HSF文件控制程序

1、程序文件（第A/0版）文件名稱：文件控制程序文件編號(hào)：HSF-001受控狀態(tài)：修訂記錄）丁與版本修訂內(nèi)容修訂日期修訂人1A0首版發(fā)行2018.09.26文件分發(fā)部門部門簽名部門簽名業(yè)務(wù)部 行政部 采購部 財(cái)務(wù)部 生F技術(shù)品質(zhì)部總經(jīng)辦 文控中心編制：審核：批準(zhǔn):口機(jī)密一般 淤 未經(jīng)*有限公司許可，不得翻印、外傳.淤2018-10-10 生效文件編號(hào)HSF-001文件名稱文件控制程序版本/版次A0貞碼2/51.目的:為了使質(zhì)量及 HSF管理系統(tǒng)所使用之內(nèi)外部文件（標(biāo)準(zhǔn)和客戶圖面、技術(shù)資料，ISO9001標(biāo)準(zhǔn)文件，IECQ QC08000CB準(zhǔn)文件等）處理迅速、正確流通、應(yīng)用及管制，以確保各相關(guān)部門

2、 能適時(shí)獲得有效且適宜之最新文件。2. 范圍：凡影響質(zhì)量和HSF管理之文書化作業(yè)均屆之 。包含手冊(cè)、程序書、工作指導(dǎo)書、記錄表 單以及外來文件等。3. 定義：3.1文件：要求組織維持和控制的信息及其載體；3.2受控文件：指受文件控制中心控制發(fā)行的內(nèi)部和外來重要質(zhì)量文件、管理文件、基礎(chǔ)文件、項(xiàng)目文件和技術(shù)文件；3.3非受控文件：除受控文件外之文件，如非工作類信件、傳真、參考資料等。3.4 一階文件：手冊(cè)，定義公司管理系統(tǒng)政策、組織權(quán)責(zé)及目標(biāo)，并列舉出為達(dá)成既定政策及目 標(biāo)之指導(dǎo)綱要性文件。3.5二階文件：是指程序書為達(dá)成手冊(cè)規(guī)定之目標(biāo)，建立一系列辦法來確保工作按照一定的程序 執(zhí)行。3.6三階文件

3、：是指工作指導(dǎo)書用以說明手冊(cè)及程序書規(guī)定不足之部分，以及完成質(zhì)量和環(huán)境系 統(tǒng)之任務(wù)的詳細(xì)步驟、方法、要點(diǎn)等規(guī)定。3.7四階文件：是指質(zhì)量或環(huán)境活動(dòng)過程之記錄、表單，為追溯提供依據(jù)。3.8外來文件：（包括軟盤及光盤）客戶圖面、標(biāo)準(zhǔn)、承認(rèn)樣品等非本公司產(chǎn)生的文件。 例如： ISO9001國際標(biāo)準(zhǔn)文件，IECQ QC080000標(biāo)準(zhǔn)文件，國際安全規(guī)格文件（UL文件）標(biāo)準(zhǔn) 文件。需發(fā)行時(shí)，由文管中心蓋【外來文件】章，并在外來文件記錄表上登記。3.9外發(fā)文件：因業(yè)務(wù)需要，受控文件須提供給客戶，由管理代表核準(zhǔn)，并由文管中心蓋【外發(fā) 文件】章，并在外發(fā)文件記錄表上登記。3.10作廢文件：發(fā)行新版文件后之舊版

4、文件或失去效能之文件，此類文件須回收，并蓋上【作廢文件】印章。3.11電子資料：指公司網(wǎng)絡(luò)主系統(tǒng)及計(jì)算機(jī)使用的公司相關(guān)質(zhì)量或環(huán)境資料。4. 權(quán)責(zé)和權(quán)限：文管中心：4.1本辦程序制訂，文件發(fā)行、收繳、發(fā)放、保存、銷毀等4.2文件與資料制訂/審查/核準(zhǔn)：依文件制訂、審查、核準(zhǔn)權(quán)責(zé)一覽表；4.3分發(fā)/回收/銷毀及管制：文管中心；4.4制訂/修訂及廢止作業(yè)：各主導(dǎo)單位；4.5文件審查、核準(zhǔn)、權(quán)責(zé)一覽表：4.6文件修訂、申請(qǐng)審查、核準(zhǔn)權(quán)責(zé)一覽表：文件編號(hào)HSF-001文件名稱文件控制程序版本/版次A0貞碼3/5文件類別申請(qǐng)部門編制核準(zhǔn)保管部門質(zhì)量手冊(cè)品保部ISO9001推行小組總經(jīng)理文管中心HSF管理代

5、表HSF推行小組程序文件相關(guān)部門ISO9001推行小組HSF推行小組管理代表或以上文管中心作業(yè)指導(dǎo)書、表格相關(guān)部門相關(guān)部門主導(dǎo)主導(dǎo)部門科級(jí)主管或以上文管中心5.作業(yè)流程:5.1文件制訂作業(yè)：5.1.1文件制訂之格式及編號(hào)依據(jù)文件標(biāo)準(zhǔn)格式說明書及文件編號(hào)系統(tǒng)說明書進(jìn)行。5.1.2第三階文件如（SOP、SIP）及第四階文件可依實(shí)際需要格式制訂如客戶有要求或提供 格式，參見客戶格式即可。5.1.3文件制訂由各主導(dǎo)單位起草， 按照4.5權(quán)責(zé)規(guī)定進(jìn)行審查，核準(zhǔn)及4.6權(quán)責(zé)規(guī)定進(jìn)行文件制訂、修訂、廢止申請(qǐng)，并由文管中心發(fā)行。5.2文件修訂作業(yè)：5.2.1各相關(guān)執(zhí)行單位在按照文件規(guī)定執(zhí)行過程中，文件若有不合

6、現(xiàn)狀，需要修訂文件時(shí)，先由相關(guān)執(zhí)行單位提出修訂原因，經(jīng)原主導(dǎo)單位元確認(rèn)需要修訂時(shí)，由原主導(dǎo)單位填寫文件制訂、修訂、廢止申請(qǐng)單，按照 4.5對(duì)修訂文件審查、核準(zhǔn)及按照4.6對(duì)文件進(jìn)行修訂申請(qǐng)，并經(jīng)文管中心辦理發(fā)行。5.2.2作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（SOP），檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)（SIP） , PPA吶相關(guān)之文件需修訂時(shí)，不需要填寫文件 制訂、修訂、廢止申請(qǐng)單，直接由工程人員進(jìn)行修訂后，經(jīng)主辦單位主管審核及課級(jí)主管或以上核準(zhǔn)后，交文管中心發(fā)行管制。5.2.3文件與資料修訂后，文件編號(hào)不予變更，其版本變更規(guī)定如下： 5.2.3.1新制訂時(shí)版本為第一版以"1.0"表示，修訂時(shí)版次代碼遞增為1.1、1.2、1

7、.3 等。5.2.3.2文件變更如符合以下條件，文管中心（或工程單位元）應(yīng)以換版次形式變更文件：1. 規(guī)定事項(xiàng)不符合實(shí)際作業(yè)者；2. 規(guī)定事項(xiàng)與前階文件規(guī)定不符合者；3. 將未納入管制作業(yè)予以文件規(guī)定時(shí)；5.2.3.3屆變更版次文件，僅需修訂及發(fā)行變更之貞次，其他貞次不予重新發(fā) 行。例如：文件管制程序文件共10頁，第一次變更第2頁、第3頁,此時(shí)應(yīng)對(duì)貞次 2 、貞次3變更為1.1 ,（將已發(fā)行文件中修訂貞次，將加蓋文管發(fā)行章的貞次予 以更換原貞次），其他貞次仍為1.0 ;第二次變更第3頁、第5頁時(shí)，則對(duì)第3貞變更為1.2 ，第5頁變更為1.1 ,其他貞次不變。以后變更在此基礎(chǔ)上類推。5.2.3.

8、4文件變更如符合以下條件，文管中心應(yīng)以換版本形式變更文件：1. 外來標(biāo)準(zhǔn)變更需變更廠內(nèi)文件時(shí)；文件編號(hào)HSF-001文件名稱文件控制程序版本/版次A0貞碼4/52. 公司經(jīng)營方針改變，增加或減少生產(chǎn)產(chǎn)品，而需修訂文件時(shí)3. 作業(yè)流程有變更，需修訂文件時(shí)；4. 文件修改內(nèi)容較多/升版次到1.9 、2.9 ,時(shí)；5.2.3.5屆變更版本文件時(shí)，文管中心應(yīng)變更文件全部貞次及封面。5.2.3.6文件修訂時(shí)，須在文件封面修訂欄內(nèi)注明項(xiàng)次、貞次、章節(jié)變更內(nèi)容概述及修訂者、修訂日期（為方便修訂追溯，保留三次或以上之修訂記錄為宜 ）。5.3文件廢止作業(yè)：5.3.1各相關(guān)單位在按照文件規(guī)定執(zhí)行過程中，文件之規(guī)定

9、意義不大，需要廢止時(shí)，執(zhí)行， 單位提出廢止申請(qǐng)，經(jīng)主辦單位確認(rèn)需廢止時(shí)，由主辦單位填寫文件制訂、修訂、廢止申請(qǐng)單，依文件發(fā)行權(quán)責(zé)區(qū)分表4.6之規(guī)定辦理，交文管中心執(zhí)行。5.3.2文件廢止之回收、銷毀由文管中心執(zhí)行。5.4文件分發(fā)、收回作業(yè)：5.4.1經(jīng)頒布發(fā)行之文件，由文管中心依文件管理匯總表列表管理，并注明分發(fā)份數(shù)， 影印后加蓋文管發(fā)行章發(fā)行，并請(qǐng)接收單位丁文件分發(fā)、回收記錄表上，簽收。 公司內(nèi)部使用較頻繁之文件，如SIP、SOPT直接記錄文件分發(fā)、回收記、錄表中。5.4.2修訂與廢止時(shí)，舊版本失效文件應(yīng)丁新版文件發(fā)行時(shí)，由文管中心收回并加蓋作廢章。 5.4.3公司內(nèi)部發(fā)行之失效文件，各單位

10、元需要時(shí)，可蓋參考文件使用，不予回收。5.4.4文管中心每年整理文件管理匯總表兩次，注明文件最新版次或版本，并分發(fā)至各需 求單位確認(rèn)本單位是否為最新版次（版本）。若有疑問，向文管中心申領(lǐng)最新文件。5.4.5工程文件：由文管中心負(fù)責(zé)列管丁文件管理匯總表內(nèi)保存，需注明文件案名稱， 文件編號(hào)、版次（版本）及制定日期或客戶圖面發(fā)行日期。5.4.6作業(yè)規(guī)范：作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)之分發(fā)、回收由各主辦單位填寫文件分 發(fā)、回收記錄表，經(jīng)文管中心確認(rèn)簽字可蓋文件發(fā)行章。（若制訂新文件不須確認(rèn)回收之舊版文件，若為修訂之文件，需確認(rèn)舊版文件蓋作廢章）。5.4.7外來文件需發(fā)行至相關(guān)單位時(shí)，應(yīng)由接受單位到文管

11、中心登記丁外來文件一覽表后，方可復(fù)印或者移交至使用單位，但需加蓋文件發(fā)行章?？蛻魣D面由業(yè)務(wù)對(duì)其點(diǎn)收登記丁 顧客財(cái)產(chǎn)一覽表進(jìn)行維護(hù)保存，參見顧客財(cái)產(chǎn)管理程序；文管中心登記丁文件分發(fā)、回收記錄表發(fā)行管制。5.4.8文件若有遺失或損壞等情況，相關(guān)部門應(yīng)填寫文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單經(jīng)管理代表核準(zhǔn)后， 再補(bǔ)發(fā)。5.4.9暫行文件之發(fā)行與回收：5.4.9.1草擬資料因生產(chǎn)需要時(shí)，資料經(jīng)審核或核準(zhǔn)后，由文管中心加蓋“暫行使用”章發(fā)行。（暫行章有效期一個(gè)月）5.4.9.2有效期限不得超過1個(gè)月，逾期則自動(dòng)失效，不予收回。5.5文件保存與銷毀作業(yè)：5.5.1經(jīng)頒布發(fā)行之手冊(cè)、程序文件、部分標(biāo)準(zhǔn)文件（ISO規(guī)定之三階文件）

12、、表單文件編號(hào)HSF-001文件名稱文件控制程序版本/版次A0貞碼5/5記錄，其原稿由文管中心列表管理。5.5.2文件發(fā)行后，由各部門列表自行管理。5.5.3外來文件之原稿由接受單位元保管或者根據(jù)情況移交至使用單位保存。5.5.4記錄（表單/記錄）均由各使用單位自行保管，保管期限按照記錄保存期限一覽 表之規(guī)定，到期后經(jīng)部門主管核準(zhǔn)銷毀之。5.5.5工程單位元/品管單位制訂、修訂及作廢之檢驗(yàn)規(guī)范、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)規(guī)范、作業(yè) 標(biāo)準(zhǔn)由制訂單位保管其舊版之失效文件。5.5.6從各單位收回之舊版文件，由文管中心蓋上作廢章或正面打"X"。5.5.6.1為符合環(huán)境意識(shí)，作廢文件及表單記錄如

13、屆非機(jī)密文件，文件背面可做為影印表 單或聯(lián)絡(luò)單使用，以合乎資源再利用之要求，但不可作為影印正式之系統(tǒng)文件 、程序文件、標(biāo)準(zhǔn)文件使用。5.5.6.2如屆機(jī)密文件，一律銷毀。5.6文件及文件案管理。5.6.1現(xiàn)場(chǎng)使用之文件須置放或吊掛丁現(xiàn)場(chǎng)，以便丁作業(yè)者迅速取閱。5.6.2文件使用不得影印正式文件，且文件由各單位指派專人管理。5.6.3任何人不得丁體系文件上加以標(biāo)記或書寫任何文字。對(duì)丁現(xiàn)場(chǎng)修改頻繁之檢驗(yàn)及作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書，其該標(biāo)準(zhǔn)之擔(dān)當(dāng)者、審核者可以修正或更正，在修正欄簽名及注明日期。5.6.4文件丟失及分發(fā)份額不夠時(shí)，由使用單位申請(qǐng)，管理代表核準(zhǔn)后由文管中心補(bǔ)發(fā) ，標(biāo)準(zhǔn) 規(guī)范文件由品管工程單位元或環(huán)境管理推行小組核準(zhǔn)即可補(bǔ)發(fā)。5.6.5電子資料如系統(tǒng)文件，資管負(fù)責(zé)列表管理保存，電子資料應(yīng)拷貝一份至磁碟片上當(dāng)作備 份資料，以防電子文件遺失或損壞。5.6.6存放丁資管之硬盤盤，磁碟片內(nèi)之系統(tǒng)文件案，未經(jīng)管理代表核準(zhǔn)，不得拷貝使用.5.6.7所有文件皆應(yīng)妥善保存完整，避免褪色或破損，如發(fā)現(xiàn)有破損、字跡模糊，缺貞等，足以引起使用單位疑惑時(shí)，應(yīng)填寫文