會議服務(wù)培訓(xùn)課件（PPT41頁)

1、文具準備文具準備臺型臺型茶水茶水茶歇茶歇擺臺擺臺鉛筆鉛筆筆記紙筆記紙墊紙板墊紙板會議百寶箱（會議百寶箱（橡皮、尺子、橡皮、尺子、訂書機、膠帶）訂書機、膠帶）領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置；領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時，1、2號領(lǐng)導(dǎo)同時居中，2號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置。主席臺排列主席臺排列回形桌排列回形桌排列接見式排列接見式排列多邊簽字時，只簽1份正本。簽字人員座次按國家英文名稱當頭字母順序排列。排列最前的國家居中，以下按順序先右后左向兩邊排開。參加人員按身份高低從前向后就座。在簽字廳內(nèi)設(shè)置一張長條桌作為簽字桌，桌后為簽字人

2、員準備兩把或多把座椅，注意按照國際慣例，排位方式為主左客右。如果是涉外簽字儀式，還應(yīng)在簽字桌中央擺放一旗架，上面懸掛或叉擺簽字雙方的小國旗。其余的參加簽字儀式的主客方代表依身份順序分站于自己一方簽字人的座位后面。簽約式排列簽約式排列宴會會議臺型的設(shè)計 宴會會議臺型的設(shè)計 教室型主要適用于授課等需要用筆記錄的會議。通常用會議長條桌（IBM TABLE長183X寬45X高76）進行擺放，后面再放一排宴會椅。注意每排之間的行距以及每列之間過道距離一般用于人數(shù)較多，不需作記錄的會議，如報告會（如為報告會，主席臺一般會就坐領(lǐng)導(dǎo)，需做VIP的招待），一些大型會議，新聞發(fā)布會，新品發(fā)布會或觀看表演等。一般由

3、主席臺和宴會椅組成。根據(jù)客人需要可在第一排位置處放上一排桌子，要注意留出通道。U型臺一般為需要使用幕布，投影等的說明會或項目說明會等。此種臺型也是有IBM TABLE和宴會椅組成，空位處可放綠色植物進行裝飾?；匦突蚨聲椭饕轻槍緝?nèi)部研討會，董事會或座談會等。通常由回型IBM TABLE和宴會椅組成。如客人需要可將會議桌兩頭加上兩個半圓形，使桌面更美觀。董事會型是在回型的基礎(chǔ)上中間再加上宴會桌進行填充，桌子上可放小型花進行裝飾。圓桌并沒有主席位置，亦沒有隨從位置，人人平等。 以門作為基點，比較靠近里面的位置是主要位置。 會見式一般擺放的高檔沙發(fā)，不設(shè)桌子，由茶幾取代，放置茶水等物品。翻譯

4、、秘書位其主賓后方，茶葉茶杯杯墊礦泉水 軟飲玻璃杯暖瓶現(xiàn)場演示臺呢平整無污垢，無破損、打褶接口不臺呢平整無污垢，無破損、打褶接口不能朝向正門；能朝向正門； 若用臺裙時，臺裙扣之間若用臺裙時，臺裙扣之間距離應(yīng)在距離應(yīng)在35cm左右，臺裙干凈無褶，接左右，臺裙干凈無褶，接口不能朝向門和客人。椅子必須有椅子口不能朝向門和客人。椅子必須有椅子套，椅子套要干凈整潔，椅子前后左右套，椅子套要干凈整潔，椅子前后左右距離合適，桌椅各成直線。距離合適，桌椅各成直線。xxxxxx帶酒店Logo的信簽紙席卡水杯席卡礦水茶杯鉛筆水果盤 會議桌上鋪好綠色的臺絨后開始進行擺臺，擺臺時盛放信簽紙和鉛筆的皮夾必須處于椅子正前

5、方。信簽紙和鉛筆擺放在皮夾相應(yīng)的位置。水杯距皮夾兩厘米，其他物品與水杯平行，茶杯柄右下呈45 拉椅就座拉椅就座飲料服務(wù)飲料服務(wù)茶水服務(wù)茶水服務(wù)更換煙灰缸更換煙灰缸1、我們除了普通茶，還有許多種茶，包括：草藥茶和花茶。2、在為客人點茶時要詢問客人是否需在茶中加入牛奶和檸檬。3、注意茶水溫度，添加茶水時候用手感覺水溫。會議中茶水溫度始終不能低于70度4、添加完禮貌地說：“請用茶，先生 / 女士”；并有請的手勢5、茶壺中的水不夠1/4時要添加水。一一 會議開始前會議開始前Pre Event1、根據(jù)與會者人數(shù)的多少，由宴會主管安排會議所需服務(wù)員的數(shù)量。主管會再次詳細把當日活動給服務(wù)員解釋一遍，讓服務(wù)員

6、對今日活動熟悉，避免出現(xiàn)客人詢問時，員工對會議的不了解。2、在會議開始前三十分鐘，宴會服務(wù)員需把會議室擺臺再次檢查一遍，包括開空調(diào)，開燈，檢查話筒，投影等，主席臺上方會議燈開啟保持燈光明亮。話主席臺上方會議燈開啟保持燈光明亮。話筒應(yīng)在會議開始前筒應(yīng)在會議開始前5分鐘打開。會前半小時開始播放輕柔、歡快的輕音樂，會議開始分鐘打開。會前半小時開始播放輕柔、歡快的輕音樂，會議開始前前1分鐘通知音響師停播。并檢查各項設(shè)備設(shè)施是否正常。分鐘通知音響師停播。并檢查各項設(shè)備設(shè)施是否正常。如有茶歇也須提前與廚房進行核對。 3、 服務(wù)員要在會議開始前服務(wù)員要在會議開始前1小時到達并于會議開始前半小時在門口站立迎接

7、賓客。小時到達并于會議開始前半小時在門口站立迎接賓客。 儀容儀容 儀表要合格。儀表要合格。4、會前、會前15分鐘，服務(wù)員分發(fā)香巾完畢，如客人有使用酒店提供的中國茶，茶杯須在分鐘，服務(wù)員分發(fā)香巾完畢，如客人有使用酒店提供的中國茶，茶杯須在擺臺時同時擺上，在會議開始前一小時放入適量茶葉，會議開始前擺臺時同時擺上，在會議開始前一小時放入適量茶葉，會議開始前15分鐘先泡好茶分鐘先泡好茶頭，待客人坐后再倒開水進行沖泡，頭，待客人坐后再倒開水進行沖泡，二二 會議進行中會議進行中During Event1、會議開始如果賓客表示會議期間不用服務(wù)時，服務(wù)員要在會場外面值班，以備客人需會議開始如果賓客表示會議期間

8、不用服務(wù)時，服務(wù)員要在會場外面值班，以備客人需要要會議進行中，必須有服務(wù)員在會議室門口待命，客人如有任何需要，應(yīng)主動提供服務(wù)。2、會議開始后十分鐘，服務(wù)員進行第二次茶水的補充，以后每間隔二十分鐘，服務(wù)員需進入會議室進行檢查。會議過程中，服務(wù)員要精神集中，注意觀察與會者會議過程中，服務(wù)員要精神集中，注意觀察與會者有無服務(wù)要有無服務(wù)要 求，不能交頭接耳，要保證會場安靜，注意室內(nèi)溫度，合理調(diào)節(jié)空調(diào)求，不能交頭接耳，要保證會場安靜，注意室內(nèi)溫度，合理調(diào)節(jié)空調(diào)3、茶歇，按照銷售部所提供的E。O單，如有茶歇，所有茶歇應(yīng)在客人要求時間提前二十分鐘擺好，供客人使用。4 宴會服務(wù)員應(yīng)及時準確的滿足客人的要求，如

9、有任何困難，自己不能獨立解決，應(yīng)及時向當班主管匯報，由主管進行處理。會議中間休息會議中間休息1）當演講人宣布休息時，將會場的門打開，通知音響師播放輕柔、）當演講人宣布休息時，將會場的門打開，通知音響師播放輕柔、歡快的音樂，音量適中。歡快的音樂，音量適中。2）應(yīng)禮貌提醒客人隨身攜帶貴重物品。盡快整理補充和更換各種用）應(yīng)禮貌提醒客人隨身攜帶貴重物品。盡快整理補充和更換各種用品，保持臺面整潔，注意及時鎖門防盜。品，保持臺面整潔，注意及時鎖門防盜。3) 為客人指示洗手間和吸煙區(qū)的方向。為客人指示洗手間和吸煙區(qū)的方向。4）會議開始前）會議開始前1分鐘通知音響師停播音樂。參會人員進場后將門關(guān)閉。分鐘通知音

10、響師停播音樂。參會人員進場后將門關(guān)閉。1）會議休息開始前至少）會議休息開始前至少5分鐘，將各種飲品、茶品、用具準備齊全，分鐘，將各種飲品、茶品、用具準備齊全，人員做好服務(wù)準備。人員做好服務(wù)準備。 2) 禮貌詢問客人所需飲品，并迅速為其服務(wù)，保證餐臺及周圍的衛(wèi)禮貌詢問客人所需飲品，并迅速為其服務(wù)，保證餐臺及周圍的衛(wèi)生整潔，及時補充飲品及用具。生整潔，及時補充飲品及用具。 3）茶歇結(jié)束時整理餐臺，恢復(fù)原貌，撤走并送洗餐具）茶歇結(jié)束時整理餐臺，恢復(fù)原貌，撤走并送洗餐具茶歇服務(wù)茶歇服務(wù) 三三 會議結(jié)束后會議結(jié)束后After Event1、會議結(jié)束后，宴會部主管應(yīng)和會議主持人進行交流，了解整個會議進行的

11、情況，以便總結(jié)出服務(wù)中的缺點與不足，下次進行改正，也可發(fā)現(xiàn)服務(wù)中的優(yōu)點。在以后的會議服務(wù)中繼續(xù)發(fā)揚。出示會議消費賬單，請客人過目，詢問客人結(jié)帳方式。2、會議結(jié)束后若還要開下一場，需要把會場整理到位，茶杯需要重新清洗，會議紙張鉛筆都需要檢查是否需要更換，若涉及到臺型變換，根據(jù)根據(jù)賓客要求作更改，3、收臺步驟：、收臺步驟： 茶杯、玻璃杯茶杯、玻璃杯 清洗擦拭入庫清洗擦拭入庫 墊紙板、鉛筆墊紙板、鉛筆 削好斷尖鉛筆、更換使用的紙張削好斷尖鉛筆、更換使用的紙張第一時間第一時間 空調(diào)、燈光檢查會場有無空調(diào)、燈光檢查會場有無 客遺，客損客遺，客損 收礦水，核對使用數(shù)量，收銀銷帳收礦水，核對使用數(shù)量，收銀銷

12、帳 整理椅子整理椅子 撤臺昵，疊整齊入柜子撤臺昵，疊整齊入柜子 收會議桌收會議桌 安全隱患，清理工作間衛(wèi)生，確保無安全隱患，清理工作間衛(wèi)生，確保無誤后關(guān)閉所有燈光，撤出鎖門誤后關(guān)閉所有燈光，撤出鎖門 Television set 電視機Pencil & Paper Pencil & Paper 鉛筆鉛筆/ /紙紙Ice Water/Tea/Mineral Water Ice Water/Tea/Mineral Water 冰水冰水/ /茶茶/ /礦泉水礦泉水PlipchartPlipchart board board 夾紙板夾紙板Folding Mobile Stage Fol

13、ding Mobile Stage 舞臺燈光，活動舞臺舞臺燈光，活動舞臺Back Drop Back Drop 背景板背景板Electronic Directional Signboard Electronic Directional Signboard 電子指示牌電子指示牌Video Projector Video Projector 錄象機錄象機Recorder System Recorder System 錄音設(shè)備錄音設(shè)備LD Player w/Karaoke Features LD LD Player w/Karaoke Features LD 播放器播放器/ /帶卡拉帶卡拉OKOK動

14、能動能The Microphone The Microphone 呔麥呔麥Television set Television set 電視機電視機Overhead Overhead Projector Projector 膠片投影儀膠片投影儀領(lǐng)夾麥克風領(lǐng)夾麥克風Mini Mini Wireless Wireless Microphone Microphone 微型無線麥克微型無線麥克風風Wireless Wireless Microphone Microphone 無線麥克風無線麥克風Moveable Moveable Screen Screen 可移動屏幕可移動屏幕DVD/VCD/CD DV

15、D/VCD/CD Player Player 影碟機影碟機White Board White Board 白板白板Maker Pen Maker Pen 馬馬克筆克筆Rostrum Rostrum 講臺講臺Laser Laser Pointer Pointer 激光教棒激光教棒Sound System Sound System 擴音設(shè)備擴音設(shè)備Standing Standing Microphone Microphone 立式麥克風立式麥克風ElctronicElctronic White Board White Board 電子白板電子白板Visual Laser Visual Laser 實物投影儀實物投影儀Slide Slide Projector Projector 幻燈機幻燈