標準流程——銷售部分

1、銷售業(yè)務(wù)部分銷售及銷售結(jié)算普通銷售（先結(jié)后配）一、業(yè)務(wù)說明：銷售業(yè)務(wù)的主體過程是一筆交易的確定過程，在大多數(shù)的企業(yè)中銷售業(yè)務(wù)的主體過程常常細化為很多的步驟，一般會細分為銷售合同的確定過程、銷售開票過程、銷售結(jié)算過程、銷售收款過程。本部分我們介紹結(jié)算前的步驟，其涉及的崗位有：業(yè)務(wù)員、合同管理員、開票員、業(yè)務(wù)經(jīng)理等銷售業(yè)務(wù)一般起始于銷售合同，銷售合同從作用期可以分為以下三類A 正常合同：其有效期通常為一個季度，主要用于省外的商品調(diào)撥。這種合同市級批發(fā)公司使用較多。合同的約束非常嚴格，對商品、數(shù)量、價格、發(fā)貨方式、運輸方式、交貨時間都有明確的規(guī)定。銷售合同由公司業(yè)務(wù)員或業(yè)務(wù)經(jīng)理同客戶簽訂，并要由專門

2、的合同管理員進行管理，且在銷售開票時，開票員必須按合同的規(guī)定開票。B 臨時合同：其從來源形式上比較多，如電話記錄、電報、傳真、便條等。該類合同馬上就執(zhí)行開票，無正式的紙面合同，但一般存在紙面的要貨計劃。該類合同一般不錄入計算機。C 銷售協(xié)議：其通常是比較長期的合同，一般為一年。它一般約束總銷售額或品種的銷售額、銷售數(shù)量，并規(guī)定返利形式。它以總量返利為主，它并不對銷售開票業(yè)務(wù)進行嚴格的約束。銷售協(xié)議也由公司業(yè)務(wù)員或業(yè)務(wù)經(jīng)理同客戶簽訂，并由專人進行存檔管理。這類合同一般不直接影響銷售開票，而是對相關(guān)統(tǒng)計提供基礎(chǔ)參數(shù)依據(jù)合同或要貨計劃開票員進行銷售開票。銷售開票時開票員需確保以下事項：A 銷售開票必

3、須同合同或要貨計劃內(nèi)容一致B 庫存數(shù)量可以滿足開票數(shù)量C 客戶的欠款天數(shù)未超過公司制定的信譽天數(shù)D 客戶的欠款金額未超過公司制定的信譽額度E 當本人的權(quán)限不足不能開票時，需向業(yè)務(wù)經(jīng)理反映先結(jié)后配是普通銷售的一種模式。是先由財務(wù)結(jié)算確認收入、應(yīng)收帳款，后允許庫房出庫配貨的簡稱。二、流程圖：三、流程圖說明：A、 銷售開票的依據(jù)來源于兩方面：業(yè)務(wù)員同客戶簽訂的銷售合同（銷售合同由合同管理員管理），業(yè)務(wù)值班員接到要貨信息登記的要貨計劃。B、 系統(tǒng)在銷售開票時檢查客戶的信譽額度、信譽天數(shù)，若不符合公司規(guī)定，需要填寫審批單（手工單據(jù)）由上級領(lǐng)導(dǎo)進行審批；審批后通過后銷售單可以確定并打印。銷售單作廢時需要確

4、認庫房未將銷售單對應(yīng)的出庫單出庫記賬，銷售單對應(yīng)的銷售結(jié)算單是臨時狀態(tài)。（當先結(jié)后配的銷售單作廢時，系統(tǒng)將其對應(yīng)的結(jié)算單作廢）C、 發(fā)票開票員依據(jù)銷售單開出發(fā)票，并將發(fā)票交財務(wù)人員，應(yīng)收帳管理員依據(jù)發(fā)票確定銷售單并登記應(yīng)收帳。財務(wù)蓋章后的發(fā)票交儲運部門執(zhí)行出庫流程。發(fā)票作廢時需要確認銷售結(jié)算單已經(jīng)為臨時狀態(tài)且即將被作廢。四、單據(jù)說明：A、 銷售合同：業(yè)務(wù)員同客戶簽訂的正式銷售合同，開票時必須嚴格依據(jù)合同執(zhí)行。B、 要貨計劃：業(yè)務(wù)值班員收到的臨時要貨通知的記錄（一般不錄入計算機）。C、 審批單：需要開出的銷售單不符合公司規(guī)定時開票員上報領(lǐng)導(dǎo)進行審批的單據(jù)。D、 銷售單：開票員由系統(tǒng)中開出并打印的

5、確認銷售的單據(jù)。E、 發(fā)票：發(fā)票開票員依據(jù)銷售單開具的正式發(fā)票。五、報表說明：A、 銷售報表：統(tǒng)計某一時間段內(nèi)銷售、結(jié)算及發(fā)票等信息B、 銷售合同報表：查詢銷售合同相關(guān)信息六、崗位職責(zé)：A、 業(yè)務(wù)員：負責(zé)同客戶簽訂銷售合同，在超過公司規(guī)定的信譽額度、信譽天數(shù)不能開票時，向上級領(lǐng)導(dǎo)說明情況。定期對銷售單、合同進行查詢、核對。B、 合同管理員：將銷售合同錄入系統(tǒng)并對書面銷售合同進行分類管理。將確認取消的銷售合同在系統(tǒng)中作廢。C、 業(yè)務(wù)值班員：接收客戶的臨時要貨通知，并依據(jù)通知登記要貨計劃。D、 開票員：依據(jù)要貨計劃或銷售合同在系統(tǒng)中開出銷售單，確定并打印。若銷售單不符合公司規(guī)定的信譽額度、信譽天數(shù)

6、被系統(tǒng)拒絕保存時通知相關(guān)業(yè)務(wù)員并填寫手工審批單交上級領(lǐng)導(dǎo)審批。將確定取消的銷售單作廢。E、 發(fā)票開票員：依據(jù)銷售單開具正式發(fā)票。將確定取消的發(fā)票作廢F、 應(yīng)收帳管理員：依據(jù)發(fā)票確定銷售結(jié)算單，并將傳票記賬登記應(yīng)收帳。對于回退處理要將結(jié)算單對應(yīng)的傳票取消記賬，并將結(jié)算單取消確定。七、崗位操作規(guī)范：A、 業(yè)務(wù)員：銷售合同明細查詢、銷售單明細查詢、銷售單作廢信息查詢B、 業(yè)務(wù)值班員：無系統(tǒng)內(nèi)工作C、 開票員：銷售開票、銷售單作廢信息查詢D、 發(fā)票開票員：銷售結(jié)算單管理、發(fā)票使用情況E、 應(yīng)收帳管理員：銷售結(jié)算單管理、傳票管理、查詢應(yīng)收帳匯總表、查詢應(yīng)收帳明細帳、回退銷售結(jié)算單確定八、可簡化的業(yè)務(wù)流程

7、：A、 若公司沒有嚴格的銷售合同管理，可以不使用銷售合同。B、 若公司不管理客戶的信譽額度、信譽天數(shù)，可以跳過審批流程九、可能遇到的特殊問題：A、 公司存在較為復(fù)雜的價格政策，如最低限價政策、批量價政策，需要使用系統(tǒng)中的一些相關(guān)功能或通過專項解決。B、 開發(fā)票時發(fā)票的單價同銷售單的單價不同，需要對臨時的銷售結(jié)算單進行修改。C、 這種配貨模式不允許存在壓票現(xiàn)象，否則無法發(fā)貨。十、配置說明：A、 設(shè)置銷售開票的功能行為屬性，缺省銷售模式：普通銷售、配貨模式：先結(jié)后配。B、 定義打印單據(jù)的外部序列號。C、 設(shè)置銷售結(jié)算單管理的功能行為屬性，選擇對應(yīng)的傳票類型。普通銷售（先配后結(jié)）一、業(yè)務(wù)說明：先結(jié)后

8、配是普通銷售的一種模式，指貨先發(fā)給客戶，隨后財務(wù)進行確認收入。在PM系統(tǒng)中，發(fā)貨的起點是庫房配貨，也就是說，庫房先配貨出庫，而財務(wù)后結(jié)算的簡稱。其它特征同先結(jié)后配模式基本相同。二、流程圖:三、流程圖說明：A、 銷售開票的依據(jù)來源于兩方面：業(yè)務(wù)員同客戶簽訂的銷售合同（銷售合同由合同管理員管理），業(yè)務(wù)值班員接到要貨信息登記的要貨計劃。B、 系統(tǒng)在銷售開票時檢查客戶的信譽額度、信譽天數(shù)，若不符合公司規(guī)定，需要填寫審批單（手工單據(jù)）由上級領(lǐng)導(dǎo)進行審批；審批后通過后銷售單可以確定并打印。銷售單作廢時需要確認庫房未將銷售單對應(yīng)的出庫單出庫記賬，銷售單對應(yīng)的銷售結(jié)算單是臨時狀態(tài)。C、 發(fā)票開票員對銷售單進行

9、核對，確認無誤后進入系統(tǒng)簽發(fā)物流指令并開出發(fā)票，并將發(fā)票交財務(wù)人員，應(yīng)收帳管理員依據(jù)發(fā)票確定銷售單并登記應(yīng)收帳?；赝颂幚頃r傳票取消記賬后，銷售結(jié)算單需要在系統(tǒng)中被回退確定并作廢。發(fā)票作廢時需要確認銷售結(jié)算單已經(jīng)被作廢。四、單據(jù)說明：A、 銷售合同：業(yè)務(wù)員同客戶簽訂的正式銷售合同，開票時必須嚴格依據(jù)合同執(zhí)行。B、 要貨計劃：業(yè)務(wù)值班員收到的臨時要貨通知的記錄（一般不錄入計算機）。C、 審批單：需要開出的銷售單不符合公司規(guī)定時開票員上報領(lǐng)導(dǎo)進行審批的單據(jù)。D、 銷售單：開票員由系統(tǒng)中開出并打印的確認銷售的單據(jù)。E、 發(fā)票：發(fā)票開票員依據(jù)銷售單開具的正式發(fā)票。五、報表說明：A、 銷售報表：統(tǒng)計某一時

10、間段內(nèi)銷售、結(jié)算及發(fā)票等信息B、 銷售合同報表：查詢銷售合同相關(guān)信息六、崗位職責(zé)：A、 業(yè)務(wù)員：負責(zé)同客戶簽訂銷售合同，在超過公司規(guī)定的信譽額度、信譽天數(shù)不能開票時，向上級領(lǐng)導(dǎo)說明情況。定期對銷售單、合同進行查詢、核對。B、 合同管理員：將銷售合同錄入系統(tǒng)并對書面銷售合同進行分類管理。將確認取消的銷售合同作廢。C、 業(yè)務(wù)值班員：接收客戶的臨時要貨通知，并依據(jù)通知登記要貨計劃。D、 開票員：依據(jù)要貨計劃或銷售合同在系統(tǒng)中開出銷售單，確定并打印。若銷售單不符合公司規(guī)定的信譽額度、信譽天數(shù)被系統(tǒng)拒絕保存時通知相關(guān)業(yè)務(wù)員并填寫手工審批單交上級領(lǐng)導(dǎo)審批。將確認取消的銷售單作廢。E、 發(fā)票開票員：核對銷售

11、單簽發(fā)物流指令并依據(jù)銷售單開具正式發(fā)票。將確認取消的發(fā)票作廢。F、 應(yīng)收帳管理員：依據(jù)發(fā)票確定銷售結(jié)算單，并登記應(yīng)收帳。對應(yīng)回退處理需要將傳票取消記賬，將結(jié)算單回退確定并作廢。七、崗位操作規(guī)范：A、 業(yè)務(wù)員：銷售合同明細查詢、銷售單明細查詢、銷售單作廢信息查詢B、 業(yè)務(wù)值班員：無系統(tǒng)內(nèi)工作C、 開票員：銷售開票、銷售單作廢信息查詢D、 發(fā)票開票員：銷售結(jié)算單管理、財務(wù)簽發(fā)物流指令、發(fā)票使用情況E、 應(yīng)收帳管理員：銷售結(jié)算單管理、傳票管理、查詢應(yīng)收帳匯總表、查詢應(yīng)收帳明細帳、回退銷售結(jié)算單確定八、可簡化的業(yè)務(wù)流程：A、 若公司沒有嚴格的銷售合同管理，可以不使用銷售合同。B、 若公司不管理客戶的信

12、譽額度、信譽天數(shù)，可以跳過審批流程。C、 財務(wù)簽發(fā)物流指令可以自動執(zhí)行。九、可能遇到的特殊問題：A、 公司存在較為復(fù)雜的價格政策，如最低限價政策、批量價政策，需要使用系統(tǒng)中的一些相關(guān)功能或通過專項解決。B、 開發(fā)票時發(fā)票的單價同銷售單的單價不同，需要對臨時的銷售結(jié)算單進行修改。C、 存在壓票現(xiàn)象時，開發(fā)票的開票員應(yīng)確認哪些銷售單需要開發(fā)票，銷售單財務(wù)要留存。十、配置說明：A、 設(shè)置銷售開票的功能行為屬性，缺省銷售模式：普通銷售、配貨模式：先配后結(jié)。B、 設(shè)置銷售開票的功能行為屬性，自動簽發(fā)物流指令依據(jù)情況選擇。C、 定義打印單據(jù)的外部序列號。D、 設(shè)置銷售結(jié)算單管理的功能行為屬性，選擇對應(yīng)的傳

13、票類型。委托銷售一、業(yè)務(wù)說明：一種特殊的銷售，它的特點是發(fā)出商品時將商品的成本接轉(zhuǎn)到委托銷售發(fā)出商品中，發(fā)出商品時不確定銷售的實現(xiàn)，只有在收到被委托企業(yè)的委托銷售清單時才確定收入。二、流程圖：（注：委托銷售的回退業(yè)務(wù)同普通銷售的先配后結(jié)基本一致，請參照先配后結(jié)流程圖）三、流程圖說明：A、 銷售開票的依據(jù)來源于兩方面：業(yè)務(wù)員同客戶簽訂的銷售合同（銷售合同由合同管理員管理），業(yè)務(wù)值班員接到要貨信息登記的要貨計劃。B、 系統(tǒng)在銷售開票時檢查客戶的信譽額度、信譽天數(shù)，若不符合公司規(guī)定，需要填寫審批單（手工單據(jù)）由上級領(lǐng)導(dǎo)進行審批；審批后通過后銷售單可以確定并打印。將打印出的銷售單其中一聯(lián)傳至財務(wù)進行存

14、貨處理。銷售單作廢時需要確認庫房未將銷售單對應(yīng)的出庫單出庫記賬，銷售單對應(yīng)的銷售結(jié)算單是臨時狀態(tài)。C、 發(fā)票開票員對銷售單進行核對，確認無誤后進入系統(tǒng)簽發(fā)物流指令并開出發(fā)票，并將發(fā)票交財務(wù)人員，開發(fā)票前應(yīng)由財務(wù)主管確認需要進行結(jié)算的銷售單。應(yīng)收帳管理員依據(jù)發(fā)票確定銷售單并登記應(yīng)收帳。回退處理時傳票取消記賬后，銷售結(jié)算單需要在系統(tǒng)中被回退確定并作廢。發(fā)票作廢時需要確認銷售結(jié)算單已經(jīng)被作廢。四、單據(jù)說明：A、 銷售合同：業(yè)務(wù)員同客戶簽訂的正式銷售合同，開票時必須嚴格依據(jù)合同執(zhí)行。B、 要貨計劃：業(yè)務(wù)值班員收到的臨時要貨通知的記錄（一般不錄入計算機）。C、 審批單：需要開出的銷售單不符合公司規(guī)定時開

15、票員上報領(lǐng)導(dǎo)進行審批的單據(jù)。D、 銷售單：開票員由系統(tǒng)中開出并打印的確認銷售的單據(jù)。E、 發(fā)票：發(fā)票開票員依據(jù)銷售單開具的正式發(fā)票。五、報表說明：A、 銷售報表：統(tǒng)計某一時間段內(nèi)銷售、結(jié)算及發(fā)票等信息B、 銷售合同報表：查詢銷售合同相關(guān)信息六、崗位職責(zé)：A、 業(yè)務(wù)員：負責(zé)同客戶簽訂銷售合同，在超過公司規(guī)定的信譽額度、信譽天數(shù)不能開票時，向上級領(lǐng)導(dǎo)說明情況。定期對銷售單、合同進行查詢、核對。B、 合同管理員：將銷售合同錄入系統(tǒng)并對書面銷售合同進行分類管理。將確認取消的銷售合同作廢。C、 業(yè)務(wù)值班員：接收客戶的臨時要貨通知，并依據(jù)通知登記要貨計劃。D、 開票員：依據(jù)要貨計劃或銷售合同在系統(tǒng)中開出銷

16、售單，確定并打印。若銷售單不符合公司規(guī)定的信譽額度、信譽天數(shù)被系統(tǒng)拒絕保存時通知相關(guān)業(yè)務(wù)員并填寫手工審批單交上級領(lǐng)導(dǎo)審批。將確認取消的銷售單作廢。E、 發(fā)票開票員：核對銷售單簽發(fā)物流指令并依據(jù)財務(wù)主管確認要進行結(jié)算的銷售單開具正式發(fā)票。將確認取消的發(fā)票作廢。F、 應(yīng)收帳管理員：依據(jù)發(fā)票確定銷售結(jié)算單，并登記應(yīng)收帳。對應(yīng)回退處理需要將傳票取消記賬，將結(jié)算單回退確定并作廢。七、崗位操作規(guī)范：A、 業(yè)務(wù)員：銷售合同明細查詢、銷售單明細查詢、銷售單作廢信息查詢B、 業(yè)務(wù)值班員：無系統(tǒng)內(nèi)工作C、 開票員：銷售開票、銷售單作廢信息查詢D、 發(fā)票開票員：銷售結(jié)算單管理、財務(wù)簽發(fā)物流指令、發(fā)票使用情況E、 應(yīng)

17、收帳管理員：銷售結(jié)算單管理、傳票管理、查詢應(yīng)收帳匯總表、查詢應(yīng)收帳明細帳、回退銷售結(jié)算單確定八、可簡化的業(yè)務(wù)流程：A、 若公司沒有嚴格的銷售合同管理，可以不使用銷售合同。B、 若公司不管理客戶的信譽額度、信譽天數(shù)，可以跳過審批流程。C、 財務(wù)簽發(fā)物流指令可以自動執(zhí)行。九、可能遇到的特殊問題：A、 公司存在較為復(fù)雜的價格政策，如最低限價政策、批量價政策，需要使用系統(tǒng)中的一些相關(guān)功能或通過專項解決。B、 開發(fā)票時發(fā)票的單價同銷售單的單價不同，需要對臨時的銷售結(jié)算單進行修改。C、 開發(fā)票的開票員應(yīng)確認哪些銷售單需要開發(fā)票，銷售單財務(wù)要留存。十、配置說明：A、 設(shè)置銷售開票的功能行為屬性，缺省銷售模式

18、：委托銷售B、 設(shè)置銷售開票的功能行為屬性，自動簽發(fā)物流指令依據(jù)情況選擇。C、 定義打印單據(jù)的外部序列號。D、 設(shè)置銷售結(jié)算單管理的功能行為屬性，選擇對應(yīng)的傳票類型。銷售收款：一、業(yè)務(wù)說明：銷售收款業(yè)務(wù)一般分為以下三類：現(xiàn)款現(xiàn)貨：要求客戶在發(fā)貨或開出發(fā)票后立即進行付款的業(yè)務(wù)。（在系統(tǒng)中此類型付款單由現(xiàn)結(jié)的銷售結(jié)算單確定時自動產(chǎn)生）沖減應(yīng)收：客戶針對應(yīng)收帳款回款的業(yè)務(wù)。預(yù)收：要求客戶在發(fā)貨前付款的業(yè)務(wù)。（在系統(tǒng)中預(yù)付款不針對貨品）二、流程圖：三、流程圖說明：對于現(xiàn)款現(xiàn)貨的業(yè)務(wù)，現(xiàn)結(jié)類型的銷售結(jié)算單確定時產(chǎn)生銷售收款單。沖減應(yīng)收的業(yè)務(wù)需要應(yīng)收帳管理員在系統(tǒng)中依據(jù)回款由銷售單生成收款單。預(yù)收款的業(yè)務(wù)由應(yīng)收帳管理員依據(jù)回款直接填寫預(yù)收類型的收款單，后續(xù)由銷售結(jié)算流程進行預(yù)收款轉(zhuǎn)出。收款單確定后應(yīng)收帳管理員將對應(yīng)的傳票記賬，登記應(yīng)收帳。進行銷售收款回退業(yè)務(wù)時需要先將收款單對應(yīng)的傳票取消記賬，然后作廢銷售收款單。四、單據(jù)說明：A、 發(fā)票：發(fā)票開票員依據(jù)銷售單開具的正式發(fā)票。一般情況下客戶的回款同發(fā)票有對應(yīng)關(guān)系。B、 銷售收款單（現(xiàn)收）：由現(xiàn)結(jié)類型的銷售結(jié)算單確定時產(chǎn)生銷售收款單。C、 銷售收款單（沖減應(yīng)收）：由應(yīng)收帳管理員在系統(tǒng)中依據(jù)回款由銷售單生成的收款單。D、 銷售收款單（預(yù)收）：由應(yīng)收帳管理員依據(jù)回款直接填寫預(yù)收類型的收款單。五、報表說明：A、銷售回款報表：統(tǒng)計某一時間段