電子著錄軟件使用培訓(xùn)

1、城建檔案電子著錄數(shù)據(jù)接收系統(tǒng)城建檔案電子著錄數(shù)據(jù)接收系統(tǒng)使用培訓(xùn)使用培訓(xùn)北京市城市建設(shè)檔案館北京市城市建設(shè)檔案館20132013年年0808月月0808日日系統(tǒng)概況系統(tǒng)概況01著錄流程著錄流程02提提 綱綱系統(tǒng)概況系統(tǒng)概況u 背景背景 北京市發(fā)改委、市檔案局聯(lián)合下發(fā)了關(guān)于印發(fā)北京市發(fā)改委、市檔案局聯(lián)合下發(fā)了關(guān)于印發(fā)北京市北京市“十二五十二五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的通知的通知（京檔發(fā)（京檔發(fā)【20112011】1111號），明確要求：號），明確要求：加快檔案數(shù)字化步伐，加快檔案數(shù)字化步伐，“十二十二”五末，市檔案館館藏檔案數(shù)五末，市檔案館館藏檔案數(shù)字化率達(dá)到字化率達(dá)到100%

2、；加強(qiáng)電子文件歸檔和接收工作，市和區(qū)縣檔案館要穩(wěn)步推進(jìn)加強(qiáng)電子文件歸檔和接收工作，市和區(qū)縣檔案館要穩(wěn)步推進(jìn)電子檔案接收工作。電子檔案接收工作。u 背景背景北京市北京市“十二五十二五”時(shí)期城建檔案工作規(guī)劃時(shí)期城建檔案工作規(guī)劃市規(guī)發(fā)市規(guī)發(fā)【20112011】10581058號號市城建檔案館新接收檔案文件級著錄達(dá)市城建檔案館新接收檔案文件級著錄達(dá)100%;100%;規(guī)劃審批檔案應(yīng)數(shù)字化率保持規(guī)劃審批檔案應(yīng)數(shù)字化率保持100%;100%;新進(jìn)館工程竣工檔案中可公開的政府許可信息數(shù)字化率達(dá)到新進(jìn)館工程竣工檔案中可公開的政府許可信息數(shù)字化率達(dá)到100%100%。系統(tǒng)概況系統(tǒng)概況市城建檔案館應(yīng)力爭在市城建檔

3、案館應(yīng)力爭在“十二五十二五”期間實(shí)現(xiàn)期間實(shí)現(xiàn)從建設(shè)單位直接接從建設(shè)單位直接接收工程檔案電子著錄數(shù)據(jù)收工程檔案電子著錄數(shù)據(jù)，并有選擇的開展電子檔案的接收工作。，并有選擇的開展電子檔案的接收工作。u 現(xiàn)狀現(xiàn)狀系統(tǒng)概況系統(tǒng)概況建筑工程資料管理規(guī)建筑工程資料管理規(guī)程程中規(guī)定：中規(guī)定：“工程資工程資料的形成、收集和整理料的形成、收集和整理應(yīng)采用計(jì)算機(jī)管理。應(yīng)采用計(jì)算機(jī)管理?！眜 電子著錄數(shù)據(jù)接收系統(tǒng)電子著錄數(shù)據(jù)接收系統(tǒng) 有資料管理軟件的建設(shè)單位按我館數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)出有資料管理軟件的建設(shè)單位按我館數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)出XML格式的格式的著錄數(shù)據(jù)移交檔案館。著錄數(shù)據(jù)移交檔案館。 系統(tǒng)概況系統(tǒng)概況u 電子著錄數(shù)據(jù)接收系統(tǒng)電

4、子著錄數(shù)據(jù)接收系統(tǒng) 無資料管理軟件的建設(shè)單位檔案館免費(fèi)提供電子著錄數(shù)據(jù)接收系無資料管理軟件的建設(shè)單位檔案館免費(fèi)提供電子著錄數(shù)據(jù)接收系統(tǒng)軟件，檔案著錄數(shù)據(jù)導(dǎo)出為統(tǒng)軟件，檔案著錄數(shù)據(jù)導(dǎo)出為XML格式移交檔案館。格式移交檔案館。 系統(tǒng)概況系統(tǒng)概況u 電子著錄數(shù)據(jù)接收系統(tǒng)電子著錄數(shù)據(jù)接收系統(tǒng) 系統(tǒng)含兩個(gè)功能模塊：系統(tǒng)含兩個(gè)功能模塊：（1）城建檔案著錄）城建檔案著錄 建設(shè)單位使用，用于編制著錄數(shù)據(jù)。建設(shè)單位使用，用于編制著錄數(shù)據(jù)。（2）城建檔案審查接收）城建檔案審查接收 城建檔案館工程室使用，用于對著錄數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查。城建檔案館工程室使用，用于對著錄數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查。系統(tǒng)安裝后默認(rèn)的是著錄系統(tǒng)。系統(tǒng)安裝后默認(rèn)

5、的是著錄系統(tǒng)。系統(tǒng)概況系統(tǒng)概況系統(tǒng)概況系統(tǒng)概況u 軟件概況軟件概況目目錄錄區(qū)區(qū)工具欄工具欄著著錄錄數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)區(qū)區(qū)著錄流程著錄流程 一、新建工程一、新建工程二、工程檔案著錄二、工程檔案著錄三、導(dǎo)出工程為三、導(dǎo)出工程為XML文件文件著錄流程著錄流程 一、新建工程一、新建工程（1）選擇城建檔案圖標(biāo)，右鍵增加下級工程。）選擇城建檔案圖標(biāo)，右鍵增加下級工程。 在建立新工程時(shí)，需要選擇工程在建立新工程時(shí)，需要選擇工程類型，選擇不同的工程類型，系統(tǒng)類型，選擇不同的工程類型，系統(tǒng)內(nèi)表單的形式略有不同。內(nèi)表單的形式略有不同。 后續(xù)內(nèi)容以建筑工程為例。后續(xù)內(nèi)容以建筑工程為例。（2）填寫工程信息。）填寫工程信息。（3

6、）填寫案卷信息。）填寫案卷信息。（4）完成工程創(chuàng)建。）完成工程創(chuàng)建。 如果信息填寫有誤，可以如果信息填寫有誤，可以通過通過“上一步上一步”回退?；赝?。著錄流程著錄流程 在工程屬性填寫時(shí)可在工程屬性填寫時(shí)可選擇是選擇是“紙質(zhì)移交書紙質(zhì)移交書”還是還是“縮微移交書縮微移交書”。著錄流程著錄流程 二、工程檔案著錄二、工程檔案著錄 （1）項(xiàng)目信息著錄）項(xiàng)目信息著錄 建設(shè)工程概況表一和表二按照紙質(zhì)檔案著錄要求填寫，其中必填建設(shè)工程概況表一和表二按照紙質(zhì)檔案著錄要求填寫，其中必填項(xiàng)、字?jǐn)?shù)限制等填寫要求見項(xiàng)、字?jǐn)?shù)限制等填寫要求見基于XML的城建檔案電子著錄數(shù)據(jù)格式規(guī)范。 軟件中單元格的顏色軟件中單元格的顏色

7、 分為三種，灰色格分為三種，灰色格:表格固定信息；黃色格表格固定信息；黃色格:必填信息；白色格必填信息；白色格:可為空?？蔀榭?。著錄流程著錄流程 二、工程檔案著錄二、工程檔案著錄 （1）項(xiàng)目信息著錄）項(xiàng)目信息著錄 建設(shè)工程概況表二中結(jié)構(gòu)類型填寫時(shí)，點(diǎn)擊表格，出現(xiàn)下拉框，建設(shè)工程概況表二中結(jié)構(gòu)類型填寫時(shí)，點(diǎn)擊表格，出現(xiàn)下拉框，選擇其中的一項(xiàng)。如選項(xiàng)不符合時(shí)，也可以自主填寫。選擇其中的一項(xiàng)。如選項(xiàng)不符合時(shí)，也可以自主填寫。著錄流程著錄流程（2）案卷著錄）案卷著錄 新建案卷新建案卷 有兩種方法可以新建案卷：有兩種方法可以新建案卷： 第一種方法：在工程節(jié)點(diǎn)上，點(diǎn)擊鼠標(biāo)第一種方法：在工程節(jié)點(diǎn)上，點(diǎn)擊鼠標(biāo)

8、右鍵，點(diǎn)擊右鍵，點(diǎn)擊“增加下級案卷增加下級案卷”。第二種方法：在案卷節(jié)點(diǎn)上，點(diǎn)擊鼠第二種方法：在案卷節(jié)點(diǎn)上，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，點(diǎn)擊標(biāo)右鍵，點(diǎn)擊“增加同級案卷增加同級案卷”。著錄流程著錄流程 為了便于排序和檢查，案為了便于排序和檢查，案卷文件的顯示是案卷序號卷文件的顯示是案卷序號+案案卷名稱。卷名稱。 每建立一個(gè)案卷，自動(dòng)建每建立一個(gè)案卷，自動(dòng)建立封面、卷內(nèi)目錄和備考表立封面、卷內(nèi)目錄和備考表三個(gè)文件。三個(gè)文件。（2）案卷著錄）案卷著錄 填寫案卷中的表格填寫案卷中的表格 按照紙質(zhì)著錄規(guī)范填寫案卷級著錄中的三個(gè)文件。其中必填項(xiàng)、按照紙質(zhì)著錄規(guī)范填寫案卷級著錄中的三個(gè)文件。其中必填項(xiàng)、字?jǐn)?shù)限制等填寫要求

9、見字?jǐn)?shù)限制等填寫要求見基于XML的城建檔案電子著錄數(shù)據(jù)格式規(guī)范。著錄流程著錄流程案卷封面名稱填寫第一行填案卷封面名稱填寫第一行填寫規(guī)劃審批名，第二行填寫寫規(guī)劃審批名，第二行填寫工程竣工名稱。（軟件自動(dòng)工程竣工名稱。（軟件自動(dòng)生成移交目錄時(shí)提取第二行生成移交目錄時(shí)提取第二行的名稱。）的名稱。）（2）案卷著錄）案卷著錄案卷封面案卷題名填寫時(shí)可案卷封面案卷題名填寫時(shí)可以雙擊然后選擇下拉列表中以雙擊然后選擇下拉列表中的選項(xiàng)，也可以自行修改。的選項(xiàng)，也可以自行修改。著錄流程著錄流程 填寫案卷中的表格填寫案卷中的表格（2）案卷著錄）案卷著錄封面中保管期限和密級填封面中保管期限和密級填寫時(shí)，點(diǎn)擊其后空白處，

10、寫時(shí)，點(diǎn)擊其后空白處，出現(xiàn)下列列表進(jìn)行選擇。出現(xiàn)下列列表進(jìn)行選擇。 卷內(nèi)目錄填寫時(shí)，當(dāng)一頁不能包含所需要的內(nèi)容時(shí)，卷內(nèi)目錄填寫時(shí)，當(dāng)一頁不能包含所需要的內(nèi)容時(shí)，可以增加頁?？梢栽黾禹?。 在左側(cè)頁面的左下角點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，彈出菜單。在左側(cè)頁面的左下角點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，彈出菜單。點(diǎn)擊點(diǎn)擊“增加一頁增加一頁”，則系統(tǒng)會復(fù)制當(dāng)前頁面的內(nèi)容，則系統(tǒng)會復(fù)制當(dāng)前頁面的內(nèi)容，生成第二頁。生成第二頁。著錄流程著錄流程 案卷調(diào)整操作案卷調(diào)整操作（2）案卷著錄）案卷著錄著錄過程中需要對案卷進(jìn)行排序、著錄過程中需要對案卷進(jìn)行排序、復(fù)制、刪除等操作時(shí)，選擇任一復(fù)制、刪除等操作時(shí)，選擇任一案卷，右鍵，選擇案卷，右鍵，選擇“案卷

11、管理案卷管理”菜單，進(jìn)入案卷管理窗口。菜單，進(jìn)入案卷管理窗口。著錄流程著錄流程 案卷調(diào)整操作案卷調(diào)整操作（2）案卷著錄）案卷著錄案卷的位置發(fā)生變化，在案卷管理窗口通過案卷的位置發(fā)生變化，在案卷管理窗口通過“排序排序”恢復(fù)順序?；謴?fù)順序。在案卷管理窗口，可以調(diào)整任一案卷的位置，將案卷拖到指定位在案卷管理窗口，可以調(diào)整任一案卷的位置，將案卷拖到指定位置，選擇全部案卷，點(diǎn)擊置，選擇全部案卷，點(diǎn)擊“重標(biāo)重標(biāo)”按鈕，案卷的冊數(shù)和案卷題名按鈕，案卷的冊數(shù)和案卷題名可以根據(jù)已調(diào)整的位置自動(dòng)更新。可以根據(jù)已調(diào)整的位置自動(dòng)更新。著錄流程著錄流程 案卷調(diào)整操作案卷調(diào)整操作（2）案卷著錄）案卷著錄按住按住“Ctrl

12、”鍵，選擇多個(gè)案卷，點(diǎn)擊鍵，選擇多個(gè)案卷，點(diǎn)擊“復(fù)制復(fù)制”按鈕，進(jìn)行案卷復(fù)按鈕，進(jìn)行案卷復(fù)制操作，復(fù)制的案卷自動(dòng)排在末端。制操作，復(fù)制的案卷自動(dòng)排在末端。按住按住“Ctrl”鍵，選擇多個(gè)案卷，點(diǎn)擊鍵，選擇多個(gè)案卷，點(diǎn)擊“刪除刪除”按鈕，進(jìn)行案卷刪按鈕，進(jìn)行案卷刪除操作。除操作。著錄流程著錄流程 案卷調(diào)整操作案卷調(diào)整操作（2）案卷著錄）案卷著錄選擇多個(gè)案卷，點(diǎn)擊選擇多個(gè)案卷，點(diǎn)擊“規(guī)劃審批名稱規(guī)劃審批名稱”按鈕，可以統(tǒng)一修改已選按鈕，可以統(tǒng)一修改已選案卷封面上的規(guī)劃審批名稱。案卷封面上的規(guī)劃審批名稱。選擇多個(gè)案卷，點(diǎn)擊選擇多個(gè)案卷，點(diǎn)擊“工程竣工名稱工程竣工名稱”按鈕，可以統(tǒng)一修改已選案按鈕，可

13、以統(tǒng)一修改已選案卷封面上的工程竣工名稱。卷封面上的工程竣工名稱。（3）移交目錄和移交書自動(dòng)生成）移交目錄和移交書自動(dòng)生成 當(dāng)所有案卷填寫了相應(yīng)的內(nèi)容之后，系統(tǒng)可以自動(dòng)提取每個(gè)案卷當(dāng)所有案卷填寫了相應(yīng)的內(nèi)容之后，系統(tǒng)可以自動(dòng)提取每個(gè)案卷“封封面面”和和“備考表備考表”中的數(shù)據(jù)，生成中的數(shù)據(jù)，生成“移交目錄移交目錄”。 著錄流程著錄流程 移交書在移交目錄生成后自動(dòng)更新。移交書在移交目錄生成后自動(dòng)更新。在移交目錄上點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，點(diǎn)擊在移交目錄上點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，點(diǎn)擊“生成目錄生成目錄”，彈出數(shù)據(jù)操作窗口。點(diǎn)擊右側(cè)按鈕彈出數(shù)據(jù)操作窗口。點(diǎn)擊右側(cè)按鈕“移交目錄移交目錄”，自動(dòng)生成移交目錄。自動(dòng)生成移交目錄。

14、 移交書和移交目錄自動(dòng)生成的內(nèi)容不允許修改，如要修改，必須在概移交書和移交目錄自動(dòng)生成的內(nèi)容不允許修改，如要修改，必須在概況表和案卷封面上進(jìn)行修改，然后重新生成。況表和案卷封面上進(jìn)行修改，然后重新生成。 工程數(shù)據(jù)需要轉(zhuǎn)換為檔案館著錄系統(tǒng)需要的格式，才能工程數(shù)據(jù)需要轉(zhuǎn)換為檔案館著錄系統(tǒng)需要的格式，才能導(dǎo)入到檔案館的導(dǎo)入到檔案館的MIS系統(tǒng)，所以需要導(dǎo)出著錄完成的數(shù)據(jù)。系統(tǒng)，所以需要導(dǎo)出著錄完成的數(shù)據(jù)。三、導(dǎo)出工程為三、導(dǎo)出工程為XML文件文件（1）導(dǎo)出步驟）導(dǎo)出步驟 在工程節(jié)點(diǎn)上點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，點(diǎn)擊在工程節(jié)點(diǎn)上點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，點(diǎn)擊“導(dǎo)出工程為文件導(dǎo)出工程為文件”，然后選擇，然后選擇導(dǎo)出文件的路徑。導(dǎo)

15、出文件的路徑。著錄流程著錄流程（2）導(dǎo)出）導(dǎo)出數(shù)據(jù)檢查數(shù)據(jù)檢查 導(dǎo)出同時(shí)檢查所有字段，如果發(fā)現(xiàn)應(yīng)該必須填寫的單元格為空或字導(dǎo)出同時(shí)檢查所有字段，如果發(fā)現(xiàn)應(yīng)該必須填寫的單元格為空或字段格式不符合要求，系統(tǒng)會給出提示段格式不符合要求，系統(tǒng)會給出提示且不能導(dǎo)出文件。且不能導(dǎo)出文件。 著錄流程著錄流程（3）定位出錯(cuò)定位出錯(cuò)位置位置點(diǎn)擊某個(gè)錯(cuò)誤提示，系統(tǒng)直接定位到該點(diǎn)擊某個(gè)錯(cuò)誤提示，系統(tǒng)直接定位到該錯(cuò)誤所在的位置錯(cuò)誤所在的位置，修改相應(yīng)錯(cuò)，修改相應(yīng)錯(cuò)誤，點(diǎn)擊按鈕誤，點(diǎn)擊按鈕“重新生成重新生成”，再次檢查是否存在其他錯(cuò)誤，再次檢查是否存在其他錯(cuò)誤。著錄流程著錄流程 著錄過程中需要注意問題：著錄過程中需要注意問題： （1）工程合并）工程合并 選擇一個(gè)工程，拖到待合并的工程上，選擇選擇一個(gè)工程，拖到待合并的工程上，選擇“工程下案卷合并工程下案卷合并”，可以將選擇工程中的，可以將選擇工程中的案卷合并到已有工程中。合并工程后，只移案卷合并到已有工程中。合并工程后，只移動(dòng)案卷，并不移動(dòng)原工程的動(dòng)案卷，并不移動(dòng)原工程的概況表概況表移移交書交書等