檔案管理信息化制約因素及應(yīng)對(duì)措施

1、    檔案管理信息化制約因素及應(yīng)對(duì)措施    方鳳英陳志文摘 要現(xiàn)階段檔案管理信息化的制約因素主要表現(xiàn)在三個(gè)方面，其中最根本的問(wèn)題是現(xiàn)階段檔案信息化管理的基礎(chǔ)工作不牢靠，最核心的問(wèn)題是檔案管理工作的保密性極差，最亟待解決的問(wèn)題是檔案管理工作的工作人員素質(zhì)普遍較低。針對(duì)這樣的制約因素，我們一方面要夯實(shí)基礎(chǔ)，另一方面要完善網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制，同時(shí)還要加大對(duì)人才的培養(yǎng)力度。關(guān)鍵詞檔案管理；信息化；制約因素；應(yīng)對(duì)措施前言隨著現(xiàn)階段科技的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，各個(gè)行業(yè)均已經(jīng)開(kāi)始采用信息化管理模式，檔案管理工作也不例外。檔案管理信息化具體是指在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，應(yīng)用相應(yīng)的

2、信息化技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)、利用、采集等等，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享。但是追究現(xiàn)階段檔案管理的現(xiàn)狀，卻呈現(xiàn)出來(lái)管理現(xiàn)狀不適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的特征，具體表現(xiàn)為檔案業(yè)務(wù)的重心不合理。本文將系統(tǒng)分析現(xiàn)階段檔案信息化制約的因素，并針對(duì)這些制約因素提供具體應(yīng)采納的應(yīng)對(duì)措施，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。一、簡(jiǎn)析檔案管理信息化的制約因素現(xiàn)階段檔案管理信息化的制約因素主要表現(xiàn)在三個(gè)方面，其中最根本的問(wèn)題是現(xiàn)階段檔案信息化管理的基礎(chǔ)工作不牢靠，最核心的問(wèn)題是檔案管理工作的保密性極差，最亟待解決的問(wèn)題是檔案管理工作的工作人員素質(zhì)普遍較低。事實(shí)上，制約檔案管理信息化的因素有很多，但這三個(gè)因素為最需要解決的因素，只有

3、從根本、核心和眼前的現(xiàn)狀著手，才能夠保證檔案信息化管理的科學(xué)合理。檔案管理的信息化管理基礎(chǔ)工作不牢靠方面，主要表現(xiàn)在硬件和軟件兩個(gè)方面。硬件方面存在的最主要問(wèn)題為檔案管理信息化的工具不健全，檔案管理信息化原則上需要的工具有很多，包括光盤(pán)、打印機(jī)、掃描儀、相機(jī)、磁盤(pán)等等，這些硬件設(shè)施只有齊全了才能夠保障檔案管理工作的全面落實(shí)，保障工作時(shí)間和工作效率。由于資金的有限和檔案管理信息化的配置有限，現(xiàn)階段檔案管理信息化的硬件設(shè)施一般都比較匱乏。軟件方面存在的最主要問(wèn)題為檔案管理的各個(gè)操作環(huán)節(jié)沒(méi)有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的流程管理，這樣的要求不統(tǒng)一會(huì)使得工作效率差，增大工作強(qiáng)度，延緩工作進(jìn)程。檔案管理的信息保密安全性差

4、是現(xiàn)階段檔案信息化管理存在的最核心問(wèn)題，具體表現(xiàn)為信息共享的保密性與共享性不能兼容。檔案信息的共享是檔案信息建設(shè)的基本要求之一，但是在共享的過(guò)程中，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)會(huì)使得病毒、黑客、木馬入侵到檔案內(nèi)部，這樣一來(lái)很容易出現(xiàn)信息外漏的現(xiàn)象。而由于信息化管理下的檔案載體與下載的信息并不是一體的，這樣檔案信息即使丟失，管理人員方面也極難發(fā)現(xiàn)，因此對(duì)于檔案信息的信息丟失問(wèn)題，也無(wú)從進(jìn)行補(bǔ)救工作的開(kāi)展。檔案信息化管理人員素質(zhì)低方面，主要表現(xiàn)在管理人員的能力不足。合格的檔案信息化管理工作者要求具備的理論知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能有很多，理論知識(shí)方面要求其掌握計(jì)算機(jī)方面的相應(yīng)技能，技能方面要求對(duì)檔案信息進(jìn)行加工和轉(zhuǎn)化，但是這

5、樣的專(zhuān)業(yè)人才往往不滿(mǎn)于檔案信息化管理給與的待遇，難以被聘用，這就導(dǎo)致了現(xiàn)階段我國(guó)檔案信息化管理人才的缺乏。二、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的有效對(duì)策上文中筆者已經(jīng)詳細(xì)概述了現(xiàn)階段我國(guó)檔案信息化管理存在的一些制約因素，本部分針對(duì)這些制約性因素，筆者提供具的解決措施以實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案的真正意義上的信息化管理。針對(duì)檔案信息化管理中存在的最根本問(wèn)題，我們首先要采取的措施是夯實(shí)檔案信息化管理的基礎(chǔ)，對(duì)檔案信息化管理的軟件和硬件均加以完善，一方面加強(qiáng)硬件的配置，另一方面完善軟件方面的配置。硬件方面檔案部門(mén)要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的注意，加大對(duì)電子設(shè)備的投入，配備檔案信息化管理需要的各種機(jī)器，并定期加以維護(hù)。軟件方面要制定一個(gè)合理的標(biāo)

6、準(zhǔn)化流程，要求檔案實(shí)行電子文件的制度化、專(zhuān)業(yè)化和規(guī)范化，確保電子檔案格式、大小、樣式的一致，只有這樣，才能在硬件和軟件兩個(gè)方面從根本上保障信息化管理的科學(xué)有效。針對(duì)檔案信息化管理中存在的核心問(wèn)題，我們要依賴(lài)計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)的安全，保障檔案信息化管理的安全運(yùn)行。具體可以從三個(gè)方面做起，首先要對(duì)儲(chǔ)備信息建立一個(gè)層次分明、角色明確的安全機(jī)制，并且配備合理的流程；其次要建立一個(gè)信息管理的管理系統(tǒng)和檢驗(yàn)機(jī)制，最重要的是設(shè)置防火墻，采取技術(shù)手段保障計(jì)算機(jī)上的不安全隱患被隔離和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全運(yùn)行。針對(duì)檔案管理信息化工作人員素質(zhì)低的問(wèn)題，我們可以采取的措施有兩個(gè)。首先要對(duì)現(xiàn)有的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和知識(shí)的普及，使其能夠掌握相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)技能，其次要加大對(duì)人才聘用的投資力度，進(jìn)行專(zhuān)業(yè)人員的招聘，使得更多的專(zhuān)業(yè)人才加入到檔案信息化管理中來(lái)，在管理的同時(shí)更帶動(dòng)人才的發(fā)展。三、結(jié)束語(yǔ)這就是檔案信息化管理的制約因素以及相應(yīng)的解決措施，希望本文能夠起到拋磚引玉的作用，為更多的檔案管理工作者帶來(lái)靈感，并推陳出新，發(fā)現(xiàn)更多檔案信息化管理方面的不足，并及時(shí)加以補(bǔ)充，最終促使檔案信息化管理向著科學(xué)的方向前進(jìn)。參考文獻(xiàn)：1高瑞芹.關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)高校檔案管理工作的思考j教育與職業(yè)2011（2