關(guān)于對(duì)軌道交通財(cái)務(wù)檔案管理的探討

1、    關(guān)于對(duì)軌道交通財(cái)務(wù)檔案管理的探討    袁志戎摘要：隨著城市軌道交通行業(yè)的發(fā)展，如何將財(cái)務(wù)檔案管理工作與之相適應(yīng)，將是本文研究的問題。本文將對(duì)軌道交通財(cái)務(wù)檔案管理的作用及其在財(cái)務(wù)檔案管理中應(yīng)改進(jìn)的工作內(nèi)容，結(jié)合工作實(shí)際進(jìn)行了局部分析，從面達(dá)到提升財(cái)務(wù)檔案管理工作質(zhì)量的目的。關(guān)鍵詞：軌道交通；財(cái)務(wù)檔案；管理一、軌道交通財(cái)務(wù)檔案作用重大近年來(lái)，隨著我國(guó)軌道交通行業(yè)的大力發(fā)展，軌道交通行業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，樹立新的理念，建立新的體制，實(shí)行新的管理制度。軌道交通財(cái)務(wù)檔案管理反映了整個(gè)軌道交通工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、經(jīng)營(yíng)的經(jīng)濟(jì)行為全過(guò)程，具

2、有很強(qiáng)的原始性和記錄性，它除了具有會(huì)計(jì)檔案的共性外，還具有鮮明的行業(yè)特殊性。（一）能夠掌握軌道交通整體資金狀況。軌道交通財(cái)務(wù)檔案是軌道交通事業(yè)發(fā)展的綜合反映，是軌道交通企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營(yíng)決策、實(shí)行綜合平衡的依據(jù)。單位管理者可以隨時(shí)方便地對(duì)會(huì)計(jì)檔案目錄、數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，能夠?qū)崟r(shí)掌握整個(gè)單位的整體資金狀況，包括賬戶基本情況、余額信息，提高分析能力，從而為針對(duì)當(dāng)?shù)剀壍澜煌ㄊ聵I(yè)發(fā)展特點(diǎn)，研究制訂、政策提供可靠的依據(jù)，財(cái)務(wù)檔案能夠幫助了解部門的管理狀況和資金流向，檢查部門內(nèi)部執(zhí)行政策法規(guī)、規(guī)章制度的情況。（二）能夠監(jiān)控資金動(dòng)態(tài)，防范風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)檔案是開展財(cái)務(wù)分析、會(huì)計(jì)監(jiān)督和改善軌道交通運(yùn)營(yíng)狀況及重點(diǎn)工程建設(shè)和管理

3、的工具。財(cái)務(wù)檔案能夠監(jiān)控資金動(dòng)態(tài)，防范風(fēng)險(xiǎn)、堵塞漏洞。利用財(cái)務(wù)檔案可以方便地隨時(shí)監(jiān)測(cè)異動(dòng)，能夠檢驗(yàn)干部是否廉潔，揭露和打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的犯罪活動(dòng)和反對(duì)不正之風(fēng)。同時(shí)，利用財(cái)務(wù)檔案，實(shí)時(shí)掌握可以支配的資金，可以方便隨時(shí)摸“家底”，查問題，找原因、堵塞漏洞，完善各項(xiàng)管理制度和內(nèi)部控制，加強(qiáng)多方面的風(fēng)險(xiǎn)管理，提高管理水平，為軌道交通的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。二、軌道交通財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的問題財(cái)務(wù)檔案管理作為軌道交通管理工作的重要組成部分，也在不斷進(jìn)步，取得了很好的成績(jī)。但在軌道交通管理工作中依然存在很多問題，主要有以下幾點(diǎn)：（一）缺乏財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)或管理意識(shí)薄弱。記錄單位財(cái)務(wù)信息的的財(cái)務(wù)檔案是軌道交

4、通運(yùn)營(yíng)、建設(shè)、經(jīng)營(yíng)情況的真實(shí)寫照，財(cái)務(wù)將各種財(cái)務(wù)信息收集并整理歸檔，使之成為軌道交通企業(yè)管理人員進(jìn)行科學(xué)決策的重要參考依據(jù)。但是很多財(cái)務(wù)管理人員或者企單位的管理層缺乏財(cái)務(wù)檔案管理的意識(shí)或者財(cái)務(wù)管理意識(shí)薄弱，導(dǎo)致很多財(cái)務(wù)信息的遺漏或遭到損害。其中不乏重要的財(cái)務(wù)資料和信息，這些財(cái)務(wù)資料和信息的遺失或損害會(huì)直接或間接影響軌道交通的正常運(yùn)行，從而給國(guó)家造成不同程度的經(jīng)濟(jì)損失。（二）財(cái)務(wù)歸檔工作不規(guī)范。目前很多單位的財(cái)務(wù)歸檔工作不規(guī)范，難以實(shí)現(xiàn)全面歸檔和全面管理。歸檔的內(nèi)容大多只限于收集憑證，制作賬表等簡(jiǎn)單的管理工作，對(duì)軌道交通各條線路各個(gè)環(huán)節(jié)中各種合同、登記憑證等缺乏有效的管理，或者對(duì)檔案資料歸檔不合

5、理，保存不完整等。而正規(guī)的財(cái)務(wù)檔案管理工作除了對(duì)賬表及報(bào)表的進(jìn)行歸檔外，還應(yīng)對(duì)軌道交通經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的經(jīng)濟(jì)合同、各類票據(jù)領(lǐng)用登記表、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、檢驗(yàn)資產(chǎn)報(bào)告、各種審計(jì)報(bào)告等進(jìn)行歸檔，并送往專門的檔案室保存完整。目前財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的這些不規(guī)范行為，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)引起足夠的重視。（三）財(cái)務(wù)檔案的管理體制不完善。實(shí)踐中可以得知，很多的財(cái)務(wù)檔案管理負(fù)責(zé)部門沒有按軌道交通行業(yè)特點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)的分類，存放，利用制度和規(guī)章。有些單位覺得這些文件已經(jīng)使用，不再具有利用價(jià)值。而且對(duì)檔案學(xué)的最基本知識(shí)都毫不了解，憑直覺辦事，使得很多常規(guī)的工作都有著很大的內(nèi)耗。投入大，效率低。（四）從事財(cái)務(wù)檔案管理的人員不專業(yè)。實(shí)際

6、操作中，很多財(cái)務(wù)檔案管理的工作竟然是由后勤來(lái)完成了。這些人員基本沒有必須的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和專業(yè)的檔案管理和財(cái)務(wù)工作常識(shí)。三、對(duì)于做好軌道交通財(cái)務(wù)檔案管理工作的幾點(diǎn)淺見（一）強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)。首先，從單位領(lǐng)導(dǎo)到具體檔案工作的操作人員，應(yīng)該從財(cái)務(wù)檔案保管意識(shí)上著手改變，來(lái)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的水平進(jìn)行提高。財(cái)務(wù)檔案管理人員首先應(yīng)認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)于軌道交通發(fā)展戰(zhàn)略、文化建設(shè)和企業(yè)核心凝聚力起到的重要作用，重視軌道交通財(cái)務(wù)檔案管理的積極作用。進(jìn)而使單位領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)于整個(gè)單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要性產(chǎn)生積極認(rèn)識(shí)。由上而下對(duì)于檔案意識(shí)有著較大提高，能夠把財(cái)務(wù)檔案管理工作形成財(cái)務(wù)和檔案管理的日

7、常化工作列入單位工作的短期日程中去。其次，財(cái)務(wù)檔案管理的工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)自己的檔案管理意識(shí)進(jìn)行提升并緊跟時(shí)代發(fā)展潮流。認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理工作不僅僅對(duì)于檔案保存具有重要作用，而且對(duì)于單位財(cái)務(wù)工作也有著重要的監(jiān)督作用。（二）按照軌道交通建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、經(jīng)營(yíng)三大板塊設(shè)立專人負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理工作。財(cái)務(wù)檔案管理工作關(guān)系企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的決策，針對(duì)很多單位領(lǐng)導(dǎo)忽略財(cái)務(wù)檔案管理工作的行為，建議管理者重視財(cái)務(wù)檔案管理工作，并設(shè)專人負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作。重視培養(yǎng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，組織相關(guān)的培訓(xùn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)能力。使其掌握財(cái)務(wù)檔案管理的流程，并注重細(xì)節(jié)，將檔案編號(hào)入冊(cè)，便于查找。（三）注重軌道交通財(cái)務(wù)檔案的分類。利

8、用先進(jìn)的信息技術(shù)，將財(cái)務(wù)檔案資料科學(xué)歸類，建立軌道交通各條線路財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，逐漸轉(zhuǎn)化舊的管理模式，實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔的電子化，是財(cái)務(wù)檔案管理的必然趨勢(shì)。財(cái)務(wù)檔案分類細(xì)化，（四）定期培訓(xùn)，提升財(cái)務(wù)檔案管理人員素質(zhì)。一個(gè)合格的財(cái)務(wù)檔案管理工作者，應(yīng)該要求其具有財(cái)務(wù)人員的從業(yè)資格和檔案管理人員的從業(yè)資格。只有具有這兩方面的專業(yè)知識(shí)，才能真正做好財(cái)務(wù)和檔案兩方面的工作，才能了解工作重心，使財(cái)務(wù)檔案的真正意義得到充分地挖掘。此外，財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)注重自身業(yè)務(wù)技能和水平的不斷提升。定期參加技能培訓(xùn)。緊跟軌道交通技術(shù)發(fā)展步伐。以對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的日新月異有所適應(yīng)。伍）完善財(cái)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。完善財(cái)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，并加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入是提高財(cái)務(wù)檔案管理的有效途徑。如設(shè)置專門的財(cái)務(wù)檔案管理室，并優(yōu)化檔案室環(huán)境，完善檔案室的基礎(chǔ)設(shè)備，這些基礎(chǔ)設(shè)施的配備和完善，是提高財(cái)務(wù)檔案管理水平的有力保障?？偠灾壍澜煌ㄗ鳛橐粋€(gè)高度系統(tǒng)化的工作，現(xiàn)階段我國(guó)軌道交通的財(cái)務(wù)檔案管理制度還不夠完善。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革的進(jìn)一步深化，其中的隱性問題也將逐漸