試論在網(wǎng)絡(luò)信息化時代做好高校外事檔案管理工作

1、    試論在網(wǎng)絡(luò)信息化時代做好高校外事檔案管理工作    季軒摘 要：隨著時代的發(fā)展與進(jìn)步，文化交流也日漸頻繁。在當(dāng)下，高校外事交流頻繁，這不僅可以發(fā)展我國高校的文化，還可以促進(jìn)社會的和諧發(fā)展。然而在發(fā)展的同時，外事檔案的管理也出現(xiàn)了許多的改變和完善，管理出現(xiàn)了新的困難和挑戰(zhàn)。為了保證外事管理高效有序的進(jìn)行，這就要求了管理者應(yīng)該著力于發(fā)展外事檔案的管理系統(tǒng)，提高管理工作人員的工作能力。通過本文的討論，筆者對網(wǎng)絡(luò)信息化時代如何做好高校外事檔案管理工作的問題做出了分析。關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)信息化；高校；外事檔案；管理；提升doi：10.16640/ki.37-12

2、22/t.2017.02.144高校外事檔案指的是，高校在新時期下，和外界國際機(jī)構(gòu)或是文人志士的文化的交流、學(xué)術(shù)研討、友好合作等活動中，出現(xiàn)的具有文化價值、社會發(fā)展價值和中外合作價值的憑據(jù)。外事檔案是對文化數(shù)據(jù)的整理，不僅有利于發(fā)展我國一直倡導(dǎo)“和諧社會”還促進(jìn)了國際之間的交流發(fā)展，同時還可以促進(jìn)文化的繁榮昌盛。近年來，高校外事發(fā)展的趨勢也越來越明顯，不少高校教學(xué)都朝著國際化發(fā)展，這就要求了外事管理工作也應(yīng)該做到同步發(fā)展。近年來。網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)展迅猛，更是在各行各業(yè)起到了重要的作用。管理工作人員應(yīng)該采取有效的措施，結(jié)合當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展，提高高校外事管理檔案的質(zhì)量，為高校的外事交流與管理做出貢獻(xiàn)。

3、1 在信息時代中檔案的發(fā)展1.1 改變了信息存儲的方式在以前，信息時代還未得到全面發(fā)展，人們的信息儲蓄方式都是靠書籍紙張打印保存。這種原始的存儲方式，不僅效率低，紙張還具有不易保存的缺點(diǎn)，并不能適應(yīng)當(dāng)今高速發(fā)展的社會。隨著信息時代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)也慢慢被運(yùn)用到檔案的存儲中，這也使得存儲方式發(fā)生變化，從原始的紙質(zhì)檔案存儲改變成磁盤拷貝，人們將數(shù)據(jù)信息輸入到計(jì)算機(jī)中，然后利用磁盤拷貝技術(shù)，將信息輸入到磁盤中。這種存儲方式使得信息在交流時變得較為方便，但長時間下，需要對其進(jìn)行完善和更新仍有不宜保存的缺陷，并且在光盤中的信息可以在計(jì)算機(jī)中更改，所以無法保證光盤信息的原始性。并且在信息文檔在歸檔時，需要進(jìn)

4、行光盤移交等繁多的處理手段，不僅環(huán)節(jié)復(fù)雜，還會在歸檔中出現(xiàn)信息缺失遺漏現(xiàn)象，具有環(huán)節(jié)復(fù)雜性。近年來，我國的教育事業(yè)隨著有了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，高校的教育工作也在不斷完善中，一些有條件的高校也在重視對教育工作國際化的發(fā)展。在高校教育工作國際化進(jìn)程中，有一項(xiàng)非常重要的工作需要注意，在發(fā)展愈來愈快的國際化進(jìn)程中，高校工作的外事管理工作顯得越來越重要。人們的文化交流日益變得國際化，每個整體都想在文化的長河中博得上游，1.2 改變了信息分類的方式外事檔案分類是檔案整理的重要環(huán)節(jié)。隨著信息時代的發(fā)展，電子檔案也隨之發(fā)展。然而在往前的手工檔案分類時期下，由于檔案的信息和載體處于分離狀態(tài)，所以在檔案的整理過程中，

5、對信息實(shí)體的整理只能在淺面上對其屬性進(jìn)行關(guān)系分類。但是隨著時代的發(fā)展，檔案數(shù)量逐漸增大，這種手工檔案分類的操作方式已不能滿足當(dāng)今社會檔案的管理。在網(wǎng)絡(luò)信息時代的發(fā)展中，電子檔案借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)手段，使得文件的整理形式和文件內(nèi)容特征都產(chǎn)生了極大的進(jìn)步。外事檔案管理人員可以改變文檔的具體形式位置，還可以使文檔在保證內(nèi)容不變的情況下使得其在不同的載體中進(jìn)行有目的性的調(diào)整和更換。在信息化的時代下，檔案管理人員可以利用計(jì)算機(jī)對文檔進(jìn)行快速、安全、全面的分類和整理，并且還可以避免紙質(zhì)檔案文類不能隨著時代發(fā)展而更改的缺點(diǎn)。同時還可以提高人們查詢內(nèi)容時的效率，節(jié)省查詢時間，精確查詢的內(nèi)容，提高其工作質(zhì)量。2 在

6、網(wǎng)絡(luò)信息化時代的外事檔案的管理2.1 紙質(zhì)檔案與網(wǎng)絡(luò)電子檔案相結(jié)合在檔案的管理過程中，網(wǎng)絡(luò)電子檔案和紙質(zhì)的檔案都具有重要的意義，是不可或缺的檔案管理部分。但是電子檔案和紙質(zhì)檔案的管理方式卻各有千秋，這就要求了管理工作人員不能將其混為一談，不同的檔案要有不同的管理處理方式。電子檔案和紙質(zhì)檔案相比，具有傳輸速度快、查詢效率高、管理分類便捷等優(yōu)勢。所以在發(fā)展網(wǎng)絡(luò)電子檔案時應(yīng)該當(dāng)著力于發(fā)展電子檔案的現(xiàn)代化水平。不僅要提高檔案的使用率，還應(yīng)該將檔案進(jìn)行充分合理的應(yīng)用和發(fā)展。但是在目前的檔案發(fā)展的態(tài)勢中，短期之內(nèi)進(jìn)行完全電子化檔案是不可能的，紙質(zhì)檔案也具有這重要的意義。在電子檔案和紙質(zhì)檔案共存的當(dāng)下，兩種

7、不同的信息處理方式產(chǎn)生著影響，并且相互作用著發(fā)生著改變。在這種特殊的文檔管理時代中，管理工作人員應(yīng)該促進(jìn)兩者進(jìn)行合理的借鑒和改變，從而形成一種高效的工作系統(tǒng)，保證電子文檔和紙質(zhì)文檔都能在具體的實(shí)踐中發(fā)揮自身最大的效益。2.2 紙質(zhì)檔案與網(wǎng)絡(luò)電子檔案的管理方式在檔案形式發(fā)生改變的過程中，我們可以將其分成：最初的電子檔案、單純的紙質(zhì)文檔以及本級接收的紙質(zhì)文檔。在高校的外事檔案管理中，常常會遇到將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，在轉(zhuǎn)變的過程中，文檔工作人員應(yīng)該對紙質(zhì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)密的分析和了解，在錄入計(jì)算機(jī)之后，還要對其進(jìn)行有序的編號管理，促使紙質(zhì)檔案內(nèi)容以高效、全面的形態(tài)轉(zhuǎn)化成電子文檔。最后還應(yīng)該將電子

8、檔案在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行備份，以保證檔案內(nèi)容的安全。在這個環(huán)節(jié)中，工作人員應(yīng)該在保證紙質(zhì)內(nèi)容錄入計(jì)算機(jī)時的質(zhì)量和內(nèi)容統(tǒng)一性的同時，還應(yīng)該對紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效的管理，保證兩者的質(zhì)量。2.2.1 科學(xué)存檔存檔指的是將具有價值的事情內(nèi)容和文件內(nèi)容處理完畢后，對其進(jìn)行保管備案的過程，是檔案內(nèi)容管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。在高校外事檔案的管理中科學(xué)的存檔是至關(guān)重要的，這就要求了工作人員在對紙質(zhì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行研究探討后，對其進(jìn)行完善和核對，在按照要求對其進(jìn)行存檔。最后在經(jīng)過專門的審核后，將其內(nèi)容整理到一個特定的網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)的儲存盤中，同時也要對存檔內(nèi)容進(jìn)行正確的標(biāo)記和備注。2.2.2 科學(xué)鑒定鑒定一般指的是有權(quán)威的鑒定機(jī)構(gòu)對鑒

9、定對象進(jìn)行科學(xué)的研究探討和評價。在高校外事檔案管理的過程中，科學(xué)的鑒定是管理的重要環(huán)節(jié)，是保證檔案內(nèi)容科學(xué)性的重要保障。在網(wǎng)絡(luò)信息化的時代中，工作人員一般是利用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)功能進(jìn)行自動化的鑒定。在這個過程中，還應(yīng)該根據(jù)實(shí)際的情況，對鑒定內(nèi)容制定一個管理期限表，將實(shí)際的情況自動的納入管理系統(tǒng)中。這種做法有利于規(guī)劃檔案內(nèi)容的管理時間，在高校外事檔案的管理期限外，可以提高對其的保管期的判斷。在紙質(zhì)檔案的管理中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際的要求對其內(nèi)容進(jìn)行鑒定，在科學(xué)的鑒定之后，在對其進(jìn)行存檔保存。2.2.3 科學(xué)整理在網(wǎng)絡(luò)信息化時代中的高校外事檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案和電子檔案共存是發(fā)展的主要特征之一。在對檔案管

10、理的過程中，管理工作人員應(yīng)該將紙質(zhì)檔案和電子檔案的內(nèi)容整合到一起，這種做法不僅有利于檔案內(nèi)容的統(tǒng)一性與完整性，還在一定程度上大大的提高了檔案的質(zhì)量。所以在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行研究管理的同時，還應(yīng)該對電子檔案的內(nèi)容進(jìn)行同步的科學(xué)的整理。2.3 加強(qiáng)工作人員的管理在對高校外事紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理中，管理工作人員也是決定檔案內(nèi)容質(zhì)量的重要因素，工作人員的態(tài)度在一定程度上決定了檔案管理的質(zhì)量與效率。在對檔案內(nèi)容管理的同時，高校還應(yīng)該對工作人員的工作態(tài)度和工作質(zhì)量進(jìn)行要求和管理。出臺相關(guān)措施，促進(jìn)提升工作人員的工作水平，對年輕的工作人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，增長其工作知識度。同時還要樹立“認(rèn)真工作，提升態(tài)度”的

11、工作理念，激發(fā)管理工作人員的工作責(zé)任性，從而提高高校外事檔案的工作質(zhì)量。3 結(jié)束語外事管理的發(fā)展，主要是對高校的管理工作加以完善，幫助建立起全新的高校教育工作國際化氛圍。在二十一世紀(jì)的今天，教育工作國際化是必然的成果，國家與國家之間的交流頻繁，教育工作的開展也逐漸要融入國際化的思想，在進(jìn)行本土教育的基礎(chǔ)上，增加其他國家之間的文化交流，幫助學(xué)生更好的對世界形成客觀的了解。在這個過程中，外事管理起著非常重要的作用，首先就是能夠幫助學(xué)生以正確的態(tài)度來面對學(xué)習(xí)，國際的往來并不知識簡單的進(jìn)行雙語或多種語言的教學(xué)，而是在高等院校中，對教育資源進(jìn)行優(yōu)化，培養(yǎng)出在國際上能夠有更強(qiáng)競爭力的人才，這也是國際化教育

12、的核心所在；其次，外事管理對于我國的基礎(chǔ)教育事業(yè)有著很大的促進(jìn)作用。通過外事管理的加強(qiáng)，在校園中融入更多的國際氛圍，讓學(xué)生能夠始終保持新鮮的狀態(tài)來投入學(xué)習(xí)；最后，外事管理對學(xué)生未來的發(fā)展也有很大的促進(jìn)作用，通過外事管理來對教育工作國際化進(jìn)行完善，增加高職院校中體育教育的覆蓋面，整體朝向多元化、專業(yè)化的方向發(fā)展，為學(xué)生畢業(yè)后的就業(yè)能力打下鋪墊。參考文獻(xiàn)：1李勝軍，石鑫，才越等.在電子檔案時代做好高校外事檔案管理工作j.蘭臺世界，2015，08（03）：43-44.2白茵，孫寶輝.談電子檔案時代做好高校外事檔案管理工作j.決策與信息（下旬刊），2016，17（01）：167-167.3孟成民，魏旭嬌.高校外事檔案管理工作存在的問題及對策初探j(luò).卷宗，20