大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位文書檔案的信息化管理

1、    大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位文書檔案的信息化管理    張瑤摘 要：單位文書檔案是記錄事業(yè)單位日常經(jīng)營管理活動的重要憑證，文書檔案管理的完整高效是保證單位在激烈的市場中站穩(wěn)腳步的重要保證，可以為日后的發(fā)展戰(zhàn)略提供詳細的資料參考。文書信息化管理工作在現(xiàn)階段的大環(huán)境中已經(jīng)逐漸普及。以大數(shù)據(jù)文基礎(chǔ)的文書檔案管理具有顯著的存儲空間大、檢索靈活、存儲周期長的優(yōu)勢，是需要不斷調(diào)整前進的一個方向。關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)環(huán)境；文書檔案；信息化管理；作用；利用文書檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位經(jīng)營管理工作的主要內(nèi)容，做好文書檔案管理工作，有利于優(yōu)化機關(guān)事業(yè)單位整體管理效果。但是，在信息化

2、背景中，文書檔案在實際管理中存在一定問題，進而降低了檔案管理效率，影響了機關(guān)事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展。由此可見，本文探究信息化背景中該工作的創(chuàng)新，具有重要性和迫切性。1 大數(shù)據(jù)環(huán)境中文書檔案信息化管理與利用1.1 單位文書檔案的類型的完善在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，單位文書檔案均有大規(guī)模的數(shù)據(jù)信息組合而成，同時這些數(shù)據(jù)具有一定的相關(guān)性，對數(shù)據(jù)處理能力也非常迅速，對數(shù)據(jù)信息分析具備強大的處理能力，為更好的查閱、調(diào)用文書檔案提供了高效率的服務(wù)。在傳統(tǒng)文書檔案管理中，檔案的類型相對非常單一，一般只包括紙質(zhì)文件，圖片等資料，而大數(shù)據(jù)環(huán)境下的文書檔案信息化管理中，所包換的文檔類型多種多樣，例如除了普通電子性文件，圖片外，還

3、有單位文化相關(guān)的宣傳課件，動畫，視頻，音頻，大型數(shù)據(jù)庫信息等等內(nèi)容，使得單位文書檔案的類型非常完備。1.2 單位文書檔案處理技術(shù)大數(shù)據(jù)環(huán)境下，單位文書檔案處理技術(shù)，主要包括以下幾種功能：第一，單位文書檔案的查詢功能，主要對文書檔案進行全面、準確的檢索，并且可以進行各種條件指令的檢索、查詢與篩選。第二，能夠通過快速的檢索技術(shù)，實現(xiàn)對單位文書檔案類型、級別、時限以及共享等方面快速確定。其中單位文書檔案的分類歸檔可以分為三種：上級單位、單位自身以及合作外聯(lián)。對于單位自身的級別又可以細分為會議、業(yè)務(wù)、勞資、決定以及單位文化等方面資料。建立信息化管理數(shù)據(jù)庫，就需要對會議、業(yè)務(wù)、勞資、決定以及單位文化等方

4、面資料建立各自的數(shù)據(jù)庫。第三，大數(shù)據(jù)環(huán)境下的信息管理需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，對于單位文書檔案的網(wǎng)絡(luò)連接包括了內(nèi)部局域網(wǎng)、城域網(wǎng)、廣域網(wǎng)，實現(xiàn)對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)的連接，并實現(xiàn)之間檔案信息資料的共享。1.3 信息化管理中單位文書檔案的利用文書檔案的建立實際上就是為了能夠給用戶提供更好、更快捷的查詢、調(diào)取服務(wù)，達到科學(xué)、合理的利用目的。單位文書檔案對單位的發(fā)展和管理起著非常重要的作用，具有參考價值、記載價值、憑證價值以及分析研究的價值。這些價值是為用戶提供利用服務(wù)的基礎(chǔ)，信息化管理基礎(chǔ)上的文書檔案管理能夠為用戶的不同需求提供所需要的服務(wù)，并能體現(xiàn)大數(shù)據(jù)環(huán)境下的優(yōu)勢。通過采用電子郵件、網(wǎng)絡(luò)視頻、電話、短

5、信等目前信息化傳輸措施，為用戶提供所需文書檔案的檢索、查詢與調(diào)用服務(wù)。通過云處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)硬盤、電子郵箱等信息化技術(shù)，為用戶提供遠程傳輸服務(wù)。2 信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新途徑文書檔案工作具有明顯的服務(wù)性，信息化時代中創(chuàng)新工作形式、改變工作手段，有利于縮短工作時間、提高規(guī)定時間內(nèi)的工作效果。2.1 強化管理認識通過加強文書檔案信息化管理認識來開展實際的文書檔案管理工作，即借助信息技術(shù)進行檔案管理，并以先進思想指導(dǎo)檔案管理工作，在發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)文書檔案管理信息化。所以，無論是機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者還是工作人員首先要強化對該項工作的認識，提高對這項工作的重視程度，將其納入機關(guān)事業(yè)

6、單位發(fā)展戰(zhàn)略的一部分，在先進思想的引導(dǎo)下，促進文書檔案管理工作順利進行、有序開展。在強化認識的同時，還應(yīng)適當投入文書檔案管理建設(shè)資金，加大先進設(shè)備的引進和使用，以此實現(xiàn)文書檔案管理的合理分類和秩序整理，促進文書檔案向信息化方向發(fā)展。2.2 構(gòu)建科學(xué)化管理平臺之所以要對文書檔案進行科學(xué)管理，主要是為了充分發(fā)揮檔案資源的利用價值，實現(xiàn)檔案信息的全面挖掘。爭取在內(nèi)容上不斷豐富、服務(wù)上不斷優(yōu)化、技術(shù)上持續(xù)提高，借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢以及媒體優(yōu)勢，進而提高檔案信息的利用率。因此，機關(guān)事業(yè)單位要構(gòu)建科學(xué)化管理平臺，通過平臺對文書檔案規(guī)范搜集、整理、分析和應(yīng)用，此外還能通過平臺實現(xiàn)文書檔案的在線閱讀、信息整合、信息庫

7、建立、檔案銷毀以及庫房管理等豐富性功能。在文書檔案信息系統(tǒng)方面，要做好三方面工作，分別是檔案加工系統(tǒng)、存儲系統(tǒng)以及保密系統(tǒng)。加工系統(tǒng)：在結(jié)合文書情況的基礎(chǔ)上，優(yōu)化檔案加工設(shè)計，形成完善的加工系統(tǒng)，該系統(tǒng)主要提供信息查詢、文件處理等幫助，以此減輕工作人員的工作任務(wù)，合理分配管理時間。存儲系統(tǒng)：信息化設(shè)備能夠在文書檔案數(shù)據(jù)庫建立中發(fā)揮積極作用，通過數(shù)據(jù)庫將文書檔案妥善存儲。同時，還能實現(xiàn)檔案便捷化檢索。此外，還能確保檔案格式統(tǒng)一化、規(guī)范化，進而發(fā)揮檔案信息利用率。保密系統(tǒng)：專業(yè)人員將精心設(shè)計后的軟件應(yīng)用于文書檔案資料分類管理工作中，同時對其進行相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置，確保文書檔案信息的安全性和保密性，在此

8、基礎(chǔ)上進行檔案信息共享和應(yīng)用。2.3 成立高素質(zhì)管理隊伍文書檔案管理者是確保管理工作有序進行的主體，為了實現(xiàn)文書檔案的信息化，有必要成立高素質(zhì)管理隊伍，在這一隊伍的帶動下，提高文書檔案工作的準確性，促進文書檔案管理工作規(guī)范化進行。與此同時，機關(guān)事業(yè)單位定期對文書檔案管理工作人員進行培訓(xùn)，聘請專業(yè)教師開展具體的培訓(xùn)工作，使員工在實際檔案管理工作中規(guī)范工作行為、端正工作態(tài)度，提高工作人員對先進設(shè)備的掌握能力和運用能力，提高工作人員對先進設(shè)備的應(yīng)用率。除此之外，有條件的機關(guān)事業(yè)單位還可以為員工提供外出實踐機會，通過實踐借鑒文書檔案管理的經(jīng)驗，提高工作人員自身的工作素質(zhì)和工作能力，開闊工作人員的視野，進而會促使員工在文書檔案管理的過程中不斷積累經(jīng)驗，增強工作責任感，減少工作失誤。3 總結(jié)文書檔案管理工作在信息化背景中，通過強化管理認識、構(gòu)建科學(xué)化管理平臺以及成立高素質(zhì)管理隊伍等措施開展工作內(nèi)容，這不僅能夠提升文書檔案管理的數(shù)字化水平，而且還會提升檔案信息資源使用率，進而優(yōu)化檔案信息管理工作效果。這對于檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。參考文獻1張英奎.大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案信息