管理技能之時間管理

1、高凌 職業(yè)經(jīng)理十項技能訓(xùn)練總導(dǎo)師：伍參職業(yè)經(jīng)理十項管理訓(xùn)練管理技能之二：時間管理珠海高凌信息公司培訓(xùn)專用版 人力資源部 經(jīng)辦人：蔣永兵（分機(jī)：6327）珠海高凌信息科技有限公司本章內(nèi)容提要：時間管理就是自我管理時間盤點時間管理的原則時間管理的三大方法本章序言什么是絕對平均、不用花費、被每個人無償使用的稀缺資源？是時間！可是，在使用完全一樣多的時間時，不同的人卻有不同的結(jié)果：有高效率的人，一天做了兩天的事情；有低效率的人，一天的事情卻做了好幾天；還有的人，工作雜亂無章，毫無計劃，整天東一榔頭西一棒槌 常見的問題電話有響了!這個來電話,那個來電話,急事的、請示的、投訴的、朋友聊天的都是不得不接的電

2、話?？墒?，手頭上正在寫的一個計劃，一個上午了，還沒寫幾個字 正在辦工室里聽會報，突然一位朋友來訪。不見吧，不合適；見吧，匯報被打亂了，只好讓在會客室等會兒吧。朋友還好說，如果是重要的客人，讓人家等的時間長了，可就不禮貌了。于是，匆匆結(jié)束會議 馬拉松式的會議已經(jīng)開了兩天了，還沒有什么成果。會上你進(jìn)來他出去，東一句西一句，說著說著就跑題了。有的人在會上長篇大論、把開會當(dāng)成休息，閉目養(yǎng)神，你們愛發(fā)言發(fā)言、愛爭吵爭吵吧 工作毫無計劃，或者計劃趕不上變化，或者做的計劃從來沒有兌現(xiàn)過。工作由著性子，想干什么就干什么，想到那里就到那里，想怎么干就怎么干。結(jié)果有事沒少干，手頭上的工作卻越干越多，越干越亂，越干

3、越?jīng)]有章法了 他比誰都忙，哪里都有他的身影，就像“救火車”一樣，哪里有火情就馬上趕到哪里，真是日里萬機(jī)?？墒?，這里也“救火”，那里也“救火”，天天忙著“救火”，就沒有靜下來想想，“火災(zāi)”都是那里來的？你救得過來嗎？這個不可靠，那個不放心，剛給下屬布置完工作，又趕過去強(qiáng)調(diào)幾句：“某某事情要怎么怎么辦，某某活動要怎么怎么開展?！泵刻烀τ谑聞?wù)性工作和例行性工作，使得下屬提心吊膽、無所適從、怨聲載道、自己還覺得“冤枉”：我這樣任勞任怨地為下屬，還落不好 一件很清楚的事情，溝通了幾次還不清楚，越溝通越不清楚，越不清楚越要溝通；有的工作，你不找我，我不找你，老死不相往來，什么事情不得不辦了，也是通過手下人

4、去辦了，或者匯報給老總，請老總協(xié)調(diào)。結(jié)果，解決一個問題走的路越來越長，牽扯的人越來越多，工作效率越來越低 辦事拖拖拉拉。昨天的事拖到今天，今天拖到明天，明天拖到后天，不檢查工作進(jìn)度，不規(guī)定完成期限，吹毛求疵。結(jié)果常常時間比預(yù)計的要長，導(dǎo)致重要的工作一拖再拖，別的部門也不得不停下來等進(jìn)度。工作抓不住重點，眉毛胡子一把抓。重要的工作下去做，不重要的工作卻抓住不放，經(jīng)常是撿了芝麻漏了西瓜 缺乏個人管理，辦公桌雜亂，今天不知道把文件放哪兒了，明天客戶又找不著了，粗心大意，大大咧咧，經(jīng)常是陷入空想和瑣事不能自拔。該說“不”的不說“不”，礙情面答應(yīng)下來，結(jié)果不能如期兌現(xiàn)承諾，無原則的老好人，助長了別人的懶

5、惰、和求你辦事的機(jī)會，擱置了自己的工作，結(jié)果又打亂了時間，造成惡性循環(huán) 本節(jié)目錄單元一：時間管理就是自我管理盲點一:忙就好； 盲點二：時間管理能有多大用； 盲點三:身不由己；盲點一:江山易改、習(xí)慣難移；時間管理時間管理就是自我管理單元一：時間管理就是自我管理每一個人都同樣地享有每年的365天、每一天24小時、一定期限的壽命和一樣的體力和精力。每一個人都需要工作八個小時左右、睡眠七個小時左右、個人家務(wù)及休閑或社會交往等一部分時間。為什么有的人在有限的時間里既完成了事業(yè)之大成又能充分享受到親情和友情，還能使自己的業(yè)余生活多姿多彩呢？他有三頭六臂嗎？他們會分身術(shù)嗎？時間老人過多地偏愛他們嗎？關(guān)于時間

6、的名言時間稍縱即逝，失去的時間是永遠(yuǎn)無法追回。我們大都有相同的時間，真正的價值在于我們利用它做什么事。我們只有176個小時來完成每個月的目標(biāo)，只有2112個小時來完成每年的目標(biāo)。只要時間一流逝，我們就一無所獲。讓某個人損失了時間就等于是偷了他的金錢。你損失了你的時間就等于是抵押了你的未來。時間是你最有價值的資源。生命有限，時間有限，金錢無限。時間管理的本質(zhì)就是要能夠主動、有效地控制時間，讓時間為你服務(wù)，而不是整天追趕著時間的腳步，來也匆匆去也匆匆，對時間沒有計劃，沒有管理、沒有思考，在時間面前充滿了被動和困惑。如果你還沒有認(rèn)識到時間管理的重大作用、你還停留在被動的操作上，如果你的時間每天安排的

7、滿滿的、效率不高；如果你感覺時間真的不夠用，請抽出一點兒時間閱讀本單元，做一下有關(guān)的應(yīng)用與行動上表單，最重要的是養(yǎng)成有效的時間管理的行為模式，從理念和態(tài)度上對時間進(jìn)行重新的管理和界定，你一定會成為時間的主人。任經(jīng)理的一天作為公司人力資源部經(jīng)理，任經(jīng)理為人勤奮、關(guān)心下屬、聽從上司、事事都親自過問，但是每天工作之后他卻感到這一天無所事事，自己的許多理想、宏圖大志等都只有在夢中實現(xiàn)，心中常常產(chǎn)生懊惱之情。他沒有時間與家人多處一會兒，沒有時間多讀書，沒有時間嘗試新的事物，甚至沒了業(yè)余時間，總之，沒有在有限的時間里做自己應(yīng)該做的事情，每一天都忙卻忙的不是地方。讓我們來看看任經(jīng)理一天的活動：8：30上司打

8、電話讓任經(jīng)理去談話，談了一會兒有關(guān)公司人力資源規(guī)劃的問題，中間總經(jīng)理接聽電話、有客人來訪使他們的談話一直延續(xù)到10：00。10：00準(zhǔn)備布置下屬的工作，又有電話打來詢問有關(guān)新入職人員薪資的問題、給予解釋到10：20。10：20找來下屬布置工作，中間不斷有其他下屬進(jìn)來請示工作，任經(jīng)理的思路和時間被分割和耽誤，布置工作一直延續(xù)到11：00。11：00對秘書報上來的文件等進(jìn)行批示、處理。閱讀文件、各類的報告、建議書等，到12：00還有一部分沒有過目。中午匆匆吃過飯，看了一會兒報、與同事聊了一會兒天，猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于人力資源的規(guī)劃報告還沒有完成，明天就要上交的，于是趕緊沖進(jìn)辦公室！14：00與

9、銷售經(jīng)理約好討論招聘營銷人員事宜，由于對招聘主管的工作不放心，本應(yīng)是下屬的職責(zé)，任經(jīng)理卻又全包了下來，包括招聘計劃、招聘人員資格的具體要求等都是任經(jīng)理自己確定，此項工作又占去了2個小時。16：00剛要寫自己明天提交給總經(jīng)理的公司人力資源規(guī)劃報告，一個下屬又進(jìn)來請示和審批，同時聊了一會兒個人的私事和公司最近的傳聞。16：30召集下屬開會，因為下屬反映部門內(nèi)部不團(tuán)結(jié)已經(jīng)影響到了工作，任經(jīng)理必須就此事同下屬強(qiáng)調(diào)一下。但會議不僅是沒有達(dá)到任經(jīng)理的預(yù)期目的，還拖延時間，一直持續(xù)到17：00。下屬走后，任經(jīng)理一看已經(jīng)過了下班時間，已經(jīng)沒有時間來完成報告，只好等待下班后，任經(jīng)理挾著自已未寫完的報告和要處理的

10、文件回到家中，看樣子今晚上有要加班到午夜了。我們仔細(xì)分析一下，任經(jīng)理的時間為什么不夠用，他真是沒有足夠的時間嗎？是他在不經(jīng)意或不自覺地把時間浪費掉了呢、還是一些他不能空制的因素擠占了他寶貴的時間呢？他把時間究竟浪費在哪里了呢？也許，電話干擾對公司員工解釋有關(guān)薪酬問題，這本不屬于任經(jīng)理的事，有薪酬主管嘛。也許，會義安排沒有計劃，會議拖延，主題不明確，對會議沒有實行有效控制。主持人那里去了？也許，上司不定期的召見使中層經(jīng)理的時間具有很大的隨意性。也許，下屬的不斷請示和匯報。喜歡下屬事事請示和匯報的官僚作風(fēng)，使自已成為下屬任務(wù)的執(zhí)行者，大大浪費了自已的時間。也許，對于下屬的工作不放心替下屬做工作，結(jié)

11、果整天被埋在事務(wù)性的工作里。也許，凡事事必躬親，有許多不需要看和處理的文件等耽誤時間。也許，你是否在工作中沒有目標(biāo)、沒有程序，所以就沒有自己主動的行動，即缺乏一份詳盡的計劃。也許，做事情沒有輕重緩急和主次之分，經(jīng)常本末倒置，終日埋頭于無關(guān)重要的事務(wù)上。也許，只注意細(xì)節(jié)和小事，事事過問，事事關(guān)心，就像一個多事的婆婆，結(jié)果下屬沒有事情可做。也許，不知道中層經(jīng)理是可以說“不”的，經(jīng)常聽命與上司的召喚，對下屬的打擾也不加以控制，結(jié)果是時間浪費在一些無關(guān)緊要和與無關(guān)的事務(wù)上。也許，對于自己熟悉和喜歡的事盡快做完，對于棘手的問題拖延進(jìn)行，只有通加班來完成。也許，不舍得放權(quán)，不授權(quán)，下屬輕松自在，自己卻忙得

12、要死。太多太多的，“也許” 沒有時間完成自己的職責(zé)、任務(wù)，時間被下屬和上司控制，被事務(wù)纏住；晚上加班才能真正做自己的工作，經(jīng)常如此怎么得了！請你對你的工作時間進(jìn)行一下分析：你是如何處理你自己的職責(zé)和事務(wù)、你的時間你能夠控制得了嗎？你的時間到底是屬于誰的？你有什么樣的時間使用模式？你一貫對時間的理解和態(tài)度是什么？作為中層經(jīng)理在時間管理上你有什么樣的難處？時間不夠用你想辦法解決了嗎？你愿意就這樣一直下去嗎？其實浪費時間的根本原因還在于自己！在時間管理的過程中，管理者經(jīng)常有自己各種各樣的想法和習(xí)慣性的操作，形成和構(gòu)筑了時間管理的盲點，歸納起來主要有：盲點一：忙就好事實或許如此，但是按部就班和有序的時

13、間管理并不是最好的。許多經(jīng)理人，過于注重活動本身，過程本身，卻不太注重時間（效果），往往認(rèn)為自己“盡職盡責(zé)”了，而不注重求得結(jié)果，往往認(rèn)為自己正確地做事了，忙碌了，卻忘記事情對于組織目標(biāo)的意義。在這種時間管理中，經(jīng)理們通過制定目標(biāo)或規(guī)劃，事先準(zhǔn)備充分，能夠較好地完成工作。他們有較強(qiáng)的責(zé)任感，通過每天的規(guī)劃與安排能將事項進(jìn)行得井井有條，并有自己的處世價值觀和判斷使得效率提高，同時他們對時間與自我管理也具有較高的技巧。然而，這種管理的后果容易使管理人員認(rèn)為一切可操之于已，而忽略了自然法則勝于一切，因為缺乏遠(yuǎn)見和應(yīng)變能力，常常把最重要的事情因時間緊、超出常規(guī)而搞糟。這種忙碌的職業(yè)經(jīng)理一般輕易改變他們

14、自己的行為和習(xí)慣模式。但是有時從一種開始計劃或目標(biāo)就錯了，卻因不能及時發(fā)現(xiàn)和改變而不能適應(yīng)變化。這種人，只不過是有一定計劃而已，離出色的時間管理還有很大差距。盲點二：“時間管理能有多大作用”在這種觀念下進(jìn)行工作的人，大多被時間控制。他們認(rèn)為自己把握不了時間的腳步，只能讓時間牽著自己的鼻子走，他們不愿意接受新的管理觀念，新的管理技巧；他們不相信有什么辦法能夠?qū)r間實施控制；他們固守著自己的一套理念。這本身就是時間管理中最有害的障礙。他們?yōu)槭裁床辉敢飧淖?？是因為他們就認(rèn)為時間管理不過是制定計劃、做樣子，時間怎么能夠控制得了？我自己和我周圍的人都是這樣接受時間所限制的，我們沒有多余的時間也不能通過時

15、間管理就多出2小時來？何況時間管理制定的計劃怎么能夠趕不上得上實際中的變化？我們要做的只能是如何應(yīng)付變化、如何追趕時間。其實這種管理者不相信時間管理的作用、不愿意改變。盲點三：“身不由已”中層經(jīng)理往往要受制于外界環(huán)境，總會覺得自己沒有時間，時間是掌握在上司、下級、同事、客戶 的手里，自己要為上司的命令去工作，要為下屬出主意想辦法，哪里有時間和精力去進(jìn)行時間管理，能夠讓時間按照自己的意志去行事呢？這樣下去的后果是中層經(jīng)理永遠(yuǎn)沒有屬于自己的時間，永遠(yuǎn)被動地為他人服務(wù)，永遠(yuǎn)處于一個事務(wù)性的操作過程中。所以任經(jīng)理經(jīng)常說：“一會兒上司找你，你必須得去；一會兒下屬要找你，你也得辦；一會兒同事或客戶找你，你也得去應(yīng)付；沒有辦法，時間都