上海環(huán)球展覽有限公司會展管理信息系統(tǒng)應用方案

1、高等教育自學考試本科會展管理信息系統(tǒng)應用方案題目：上海環(huán)球會展管理信息系統(tǒng)應用方案準考證號：078816140001姓名：劉文杰山東財經(jīng)大學2021 年 09 月 25 日上海環(huán)球展覽會展管理信息系統(tǒng)應用方案一、方案目的上海環(huán)球展覽會展管理信息系統(tǒng)的應用方案目的是建立一個高效、準確、操作方便，具有查詢、更新及統(tǒng)計功能的微機管理信息系統(tǒng)，以滿足會展管理人員進展綜合的、模糊的查詢及更新要求提升信息管理效率和相關(guān)利益群體滿意度，為參展者和觀眾帶來實在利益。二、方案內(nèi)容和施行方式一展前籌劃與管理1 展覽籌劃及內(nèi)部工程預算管理籌劃及內(nèi)部工程預算管理包括租用場地、新聞發(fā)布會、開幕式、宴會、禮品等工程預算支

2、出、贊助情況。以協(xié)助管理睬展過程中的開幕式、閉幕式、演出、研討會、新聞發(fā)布會、宴會、重要儀式等活動, 可記錄事件信息及其時同安排, 形成有效的日程文件, 通過提醒功能提示及時處理最重要、最急迫的事件, 減少工作疏漏; 可以跟蹤重要的事件, 控制事件的進度 , 檢查事件中發(fā)生的收支, 確保每個事件的方案按預算完成。2工程決算管理記錄會展過程中的每一筆開支與收入，記錄所有事件的財務(wù)明細，可以形成預算報表，分析每個會議的盈虧及現(xiàn)金流狀況，確保業(yè)務(wù)目的的實現(xiàn)。3. 展會信息管理展館地址、開場和完畢時間、行業(yè)類別、展會根本情況、外商情況、歷屆會議情況、展覽相關(guān)新聞稿和圖片的信息發(fā)布和管理、展會通知通揭發(fā)

3、布、展覽會的主辦機構(gòu)和承辦單位信息管理及維護、招展文件、招展說明管理（ 供展覽會展商查看） 等內(nèi)容在展覽會前需要隨時增加和修改, 并要及時發(fā)布在外部網(wǎng)站針對此特點, 建議摒棄一般展覽會所采取的裝備網(wǎng)站信息維護人員, 再與之溝通并由對方制作網(wǎng)頁更新到網(wǎng)站的形式。這種方式在溝通上需要花費大量的時間, 而且反響慢, 浪費人力物力。建議采用自動主頁生成技術(shù), 信息的更改隨時可更新到外部網(wǎng)站上, 使用的是可提供的自動生成網(wǎng)頁技術(shù)。 1網(wǎng)頁開發(fā)制作和信息發(fā)布展覽主辦商利用效勞商的技術(shù)力量，開發(fā)會展宣傳網(wǎng)站。實現(xiàn)會展新聞、觀眾預登記、參展商在線申請、問卷調(diào)查、研討會信息發(fā)布等功能。主辦商可以通過該網(wǎng)頁發(fā)布會

4、展相關(guān)信息、在線招展（ 邀請參展商） 和招商 （ 邀請參觀者） 。參展商可以通過該主頁理解會展信息，包括上屆會展情況和報告、本屆會展日程和活動安排、展館地理情況、酒店預訂、運輸和搭建等。同時，在參展后，即可將有關(guān)資料和信息在該主頁發(fā)布、修改和維護，通過工作平臺管理預約觀眾信息等。觀眾和公眾可以通過訪問該主頁，查看主辦商和參展商發(fā)布的有關(guān)信息，理解展覽動態(tài)，預約參觀等。 2參展商信息的搜集和整理全面的參展商公司和產(chǎn)品信息是最有價值的行業(yè)數(shù)據(jù)資源中心。參展商信息有三個來源：參展商參展調(diào)查表、參展商發(fā)放的產(chǎn)品資料、參展商公司網(wǎng)站以及相關(guān)行業(yè)媒體的介紹和評價。通過這種方式比起傳統(tǒng)的會刊資料，需要進一步

5、完善，我們需要搜集和管理整個參展商的參展展品型號、報價和銷售渠道、行業(yè)背景、獲獎情況等多方面的資料。按照行業(yè)特點把參展商和展品進展分類，能使參展商信息更加容易利用。 3展前觀眾邀請效勞商可以根據(jù)主辦商的要求對有興趣的客戶和預登記的觀眾郵寄邀請函和胸卡。 4信息預登記主辦商可以利用效勞商的技術(shù)優(yōu)勢和專業(yè)隊伍，完成參展商和觀眾展會前信息的采集錄入工作，徹底從這些細節(jié)中解脫出來。 5胸卡設(shè)計和制作效勞商可以根據(jù)主辦商的要求，設(shè)計制作兼容非接觸式智能卡、接觸式智能卡、PVC條碼卡、紙質(zhì)條碼卡等各種形式的卡證，同時，為展覽主辦商提供參展商和觀眾的胸卡設(shè)計和印刷效勞。 6原有觀眾信息的導入效勞商可以提供對

6、主辦商原有觀眾數(shù)據(jù)科學化、合理化的整理，使之更符合展覽會的需求，并將其導入到現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫中?；蚪⒒诨ヂ?lián)網(wǎng)的快捷、穩(wěn)定的查詢。 7調(diào)查問卷的設(shè)計和印刷根據(jù)展覽會的實際情況，效勞商結(jié)合自身經(jīng)歷和問題庫，提供調(diào)查問題咨詢，會同主辦商設(shè)計最合理有效的調(diào)查問題，并負責排版制作。 8觸摸屏系統(tǒng)設(shè)計和制作結(jié)合展覽會風格和不同需求，設(shè)計獨特美觀的觸摸屏系統(tǒng)，提升展覽會檔次，滿足使用者理解、查詢等需求。（ 二 ）展中籌劃與管理1. 展臺銷售合同跟蹤及尾款收取管理能及時查詢到展臺銷售情況和尾款情況，及時提醒尾款催繳，對存在尾款的單位特別顯示。2. 效勞工程承辦情況查詢提供對效勞合同執(zhí)行情況的管理功能。包括效勞

7、工程執(zhí)行情況登記提供效勞合同工程執(zhí)行情況的登記錄入功能和效勞工程收費情況管理提供效勞工程收費情況的登記錄入功能。3. 展品運輸管理4. 效勞合同管理提供對效勞合同信息的錄入管理功能。包括效勞合同登記提供效勞合同信息的登記錄入功能和效勞工程登記，提供效勞工程包括效勞內(nèi)容、數(shù)量、費用等信息的登記錄入功能；效勞工程承辦部門管理提供效勞工程承辦單位信息的登記錄入功能。5. 投訴管理對展會期間主辦單位、參展商、觀眾的投訴進展處理，包括投訴受理登記提供投訴信息的登記錄入功能，并將投訴內(nèi)容轉(zhuǎn)送有關(guān)部門或人員處理和投訴處理情況登記。（ 三 ）展后籌劃與管理1 展覽會信息的整理對展覽會中搜集的信息進展歸類整理，

8、生成便于今后查詢的資料如關(guān)鍵字設(shè)置等。根據(jù)不同權(quán)限，按照主辦商各類查詢條件的要求，在會后提供完好的賣家信息資料庫和買家信息資料庫。參展商用戶可以按照姓名、單位、職位、行業(yè)、學歷等不同條件組合對到會的觀眾進展查詢；同時，基于查詢結(jié)果，可以查看詳細信息、查看名片原件圖像、下載觀眾信息等，同時，提供發(fā)送郵件和群發(fā)郵件等觀眾聯(lián)絡(luò)功能。在展覽完畢之后，為主辦方錄人和完善現(xiàn)場獲得的數(shù)據(jù)信息，并幫助主辦方利用相關(guān)數(shù)據(jù)，相關(guān)效勞如下： 1數(shù)據(jù)處理對展覽會現(xiàn)場搜集的觀眾信息和觀眾行為數(shù)據(jù)進展深化的標準化處理。一是根據(jù)相應行業(yè)的特點，對各種不同部門和職位進展歸類處理，確定觀眾的部門屬性（ 管理、銷售、技術(shù)、效勞等

9、） 、決策層面、職位屬性歸類部門和職位；二是通過郵政編碼、區(qū)號和全世界城市數(shù)據(jù)庫的互相校驗，確定觀眾所在城市、省份和大區(qū)信息標準地區(qū)；三是對殘缺不全、明顯無用的信息進展刪除，進步信息的有效性進展觀眾信息整理；四是對根本信息一樣的觀眾進展識別，合并一樣信息。 2會展統(tǒng)計分析報告為主辦商和參展商提供基于數(shù)據(jù)的多種分析報告。提供展覽會各會場和研討會的觀眾到達人數(shù)、在館人數(shù)、到達人數(shù)等，這些可以幫助主辦商分析現(xiàn)場展覽效果，輔助將來展覽策略。例如分析不同主題會場的到達人數(shù)情況可以調(diào)整主題設(shè)置；研討會主辦者可以分析和比擬不同研討會場的在館人數(shù)，理解演講的受歡送程度和到達效果等。會展統(tǒng)計分析報告包括比例類分

10、析報告、調(diào)查類報告等。比例類分析報告，是指根據(jù)標準化的數(shù)據(jù)，以餅圖或棒圖的形式提供基于觀眾職位、部門、觀眾來源區(qū)域等的分析報告；調(diào)查類報告，那么是通過對觀眾填寫的調(diào)查表進展統(tǒng)計和分析，對組委會關(guān)心的每個調(diào)查問題 （ 觀眾感興趣的產(chǎn)品類別、會前各宣傳媒體的效果、觀眾的行業(yè)細分等） 提供備選答案的餅圖、棒圖或圖表報告，以及對每個調(diào)查問題的相關(guān)性分析，如職位和某個問題看法的相關(guān)性分析。另外，提供對調(diào)查問卷的逐一查看功能。 3展后回訪提供專業(yè)的觀眾回訪效勞，方式包括郵寄、E-mail 、 等，內(nèi)容包括會后滿意度調(diào)查、下屆參觀意向等，通過展后回訪，可以分別管理觀眾各種聯(lián)絡(luò)方式的有效性，進一步進步信息質(zhì)量。2參展商效勞、觀眾投訴處理和回復管理展覽收支情況報表：對展會期間的收入、支出情況進展工程決算。展覽會效果綜合評估：根據(jù)展會實際情況，總結(jié)參展情況，包括