ERP系統(tǒng)管理規(guī)定與具體操作庫存管理ERP系統(tǒng)運行管理制度

1、庫存管理ERP系統(tǒng)運行管理制度1. 目的：建立、健全各種組織控制措施，保證庫存管理ERP系統(tǒng)安全、正常、可靠、穩(wěn)定運行； 加強對已建立的ERP系統(tǒng)的管理，提高系統(tǒng)的運行效率； 2 范圍 本制度適用于ERP覆蓋范圍內(nèi)的生產(chǎn)用外購件及板材，管材等原材料（含非金屬材料），外協(xié)機加工件的入庫/領用/退料/補料，可作為營銷或售后用單元配件的入庫/出貨，成品入庫/出貨及工具的入庫/領用/報廢，勞保用品的入庫/領用等物資編碼信息的登錄，核算，結存的控制。3. 定義ERP：為Enterprise Resource Planning簡稱，即 企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，是指建立在信息技術基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)

2、決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。 本公司目前導入的為用友T6 ERP系統(tǒng)的庫存管理模塊4.職責 副總經(jīng)理負責ERP系統(tǒng)全盤指揮工作公司辦:本制度的歸口管理部門電算系統(tǒng)管理員：1)負責組織ERP相關內(nèi)容的培訓，協(xié)調(diào)公司內(nèi)部資源，控制項目進度，配合各部門主管推進系統(tǒng)實施；2)負責監(jiān)督及跟蹤相關部門是否有按照ERP流程在操作。3）負責整個系統(tǒng)的穩(wěn)定和ERP系統(tǒng)的日常維護和備份4）負責ERP運行情況的工作匯報，及項目中的各項制度和文件的編寫5） 負責解答其它用戶按程序提交的技術性問題；6） 協(xié)助其它部門主管制定各種方案、制度；技術部：物料編碼編制員：1）負責編制公司級物料編

3、碼清單總表及實時更新，并及時傳遞至相關部門2）負責編制物料編碼規(guī)則，按照物料編碼規(guī)則編制新開發(fā)產(chǎn)品BOM表的物料編碼，并及時將編制好的物料編碼清單傳遞至相關設計人員以便形成含唯一性的物料代碼的BOM表；3） 負責在新材料開發(fā)、物料變更或更換時，編制新增物料編碼數(shù)據(jù)并提供給倉庫電算員輸入數(shù)據(jù)；保證數(shù)據(jù)的及時性、準確性，當有新的編碼以及編碼改變時，及時通知倉庫，采購部、生產(chǎn)部、營銷部等各相關部門；4）負責工具，基礎設施及勞保用品物料編碼信息的更新并及時傳遞至相關部門；5） 當收到采購部、生產(chǎn)部、倉庫的物料數(shù)據(jù)錯誤置疑通知后，應在提出置疑部門要求的時間內(nèi)查清情況，如確有錯誤，應及

4、時糾正，如無誤，應通知各部門，并說明情況；6）在收到設計人員物料更改清單或工藝修改書面通知后，及時修改物料清單編碼信息并反饋至更改人；設計人員：1）新產(chǎn)品開發(fā)時，負責匯編含物料編碼的BOM表并通知物料編碼編制員確認。2）在進行物料更改時，技術通知單上的物料清單必須包括物料編碼信息并經(jīng)物料編碼編制員簽字確認后才可發(fā)放到生產(chǎn)部和倉庫等相關部門；3）確保BOM表的內(nèi)容必至少包括物料代碼、物料名稱、詳細的物料規(guī)格、物料屬性等；技術部長：1） 審核所有作為T6系統(tǒng)輸入依據(jù)的基礎文件，包括物料編碼規(guī)則文件、物料數(shù)據(jù)文件、物料BOM表文件等；2） 負責制定、完善物料數(shù)據(jù)和物料清單數(shù)據(jù)的修

5、改增加操作流程，編寫流程圖，并發(fā)放到部門各崗位執(zhí)行，包括物料編碼的增加處理流程、新舊材料的更替處理流程、新舊產(chǎn)品BOM處理流程等；倉庫電算員：1）負責系統(tǒng)的物料數(shù)據(jù)登錄、數(shù)據(jù)備份和輸出打印工作。 2）數(shù)據(jù)錄入過程中，如發(fā)現(xiàn)有疑問或錯誤時，應及時詢問有關人員，不得擅自修改和作廢。3）負責依據(jù)物料編碼編制員簽發(fā)的物料編碼文件，以及其他用戶確認的物料數(shù)據(jù)文件，輸入、修改系統(tǒng)各項物料數(shù)據(jù)及其屬性，并保證錄入無誤；4）新產(chǎn)品的完整BOM表和接到物料編碼編制員提供的完整數(shù)據(jù)后，必須在四個小時內(nèi)完成錄入確認工作；5） 在接到經(jīng)生產(chǎn)或其他使用部門簽字確認的入庫單，領料單、退料單和出貨通知單后，當天輸

6、入對應的物資收貨或出貨物料編碼信息，并確認審核；6） 在接到外協(xié)件入庫單后，當日完成委外加工物料物料編碼信息錄入，并確認審核；7） 如發(fā)現(xiàn)自身操作失誤應及時通知受影響部門，并采取相應措施及時糾正；8） 所有物料編碼信息操作須在接到通知后半日內(nèi)執(zhí)行，不能影響各項出入庫業(yè)務，造成公司經(jīng)濟損失；9） 如發(fā)現(xiàn)物料基礎數(shù)據(jù)、出貨通知單、入庫單、領料單、生產(chǎn)物料報廢單不正確或有疑問，應及時通知相關人員，如沒有得到解決，應書面向部門主管反應，不能知錯不報、將錯就錯，進一步造成下層結果錯誤。倉庫主管：1） 照各個物料的盤點周期，組織倉管員定期對各倉庫進行盤點，

7、倉庫電算員在遵照系統(tǒng)盤點作業(yè)流程盤點前審核所有倉存單據(jù)備份帳存數(shù)據(jù)，列印盤點表交倉管員物料盤點；生產(chǎn)部：計劃員：1）按照物料BOM表或物料編碼清單編制批量領料單2）當收到下游采購部、生產(chǎn)領料員反饋的領料單錯誤質(zhì)疑后，有義務在第一時間積極配合要求部門查清問題，如有誤馬上協(xié)助解決；3）如發(fā)現(xiàn)物料基礎數(shù)據(jù)不正確或有疑問，應及時通知相關人員，如沒有得到解決，應書面向相關領導反應，不能知錯不報、將錯就錯，進一步造成下層結果錯誤；4）物料庫存信息的查詢及物料需求計劃的編制生產(chǎn)車間1）按照物料BOM表或物料編碼清單編制散料領料單，投線不良物料退料單，成品入庫單采購部：按照物料編碼清單填寫入庫單物料編碼，辦理

8、外購件入庫手續(xù)。4.7營銷部： 負責在發(fā)貨通知單如實填寫出貨品物料代碼信息并依據(jù)物料編碼清單進行確認審查； 將確認誤的發(fā)貨通知單及時傳遞至倉庫相關職能部門：配合公司ERP系統(tǒng)的實施。5.程序內(nèi)容 管理規(guī)定1.ERP系統(tǒng)具有高度上下級的關聯(lián)性，ERP系統(tǒng)各崗位人員都同時是上層數(shù)據(jù)的使用者又是下層數(shù)據(jù)的提供者。對上層數(shù)據(jù)，如發(fā)現(xiàn)錯誤必須向相關人員報告并暫停與此有關的工作，并跟蹤問題解決情況，直至數(shù)據(jù)正確；同時做好自己這部分數(shù)據(jù)，為下層操作人員提供服務，解答下層數(shù)據(jù)使用者提出的質(zhì)疑，確保數(shù)據(jù)正確。所有人員如發(fā)現(xiàn)錯誤不能知錯不報、將錯就錯，使錯誤擴散。如發(fā)現(xiàn)自身操作失誤應及時通知受影響部門，并采取相應

9、措施及時糾正； 2.ERP實施日常工作中有難題不能解決時，實施部門要及時的反饋到相關人員，不能埋沒問題，拖延問題，否則問題一旦爆發(fā)，追究當事人責任。3為提高系統(tǒng)資源利用率，ERP系統(tǒng)用戶在完成各項操作后，應及時退出ERP避免其他用戶無法使用。4. 各部門主管人員應認真履行本崗位職責，每次與物料編碼信息有關的單據(jù)發(fā)出前應詳細審查，發(fā)現(xiàn)問題應及時溝通、反饋，避免造成工作延誤。5. 為提高系統(tǒng)運行效率，倉庫電算員應提高服務意識，外購件入庫、出庫編碼信息一般應在1個工作日內(nèi)辦理完畢，存在較多問題的出入庫信息處理應在2個工作日內(nèi)辦理完畢或給予答復；其他物資應在2個工作日內(nèi)辦理完畢，確保不影響錄入業(yè)務的正

10、常進行。6. ERP系統(tǒng)用戶出差或其它原因不能辦理業(yè)務時，由本部門領導指定專人代理負責，并做好用戶名、密碼交接記錄。指定代理人應按相應的崗位職責進行操作，ERP系統(tǒng)用戶返回崗位時，應及時收回用戶，并修改相應密碼。7.ERP系統(tǒng)主機管理規(guī)定： 1） 嚴禁在ERP系統(tǒng)主機前用水和吸煙，以免引起短路、火災或其它操作； 2）、 在工作中突然停電，應注意及時關閉有關設備電源，在操作人員離開微機時應關閉微機電源，下班前應檢查電源的關閉及UPS使用等情況； 3） 嚴禁在微機內(nèi)安裝或運行游戲盤； 8上機運行系統(tǒng)的規(guī)定： 1）電算系統(tǒng)管理員：、計劃員、倉庫電算員、及經(jīng)系統(tǒng)管理員批準的有關人員，有權上機操作運行系

11、統(tǒng)； 2） 非指定人員不能上機運行系統(tǒng)； 3） 上機使用人員必須使用其真實姓名，操作密碼注意保密，一旦泄漏，操作人員有權修改自己的口令，否則，出現(xiàn)問題，操作人員和系統(tǒng)管理人員有不可推卸的責任； 4） 上機人員必須按照各自的操作權限進入，不得越權，為防止此類情況的發(fā)生，上機人員操作完畢后，必須退出系統(tǒng)； 5） 應及時作好各自的備份工作，以防止意外事故的發(fā)生； 6） 不能使用來路不明的軟盤和各種非法拷貝工作，以防止病毒的傳入； 7） 未經(jīng)批準，不能使用初始化格式命令和刪除等DOS命令； 8） 對各應用軟件word、excel等的使用，必須建立自己的子目錄，存入自己的文件，系統(tǒng)文件目錄不應存任何非系

12、統(tǒng)文件，維護人員有權刪除這些非系統(tǒng)文件。如被刪除，文件編輯者自負后果。 9.危機預防及應急處理辦法1） 數(shù)據(jù)備份：電算系統(tǒng)管理員必須定期進行相關數(shù)據(jù)備份，每天做一次增量備份、每星期做一次完整備份、每月一次歸檔備份并驗證備份數(shù)據(jù)的正確性；完全備份和歸檔備份資料必須和系統(tǒng)分開存放。2）電算系統(tǒng)管理員定期檢查主機等關鍵設備運行情況，做好運行日志記錄，發(fā)現(xiàn)問題要及時處理；3） 在發(fā)生系統(tǒng)故障或突發(fā)事件發(fā)生時，電算系統(tǒng)管理員必須在第一時間把相關情況向上級匯報并通知各有關部門采取措施降低由此造成的影響和損失；電算系統(tǒng)管理員必須根據(jù)當時具體情況制定計劃盡快恢復系統(tǒng)運行。4）各相關職能部門在收到電算系統(tǒng)管理員

13、故障或突發(fā)事件通知后，必須組織本部門相關人員就有關事項做出安排，手工解決與系統(tǒng)有關單據(jù)處理，待系統(tǒng)恢復正常運行后將手工單據(jù)重新輸入到系統(tǒng)；5） 涉及其他如操作流程調(diào)整、業(yè)務流程重組等情況，必須首先保證內(nèi)部各環(huán)節(jié)的正常運轉,特別是不能讓生產(chǎn)線停工待料；然后由電算系統(tǒng)管理員牽頭組織各相關部門會議討論決定相關解決辦法并實施。具體操作1. 廠商送貨 供應商按照采購訂單要求送貨至倉庫并提供送貨單，或由采購員取貨送至倉庫；2.入庫單填寫1）新開發(fā)產(chǎn)品外購件及外協(xié)件，采購員按照BOM表及采購訂單填寫外購零部件入庫單2）新開發(fā)部件或變更，替換的部件，采購員按照技術通知單或物料編碼清單填寫外購零部件入庫單3）售

14、后退回的合格部件，售后助理按照物料編碼清單填寫外購零部件入庫單4）勞保用品，公司辦按照物料編碼清單填寫外購零部件入庫單5）生產(chǎn)設施及工具，采購員按照物料編碼清單填寫外購零部件入庫單6）入庫單填寫的內(nèi)容要求，必須包括：入庫單號，物料編碼（存貨編碼），物料名稱，物料型號，數(shù)量，單價等7）入庫單填寫完成后，填寫人應自行確認物料編碼信息的準確性，物料編碼信息填寫不全或模糊不清的倉庫有權拒收；2. 物料數(shù)量與物料編碼核對1）倉管員驗證實物名稱與規(guī)格數(shù)量與根據(jù)入庫單是否一致；2）倉庫電算員驗證入庫單電算信息（入庫單號，物料編碼（存貨編碼），物料型號）與T6庫存系統(tǒng)物料編碼信息是否一致。如有不一致，倉庫電算

15、員應將異常信息反饋至相關責任人員。3）技術部需在新規(guī)部件或變更部件采購前將新增加的物料編碼信息傳遞至倉庫，以便新開發(fā)部件可以順利入庫3.入廠檢驗 1）采購件及售后退回件，由檢驗員依照檢驗規(guī)程（或圖紙）及BOM表驗證物料是否合格 2）生產(chǎn)設施由設備管理員牽頭組織技術部，車間，質(zhì)保部對其進行驗收3）工具，勞保用品由生產(chǎn)部組織對其進行驗收4）檢驗不合格時，由質(zhì)保部或生產(chǎn)部在入庫單填寫處理意見。具體處理流程見相關處理程序。5）入廠檢驗合格后，方可辦理入庫。4. 物料入庫及物料信息輸入1）物料編碼信息齊全及實物數(shù)量符合入庫單數(shù)量，物料驗證合格后，倉庫電算員將“入庫單號，存貨編碼，物料名稱，物料型號，數(shù)量

16、，單價”輸入至用友T6存貨核算系統(tǒng)；物料電算員需定期進行T6系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份。2)倉管員按照倉庫相關管理規(guī)定，將對應物料分類上架擺放。5.發(fā)料1）倉管員根據(jù)計劃員編排的領料單備料并與領料員進行物料交接；2）物料電算員根據(jù)簽收后的領料單將物料發(fā)出信息（存貨編碼，物料名稱，物料型號，數(shù)量）輸入至T6系統(tǒng)；3）計劃員根據(jù)BOM表編制批量套料領料單4）領料單內(nèi)容至少要包括“存貨編碼，物料名稱，物料型號，數(shù)量”并且要自檢無誤，否則倉管員有權拒絕發(fā)料；6.不良料補料1）當車間投料后發(fā)現(xiàn)存在不良料時，只有先行辦理退料手續(xù)后才可辦理補料作業(yè)；車間領料員按照批量套料領料單或產(chǎn)品BOM表，物料編碼清單填寫臨時領料單經(jīng)

17、相關領導批準后方可到倉庫辦理補料手續(xù)。2）退料單內(nèi)容至少要包括“存貨編碼，物料名稱，物料型號，數(shù)量”并且要自檢無誤，否則倉管員有權拒絕退料；7.成品/組件檢驗1）車間自檢合格后以報檢單形式通知檢驗員進行檢驗；檢驗員按照例行試驗大綱或圖紙進行檢驗。2）檢驗員將檢驗結果以成品檢驗記錄形式或報檢單記錄形式反饋至車間；如不合格，按照不合格品相關處理規(guī)定執(zhí)行8. 產(chǎn)品入庫1）車間將檢驗合格的成品以入庫憑單形式辦理入庫；2）車間將營銷或售后下單制作的半成品零配件，經(jīng)檢驗合格后以入庫憑單形式辦理入庫3）倉管員確認入庫憑單數(shù)量無誤后，與車間交接完成入庫手續(xù)。4）入庫憑單內(nèi)容需包括：物料編碼，物料名稱，物料型號，數(shù)量9. 入庫信息輸入1）倉庫電算員確認入庫憑單編碼信息無誤后，將入庫品編碼信息掃入T6