檔案數(shù)字化在醫(yī)院檔案中的應(yīng)用價(jià)值

1、    檔案數(shù)字化在醫(yī)院檔案中的應(yīng)用價(jià)值    魏海鋒【摘要】本文首先論述了檔案數(shù)字化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值，然后分析當(dāng)前醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問(wèn)題，并提出相關(guān)解決對(duì)策，以期更好地推動(dòng)醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)?！娟P(guān)鍵詞】醫(yī)院;檔案管理;數(shù)字化;應(yīng)用價(jià)值醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在日常工作中所形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄與生產(chǎn)資料，種類(lèi)有很多，包括醫(yī)院行政管理、黨群管理、科教、人事、財(cái)務(wù)、設(shè)備、基建等不同類(lèi)型。檔案數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、高速掃描技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與聲像檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，保存在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，方便對(duì)檔案資源的保管

2、與利用。本文就當(dāng)前醫(yī)院檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，探討解決對(duì)策。一、醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用價(jià)值（一）更好地保存珍貴的檔案原件。傳統(tǒng)的檔案管理方式容易導(dǎo)致檔案原件缺損或遺失，影響檔案的完整性。將檔案管理數(shù)字化一般可利用電腦管理電子版檔案。有效解決了原件經(jīng)常被利用而造成缺失的問(wèn)題，使很多珍貴的資料原件得以保存下來(lái)。（二）轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)文件歸檔方式，提高了檔案資源的利用率。檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后，工作人員無(wú)需耗費(fèi)大量的精力與時(shí)間去對(duì)檔案資料進(jìn)行整理與記錄，從而避免了由于一處改動(dòng)所引起的連鎖改動(dòng)，節(jié)省了人力物力。同時(shí)，檔案人員從過(guò)去的手工工作中解放出來(lái)，提高了工作效率。（三）促使醫(yī)院整體管理水平提升

3、。隨著檔案數(shù)字化進(jìn)程的發(fā)展，醫(yī)院能夠把護(hù)理流程、臨床管理、經(jīng)濟(jì)核算與分析等檔案信息進(jìn)行有機(jī)融合，構(gòu)建起更有效的監(jiān)管平臺(tái)。不僅能滿足醫(yī)院管理的需要，也能節(jié)省不必要的成本投入。同時(shí)，檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，檔案管理工作將發(fā)揮出更強(qiáng)大的支持效用，進(jìn)一步提高了醫(yī)院整體管理水平，讓醫(yī)院各項(xiàng)工作能夠有序開(kāi)展，防止嚴(yán)重的醫(yī)患矛盾發(fā)生。二、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理數(shù)字化發(fā)展存在的問(wèn)題（一）缺乏足夠的重視。醫(yī)院管理層對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏足夠的重視，對(duì)這項(xiàng)工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)意義認(rèn)識(shí)不足。檔案數(shù)字化建設(shè)工作的開(kāi)展主要取決于醫(yī)院管理層的支持以及各科室的積極配合，尤其是院領(lǐng)導(dǎo)的重視尤為重要。由于檔案管理數(shù)字化不同于其他工作，難以體現(xiàn)出

4、相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，因此，醫(yī)院管理層與職工對(duì)這項(xiàng)工作不夠重視，甚至在日常工作中存在懈怠心理，制約了檔案管理數(shù)字化水平的提升。（二）軟硬件投入不足。由于重視不足，因此在軟硬件設(shè)施方面的投入明顯不足，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化建設(shè)滯后，難以滿足醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展的需要。從硬件層面來(lái)說(shuō)，應(yīng)配備專(zhuān)業(yè)的高速拍攝儀、掃描儀，滿足檔案數(shù)字化管理的需要。但從現(xiàn)實(shí)來(lái)看，現(xiàn)有的設(shè)備老舊，難以滿足檔案數(shù)字化建設(shè)的需要。從軟件層面來(lái)說(shuō)，檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立，系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換困難。此外，數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)服務(wù)器大多設(shè)置在局域網(wǎng)內(nèi)，不能與其他利用者共享，不能充分發(fā)揮出數(shù)字檔案的價(jià)值。（三）缺乏專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化檔案管理人才。檔

5、案數(shù)字化建設(shè)離不開(kāi)一支復(fù)合型的檔案專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍的支持，但從現(xiàn)實(shí)來(lái)看，醫(yī)院大部分檔案員身兼數(shù)職，也非檔案專(zhuān)業(yè)出身，檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)匱乏，信息技術(shù)水平有限，因此，不能輕松勝任檔案數(shù)字化管理工作。這在一定程度上影響了檔案數(shù)字化水平的提升。三、新時(shí)期醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的策略（一）更新觀念，高度重視檔案數(shù)字化管理工作。院領(lǐng)導(dǎo)必須充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的意義，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供有力的支持。檔案資源不僅僅是醫(yī)院發(fā)展的重要記錄，也是開(kāi)展醫(yī)療科研、教學(xué)、行政管理、解決醫(yī)患矛盾的重要資料。為此，院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案數(shù)字化建設(shè)提升到醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略層面，高度重視這項(xiàng)工作，加大資金與資源的投入。要在醫(yī)院內(nèi)部營(yíng)造濃

6、厚的檔案數(shù)字化建設(shè)氛圍，利用教育培訓(xùn)與日常會(huì)議等機(jī)會(huì)向全體職工宣傳檔案數(shù)字化建設(shè)的意義，增強(qiáng)院領(lǐng)導(dǎo)、職工以及檔案人員的檔案管理意識(shí)，使其主動(dòng)配合好檔案數(shù)字化管理工作的開(kāi)展。（二）逐步完善檔案信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)施。為提高檔案數(shù)字化管理水平，必須盡快完善軟硬件設(shè)施。首先配備功能先進(jìn)的掃描儀、電腦、復(fù)印機(jī)，根據(jù)檔案對(duì)載體的需求購(gòu)進(jìn)對(duì)應(yīng)類(lèi)型的設(shè)備，以獲取高質(zhì)量的電子檔案。與相關(guān)軟件開(kāi)發(fā)公司合作，設(shè)立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)間的對(duì)接接口，并加強(qiáng)對(duì)檔案員的培訓(xùn)，保證工作成效。同時(shí)，注重設(shè)備管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)間的有效銜接，并建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步豐富檔案資源。調(diào)整數(shù)據(jù)庫(kù)局域網(wǎng)，善于利用

7、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)，加強(qiáng)與其他醫(yī)院及醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案資源共享，使檔案資源利用率得到有效提升，充分發(fā)揮出檔案資源的利用價(jià)值。（三）加強(qiáng)檔案資源的信息安全管理。不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案面臨的主要風(fēng)險(xiǎn)就是網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，易受到黑客攻擊，導(dǎo)致信息被竊、信息丟失等。為此，必須加強(qiáng)對(duì)檔案運(yùn)行環(huán)境的安全管理。為數(shù)據(jù)設(shè)立獨(dú)立運(yùn)行設(shè)施，將存儲(chǔ)檔案的設(shè)備放在遠(yuǎn)離磁場(chǎng)的環(huán)境中，保護(hù)設(shè)備電源，可建立獨(dú)立電源室，以保證數(shù)據(jù)庫(kù)能安全運(yùn)行。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的備份管理，便于恢復(fù)丟失受損的電子檔案，保證檔案資源的完整性與安全性。醫(yī)院可根據(jù)實(shí)際情況選擇離線或在線備份，本地或異地備份的方式?？刹捎么疟P(pán)陣列保存信息量龐大的

8、電子檔案。重視對(duì)電子檔案的保密管理，避免被病毒、黑客攻擊，通常可利用軟件加密、硬件加密、混合加密的手段進(jìn)行保密管理。其中，最常見(jiàn)的是混合加密法，即采用用戶認(rèn)證、身份密碼、權(quán)限分配等措施來(lái)保護(hù)檔案信息的安全性。（四）加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案管理人才的培養(yǎng)。檔案工作者的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)在很大程度上影響到醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的成效。為此，必須重視對(duì)檔案數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)。首先，要出臺(tái)健全的醫(yī)院電子檔案管理制度，將電子檔案歸檔納入醫(yī)院的立卷歸檔制度范圍內(nèi)，并嚴(yán)格加以考查。其次，對(duì)檔案人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)相關(guān)數(shù)字設(shè)備、軟件系統(tǒng)的使用方法與技巧，掌握電子檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，著力提高他們的電子檔案管理水平。一方面，要

9、注重培訓(xùn)的深度，對(duì)醫(yī)院各科室部門(mén)、行政管理部門(mén)、檔案部門(mén)的人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，增強(qiáng)其數(shù)字檔案管理意識(shí);另一方面，要重視培訓(xùn)的深度，將檔案人員、數(shù)據(jù)錄入人員、信息管理員、計(jì)算機(jī)技術(shù)人員作為培訓(xùn)重點(diǎn)對(duì)象，重點(diǎn)培訓(xùn)數(shù)字化方面的知識(shí)。最后，醫(yī)院應(yīng)從高校、社會(huì)上引進(jìn)復(fù)合型檔案專(zhuān)業(yè)人才，彌補(bǔ)當(dāng)前檔案數(shù)字化人才不足的問(wèn)題。在加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案隊(duì)伍培養(yǎng)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)多引進(jìn)精通信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)扎實(shí)的復(fù)合型人才，從而為醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)提供有力的智力支持?！緟⒖嘉墨I(xiàn)】1張曉君.數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案中的應(yīng)用價(jià)值j.辦公室業(yè)務(wù)，2019，22（13）：89+98.2馬仁玲.對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化的思考j.現(xiàn)代國(guó)企研究，2016，24（2）：318-319.3許揚(yáng)，馬衛(wèi)星.數(shù)字化管