高?？蒲薪?jīng)費跨部門協(xié)同管理模式探討

1、    高校科研經(jīng)費跨部門協(xié)同管理模式探討    吳丹舟摘 要高?？蒲薪?jīng)費管理工作中的部門間協(xié)作問題逐漸顯現(xiàn)，內(nèi)部環(huán)境亟待改善。高校應(yīng)建立科研經(jīng)費跨部門協(xié)同管理長效機(jī)制，提升高?？蒲薪?jīng)費管理水平，最終提高科研經(jīng)費使用效益。基于此，本文首先分析了高?？蒲薪?jīng)費管理的概念，進(jìn)而分析了高?？蒲薪?jīng)費管理的環(huán)境，最后分析了高校科研經(jīng)費協(xié)同管理的措施。關(guān)鍵詞高校；科研經(jīng)費管理；協(xié)同管理doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.02.014g644 a 1673-0194（2019）02-00-020 引 言高校作為科研的中堅力量在國家“科

2、教興國”戰(zhàn)略中起著舉足輕重的作用，近年來高校的科研經(jīng)費大幅增長。同時，高校科研經(jīng)費的管理要求也越來越嚴(yán)格，高校科研經(jīng)費管理中的部門協(xié)作問題也逐漸顯現(xiàn)。針對高?？蒲薪?jīng)費多、種類繁、要求高、審計嚴(yán)的共性問題，以科研經(jīng)費跨部門協(xié)同管理為指導(dǎo)，通過完善管理體制，有助于推進(jìn)我國高?？蒲薪?jīng)費管理的相關(guān)性、合理性及規(guī)范性，以充分調(diào)動科研人員的創(chuàng)造性及積極性，提高高?？蒲薪?jīng)費的使用效率及管理水平，促進(jìn)高?？茖W(xué)研究事業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。1 高?？蒲薪?jīng)費管理概述科研經(jīng)費泛指各種用于發(fā)展科學(xué)技術(shù)事業(yè)而支出的費用?？蒲薪?jīng)費通常由政府、企業(yè)、民間組織、基金會等通過委托方式或者對申請報告的篩選來分配，用于解決特定的科學(xué)和技

3、術(shù)問題。目前，高校科研經(jīng)費管理大多采用傳統(tǒng)的職能制分工組織形式。18世紀(jì)70年代，亞當(dāng)·斯密提出的分工理論極大地促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，之后人們發(fā)現(xiàn)單純依靠分工提升效率很快難為繼，分工理論陷入困境。德國物理學(xué)家赫爾曼·哈肯（herman haken）在20 世紀(jì)70 年代的協(xié)同學(xué)（synergetics）中提出了協(xié)同概念。協(xié)同學(xué)是研究各種由大量子系統(tǒng)組成的系統(tǒng)在一定條件下，通過子系統(tǒng)間的協(xié)同作用，在宏觀上呈有序狀態(tài)，形成具有一定功能的自組織結(jié)構(gòu)機(jī)理的學(xué)科。高校科研經(jīng)費管理未來的發(fā)展趨勢就是協(xié)同管理，高?？蒲泄芾響?yīng)充分發(fā)揮各職能部門的協(xié)同配合作用，并形成高?？蒲薪?jīng)費跨部門協(xié)同管

4、理長效機(jī)制，提升高?？蒲薪?jīng)費管理水平，最終提高科研經(jīng)費使用效益。2 高校科研經(jīng)費管理環(huán)境2.1 高?？蒲薪?jīng)費管理外部環(huán)境高?？蒲薪?jīng)費管理外部環(huán)境（external environment）是對高校科研經(jīng)費管理外部政治環(huán)境、社會環(huán)境、技術(shù)環(huán)境、經(jīng)濟(jì)環(huán)境等的總稱。隨著科研管理政策放寬、科研經(jīng)費投入增加、信息技術(shù)創(chuàng)新，高?？蒲薪?jīng)費管理外部環(huán)境進(jìn)一步優(yōu)化。2.1.1 科研管理政策放寬2006年，國家發(fā)布了國家中長期科學(xué)和技術(shù)發(fā)展規(guī)劃綱要（2006-2020年）旨在促進(jìn)我國科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展?！笆晃濉币詠?，國家更加強(qiáng)了科研經(jīng)費分類，增加了間接成本，有效調(diào)動了科研人員的積極性。2014年，國務(wù)院發(fā)布的關(guān)于

5、改進(jìn)加強(qiáng)中央財政科研項目和資金管理的若干意見改進(jìn)了項目管理流程，加大績效激勵力度、取消勞務(wù)比例限制，堅持放、管、服、落結(jié)合，讓科研人員潛心研究，在科研、財務(wù)、采購等各方面為激發(fā)科技創(chuàng)新創(chuàng)造了良好的制度環(huán)境。2.1.2 科研經(jīng)費投入增加研究與試驗發(fā)展（r&d;）經(jīng)費指全社會在統(tǒng)計年度內(nèi)實際用于基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究和試驗發(fā)展的經(jīng)費支出。根據(jù)國家統(tǒng)計局2012-2016年全國科技經(jīng)費投入統(tǒng)計公報，2012-2016年我國研究與試驗發(fā)展經(jīng)費逐年穩(wěn)步上升，其中2013年的研究與試驗發(fā)展經(jīng)費占國內(nèi)生產(chǎn)總值的比重首次突破2%，2016年高校研究與試驗發(fā)展經(jīng)費投入首次突破千億元，如表1所示。隨著科研投入

6、不斷增加，亟待提升高?？蒲薪?jīng)費管理水平。2.1.3 信息技術(shù)創(chuàng)新以“互聯(lián)網(wǎng)+”為載體、以erp、gps、rfid等為呈現(xiàn)的現(xiàn)代信息技術(shù)，有力拓展了人與人之間的信息交流，提高了人們的工作、學(xué)習(xí)、生活的效率。信息技術(shù)的應(yīng)用實現(xiàn)了數(shù)據(jù)和信息有秩序的傳遞和流通，推動了部門的橫向融合，使部門間的溝通更加高效、便捷。2.2 高校科研經(jīng)費管理內(nèi)部環(huán)境高校科研經(jīng)費管理內(nèi)部環(huán)境（interior environment）是指高?？蒲薪?jīng)費管理內(nèi)部的物質(zhì)、文化環(huán)境的總和。高?？蒲薪?jīng)費管理內(nèi)部環(huán)境主要存在高校組織結(jié)構(gòu)老化、部門溝通困難、缺少跨職能部門和信息孤島嚴(yán)重等問題。2.2.1 組織結(jié)構(gòu)老化高校組織管理結(jié)構(gòu)絕大多

7、數(shù)屬于按分工理論組成的職能制組織機(jī)構(gòu)，即按科研經(jīng)費管理方向的不同形成若干橫向不相聯(lián)的職能部門，如科技處、財務(wù)處、資產(chǎn)處、課題組等。這種組織機(jī)構(gòu)雖能發(fā)揮職能機(jī)構(gòu)的專業(yè)管理作用，卻把貫穿整個系統(tǒng)部門的完整流程分割成了若干單獨的流程，導(dǎo)致管理工作難以連貫。2.2.2 部門溝通困難在高校傳統(tǒng)的職能制組織結(jié)構(gòu)中，部門間的交流呈斷鏈性，各職能部門對工作的要求難以統(tǒng)一，數(shù)據(jù)難以共享?？蒲腥藛T的相關(guān)材料往往在上一個職能部門通過，又需在下一個職能部門重新審核；在上一個職能部門填寫的數(shù)據(jù)，又需在下一個職能部門重新填寫。部門之間溝通甚少，出現(xiàn)了信息扭曲和執(zhí)行不良等情況。2.2.3 缺少跨職能部門科研經(jīng)費管理在各職能

8、部門中進(jìn)行艱難流轉(zhuǎn)，由于缺少跨職能部門及協(xié)同管理，當(dāng)過程中出現(xiàn)問題時，各職能部門往往相互推諉，造成科研人員成了部門溝通的“人肉”傳令兵，大大降低了科研經(jīng)費管理工作的效率及水平，嚴(yán)重挫傷了科研人員的科研積極性。2.2.4 信息孤島嚴(yán)重目前，大多數(shù)高校已建立多套與科研經(jīng)費管理相關(guān)的信息系統(tǒng)，包括科研管理系統(tǒng)、財務(wù)報銷系統(tǒng)、資產(chǎn)采購系統(tǒng)等，但是各系統(tǒng)分屬于不同的管理部門，沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與交互。首先，科研經(jīng)費管理各職能部門的信息系統(tǒng)僅針對本部門職能所設(shè)，沒有按照科研經(jīng)費管理的流程進(jìn)行上下部門鏈接；其次，各職能部門內(nèi)部信息系統(tǒng)也未實現(xiàn)整體管理過程鏈接。以上問題導(dǎo)致高校科研經(jīng)費管理形成一群

9、各自獨立、信息冗余、難以鏈接的信息孤島。由此可見，近年來高?？蒲薪?jīng)費外部環(huán)境持續(xù)向好，而糟糕的內(nèi)部管理環(huán)境卻亟待改進(jìn)，傳統(tǒng)的組織形式、孤立的信息平臺使高?？蒲薪?jīng)費管理舉步維艱，因此高?？蒲薪?jīng)費跨部門加強(qiáng)協(xié)同管理顯得尤為迫切及重要。3 高校科研經(jīng)費協(xié)同管理措施3.1 革新組織機(jī)構(gòu)，建立跨部門協(xié)同工作組高校應(yīng)落實科研經(jīng)費管理三級管理體系，在放管服政策指導(dǎo)下，通過聯(lián)合一級管理層，充分利用二級管理層，調(diào)動三級管理層的積極性，從而形成高校科研經(jīng)費跨部門協(xié)同管理機(jī)制，以不斷提高管理水平，如圖1所示。對于一級管理層進(jìn)行協(xié)同聯(lián)合。首先，加強(qiáng)各職能部門的溝通與交流，建立協(xié)調(diào)機(jī)制，減少工作中的矛盾，降低科研經(jīng)費管

10、理過程中的時間成本和物質(zhì)成本，為正常開展科研活動創(chuàng)造良好的環(huán)境；其次，參照政府管理的“綜合行政服務(wù)中心”“一步式辦公”等方式，以高?？蒲薪?jīng)費管理中涉及的科技、財務(wù)、資產(chǎn)、采購等多部門，建立高?？蒲薪?jīng)費管理跨部門協(xié)同管理中心。對于二級管理層進(jìn)行充分利用。二級的院系管理層本來就是一個微縮的高校科研經(jīng)費管理中心，主要缺少的是權(quán)力和專業(yè)兩方面的支撐。首先，管理重心下移是當(dāng)前我國高校內(nèi)部管理體制改革的核心，管理權(quán)限下放改革的核心是校一級權(quán)限部門向院級放權(quán)。其次，應(yīng)設(shè)立院級科研經(jīng)費管理人員，通過加強(qiáng)專業(yè)知識培訓(xùn)，形成專業(yè)高效的科研經(jīng)費管理團(tuán)隊。對于三級管理層積極調(diào)動。高校應(yīng)通過加強(qiáng)管理、優(yōu)化流程、提高績效

11、等方法，充分調(diào)動科研工作者的積極性，使科研工作者將更多的精力放在科學(xué)研究上。3.2 完善制度建設(shè)，配套統(tǒng)一流程管理高校應(yīng)在打破科研經(jīng)費管理傳統(tǒng)組織形式、建立跨部門多層次協(xié)同管理模式的基礎(chǔ)上，重新梳理科研經(jīng)費管理制度，形成適應(yīng)跨部門的協(xié)同管理模式，含財務(wù)預(yù)算、項目采購、資產(chǎn)管理、經(jīng)費核算、項目管理、績效評價和監(jiān)督監(jiān)察的科研經(jīng)費管理制度。同時，高校應(yīng)在統(tǒng)一科研經(jīng)費管理制度的基礎(chǔ)上梳理、優(yōu)化流程，形成一整套高?？蒲薪?jīng)費管理制度及流程。3.3 利用現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建協(xié)同管理平臺高校應(yīng)以現(xiàn)有的科研管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，統(tǒng)一規(guī)劃、集約展現(xiàn)，構(gòu)建項目申請、預(yù)算執(zhí)行、項目采購、資產(chǎn)管理等全方位一體的協(xié)同管理平臺。同時，高?？蒲薪?jīng)費管理各方要實時掌握、控制項目情況，確保項目