會務管理常用表格

1、會務管理常用表格會務管理常用表格為實現(xiàn)對公司各類會議進行有序的組織于管理，確保會議召開的質量和效率，特制定本細則。 一、會前準備編R事項負責人（部門）審核審批細則及節(jié)點1會議計劃 申報發(fā)起部門部門 經理常務副 總經理1 .發(fā)起部門填寫會議計劃申請表；2 .確定會議主題、會議目標和應達成的結果、人員、時間 及地點要求等3 .如有需要，可召升專門會議4 .需提前20天制#2會議場所 的選定行政部部門 經理常務副 總經理1 .會前10個工作日確定2 .了解場地情況（外部環(huán)境、內部設施、住宿、娛樂、餐 飲等）3 .費用比較3確定會議 議程發(fā)起部門部門 經理常務副 總經理1 .發(fā)起部門填寫會議議程安排表

2、2 .需提前8個工作日提交行政部4發(fā)會議通 知行政部部門 經理常務副 總經理1 .應注明會議的時間，地點，主持人，議程，會議的注意 事項（包括著裝要求，內容保管要求，公議文件的要求， 請假的要求，會議的紀律等）及路線圖2 .需提前7個工作日公布5申報會議 預算行政部常務 副總 經理總經理1 .依據(jù)會議的長短及要求確認，費用明細包括：會議室費用，住宿費用，餐飲費用，娛樂費用，食品費，交通費， 相關費用，/、可預見費等，填寫會議費用預算表。2 .需提前4個工作日完成6參會人員 確認行政部部門 經理常務副 總經理1 .會同發(fā)起部門確認人員有無變動2 .確認住宿、交通、娛樂情況3 .會前3個工作日完成

3、7預定行政部部門 經理1 .根據(jù)征詢結果，預定會議室、房間、餐飲、娛樂2 .會前3個工作日完成8設備準備行政部部門 經理詳見設備準備清單9車輛安排行政部部門 經理1 .根據(jù)人數(shù)確定車輛， 要求是正規(guī)出租公司， 并有備用方 案。2 .根據(jù)會議人員情況，確定路線3 .至少配兩臺小車服務領導，一臺小車為會務組用車10發(fā)會務通 知行政部常務 副總 經理總經理1 .在所發(fā)會議通知的基礎上，結合已確定的參會及預定 情況，公布所有安排。應包括時間、地點、主持人、議程、 房間安排、就餐安排、車輛安排、活動安排、會務組聯(lián)系 方法及房間、會議注意事項及會址路線圖2 .會前3天發(fā)給與會者11歡迎牌、橫幅、制作行政部

4、部門 經理1 .根據(jù)實際情況制作2 .為議程應包括會議時間，內容，匯報人。3 .會前1天完成12會議文件 準備行政部部門 經理常務副 總經理1 .會同發(fā)起部門打印文件2 .會前2天完成13準備會議 及人員安 排行政部部門 主管1 .就會議準備情況進行通報2 .兩大以上的會議，至少安排三個行政人員服務3 .會前1天完成14食品的采 買行政部部門 主管依據(jù)會議的長短，采購相應的水果、干果及小點心、瓶裝 水15會場布置行政部部門 主管1 .所有會議所需用品需在會前2小時運到會場2 .會議室所需用品（投影儀，膠投，幕布，白板，激光筆） 需在會前1小時擺放并調試完畢3 .所用水果、干果及點心交由服務人員

5、清洗并在會前30分鐘擺放完畢4 .會議室的燈光、音響、空調等設備要求在會前30分鐘準備并調試完畢5 .擺放指路牌，指明會議室及會務組的地點。6 .臺卡、文件于會前 30分鐘放置7 .通知匯報人員于會前 5分鐘就座并準備好匯報資料8 .茶水需在會前10分鐘開始沖泡、會中工作編R事項負責人（部門）檢查審批細則及節(jié)點1會議室 保障行政部 專人部門 主管1 .引導座位，簽到2 .會議的全程要件-名會務人員留在會議室，保障會議 的服務，做好攝像、錄像工作，每次匯報開始時，要隨時 關注設備、燈光、室溫、音響等情況3 .協(xié)助匯報人員做好匯報文件的調試及資料分發(fā)工作4 .及時了解會議的進展情況并及時通知外部會

6、務人員做 好日程安排的調整工作2用餐保障行政部部門 經理常務副 總經理1 .結合會議的進程和人數(shù)，通知餐廳飯菜的準備情況（人 數(shù)）及用餐時間2 .如所午有會議議程，午餐應安排為工作快餐3 .做好就餐座位安排，合理搭配，做好人盯人服務4 .酒水準備到位5 .晚餐時通知第二天行程3住宿保障行政部部門 經理常務副 總經理1 .提前獲得房間鑰匙，并分發(fā)給與會人員2 .晚上與總臺設定較早時間，并提醒早餐3 .會議結束當天12點前，收齊房間鑰匙4娛樂保障行政部部門 經理常務副 總經理1 .了解領導的需求，安排人員做好服務2 .準備好撲克、麻將牌等娛樂設施3 .準備室外活動5會議紀要發(fā)起部門部門 經理1.發(fā)

7、起部門派專人最好會議紀要，與會后兩天發(fā)給與會者2 / 10會務管理常用表格三、會后工作編R事項負責人（部門）檢查審批細則及節(jié)點1退房行政部 專人部門 主管1 .會議結束當天12點前收齊鑰匙2 .仔細檢查一遍房間，看是否遺漏物品3 .確認所有會議項目均以結束后，結帳并開具發(fā)票2車輛安排行政部部門 經理1 .優(yōu)先安排領導用車2 .會務組用車3 .與會人員用車3設備整理行政部 專人部門 主管1 .送走所有參會人員后，進行設備的收拾和整理工作2 .專人檢查一遍，有"后否遺漏3 .歸還設備4費用報銷行政部常務 副總 經理總經理在會后三天內進行費用報銷，并附此次會議的費用清單5會務總結行政部部門

8、 經理常務副 總經理會后三天內進行會務總結，總結經驗，吸取教訓四、注意事項會議所需儀器應有備份；對所借用品應在出發(fā)前進行檢測與調試。會務人員要攜帶至少 5份會務通知，以備查詢。會務組房間應選擇與會場距離較近的房間，而每次會議的房間應較為固定。會議期間如發(fā)生緊急情況，會務人員要沉著冷靜，及時檢查可能導致的原因并盡快解決。申請部門申請時間會議主題會議目標參會人員會議時間會議地點會議設備需求會議室要求住宿要求用餐及酒水要求娛樂要求其他需配合事宜部門經理意見行政部意見常務副總經理意見總經理意見附表2:會議地點比較表4 / 10會務管理常用表格酒店 名稱地點簡介外部 環(huán)境內部 設施費用情況會議住宿用餐娛樂會議議程會議時間： 會議地點：年月日參會人員：程序內容發(fā)言人12345678910部門經理 意見行政部意見常務副總經 理意見總經理意見附表4:會議通知單6 / 10會務管理常用表格附表5:會議費用預算表7 / 10通知日期:接收部門: 發(fā)文部門：聯(lián)系人:會議名稱:會議時間： 會議地點： 參會人員: 會議注意事項:1、2、行政部聯(lián)系人:聯(lián)系方式：通知回執(zhí)會議通知已收到，內容已詳細了解,不能參加。謝謝!會務管理常用表格事項單位數(shù)量單價合計備注會議費住