大型商場業(yè)務(wù)文員崗位操作手冊

1、大型商場業(yè)務(wù)文員崗位操作手冊一、崗位概述崗位名稱：辦公室/店長辦業(yè)務(wù)文員直屬部門：商場辦公室/店長辦直接上級：商場辦公室/店長辦主任適用范圍：各商場二、崗位職責(zé)1、負(fù)責(zé)商場各類重要周報、月報等報表的匯總、上報、建檔工作。2、 負(fù)責(zé)商場會議紀(jì)要、總結(jié)計劃等重要文書資料的撰寫/ 協(xié)助撰寫及匯總、上報、建檔工作。3、負(fù)責(zé)商場各類重要文書檔案的建檔及保密工作。4、負(fù)責(zé)商場收發(fā)文件及收發(fā)傳真工作。5、負(fù)責(zé)監(jiān)督商場各部門建立臺帳及重要臺帳的催交、匯總、建檔工作。6、 負(fù)責(zé)圖書管理工作，協(xié)助辦公室/ 店長辦主任組織開展讀書成果分享活動。7、完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它臨時性工作。三、主要工作1、按集團(tuán)、中心要求，

2、填寫商場總經(jīng)理經(jīng)營狀況周報表等周報、月報， 催交、 匯總商場各類重要報表，上報集團(tuán)董事長、分管副總裁、品牌運行管理中心等相關(guān)部門以及中心總經(jīng)理。2、參加商場業(yè)務(wù)分析會、辦公例會等會議，做好現(xiàn)場記錄，并撰寫、上報相關(guān)會議紀(jì)要。3、商場相關(guān)文書、文檔、資料的起草、撰寫、上報、建檔工作。4、協(xié)助辦公室/店長辦主任撰寫、上報商場、辦公室/店長辦的周、月度、年度工作總結(jié)計劃。5、 協(xié)助辦公室/店長辦主任做好讀書成果分享會、內(nèi)報內(nèi)刊組稿宣傳發(fā)行等企業(yè)文化建設(shè)工作。6、 協(xié)助辦公室/店長辦主任做好商場各部門制度執(zhí)行、報表上報等的監(jiān)督、考核工作。四、輔助工作1、協(xié)助辦公室主任做好黨工團(tuán)建設(shè)等工作，組織、參與商

3、場員工文化娛樂活動，關(guān)懷員工的健康成長。2、協(xié)助商場其他部門工作，如企業(yè)部促銷宣傳活動、財務(wù)部返款、各部門文件資料收發(fā)傳真工作等。3、辦公室其他員工的工作協(xié)作，如樓層評比考核，食堂、宿舍管理工作等。4、熟知商場經(jīng)營種類、進(jìn)駐廠商品牌等情況。5、顧客服務(wù)：解答顧客的咨詢，滿足或協(xié)助其他部門提供給顧客各類服務(wù)需求。6、完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性工作。五、工作細(xì)則1、每日工作:時間基本工作內(nèi)容8: 50前完成考勤打卡，換工服、帶領(lǐng)帶、佩戴工號牌，檢查個人 儀表是否符合*的儀容儀表規(guī)范、要求。8: 50-9: 10參加商場員工晨會、升旗、做操。部門員工手記考勤。9: 10-9: 20回到辦公室，開窗

4、通風(fēng)，做衛(wèi)生，達(dá)到 5s管理標(biāo)準(zhǔn)。9: 20-9: 30查看前一日工作日志，計劃當(dāng)日工作，分配工作時間。9:30-11:30完成前一日未完成工作及緊急性工作。11: 30-13: 00午餐、午休。13: 00-17: 40日常工作安排。17: 40-18: 00總結(jié)當(dāng)日工作，做好工作日志。18: 00整理辦公用品，打掃辦公室衛(wèi)生，關(guān)閉所有電源。打卡，下班。（說明：以上時間以冬令時間為準(zhǔn)，執(zhí)行夏令時間時，按相應(yīng)工作 時間順延；集團(tuán)各商場每日營業(yè)時間有所不同，各商場可據(jù)實調(diào)整。）2、每周工作:參加商場每周業(yè)務(wù)分析會、辦公例會，撰寫、上報業(yè)務(wù)分析會、辦公例會會議紀(jì)要。參加辦公室/店長辦一周工作例會，

5、并建立臺帳。商場總經(jīng)理經(jīng)營狀況周報表、商場客服中心周報表、撤場分析報告 、 場地調(diào)整周報表、商場總經(jīng)理/店長工作周報等各類周報表的填寫、上報。商場各部門各類重要報表的收集、建檔。集團(tuán)、商場各類文件以及業(yè)務(wù)分析會、辦公例會會議紀(jì)要的下發(fā)至商場各部門。完成、上報員工工作周報。3、每月工作：商場月度工作總結(jié)及下月工作計劃、品牌分類變動月報表、新引進(jìn)品牌分類確認(rèn)表、 市場調(diào)研報告、 商場經(jīng)營戶明細(xì)臺帳 、商場總經(jīng)理/ 店長個人進(jìn)步進(jìn)展表、商場管理人員下基層實踐情況匯報表、 團(tuán)購工作月報表、 商場場地平面圖等報表的上報集團(tuán)、中心各級領(lǐng)導(dǎo)。參加商場員工大會，協(xié)助辦公室/店長辦主任會議發(fā)文、現(xiàn)場布置等相關(guān)工

6、作，撰寫、上報、建檔員工大會會議紀(jì)要。各部門月工作總結(jié)計劃的催繳，后上報商場總經(jīng)理 /店長審閱、建檔。協(xié)助辦公室/店長辦主任組織、參加讀書成果分享會，做好發(fā)文通知、協(xié)助組織、會場布置、現(xiàn)場記錄、匯報分享、讀書心得文章存檔以及會議紀(jì)要的撰寫、上報、建檔等相關(guān)工作。4、每年工作：參加商場年度績效考核。參加商場年度總結(jié)表彰大會。參加商場責(zé)任總結(jié)、目標(biāo)責(zé)任匯報大會。業(yè)務(wù)文員崗位工作流程一、會議工作1、業(yè)務(wù)分析會：（會議時間以北京* 東四環(huán)店為例）周五 13:30：準(zhǔn)時參會，做好會議記錄。遇事向辦公室/店長辦主任請假，協(xié)助辦公室/店長辦主任妥善安排好辦公室行政文員參會并做好會議記錄。周五上午10:00

7、前：在辦公室/店長辦主任的安排下，通知各業(yè)務(wù)部門經(jīng)理 /主管及其他相關(guān)人員參會。周五下午至周六上午11:00 前：完成業(yè)務(wù)分析會會議紀(jì)要的撰寫，并上報辦公室/店長辦主任校審。周六中午12:00 至周日中午12:00 前：修改辦公室/店長辦主任校審后的業(yè)務(wù)分析會會議紀(jì)要，后上報商場總經(jīng)理/ 店長審閱、修改形成定稿。周一中午12:00 前：將定稿后的業(yè)務(wù)分析會會議紀(jì)要上報中心 總經(jīng)理及中心分管副總裁審閱，并建檔，并復(fù)印下發(fā)至商場各部門。2、辦公例會：（會議時間以北京* 東四環(huán)店為例）周六 13:30：準(zhǔn)時參會，做好會議記錄。遇事向辦公室/店長辦主任請假，協(xié)助辦公室/店長辦主任妥善安排好辦公室行政文

8、員參會并做好會議記錄。周六上午10:00 前：在辦公室/店長辦主任的安排下，通知各部門經(jīng)理 /主管及其他相關(guān)人員參會。周六下午至周日上午11:00 前： 完成 辦公例會會議紀(jì)要的撰寫，并上報辦公室/店長辦主任校審。周日中午12:00 至周一中午12:00 前：修改辦公室/店長辦主任校審后的辦公例會會議紀(jì)要，后上報商場總經(jīng)理/店長審閱、修改形成定稿。周二中午12:00 前：將定稿后的業(yè)務(wù)分析會會議紀(jì)要上報中心總經(jīng)理及中心分管副總裁審閱，并建檔，并復(fù)印下發(fā)至商場各部門。3、辦公室一周工作例會：（會議時間以北京* 東四環(huán)店為例）周日上午10:00 前：在辦公室/店長辦主任的安排下，通知辦公室全體員工

9、開會。周日 16:30：參加辦公室一周工作例會，匯報重要工作和需要辦公室主任、辦公室其他員工以及商場各部門需要配合、協(xié)作的工作，提出一些合理化建議 建檔：負(fù)責(zé)辦公室一周工作例會的記錄，并建立臺帳。4、商場員工大會：提前 3 日：在辦公室/ 店長辦主任的安排下，負(fù)責(zé)或協(xié)助相關(guān)人員做好會議現(xiàn)場布置準(zhǔn)備。提前 1 日：通知各部門經(jīng)理/ 主管組織本部門全體員工參會，有關(guān)會議資料、物品等的準(zhǔn)備到位等。大會當(dāng)天：協(xié)助做好會議現(xiàn)場準(zhǔn)備；參加員工大會。會后 2 日內(nèi)：撰寫員工大會會議紀(jì)要并上報辦公室/ 店長辦主任校審，修改后報商場總經(jīng)理/ 店長審閱、修改、定稿，后上報中心總經(jīng)理及中心分管副總裁審閱，并建檔，并

10、復(fù)印下發(fā)至商場各部門。5、商場年度總結(jié)表彰大會：春節(jié)前：協(xié)助行政文員落實會場或酒店、下發(fā)總結(jié)表彰大會通知等。春節(jié)上班后第1、 2 天：協(xié)助行政文員再次落實會場或聯(lián)系酒店，確定無變化；協(xié)助辦公室/店長辦主任推進(jìn)大會各項準(zhǔn)備工作。提前 1 天：協(xié)助行政文員通知各部門經(jīng)理/主管落實本部門員工參會；再次聯(lián)系酒店，確認(rèn)次日會務(wù)所需場地、音響設(shè)施、宴席等的準(zhǔn)備到位；協(xié)助落實所有獎狀、獎品以及其他物品的準(zhǔn)備到位。大會當(dāng)天：在辦公室/店長辦主任的統(tǒng)一調(diào)度下，提前到酒店作好 現(xiàn)場布置，有關(guān)物品提前送到酒店；參加會議。會后 2 日內(nèi)：撰寫商場年度總結(jié)表彰大會會議紀(jì)要并上報辦公室/店長辦主任校審，修改后報商場總經(jīng)理

11、/ 店長審閱、修改、定稿，后上報中心總經(jīng)理及中心分管副總裁審閱，并建檔， 并復(fù)印下發(fā)至商場各部門。6、其他會議及會議紀(jì)要：同城兩店/ 多店業(yè)務(wù)互動會議，中心部門經(jīng)理會議，商場責(zé)任總結(jié)、目標(biāo)責(zé)任匯報大會：按辦公室 / 店長辦主任的安排，做好定稿后會議紀(jì)要上報中心總經(jīng)理及中心分管副總裁審閱并建檔工作，并復(fù)印下發(fā)至商場相關(guān)部門。商場責(zé)任總結(jié)、目標(biāo)責(zé)任匯報大會：在辦公室/店長辦主任的安排下，負(fù)責(zé)商場各部門新一年度的目標(biāo)責(zé)任書、廉潔自律責(zé)任狀、安全責(zé)任書等資料的準(zhǔn)備工作，并在會上協(xié)助辦公室/ 店長辦主任做好商場總經(jīng)理/店長與各部門經(jīng)理/主管簽約的銜接工作。二、總結(jié)計劃1、員工工作周報：個人員工工作周報：

12、每周六10:00前完成填寫，上報辦公室/店長辦主任審閱，周日下午建檔。辦公室員工員工工作周報：辦公室/店長辦主任每周六 10:00前完成審閱后，收集、匯總辦公室/ 店長辦全體員工的員工工作周報并建檔。2、部門工作周報：商場各部門部門工作周報：每周六10:00 前催繳各部門部門工作周報 ， 收集、 匯總后上報商場總經(jīng)理/ 店長審閱，周六 13:00 回收、建檔，并在13:30 召開的商場每周辦公例會前，交商場總經(jīng)理/店長備案。3、部門月工作總結(jié)計劃：各部門月工作總結(jié)計劃，于每月 28日 18:00 前催繳各部門經(jīng)理/主管完成撰寫，后匯總、上報商場總經(jīng)理/ 店長審閱，每月30 日回收、匯總并建檔。

13、28 日下午或29 日上午 10:00 前，各部門月工作總結(jié)計劃同時上報辦公室主任，作為辦公室/店長辦主任撰寫商場月工作總結(jié)計劃的依據(jù)。4、商場月工作總結(jié)計劃：辦公室主任于每月1 日 12:00 前， 完成商場月工作總結(jié)計劃的撰寫，并上報商場總經(jīng)理/店長審閱、修改、定稿。辦公室主任于每月3 日 10:00 前，將商場總經(jīng)理/店長審閱、定稿后的商場月工作總結(jié)計劃，轉(zhuǎn)交業(yè)務(wù)文員。每月 3 日 10:00：業(yè)務(wù)文員將定稿后的商場月工作總結(jié)計劃，上報中心總經(jīng)理、分管理副總裁審閱，并建檔。5、部門年度工作總結(jié)、目標(biāo)責(zé)任書： 12月 10-19 日：按集團(tuán)要求，在辦公室/店長辦主任的安排下，協(xié)助辦公室 /

14、 店長辦主任做好各部門撰寫本部門年度工作總結(jié)及新一年目標(biāo)責(zé)任書的發(fā)文及催繳工作。 12 月 20 日 10:00 前：收集、匯總并上報商場總經(jīng)理/店長審閱各部門年度工作總結(jié)、新一年目標(biāo)責(zé)任書；并上報辦公室/店長辦主任一份，作為撰寫商場年度工作總結(jié)、目標(biāo)責(zé)任計劃的依據(jù)。 12月 25日前，回收、匯總各部門年度工作總結(jié)、新一年目標(biāo)責(zé)任書，返還各部門經(jīng)理/ 主管按商場總經(jīng)理/店長要求，修改、完善部門年度工作總結(jié)、新一年目標(biāo)責(zé)任書。 1 月 5 日前：各部門經(jīng)理/ 主管修改、補(bǔ)充本部門年度工作總結(jié)及新一年目標(biāo)責(zé)任書，后催收并建檔。6、商場年度工作總結(jié)、新一年目標(biāo)責(zé)任書： 12 月 20日 10:00：

15、將收集、匯總的各部門年度工作總結(jié)、新一年目標(biāo)責(zé)任書上報辦公室/店長辦主任，作為撰寫商場年度工作總結(jié)、目標(biāo)責(zé)任計劃的依據(jù)。 12 月 30 日前：辦公室/店長辦主任撰寫商場年度工作總結(jié)及新一年目標(biāo)責(zé)任書后，經(jīng)上報商場總經(jīng)理/店長審閱修改、定稿后，上報中心總經(jīng)理、分管理副總裁初審。 1 月 5 日：經(jīng)各部門經(jīng)理/ 主管修改、補(bǔ)充本部門年度工作總結(jié)及新一年目標(biāo)責(zé)任書，辦公室/ 店長辦主任完善商場年度工作總結(jié)、新一年目標(biāo)責(zé)任書后，將定稿后的商場年度工作總結(jié)、新一年目標(biāo)責(zé)任 書，上報中心總經(jīng)理、分管副總裁終審并建檔。春節(jié)后一個月內(nèi)：集團(tuán)召開年度責(zé)任總結(jié)、目標(biāo)責(zé)任大會前，將商場年度工作總結(jié)、新一年目標(biāo)責(zé)任

16、書，上報集團(tuán)年度責(zé)任總結(jié)、目標(biāo)責(zé)任大會會務(wù)組制作大會議程。三、報表工作1、每周上報的報表：商場總經(jīng)理經(jīng)營狀況周報表：每周日、周一上午匯總各業(yè)務(wù)部門周報， 每周一 12:00 前上報集團(tuán)公司董事長、中心分管副總裁和中心總經(jīng)理，并建檔。商場客服中心周報表：每周一 12:00前上報集團(tuán)公司董事長、中心分管副總裁和中心總經(jīng)理，并建檔。撤場分析報告、場地調(diào)整周報表：商場如有撤場廠家，每周一 12:00 前完成撤場分析報告、 場地調(diào)整周報表后，上報中心分管副總裁和中心總經(jīng)理，并建檔。商場總經(jīng)理/店長 工作周報： 每周一 12:00 前上報中心分管副總裁和中心總經(jīng)理，并建檔。2、每月上報的報表： 商場月度工

17、作總結(jié)及下月工作計劃： 每月 30 日前上報中心分管 副總裁和中心總經(jīng)理。品牌分類變動月報表、新引進(jìn)品牌分類確認(rèn)表：每月根據(jù)家具、建材品牌調(diào)整情況，填寫品牌分類變動月報表、 新引進(jìn)品牌分類確認(rèn)表， 每月30 日前上報集團(tuán)品牌運營中心總經(jīng)理、中心分管副總裁和中心總經(jīng)理。市場調(diào)研報告：根據(jù)各業(yè)務(wù)部門市場調(diào)研的有關(guān)情況，每月 30日前填寫市場調(diào)研報告，上報中心分管副總裁和中心總經(jīng)理。 商場經(jīng)營戶明細(xì)臺帳： 匯總商場所有廠家，每月 30 日前填寫 商場經(jīng)營戶明細(xì)臺帳，上報中心分管副總裁和中心總經(jīng)理。商場總經(jīng)理/店長個人進(jìn)步進(jìn)展表： 每月 30 日前上報中心分管副總裁和中心總經(jīng)理。商場 管理人員下基層實

18、踐情況匯報表： 每月30 日前上報中心分管副總裁和中心總經(jīng)理。 團(tuán)購工作月報表： 每月30 日前上報中心分管副總裁和中心總經(jīng)理。商場場地平面圖：每月更新商場場地平面圖，每月30日前上報中心分管副總裁和中心總經(jīng)理。四、文書文檔工作1、商場一般性文書、資料工作：協(xié)助辦公室/店長辦主任，做好商場一般性文件的起草、有關(guān)資料的撰寫等相關(guān)工作。每天商場及各部門郵件、傳真的收發(fā)工作。2、文件文書建檔工作：商場下發(fā)的各類文件的建檔。集團(tuán)公司下發(fā)文件的收取，及時下發(fā)至商場各部門，并做好存檔工作。商場重要外聯(lián)工作、外聯(lián)名單的建檔。3、業(yè)務(wù)部門資料建檔工作：經(jīng)營周報表：每周六收集、建檔各業(yè)務(wù)部門的經(jīng)營周報表。廠商溝通反饋表：每周六收集、建檔各業(yè)務(wù)部門的廠商溝通反饋表 。五、企業(yè)文化工作1、讀書成果分享會：通知： 每月參加一次讀書成果分享會；協(xié)助辦公室/店長辦主任提前 7 天下發(fā)舉辦讀書成果分享會的通知給商場各部門并在公示欄上公告， 落實參會人員及參與讀書成果分享的員工；提前 2 天催繳讀書心得文章，為辦公室/店長辦主任主持讀書成果分享會作準(zhǔn)備，并存檔。會場準(zhǔn)備：協(xié)助辦公室/ 店長辦主任協(xié)調(diào)企劃等相關(guān)部門提前1