢查備份情況；建立關(guān)鍵信息設(shè)備的管理，指定專門(mén)部

10、門(mén)管理信息設(shè)備存放地點(diǎn)的環(huán)境，指定專人檢查，責(zé)任落實(shí)到人。3.加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部控制系統(tǒng)更新，提升erp系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)的融合erp系統(tǒng)不是獨(dú)立的系統(tǒng)，中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有內(nèi)部控制系統(tǒng)的更新，與時(shí)俱進(jìn)，把erp系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)融合，逐步將內(nèi)控系統(tǒng)嵌入erp系統(tǒng)。內(nèi)部控制管理從財(cái)務(wù)控制入手，確保業(yè)務(wù)執(zhí)行各環(huán)節(jié)在erp系統(tǒng)中得到反應(yīng)，提升內(nèi)部控制的時(shí)效性，拓展預(yù)警功能，對(duì)業(yè)務(wù)流程各環(huán)節(jié)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)提出預(yù)警，對(duì)提出的預(yù)警確定專門(mén)人員核查匯報(bào)，制定匯報(bào)時(shí)限和越級(jí)匯報(bào)制度，使管理層能夠有充分的時(shí)間做好風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。改變中小企業(yè)傳統(tǒng)的事后控制模式，加強(qiáng)事中控制，提升事前分析和預(yù)測(cè)，減少企業(yè)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。4.加

11、強(qiáng)erp系統(tǒng)的更新erp 環(huán)境下的內(nèi)部控制工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期工程，要建立長(zhǎng)遠(yuǎn)有效的制度，以使內(nèi)部控制制度能合理保證企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。erp 系統(tǒng) 的開(kāi)發(fā)和變更、業(yè)務(wù)處理流程的變化及新業(yè)務(wù)的增加等都會(huì)改變企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，只有不斷對(duì)控制流程和控制措施進(jìn)行修正，才能完善內(nèi)控制度的規(guī)范，保證制度規(guī)范的健全性。企業(yè)應(yīng)建立erp系統(tǒng)定期更新制度，加強(qiáng)對(duì)erp系統(tǒng)的維護(hù)，建立健全長(zhǎng)效機(jī)制，常抓不懈，避免出現(xiàn)前清后亂、工作重復(fù)的情況。5.加強(qiáng)管理層風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)管理層的風(fēng)險(xiǎn)理念影響企業(yè)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制程度及采取的措施。管理層應(yīng)通過(guò)學(xué)習(xí)加強(qiáng)對(duì)erp系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)對(duì)erp系統(tǒng)的了解，提高風(fēng)險(xiǎn)敏感度，充分認(rèn)識(shí)erp風(fēng)險(xiǎn)的特性。只有全面識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，合理評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，才能制定恰當(dāng)?shù)膬?nèi)部控制措施，使風(fēng)險(xiǎn)降到中小企業(yè)可承受范圍之內(nèi)。運(yùn)用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行企業(yè)管理已成為主流，erp系統(tǒng)在中小企業(yè)里運(yùn)用更是比比皆是，討論erp環(huán)境下中小企業(yè)內(nèi)部控制的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施，是順應(yīng)時(shí)事的。運(yùn)用erp系統(tǒng)內(nèi)部控制將產(chǎn)生新的問(wèn)題，但更應(yīng)看到給企業(yè)帶來(lái)的好處。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的今天，內(nèi)部控制更是中小企業(yè)發(fā)展壯大、實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略