一電子文檔的移交_計算機(jī)軟件及應(yīng)用_IT計算機(jī)_專業(yè)資料

1、一電了文檔的移交電子文件的歸檔，要求文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合 歸檔要求的電子文件向檔案部門移交,并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合 保管期限要求的脫機(jī)載體上。1. 電子文件的歸檔程序1）確定經(jīng)審核的電了文件的最終版本。2）收集積累；3）編制目錄；4）整理歸檔電子文件；5）鑒定歸檔電子文件；6）檢測歸檔電了文件；7）編制規(guī)定歸檔說明；8）存入磁盤等存儲載體；9）復(fù)制備份；10）確定載體標(biāo)志。2. 電了文件的歸檔方法1）物理歸檔物理歸檔是指各部門將自身形成的電子文件存儲在各種載體屮移 交給檔案室保管，歸檔人員首先要對文件進(jìn)行整理，然后確定保管期限等檔 案屬性，最后錄入存儲載

2、體，歸檔后可存放在別處。具體方式主要有壓縮歸 檔和備份歸檔兩種。 壓縮歸檔，經(jīng)過一段時間積累,采用數(shù)字壓縮工具，對電了計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上 應(yīng)歸檔的電子文件，進(jìn)行壓縮操作，錄入存儲載體。這種方法對z后的電子檔案 管理有利。但是，采用壓縮工具及其過程要有統(tǒng)一的要求，以保證此項工作前后 的一致性和延續(xù)。 備份歸檔一般在電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用，將歸檔的電子文件在網(wǎng)上 進(jìn)行一次備份操作，就可將歸檔的電了文件錄入存儲載體。2）邏輯歸檔。邏輯歸檔是指各部門將自身形成的電子文件，通過聯(lián)機(jī)的計算機(jī) 網(wǎng)絡(luò)傳輸給檔案室，或按要求進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)規(guī)定的檔案室地址。邏輯歸檔是在計 算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上聯(lián)機(jī)實現(xiàn)的電子文件信息的歸檔，這種歸檔是

3、-種非實體性的歸 檔方式。邏輯歸檔是在網(wǎng)絡(luò)條件卜進(jìn)行的歸檔部門和文件各形成單位都是網(wǎng)絡(luò)上的節(jié)點， 為了安全和可靠，對于在網(wǎng)絡(luò)屮已邏輯歸檔的電子文件，應(yīng)該隨后完成英脫機(jī)下 載的物理歸檔過程。3. 電子文件的歸檔范圍。電子文件的歸檔應(yīng)將反映單位主要活動具冇考查利用價值的電子文件滑入歸檔 范圍內(nèi)，并應(yīng)注意包括相應(yīng)的支持軟件和相關(guān)數(shù)據(jù)。確定電子文件的歸檔范圍要全而系統(tǒng)，確保文件收集的齊全完整。除了作為 歸檔主體的電子文件外，還應(yīng)考慮工作活動中產(chǎn)生的其他載體、形式的文件，如 紙質(zhì)文件聲音文件和圖像文件等。另外，在電子文件生成、運(yùn)行過程屮對電子文 件有支持作用的各種命令文件和操作系統(tǒng)文件，也應(yīng)同電子文件一

4、起歸檔，以保 持電了文件的有效性和可讀性。4. 電子文檔的歸檔時間電子文件歸檔和管理規(guī)范規(guī)定規(guī)定，邏輯歸檔可實時進(jìn)行物理歸檔應(yīng)按照紙 質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。邏輯歸檔應(yīng)對電子文件定期歸檔或隨辦隨歸。邏輯歸檔后的物理位置保持 不變，故在電子文件完成處理程序后，可盡快實施歸檔。實行物理歸檔的單位， 在形成部門完成了收集、積累，鑒定后可定期歸檔。實行電子文件與紙質(zhì)文件“雙 套制”歸檔的單位，應(yīng)注意兩種文件歸檔時間的協(xié)調(diào)，以便于處置和查找利用的 對應(yīng)。電子文件易于復(fù)制，因此盡早歸檔不會對電子文件信息檢索利用造成彩響；電子 文件有一篇新流動性等特點，盡早歸檔還有利于對電子文件的管理和控制，一般 認(rèn)為，電子

5、文件應(yīng)在年度，或任務(wù)完成后，或一個階段之后的一段吋間內(nèi)進(jìn)行歸 檔（稱為階段歸檔），因涉及電子文件的技術(shù)環(huán)境條件，以及存儲載體的質(zhì)量、 壽命等問題，歸檔時間以不超過3個月為宜。5. 電子文件的歸檔要求1）電子文件的邏輯歸檔按照歸檔鑒定標(biāo)志進(jìn)行，將管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)移交檔案部 門，其歸檔工作，除存儲格式的位置不變外，其他均應(yīng)參照國家文件歸檔的 冇關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2）把帶有歸檔標(biāo)志的電了文件集中拷貝z內(nèi)就性強(qiáng)的載體，一式三套，一套封 存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密的電子文件則應(yīng)解密后 再完成上述工作。3）推薦采用的載體，按優(yōu)先順序分別是只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、硬磁盤、 可擦寫光盤等。禁用軟

6、磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。4）存儲電了文件的載體上或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)應(yīng)填寫檔號、題名、 密級、保管期限，碩件環(huán)境及軟件環(huán)境等。電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫 入狀態(tài)。5）將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀口錄、軟件、其他說明等一同歸檔，并附歸檔電子 文件登記表。6）需要長期保存的電了文件，應(yīng)當(dāng)把歸檔電了文件與相應(yīng)的基礎(chǔ)目錄存在同一 類載體屮。如果釆用專用軟件，應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體屮。7）原電子文件載體完成電子文件歸檔后，在其形成部門保留時間至少為一年。8）在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件，應(yīng)按上述規(guī)定規(guī)程完成物理歸 檔。二、電了文件的移交。電子文件歸檔后按冇關(guān)規(guī)定移交紙檔案館

7、（室）進(jìn)行集屮保管。1. 檢驗電子文件歸檔交前，應(yīng)先進(jìn)行檢驗。檔案保管部門應(yīng)配備滿足電子文件進(jìn)行讀取 處理的設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗， 合格率應(yīng)達(dá)到100%o檢驗項目包括：載體冇無劃痕，是否清潔；文件冇無病毒；核對電子檔案的完整 性、有效性和審核手續(xù)；核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。2. 移交手續(xù)驗收合格后檔案管理部門應(yīng)填寫電子檔案接收檢驗登記表，并簽字蓋章。登記表 一式兩份，一份交電了文件，形成單位一份口存。三、電子檔案的鑒定銷毀電子檔案在實施鑒定銷毀時，應(yīng)注意以下事項：1）電子檔案的鑒定銷毀，參照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2）二，電子檔

8、案的銷毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，才可實施。3）三非密保電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除，屈于保密范圍的電子檔案被銷毀時， 如存儲在不可擦除的材質(zhì)中，須連同存儲載體銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)上徹底清除。四、電子檔案的保管電子檔案的保管除了遵循紙質(zhì)檔案相同的要求外，還應(yīng)注意符合電子檔案的特殊 保管條件，具體表現(xiàn)為：歸檔載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫入狀態(tài)，不得擦、劃、觸摸記 錄涂層；電子檔案所處的環(huán)境溫度應(yīng)在1720%攝氏度，相對濕度應(yīng)在35%45%； 電子檔案存放時應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，并與有害氣體隔離。為了保證有效性電子檔案保管吋還應(yīng)注意做好下列保管措施：1）每滿一年對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的電子檔案讀取處理 設(shè)備更新

9、情況，進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體新設(shè)備 的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體傳換工作，原載體同時保存時 間不少于三年。2）對磁性載體每滿兩年、光盤每滿4年進(jìn)行-次抽樣機(jī)讀檢驗。抽樣率不低于 10%,如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。3）磁性載體中的電了檔案每四年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留時間不少于四年。4）定期檢驗的結(jié)果應(yīng)填入“電子檔案管理登記表”。在電子檔案保管中，應(yīng)注意采取備份措施，以防止因系統(tǒng)故障、升級、計算機(jī)病 毒，操作失誤，以及各種天災(zāi)人禍等因素造成的危害。五、電子檔案的利用為了保證實體和信息的安全電了檔案在利用過程中應(yīng)遵循以卜有關(guān)規(guī)定：1）未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不得擅自復(fù)制電子文件，封存載體不得外借。2）利用時應(yīng)使用拷貝件。3）利用時要遵守保密規(guī)定。對有保密要求的電子檔案，聯(lián)網(wǎng)利用吋，必須符合 國家或部門冇關(guān)保密的規(guī)定，要冇穩(wěn)妥的安全保密措施。4）利用者對電了檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍z內(nèi)。電子檔案的利用方式主要冇三種。一種是拷貝。針對利用者的需求，電子檔案管 理部門可以提供磁帯、磁盤、光盤等載體拷貝件，將利用者所需的電子檔案信息 以通用、標(biāo)準(zhǔn)的存儲格式提供給利用者。二是網(wǎng)絡(luò)傳輸。通過局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)實 現(xiàn)電子檔案信息的在線傳遞，以滿足利用需求。采用