高效時(shí)間管理

1、打造高效時(shí)間管理打造高效時(shí)間管理明確的目標(biāo)積極的態(tài)度堅(jiān)韌不拔的努力明確的目標(biāo)積極的態(tài)度堅(jiān)韌不拔的努力卓越的人生卓越的人生 最好的完成工作的時(shí)間是昨天最好的完成工作的時(shí)間是昨天! !今天的事情今天做完今天的事情今天做完!經(jīng)營管理好明天的時(shí)間經(jīng)營管理好明天的時(shí)間!THE END請(qǐng)閉目60秒思考這個(gè)問題如果您的如果您的余余生只剩下生只剩下3 3天天, ,您您會(huì)會(huì)做做哪哪3 3件事情件事情? ? 下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時(shí)間，下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時(shí)間，你只需回答你只需回答“Yes”O(jiān)r“No”。1.你通常工作很長時(shí)間嗎？你通常工作很長時(shí)間嗎？2.你通常把工作帶回家嗎？你通常把工

2、作帶回家嗎？3.你感到很少花時(shí)間去做你想做的事嗎？你感到很少花時(shí)間去做你想做的事嗎？4.如果你沒有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)如果你沒有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感？罪感？5.即使沒有出現(xiàn)嚴(yán)重問題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工即使沒有出現(xiàn)嚴(yán)重問題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？作有很多壓力？6.你的案頭有許多并不重要但長時(shí)間未處理的文件？你的案頭有許多并不重要但長時(shí)間未處理的文件？7.你時(shí)常在做重要工作時(shí)被打斷嗎？你時(shí)常在做重要工作時(shí)被打斷嗎？8.8.你在辦公室用餐嗎？你在辦公室用餐嗎？9.9.在上個(gè)月里，你是否忘記一些重要的約會(huì)？在上個(gè)月里，你是否忘記一些重要的約會(huì)？10.10.你時(shí)

3、常把工作拖到最后一刻，然后很努力地去你時(shí)常把工作拖到最后一刻，然后很努力地去做完它？做完它？11.11.你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12.12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13.13.當(dāng)你長休了一段時(shí)間，你是否有負(fù)罪感？當(dāng)你長休了一段時(shí)間，你是否有負(fù)罪感？14.14.你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15.15.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與公司目標(biāo)一致的大事？公司目標(biāo)一致的大事？16.16.你是否有沉醉于過去的成功或失敗之

4、中而沒有你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？著眼于未來？總結(jié)你的時(shí)間掌控12-16“yes”救命！你在時(shí)間管理上需改進(jìn)8-12“yes”當(dāng)心！你需要重新審視你的行動(dòng)指南4-8“yes”可以！方向正確，但需要提高沖勁0-4“yes”恭喜！堅(jiān)持并保留你的方法 起得最早的人是我；睡得最晚的人是我 應(yīng)酬最多的人是我；休息最少的人是我 吃飯最少的人是我；喝酒最多的人是我 吃得最好的人是我；最缺營養(yǎng)的人是我 跑路最多的人是我；運(yùn)動(dòng)最少的人是我 陪笑最多的人是我；快樂最少的人是我 住店最多的人是我；回家最少的人是我 朋友最多的人是我；心靈孤獨(dú)的人是我 起得最早的人是我；睡得最晚的人是我 看似

5、瀟灑的人是我；麻煩最多的人是我 是我是我還是我！忙忙 人人 的的 告告 白白因?yàn)槲也恢酪驗(yàn)槲也恢谰烤故裁磳?duì)我最重要，究竟什么對(duì)我最重要，所以每件事好像都很重要所以每件事好像都很重要。因?yàn)槊考潞孟穸己苤匾驗(yàn)槊考潞孟穸己苤匾晕也坏貌幻考露甲鏊晕也坏貌幻考露甲?。有些人看到我每件事都做，有些人看到我每件事都做，所以，他們期望我什么都做。所以，他們期望我什么都做。每件事都做讓我非常忙碌，每件事都做讓我非常忙碌，所以我沒有時(shí)間去考慮，所以我沒有時(shí)間去考慮，究竟什么對(duì)我最重要。究竟什么對(duì)我最重要。為了工作忙碌一整天，沒為了工作忙碌一整天，沒有休息一分鐘，早晨迎著有休息一分鐘，早晨迎著朝陽

6、出門，夜晚背著星星朝陽出門，夜晚背著星星回家。但是，為什么忙碌回家。但是，為什么忙碌了一整天卻在回家時(shí)仍然了一整天卻在回家時(shí)仍然心情沉重呢？心情沉重呢？ 我們?yōu)槭裁疵y？我們?yōu)槭裁疵y？案例：案例： 8：30上司打電話讓任經(jīng)理去談話，談了一會(huì)兒有關(guān)公司人力資源規(guī)劃的問題，中間總經(jīng)理接聽電話、有客人來訪等，使他們的談話一直延續(xù)到10：00。10：00準(zhǔn)備布置下屬工作，又有電話打來詢問有關(guān)新入職人員薪資的問題，解釋到10：20。10：20找來下屬布置招聘工作，中間不斷有其他下屬進(jìn)來請(qǐng)示工作，任經(jīng)理的思路和時(shí)間被分割和耽誤，布置工作一直延續(xù)到11：00。11：00對(duì)秘書報(bào)上來的文件等進(jìn)行批示、處理；

7、閱讀文件、各類的報(bào)告、建議書等，到12：00，還有一部分沒有過目。 12：00匆匆吃過飯，看了一會(huì)兒報(bào)紙、與同事聊了一會(huì)兒天，猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于人力資源的規(guī)劃報(bào)告還沒有完成，明天就要上交的，于是趕緊沖進(jìn)辦公室。 任經(jīng)理的一天任經(jīng)理的一天 14：00與銷售經(jīng)理約好討論招聘營銷人員的事宜，由于對(duì)招聘主管的工作不放心，本應(yīng)是下屬的職責(zé)，任經(jīng)理卻又全包了下來，包括招聘計(jì)劃、招聘人員資格的具體要求等，都由任經(jīng)理自己確定，此項(xiàng)工作又占去時(shí)間2個(gè)小時(shí)。 16：00剛要寫自己明天提交給總經(jīng)理的公司人力資源規(guī)劃報(bào)告，一個(gè)下屬又進(jìn)來請(qǐng)示和審批，同時(shí)聊了一會(huì)兒個(gè)人的私事和公司最近的傳聞。 16：30召集下屬開

8、會(huì)，因?yàn)橄聦俜从巢块T內(nèi)部不團(tuán)結(jié)已經(jīng)影響到了工作，任經(jīng)理必須就此事同下屬強(qiáng)調(diào)一下。但會(huì)議不僅沒有達(dá)到任經(jīng)理的預(yù)期目的，還拖延了時(shí)間，一直持續(xù)到17：00。 17：00 下屬走后，任經(jīng)理一看已經(jīng)過了下班時(shí)間，已經(jīng)沒有時(shí)間來完成報(bào)告，只好挾著自己未寫完的報(bào)告和要處理的文件回到家中，看樣子今晚上又得加班到午夜了。任經(jīng)理的時(shí)間為什么不夠用，他任經(jīng)理的時(shí)間為什么不夠用，他真是沒有足夠的時(shí)間嗎？是他在真是沒有足夠的時(shí)間嗎？是他在不經(jīng)意或不自覺地把時(shí)間浪費(fèi)掉不經(jīng)意或不自覺地把時(shí)間浪費(fèi)掉了呢，還是一些他不能夠控制的了呢，還是一些他不能夠控制的因素?cái)D占了他寶貴的時(shí)間呢？他因素?cái)D占了他寶貴的時(shí)間呢？他把時(shí)間究竟浪費(fèi)

9、在哪里了呢？把時(shí)間究竟浪費(fèi)在哪里了呢？ 我們是否也和任經(jīng)理一樣？那么我們需要的是：那么我們需要的是：時(shí)間管理不是 時(shí)間時(shí)間本身不是本身不是問題問題. . 因?yàn)槊總€(gè)人因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的每天所擁有的時(shí)間時(shí)間都是一都是一樣樣多多； 所以所以時(shí)間時(shí)間管理的管理的問題問題本身不在本身不在于于時(shí)間時(shí)間, , 而是在于自己如何而是在于自己如何善用及善用及分配分配你自己的你自己的時(shí)間。時(shí)間。那么，時(shí)間管理是 時(shí)間管理就是自我管理； 自我管理即是改變習(xí)慣, 以使自己更富績效, 更富效能；把事情很快地做完, 叫做效率把事情很快又很對(duì)地做完, 叫做效能 時(shí)間管理就是事前的事前的規(guī)劃規(guī)劃或長期的或長期的計(jì)劃計(jì)劃。

10、對(duì)于時(shí)間管理的認(rèn)識(shí)誤區(qū)：1.時(shí)間管理太麻煩；2.時(shí)間管理能有多大用，計(jì)劃趕不上變化；4. 我的習(xí)慣就這樣，不好改；3.時(shí)間都掌握在別人的手中；有兩位盲人，他們都各自買了兩對(duì)黑襪和兩對(duì)白襪，八對(duì)襪了的布質(zhì)、大小完全相同， 而每對(duì)襪了都有一張商標(biāo)紙連著。兩位盲人不小心將八對(duì)襪了混在一起。他們每人怎樣才能取回黑襪和白襪各兩對(duì)呢？ 12點(diǎn)連線（筆不能離紙，折筆為一筆，只能點(diǎn)連線（筆不能離紙，折筆為一筆，只能劃五筆將劃五筆將12個(gè)點(diǎn)連接起來。起筆和落筆匯合個(gè)點(diǎn)連接起來。起筆和落筆匯合一處）一處）怎么樣？沒那么簡單吧。我們總習(xí)慣慣性思維的去看待一樣事物，同樣，時(shí)間管理對(duì)于我們而言也是一個(gè)新鮮事物，不試試你

11、怎么知道沒有用呢？假如以下是下一周你的日程安排，你將如何著手去分解呢？1.1.你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生；你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生； 2.2.星期六是一個(gè)好朋友的生日星期六是一個(gè)好朋友的生日-你還沒有你還沒有買禮物和生日卡；買禮物和生日卡； 3.3.你有好幾個(gè)月沒有回家，也沒有寫信或你有好幾個(gè)月沒有回家，也沒有寫信或打電話；打電話；4.4.下個(gè)星期二，你要參加一次業(yè)務(wù)考試；下個(gè)星期二，你要參加一次業(yè)務(wù)考試； 5.5.明晚明晚8 8點(diǎn)有個(gè)點(diǎn)有個(gè)1 1小時(shí)長的電視節(jié)目，與你小時(shí)長的電視節(jié)目，與你的工作有密切關(guān)系；的工作有密切關(guān)系； 6.6.明晚有一場演唱會(huì)；明晚有一場演唱會(huì)； 7.7

12、.你在圖書館借的書明天到期；你在圖書館借的書明天到期； 8.8.外地一個(gè)朋友邀請(qǐng)你周末去玩，你需要外地一個(gè)朋友邀請(qǐng)你周末去玩，你需要整理行李；整理行李； 9.9.你要在星期五交計(jì)劃書之前把它復(fù)印一你要在星期五交計(jì)劃書之前把它復(fù)印一份；份； 10.10.明天下午明天下午2 2點(diǎn)到點(diǎn)到4 4點(diǎn)有一個(gè)會(huì)議；點(diǎn)有一個(gè)會(huì)議； 11.11.你欠某人你欠某人200200元錢元錢-他明天也將參加那他明天也將參加那個(gè)會(huì)議；個(gè)會(huì)議； 12.12.你明天早上從你明天早上從9 9點(diǎn)到點(diǎn)到1111點(diǎn)要聽一場講座；點(diǎn)要聽一場講座； 13.13.你的上級(jí)留下一張便條，要你盡快與你的上級(jí)留下一張便條，要你盡快與他見面；他見面

13、；14.你沒有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟你沒有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒有洗衣服沒有洗 ； 15.你想好好洗個(gè)澡你想好好洗個(gè)澡 ；16.你負(fù)責(zé)的項(xiàng)目小組將在明天下你負(fù)責(zé)的項(xiàng)目小組將在明天下午午6點(diǎn)鐘開會(huì)，預(yù)計(jì)點(diǎn)鐘開會(huì)，預(yù)計(jì)1小時(shí)小時(shí) ； 17.你身上只有你身上只有5 塊錢，需要取錢；塊錢，需要取錢； 18.大家明天晚上聚餐大家明天晚上聚餐 ；19.你錯(cuò)過了星期一的例會(huì)，要在你錯(cuò)過了星期一的例會(huì)，要在下星期一之前復(fù)印一份會(huì)議記錄；下星期一之前復(fù)印一份會(huì)議記錄； 20.這個(gè)星期有些材料沒有整理完，這個(gè)星期有些材料沒有整理完，要在下星期一之前整理好，約需要在下星期一之前整理好，約需2 小時(shí)小時(shí) ；21.你

14、收到一個(gè)朋友的信你收到一個(gè)朋友的信1個(gè)月了，個(gè)月了，沒有回信，也沒有打電話給他沒有回信，也沒有打電話給他22.周日早上要作一次業(yè)務(wù)演講，周日早上要作一次業(yè)務(wù)演講，準(zhǔn)備時(shí)間要準(zhǔn)備時(shí)間要15個(gè)小時(shí)，且只能用個(gè)小時(shí)，且只能用業(yè)余時(shí)間；業(yè)余時(shí)間；23.你邀請(qǐng)父母后天晚上來你家晚你邀請(qǐng)父母后天晚上來你家晚餐，但家里什么吃的也沒有餐，但家里什么吃的也沒有 80% 時(shí)間20%時(shí)間80% 成效20%成效重要的重要的少數(shù)事物少數(shù)事物瑣碎瑣碎的的多數(shù)事物多數(shù)事物80%80%的結(jié)果來自投入的的結(jié)果來自投入的20%20%的時(shí)間的時(shí)間80%80%的價(jià)值集中在的價(jià)值集中在20%20%的項(xiàng)目上的項(xiàng)目上80%80%的銷售額是

15、源自的銷售額是源自20%20%的顧客的顧客80%80%的工作失誤來自的工作失誤來自20%20%的管理不當(dāng)?shù)墓芾聿划?dāng)80%80%的看報(bào)時(shí)間都花在的看報(bào)時(shí)間都花在20%20%的版面的版面80%80%的病假來自的病假來自20%20%的員工的員工我們的工作分為以下幾項(xiàng)：我們的工作分為以下幾項(xiàng)：臨時(shí)交辦事項(xiàng)臨時(shí)交辦事項(xiàng)專項(xiàng)工作專項(xiàng)工作常態(tài)工作常態(tài)工作按工作價(jià)值分配按工作價(jià)值分配價(jià)值價(jià)值80%80%的工作的工作價(jià)值價(jià)值20%20%的工作的工作審閱文件晨訓(xùn)準(zhǔn)備工作總結(jié)并匯報(bào)周（月）例會(huì)撰寫計(jì)劃，預(yù)算報(bào)告接聽或打出不重要電話處理重要及緊急事項(xiàng)輔導(dǎo)下屬聊天按時(shí)間和精力分配價(jià)值價(jià)值80%80%的工作的工作價(jià)值價(jià)值

16、20%20%的工作的工作審閱文件30分鐘晨訓(xùn)如無必要可以取消9:00-11:00 準(zhǔn)備預(yù)算報(bào)告輔導(dǎo)下屬可以在下午短時(shí)間處理11:00-12:00準(zhǔn)備工作總結(jié)如不是太重要客戶讓下屬見留1小時(shí)處理重要及緊急事項(xiàng)獎(jiǎng)金問題推遲到另外時(shí)間或請(qǐng)HR部門幫忙請(qǐng)助理幫忙過濾電話一般做法： 接聽所有的電話 會(huì)見所有的客戶 閱讀所有的文件 接受所有下屬的建議 出席所有的會(huì)議 每天要做完所有的工作帕累托法則做法： 由助理過濾及接聽電話，只處理重要的 只會(huì)見占銷售額80%的20%的客戶 只批閱占80%信息量的20%的文件 聽取20%下屬80%的建議 出席20%的重要會(huì)議 先做完20%重要性是80%的工作不太重要、不重

17、要數(shù)量占65%價(jià)值占15%授權(quán)、刪除重要性一般數(shù)量占20%價(jià)值占20%策略性規(guī)劃，規(guī)定期限極其重要數(shù)量占15%價(jià)值占65%自己干，不授權(quán)C級(jí)任務(wù)B級(jí)任務(wù)A級(jí)任務(wù)必須事先對(duì)工作做出計(jì)劃必須事先對(duì)工作做出計(jì)劃必須按照計(jì)劃去執(zhí)行、去實(shí)施必須按照計(jì)劃去執(zhí)行、去實(shí)施必須留出處理不可預(yù)計(jì)事務(wù)的時(shí)必須留出處理不可預(yù)計(jì)事務(wù)的時(shí)間間最令人痛恨的干擾最令人痛恨的干擾 某天清晨，張經(jīng)理于上班途中，信誓旦旦地下定決心，一某天清晨，張經(jīng)理于上班途中，信誓旦旦地下定決心，一到辦公室即著手草擬下年度的部門預(yù)算。到辦公室即著手草擬下年度的部門預(yù)算。 他很準(zhǔn)時(shí)地于他很準(zhǔn)時(shí)地于9 9點(diǎn)整走進(jìn)辦公室。但他并不立刻從事預(yù)算的點(diǎn)整走進(jìn)

18、辦公室。但他并不立刻從事預(yù)算的草擬工作，因?yàn)樗蝗幌氲讲蝗缦葘⑥k公桌以及辦公室整理草擬工作，因?yàn)樗蝗幌氲讲蝗缦葘⑥k公桌以及辦公室整理一下，以便在進(jìn)行重要的工作之前為自己提供一個(gè)干凈與舒一下，以便在進(jìn)行重要的工作之前為自己提供一個(gè)干凈與舒適的環(huán)境。他總共花了適的環(huán)境。他總共花了3030分鐘的時(shí)間，才使辦公環(huán)境變得有分鐘的時(shí)間，才使辦公環(huán)境變得有條不紊。他雖然未能按原定計(jì)劃于條不紊。他雖然未能按原定計(jì)劃于9 9點(diǎn)鐘開始工作，但他絲毫點(diǎn)鐘開始工作，但他絲毫不感到后悔，因?yàn)椴桓械胶蠡?，因?yàn)?030分鐘的清理工作不但已獲得顯而可見的分鐘的清理工作不但已獲得顯而可見的成就，而且它還有利于以后工作效率的提

19、高。成就，而且它還有利于以后工作效率的提高。 他面露得意神色隨手點(diǎn)了一支香煙，稍作休息。此時(shí)，他他面露得意神色隨手點(diǎn)了一支香煙，稍作休息。此時(shí)，他無意中發(fā)現(xiàn)報(bào)紙上的彩色圖片十分吸引人，于是情不自禁地?zé)o意中發(fā)現(xiàn)報(bào)紙上的彩色圖片十分吸引人，于是情不自禁地拿起報(bào)紙來。等他把報(bào)紙放回報(bào)架，已經(jīng)拿起報(bào)紙來。等他把報(bào)紙放回報(bào)架，已經(jīng)1010點(diǎn)鐘了。點(diǎn)鐘了。 他正襟危坐地準(zhǔn)備埋頭工作，就在這個(gè)時(shí)候，電話鈴響了，他正襟危坐地準(zhǔn)備埋頭工作，就在這個(gè)時(shí)候，電話鈴響了，那是一位顧客的投訴電話。他連解釋帶賠罪地花了那是一位顧客的投訴電話。他連解釋帶賠罪地花了2020分鐘的分鐘的時(shí)間才說服對(duì)方平息怨氣。時(shí)間才說服對(duì)方平

20、息怨氣。 掛上電話，他去了洗手間。在回辦公室途中，他掛上電話，他去了洗手間。在回辦公室途中，他聞到咖啡的香味。原來另一部門的同事正在享受聞到咖啡的香味。原來另一部門的同事正在享受“上上午茶午茶”，他們邀他加入。他心里想，預(yù)算的草擬是一，他們邀他加入。他心里想，預(yù)算的草擬是一件頗費(fèi)心思的工作，若無清醒的腦筋則難以勝任，于件頗費(fèi)心思的工作，若無清醒的腦筋則難以勝任，于是他毫不猶豫地應(yīng)邀加入，就在那兒言不及義地聊了是他毫不猶豫地應(yīng)邀加入，就在那兒言不及義地聊了一陣。一陣。 回到辦公室后，他果然感到精神奕奕，滿以為可回到辦公室后，他果然感到精神奕奕，滿以為可以開始致力于工作了?？墒?，一看表，乖乖，已經(jīng)

21、以開始致力于工作了?？墒?，一看表，乖乖，已經(jīng)1010點(diǎn)點(diǎn)3 3刻！距離刻！距離1111點(diǎn)的部門聯(lián)席會(huì)議只剩下點(diǎn)的部門聯(lián)席會(huì)議只剩下1515分鐘。分鐘。 他想：反正這么短的時(shí)間內(nèi)也辦不了什么事，不他想：反正這么短的時(shí)間內(nèi)也辦不了什么事，不如干脆草擬預(yù)算的工作留待明天算了如干脆草擬預(yù)算的工作留待明天算了 許多人都因無法免于張經(jīng)理那樣的許多人都因無法免于張經(jīng)理那樣的拖延惡習(xí)，以致到頭來一事無成。拖延惡習(xí)，以致到頭來一事無成。時(shí)間管理矩陣圖重重 要要緊緊 急急重重 要要不緊急不緊急不重要不重要不緊急不緊急不重要不重要緊緊 急急緊 急不緊急重 要不重要 干擾、電話 某些信件、報(bào)告 某些會(huì)議 迫在眉睫的事 符合別人期望的事 做計(jì)劃，長遠(yuǎn)規(guī)劃 人際關(guān)系的建立 準(zhǔn)備工作 預(yù)防措施 提升自己的能力 抓住新機(jī)會(huì) 忙碌瑣碎的事 廣告函件，郵件 某些電話 閑聊天 找東西 等人 緊急狀況 迫切的問題 限期完成的工作 計(jì)劃好的會(huì)議急45%處理危機(jī)重5%緩15%輕35%明智的明智的時(shí)間時(shí)間配置配置制定規(guī)則、遵守紀(jì)律 1.在進(jìn)行工作的時(shí)候，一定要念念不忘這個(gè)工作應(yīng)于何時(shí)截止。 2.即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個(gè)何時(shí)何時(shí)完成的目標(biāo)。 3.由于不得已原因而不能按期完成