檔案、證書、印章管理規(guī)定

1、檔案、證書、印章管理規(guī)定 檔案、證書、印章管理規(guī)定 檔案、證書、印章管理規(guī)定 第一章總則 第一條為了強化我校檔案工作，提升檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在我校各項工作中的作用，妥善保管證書和印章，依據(jù)中華人民共和國檔案法、會計檔案管理辦法和證書印章管理的有關規(guī)定，結合我校實際，制定本辦法。 第二條本規(guī)定所稱檔案、證書、印章是指我校在教育教學、后勤、黨政管理和其它各項活動中直接形成的對學校和社會當前及長遠具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。 第三條學校檔案是全校師生員工智慧的結晶，是重要的信息資源和歷史憑證，檔案、證書、印章管理必須保持集中統(tǒng)一管理的基本原則，保證各類檔案、證書、

2、印章達到完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求。各部門都有管理和保護檔案的義務和責任。 第四條檔案、證書、印章工作是我校工作的重要組成部分，是辦好學校的一項基礎工作，是維護學校歷史真實面貌的一項重要事業(yè)。 第二章體制、機構、人員和任務 第五條我校檔案工作受市教育局的領導，同時接受市檔案局的指導、監(jiān)督與檢查。 第六條學校設檔案室。由辦公室人員管理檔案工作，負責學校檔案的收集、整理、保管和移交工作。 第七條學校檔案室是學校檔案工作的管理部門，是保存和提供利用本校檔案的職能部門，具有對全校檔案工作統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理、執(zhí)行指導、監(jiān)督與檢查的責任。第八條學校檔案工作人員要堅持相對穩(wěn)定。第九條學校檔案室的

3、基本任務 、貫徹執(zhí)行有關檔案工作的方針、政策、法令和法規(guī)，規(guī)劃全校檔案工作。 、建立和健全學校各類檔案管理制度和實施規(guī)范，并負責指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行狀況。 、負責對學校各類檔案及有關資料的接收征集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計和保管工作。 、努力開展檔案的開發(fā)和利用工作。 、編制各類檔案檢索工具，匯編檔案參照資料，積極開發(fā)檔案信息資源。、參加檔案信息工作的整體化建設，開展多方面協(xié)作，進行檔案信息交流。 、負責對學校專、兼職檔案工作人員的業(yè)務培訓。 、采用多種形式、開展檔案的宣揚教育活動，加強師生員工的檔案意識。、積極開展檔案理論和施行的研究，提升理論水平，總結施行經(jīng)驗，參加檔案學術交流活動。 10、

4、做好檔案的修復、保護、縮微及計算機輔助管理工作，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。 第三章經(jīng)費、庫房和設備 第十條學校要保證檔案事業(yè)所需經(jīng)費。對歸檔文件所需的檔案裝具及設備，學校在其經(jīng)費中給予支持。 第十一條學校檔案室要有符合檔案管理要求的檔案庫房。 第十二條學校檔案庫房要有足夠的裝具，保證檔案的安全存放。第四章文件材料的積存、立卷和歸檔 第十三條學校應做到各項工作執(zhí)行“四同步管理。即布置、檢查、總結、驗收各項工作時，要同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。第十四條學校應建立和完善文件材料的立卷歸檔制度，并將其納進教學、科研、管理和有關人員的職責范圍，以保證各項工作完成后，均有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料歸

5、檔保存。 第十五條學校任何個人在從事教學、科研、黨政管理、外事等活動中形成的各種載體形式的文件材料，必須按照規(guī)定向檔案室移交，集中管理，任何部門和個人不得據(jù)為己有。凡學校有重大活動、慶典、捐贈等事項，在其發(fā)生、發(fā)展過程中形成的全部文字材料、照片、錄像，均應及時歸檔。 第十六條有關人員應會同檔案室對應歸檔的文件材料加以審查，簽署看法。沒有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料的項目，不予鑒定和驗收，不予申報成果。 第十七條我校執(zhí)行文件材料形成管理制度。 、學校的兼職檔案工作人員應依據(jù)本部門的業(yè)務規(guī)律，將辦理完畢的文件材料按類別、問題、時間排列裝入檔案袋，以便立卷按規(guī)按時間向檔案室移交。、學校各項活動，由專人

6、負責，把活動過程中形成的文字、圖表、圖片等所有材料加以整理保存并移交檔案室。 、學校每年形成的會計檔案，應由專人按照歸檔要求負責整理立卷，按規(guī)定的時間向檔案部門移交。 第十八條凡需歸檔的文件材料必須遵循文件的自然形成規(guī)律，堅持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于保管利用的原則進行系統(tǒng)整理組卷，編寫頁號、填寫案卷目錄、備考表、擬寫好案卷標題、注明保管期限；編制移交目錄一式兩份，由負責人和檔案工作人員簽字后向?qū)W校檔案室移交、交接雙方簽字。第十九條對歸檔的各種載體的文件材料，必須做到書繪工整、聲像清楚、裝訂整潔、一律用碳素墨水或黑墨水、不符合要求的由相關部門負責改善和復制。 第二十條為了便于檔案的裝訂和排架

7、，公文處理用紙一律使用16k一般用紙，設備材料用設備檔案用紙、會計憑證要統(tǒng)一規(guī)格。 第二十一條文件材料歸檔范圍應按規(guī)定的九大類收集歸檔：1、黨群黨務、群團、其它；2、行政行政事務、人事勞資、總務后勤、其它；3、教育教學教務管理、德育管理、學生管理、其它；4、基建；5、聲像；6、會計報表、帳簿、憑證；7、設備；8人事檔案；9、實物 第五章檔案的管理和利用 第二十二條學校檔案室要按照學校檔案分類整理方法的要求，對各類檔案進行分類、編號、排架，編制案卷目錄和其他檢索工具，做到分類科學、整理系統(tǒng)、保管安全，統(tǒng)計準確，利用方便，管理手段先進。 第二十三條要定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)破損、字跡褪色的檔案，

8、要及時修補和復制。 第二十四條各類檔案保管期限：學校各類檔案按其價值將保管期限分為永久、長期、短期三種。凡記錄學校主要職能活動，對教學、科研等具有長期參照和研究價值的，應定為永久保存；凡在較長時間內(nèi)具有利用價值的，應定為長期保存；凡在短時間內(nèi)具有利用價值的定為短期保存；凡是介于兩種保管期限之間的文件材料，其保管期限一律從長。會計檔案的保管期限，依據(jù)其特點，分為永久、長期兩種，長期期限分為十五年、二十五年。第二十五條學校檔案部門所保存的檔案，主要供本校利用，如其他單位或個人需查閱或利用時，必須遵守我校檔案管理規(guī)章制度。本校工作人員因工作需要，可直接查找、借閱本單位歸檔的檔案。非本校人員查閱檔案時

9、，應持單位介紹信或身份證，經(jīng)分管檔案的領導同意后，方可查閱。凡摘抄、復制的檔案，須經(jīng)檔案室核準后，加蓋檔案室公章和學校公章方能生效。 第六章獎勵與處罰 第二十六條對專、兼職檔案工作人員，在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的，應由學校給予表彰和嘉獎。 第二十七條關于違反檔案管理的行為，或因玩忽職守而造成檔案損失的領導和個人，應視情節(jié)輕重，依照法律規(guī)定由學校給予行政處分；構成犯罪的由司法部門追究刑事責任。 第七章附則 第二十八條本規(guī)定自201*年9月1日起實施。 濱州市中華武術學校 201*年8月30日 擴大閱讀：006證章管理制度 經(jīng)營管理制度 證章管理制度 1.目的：文件編號：z

10、h-mos-006版本號：a強化公司的證章控制，避免因管理不當造成損失，特制訂本制度。2.范圍：適用于公司的所有重要文件、證照和印章。3.職責：管理部負責印章的制發(fā)和管理，負責公司及本部門印章的保管和使用，檢查各部門證章的保管和使用狀況。各相關部門負責本部門印章和存放于本部門的公司證章的使用和保管。4.定義：公司的營業(yè)證照、組織機構代碼證、資質(zhì)證書等證照；重要文件及證照合同及評估報告；公司合同、章程、法人身份證實及文件；與公司有關的政府部門專門文件；公司其它重要文件。公司印章指以公司名義刻制的具有法律效力的印章。包括公章、私章、部門章、專用章。指對外唯一代表公司形象的印章，代表企業(yè)權力、憑信和

11、職責，是企業(yè)法人的象征。公司法定代表人、總裁及總監(jiān)私人印章?？逃泄静块T名稱的印章。財務專用章、發(fā)票專用章、合同專用章、文件編號章等。將印章蓋于紙上后而形成的書面印章樣板。公章私章部門章專用章印鑒5.0內(nèi)容：5.1重要文件及證照管理公司重要檔案及證照顧統(tǒng)一存放于公司財務室，執(zhí)行專人管理，保證檔案及證照的安全與完整。各部門負責辦理的公司重要文件及證照，在辦理完畢后，應及時將原件轉交檔案室保存,并辦好移交手續(xù)。版本所有*未通過書面認可不得復制*違者必究第1頁共5頁經(jīng)營管理制度 證章管理制度 文件編號：zh-mos-006版本號：a對重要檔案及證照，責任人要進行全程控制，對公司的重要檔案及證照進行收

12、集、歸檔，并填寫檔案借出登記表，做好借出、歸還記錄。各部門應配合檔案室，將留存在本部門的重要檔和證照歸檔。重要文件和證照的借出須在登記表上注明用途，并經(jīng)總裁簽批。各部門因公借用公司重要文件或證照，在辦完相關事務后應及時歸還。如部門需該文件或證照辦理其它事務，應先退還檔案室登記后續(xù)借，避免在部門積壓，同時讓檔案管理員了解檔案或證照去向。借用重要檔或證照的人員必須愛護，不得擅自轉借，不能損壞或丟失。交還時必須當面點交清楚，檔案管理員如發(fā)現(xiàn)缺失或損壞，應及時報告有關領導。關于使用不當或損壞遺失等造成的損失，全部由檔案管理員承當，公司可依據(jù)情節(jié)嚴重予以處罰直至追究其刑事責任，相關人員也要承當一定的連帶

13、責任。5.2印章管理5.2.1指導思想指導思想：公司執(zhí)行嚴格的印章管理制度，加蓋印章應填寫用章申請單，報總裁批準；5.2.2印章使用范圍以公司名義發(fā)出的公文函件應加蓋公司公章。公司設立銀行賬戶、與銀行業(yè)務往來及開列支票，加蓋公司公章、財務專用章及法人章。以公司名義簽訂的合同，在每頁中縫加蓋騎縫章，有校對的地方加蓋校對章，落款處加蓋公司公章，視其內(nèi)容加蓋法人章。嚴禁各部門用部門章與其它單位簽署合同或類似合同性質(zhì)的協(xié)議、備忘錄、紀要等。5.2.3印章管理規(guī)定5.2.3.1公司印章的管理：(一)辦理公司印章流程no01流程申請刻制公章辦理刻章許可證02刻制公章審批/經(jīng)辦部門公安局特營科需提供資料營業(yè)

14、執(zhí)照副本、刻制公章申請報告公安局指定的刻公安局批準的刻章許可證、營印專營店業(yè)執(zhí)照副本、空白印章備案表版本所有*未通過書面認可不得復制*違者必究第2頁共5頁經(jīng)營管理制度 證章管理制度 公章備案辦理刻制印章登03記卡、印章啟用申報書文件編號：zh-mos-006版本號：a刻制好的公章、營業(yè)執(zhí)照副本、公安局特營科法人代表及經(jīng)辦人身份證其他公司印章發(fā)票專用章、發(fā)票專用章在稅營業(yè)執(zhí)照、稅務批文、組織機04財務專用章，需到相應部門務局；財務專用章構代碼證、刻制印章登記卡、辦理備案，稅務局預留印模在銀行.當印章遺失或公司注銷時需05要注銷印章的，必須先登報報社聲明作廢再申請注銷，并在公安局特營科公安局進行備

15、案(二)、公司印章的登記和保管責任印章類別公章財務專用章發(fā)票專用章保管責任人指定專人指定專人指定專人驗收和登記程序1、公司印章刻制好后，統(tǒng)一交管理部驗收；2、由管理部按領導指定與保管責任人簽訂公司印章使用和保管承諾書，并在保管責任人工具表記錄3、將印鑒和承諾書歸檔保存。5.2.3.2公司印章使用和保管要求(一)公章使用a、審批規(guī)定：印章類別公章注：總經(jīng)理須蓋公章亦要填寫用章申請單。財務專用章除支票、匯款外，其余文件蓋章前均必須填用章申請單，經(jīng)總裁審批后才可蓋章。發(fā)票專用章由指定專人經(jīng)總裁審批后使用，不需填用章申請單。b、所有蓋公章的文件，均須按規(guī)定審批，不得憑私人感情、講情面使用公章。c、所有

16、不屬實文件均不得蓋公章。d、所有合同在蓋公章前，均必須交總裁審批，否則不得蓋公章。版本所有*未通過書面認可不得復制*違者必究第3頁共5頁 法人代表及經(jīng)辦人身份證注銷印章的申請報告、營業(yè)執(zhí)照、法人代表及經(jīng)辦人身份證、刻章許可證、刻制印章登記卡，待注銷的原始印章所注銷的印章將由公安局特營科收回審批流程凡需使用公章,申請人須填用章申請單，隨待批文件交總經(jīng)理審批。經(jīng)營管理制度 證章管理制度 文件編號：zh-mos-006版本號：ae、公章保管者外出或請假時，應將公章交指定的代理人，向公司發(fā)出臨時授權通知，以便他人使用。代管人亦須簽訂公司印章使用和保管承諾書。f、特別狀況攜公章外出時，必須在公章使用登記

17、表上作好登記，明確歸還時間，到期后，公章保管人必須督促借用者及時歸還。g、不得私自動用公章，不得在空白信紙、信封或空白介紹信上蓋章。如對文件、資料錯蓋了章或多蓋了章，應按規(guī)定及時銷毀。h、公章應蓋在文件正面，重要文件和所有合同應蓋騎縫印。(二)公司印章使用保管的一般要求：a、印章應置于安全的地方，不可隨意放置，使用后應及時放回原位，保證不被非預期使用。b、保管人員應對印章常常檢查，常常清潔，以保證印章字體和圖案清楚。c、蓋印位置應恰當。假設有固定或指定蓋印處時，應在規(guī)定處蓋印。d、蓋印圖案應清楚、字跡應端正。假設文件需蓋多個印章的，各印章不能交叉堆疊，不能壓住正文，也不能蓋出紙邊。(三)外借規(guī)

18、定：除特許狀況如辦理證件,社會保險等外，原則上公章不予外借。而財務專用章、發(fā)票專用章原則上亦不得外借。a、如遇特別狀況需外借時，需向總裁提出書面申請，獲準后再到印章保管人處登記領出。b、外借公章人員均需簽訂公司印章使用和保管承諾書，印章保管人應保留書面申請及公司印章使用和保管承諾書，保管期限為一年。c,公司證件如營業(yè)執(zhí)照/稅務登記證/機構代碼證等證件的管理同印章的使用管理制度相同。5.2.3.3除公章外的公司印章的停用和廢止公章則遵照有關法規(guī)規(guī)定公司印章獲準停用后，印章保管人應及時報請上級審定印章之處理方法。接上級的規(guī)定和指示，做好公司印章的上繳、清退、存檔或銷毀工作。換新章時應發(fā)出書面通知，并將作廢印章印在“內(nèi)，啟用的新章則印在“內(nèi)。除特別需要，廢止的公司印章統(tǒng)一交由檔案管理員保存三年，然后在征得有關負責人的看法后再行處理。公司印章停用后，應由檔