關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索

1、    關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索    宋金波隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，技術(shù)的進(jìn)步，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)為人們的生活帶來了很多的便利之處，也貫徹到人們生活的各個(gè)方面。其中檔案的管理也受到了科學(xué)技術(shù)帶來的影響。1檔案信息化建設(shè)的相關(guān)闡述1.1檔案信息化建設(shè)的定義檔案信息化建設(shè)就是指利用現(xiàn)代的信息技術(shù)手段，重新思考檔案管理的新情況、新原則以及新理論，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。1.2檔案信息化建設(shè)的意義1.2.1減輕檔案管理人員的工作量，利用現(xiàn)代的信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，數(shù)據(jù)只需錄入一

2、次即可多次被利用，而且工作人員查找也較為方便。1.2.2提高檔案查閱的可控性，過去的檔案查閱都是手工為主，消耗時(shí)間，記錄的出錯率還高。但是隨著信息化的建設(shè)，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查閱，操作方便且記錄準(zhǔn)確率高。1.2.3提高檔案管理相關(guān)部門的工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)后，有助于相關(guān)的工作人員更好的從事檔案的收集以及其他相關(guān)工作，提高了工作效率。2目前檔案管理的現(xiàn)狀2.1對信息化建設(shè)不夠重視雖然現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展給人們的生活帶來了很大的便利，同時(shí)檔案信息化建設(shè)也給檔案管理帶來了很多益處。但是相關(guān)的工作人員對信息化建設(shè)的意識還不夠，有很多工作人員依舊使用過去的方式。再加上相關(guān)單位對檔案管理人員的招聘要求沒

3、有規(guī)定相關(guān)的專業(yè)，門檻也較低，這就導(dǎo)致了檔案管理人員的整體專業(yè)水平較低，觀念也較為老套，更不用說信息化建設(shè)了。2.2檔案信息化建設(shè)的方式不完善由于信息化出現(xiàn)的時(shí)間較短，再加上檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣了過去較為陳舊傳統(tǒng)的管理方式，這就造成了在進(jìn)行開展檔案信息化建設(shè)的工作時(shí)，相關(guān)的管理方式不完善。檔案管理沒有一套完整的管理體系，一些高層干部大多是年齡較大的人，接受新鮮事物的能力也逐漸下降，這也使檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢。2.3檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差上文中也提到過，目前檔案管理的工作人員的門檻較低，在進(jìn)行招聘的時(shí)候也沒有硬性的規(guī)定相關(guān)的專業(yè)技術(shù)。而且從事檔案管理的相關(guān)人員素質(zhì)也較低，服務(wù)意識較為缺失

4、，給相關(guān)的管理人員的管理工作也帶來了很大的困難，這就造成了信息化建設(shè)推廣的困難，阻礙了檔案管理的信息化建設(shè)的發(fā)展。3檔案管理信息化建設(shè)與檔案管理的相關(guān)措施3.1提高檔案管理人員的技術(shù)水平對于過去的檔案管理人員的要求，最基本的應(yīng)該就是對工作的細(xì)心以及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，對相關(guān)的專業(yè)技術(shù)沒有太大的要求。這與過去檔案管理的方式也有著很大的關(guān)系。但是，隨著現(xiàn)代技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理的方式在逐漸的改革。這就對相關(guān)的管理人員有了新的技術(shù)要求。首先，檔案管理人員應(yīng)該掌握熟練的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，然后還應(yīng)該有著較高的服務(wù)意識。這就要求相關(guān)單位企業(yè)應(yīng)該重視員工的專業(yè)以及素養(yǎng)，可以定期的組織員工培訓(xùn)，加強(qiáng)員工的專業(yè)技術(shù)

5、水平，定期給員工做思想教育，進(jìn)而提高員工的服務(wù)意識。3.2提高對檔案管理信息化建設(shè)的意識既然檔案管理信息化建設(shè)有那么大的優(yōu)勢，就應(yīng)該大力的推廣。首先，應(yīng)該讓高層領(lǐng)導(dǎo)重視信息化建設(shè)的推廣，組織相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)干部學(xué)習(xí)信息化建設(shè)的管理方式。其次讓檔案管理的工作人員學(xué)習(xí)信息化建設(shè)的技術(shù)，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)平臺，方便職工學(xué)習(xí)。最后，還要建立較為完善的宣傳體系，大力推行檔案管理信息化建設(shè)，保證信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行。3.3完善信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施目前的檔案管理的信息化建設(shè)還不是很成熟，存在著很多不足之處，其中有關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施還存在著很大的問題。為了使檔案管理信息化建設(shè)更加的科學(xué)合理，相關(guān)的部

6、門應(yīng)該加大對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投資，比如購買相關(guān)掃描設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等等專業(yè)設(shè)備。同時(shí)，為了方便檔案信息更好的管理，應(yīng)該購置數(shù)據(jù)處理能力較強(qiáng)的專業(yè)設(shè)備，完善各類相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)備，便利檔案管理的相關(guān)工作。3.4政府相關(guān)部門提高重視檔案管理的信息化建設(shè)不只需要相關(guān)單位的重視，政府的相關(guān)部門也應(yīng)該加強(qiáng)對信息化建設(shè)的重視程度，組織從事該行業(yè)的工作人員學(xué)習(xí)交流，提高工作人員的技術(shù)水平和專業(yè)素養(yǎng)。比如，黑龍江省的人才服務(wù)局舉行包括全省各個(gè)省市的一百多名員工進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)分為了理論講解與上機(jī)操作兩個(gè)部分。這樣的活動應(yīng)該得到更多的推廣，進(jìn)而提高檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。3.5提高檔案信息的安全雖然現(xiàn)在的科學(xué)技術(shù)給檔案

7、管理帶來了很大的便利之處，但是同時(shí)也帶來了很大的安全隱患。網(wǎng)絡(luò)上的信息并不都是真實(shí)的，應(yīng)該加強(qiáng)對原始內(nèi)容的保護(hù)。在工作的過程中，相關(guān)的工作人員應(yīng)該嚴(yán)格遵守信息保密原則，不對信息進(jìn)行篡改，不偽造信息等等。只有加強(qiáng)安全意識，才能保證檔案信息的安全與真實(shí)。3.6建設(shè)合理科學(xué)的管理體系隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理方式也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的潮流，進(jìn)行相應(yīng)的改革。檔案的管理工作應(yīng)該有一個(gè)較為權(quán)威的標(biāo)準(zhǔn)，工作人員嚴(yán)格遵守這些規(guī)章制度。同時(shí)，還應(yīng)該構(gòu)建科學(xué)的收集方式以及歸類方式，針對不同的檔案制定不同的監(jiān)管制度。相關(guān)單位還應(yīng)該完善檔案檢索的網(wǎng)絡(luò)體系，提高服務(wù)質(zhì)量和水平。通過建立合理的管理體系，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。綜上所述，在這個(gè)科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，給檔案信息化建設(shè)帶來了很多的機(jī)遇。相關(guān)的單位部門應(yīng)該抓住這個(gè)機(jī)會，完善信息化建設(shè)的管理方式和信息化建設(shè)的相關(guān)基礎(chǔ)