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文檔簡介
1、工程項(xiàng)目責(zé)任矩陣法管理指南中國中鐵股份有限公司 2015 年 8 月 北京目 錄一、工作清單 . 2(一)工作清單的定義 . 2(二)工作清單的設(shè)計(jì)框架 . 2(三)工作清單的建立 . 2二、責(zé)任矩陣 . 3(一)責(zé)任矩陣的定義 . 3(二)機(jī)關(guān)管理責(zé)任矩陣的內(nèi)容 . 3(三)機(jī)關(guān)管理責(zé)任矩陣的作用 . 5(四)責(zé)任矩陣的建立 . 5三、崗位責(zé)任書 . 6(一)崗位責(zé)任書的構(gòu)成和編制 . 6(二)崗位考核 . 8四、術(shù)語解釋及其他 . 9五、MRT 項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)試點(diǎn)工作專題會(huì)議紀(jì)要10編制說明MRT 項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)試點(diǎn)工作已經(jīng)推行了一年時(shí)間,在這期間, 試點(diǎn)單位中鐵四局、五局、大橋局、上海局高度
2、重視,把國外項(xiàng) 目管理經(jīng)驗(yàn)與國內(nèi)項(xiàng)目管理實(shí)際相結(jié)合,勇于實(shí)踐,大膽創(chuàng)新, 積累了寶貴的經(jīng)驗(yàn)。為了便于下一步試點(diǎn)工作的穩(wěn)步推進(jìn),結(jié)合 MRT 項(xiàng)目管理經(jīng) 驗(yàn)試點(diǎn)工作座談會(huì)要求,對(duì)前期試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行了提煉總結(jié),升級(jí) 為工程項(xiàng)目責(zé)任矩陣法,供各單位在今后試點(diǎn)過程中參考??紤]到國內(nèi)項(xiàng)目管理工作的實(shí)際情況,將大項(xiàng)產(chǎn)品清單改造 為工作清單,工作清單的建立要以滿足工作的實(shí)際需要為度,不 再按照技術(shù)產(chǎn)品、組織產(chǎn)品、管理產(chǎn)品、社會(huì)產(chǎn)品分類建立。責(zé) 任矩陣作為試點(diǎn)工作的核心,做好這項(xiàng)工作就必須有工作清單, 工作清單和責(zé)任矩陣分為管理類和作業(yè)類兩大類,責(zé)任矩陣和工 作清單的建立要以滿足工作的實(shí)際需要為宜,協(xié)調(diào)好兩者之
3、間的 關(guān)系。中鐵四局、五局、大橋局、上海局仍處于擴(kuò)大試點(diǎn)過程中, 其他各工程局也將啟動(dòng)試點(diǎn)工作。管理指南中的有關(guān)內(nèi)容仍需要 各工程局在下步試點(diǎn)過程中結(jié)合自身實(shí)際繼續(xù)探索,希望大家不 斷拓展思路,不斷總結(jié)提高。對(duì)于各級(jí)機(jī)關(guān)部門和非施工企業(yè),責(zé)任矩陣法也可借鑒應(yīng)用。 由于編寫時(shí)間倉促,對(duì)項(xiàng)目管理的認(rèn)識(shí)和經(jīng)驗(yàn)有限,如有錯(cuò)漏之處,敬請多提寶貴意見。9一、工作清單(一)工作清單的定義 工作清單是為完成公司、項(xiàng)目、實(shí)體工程的管理和作業(yè)任務(wù),相關(guān)部門和員工需要完成的所有工作任務(wù)的集合。(二)工作清單的設(shè)計(jì)框架 按照項(xiàng)目管理的實(shí)際情況,結(jié)合工程項(xiàng)目精細(xì)化管理相關(guān)辦法的要求,擬定項(xiàng)目部機(jī)關(guān)管理工作清單設(shè)計(jì)框架、
4、項(xiàng)目部專業(yè) 管理工作清單設(shè)計(jì)框架、項(xiàng)目部作業(yè)類工作清單設(shè)計(jì)框架等三類 工作清單的設(shè)計(jì)框架。附件 1項(xiàng)目部機(jī)關(guān)管理工作清單設(shè)計(jì)框架(模板)附件 2項(xiàng)目部專業(yè)管理工作清單設(shè)計(jì)框架(模板)附件 3項(xiàng)目部作業(yè)類工作清單設(shè)計(jì)框架(模板)(三)工作清單的建立 工作清單是項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)性文件,通過分解項(xiàng)目部的各項(xiàng)工作任務(wù),使項(xiàng)目管理全過程目標(biāo)明確、條理清晰,確保工作任 務(wù)不重不漏,重點(diǎn)突出,為明確職責(zé)分工奠定基礎(chǔ)。1.工作清單建立的原則 一是動(dòng)態(tài)調(diào)整的原則。要定期對(duì)工作清單的實(shí)現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià),并依據(jù)項(xiàng)目客觀環(huán)境、合同要求的變化進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。二是廣度、 深度適中的原則。要把握好工作清單的“細(xì)度”,所有的工作任 務(wù)
5、均要全面涉及,卻也不能事無巨細(xì)。“過粗”容易使工作任務(wù) 遺漏,“過細(xì)”將會(huì)制約工作效率。2.工作清單的類別從工作內(nèi)容來看,項(xiàng)目部層面,工作任務(wù)主要是指項(xiàng)目部基 礎(chǔ)管理工作和建筑產(chǎn)品交付過程中需完成的各類作業(yè)任務(wù)。因此, 工作清單的類別主要包括:項(xiàng)目部機(jī)關(guān)管理工作清單、項(xiàng)目部專 業(yè)管理工作清單、項(xiàng)目部作業(yè)類工作清單。附件 4項(xiàng)目部機(jī)關(guān)管理工作清單(模板)附件 5項(xiàng)目部專業(yè)管理工作清單(模板)附件 6項(xiàng)目部作業(yè)類工作清單(模板)附件 7項(xiàng)目部部門工作清單(模板)附件 8項(xiàng)目部員工崗位工作清單(模板) 3.機(jī)關(guān)管理工作清單建立的過程 工作清單的建立是一個(gè)反復(fù)修訂,不斷完善的過程,需要經(jīng)過由“由上至下
6、由下至上再由上至下”三個(gè)階段。即由公司 或項(xiàng)目部決策層對(duì)工作任務(wù)依據(jù)工作分解結(jié)構(gòu)技術(shù)進(jìn)行大項(xiàng)分 類,由職能部門根據(jù)專業(yè)分工對(duì)工作過程進(jìn)行分解,公司或項(xiàng)目 決策層專題討論、審核把關(guān),提出修改意見,職能部門及員工根 據(jù)意見最終修訂完善,形成一段時(shí)間內(nèi)相對(duì)固定的工作清單。二、責(zé)任矩陣(一)責(zé)任矩陣的定義 責(zé)任矩陣是以表格形式將工作任務(wù)分配、落實(shí)到工作任務(wù)執(zhí)行的相關(guān)職能部門和崗位,并明確表示出其角色、職責(zé)和工作關(guān) 系。(二)機(jī)關(guān)管理責(zé)任矩陣的內(nèi)容 責(zé)任矩陣是以工作清單為縱列,以執(zhí)行工作任務(wù)的職能部門和崗位為橫排,通過工作任務(wù)與職能部門、崗位正交,形成責(zé)任 矩陣。責(zé)任矩陣建立了工作任務(wù)與職能部門和崗位的
7、對(duì)應(yīng)關(guān)系, 明確表述每一項(xiàng)工作任務(wù)由誰負(fù)責(zé),每個(gè)職能部門和崗位在整個(gè) 管理中所擔(dān)任的角色。責(zé)任矩陣為執(zhí)行者標(biāo)識(shí)出每一個(gè)職能部門 和崗位在執(zhí)行過程中所承擔(dān)的責(zé)任。對(duì)責(zé)任矩陣橫向檢查,可以 確保任何一項(xiàng)工作有部門或人員負(fù)責(zé);縱向檢查,可以明確每個(gè) 職能部門和崗位所負(fù)責(zé)的全部工作事項(xiàng)。運(yùn)用工作分解結(jié)構(gòu)技術(shù), 建立工作清單,工作清單的深度要繁簡適中,滿足管理需要為度。 讓執(zhí)行者充分認(rèn)識(shí)工作責(zé)任,并且建立履行工作責(zé)任意愿,培養(yǎng) 履行責(zé)任的能力。確保執(zhí)行者完成工作,按照規(guī)定交付工作成果。 建立必要的責(zé)任追索記錄,實(shí)現(xiàn)工作績效可以考核。1.工作定崗:通過責(zé)任矩陣保證每項(xiàng)工作的管理、執(zhí)行分配 到相應(yīng)的職能部門
8、和崗位;確保所有的工作所要求的職能部門和 崗位齊全,做到有人主責(zé)、有人輔責(zé)、有人審核等等。2.職能部門和崗位定崗:通過責(zé)任矩陣,將工作任務(wù)全部授 予職能部門和崗位,使工作內(nèi)容的無縫銜接到工作責(zé)任的無縫銜 接,從而達(dá)到工作內(nèi)容與職能部門和崗位的無縫銜接,實(shí)現(xiàn)職能 部門和崗位對(duì)工作目標(biāo)、責(zé)任范圍、交付成果、執(zhí)行過程達(dá)成共 識(shí)。3.崗位責(zé)任。員工充分認(rèn)識(shí)工作責(zé)任,并且建立履行工作責(zé) 任的意愿,培養(yǎng)員工履行責(zé)任的能力。項(xiàng)目部、部門、員工認(rèn)識(shí) 崗位職責(zé)的尺度包括:明確組織目標(biāo)、機(jī)構(gòu)目標(biāo)、機(jī)構(gòu)工作范圍、 個(gè)人工作范圍;上/下游工作、上/下級(jí)工作;橫向工作及銜接、過程要求、交付要求、時(shí)間要求,并且始終關(guān)注組
9、織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。(三)機(jī)關(guān)管理責(zé)任矩陣的作用 1.列出需要完成的工作任務(wù),將工作任務(wù)具體分配、落實(shí)到相關(guān)的職能部門和崗位,使工作任務(wù)分工一目了然。 2.列出了參與工作任務(wù)的職能部門和崗位名稱,清楚地顯示出執(zhí)行工作任務(wù)的職能部門和崗位的角色、職責(zé)和相互關(guān)系,避 免責(zé)任不清而出現(xiàn)推諉、扯皮現(xiàn)象。3.有利于公司、項(xiàng)目部管理層從宏觀上看清工作任務(wù)的分配 是否平衡、適當(dāng),以便進(jìn)行必要的調(diào)整和優(yōu)化。(四)責(zé)任矩陣的建立 責(zé)任矩陣是工作清單應(yīng)用的延伸,通過對(duì)工作任務(wù)進(jìn)行分解,確保每一項(xiàng)工作都能落實(shí)到職能部門和崗位,做到職責(zé)清晰。 1.責(zé)任矩陣的建立原則 一是將工作任務(wù)分解到具體的職能部門和崗位,確保工作無遺漏。
10、二是明確管理層級(jí),確保職責(zé)分工界定清晰。三是要根據(jù) 工作實(shí)際進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整,避免因機(jī)構(gòu)或人員變動(dòng)導(dǎo)致工作遺漏或 責(zé)任不清。2.責(zé)任矩陣的類別 責(zé)任矩陣既要與工作清單結(jié)合應(yīng)用,又要協(xié)調(diào)好責(zé)任矩陣和工作清單這個(gè)“姊妹對(duì)”的關(guān)系。項(xiàng)目部層面,責(zé)任矩陣主要是 對(duì)項(xiàng)目部機(jī)關(guān)管理工作清單、項(xiàng)目部專業(yè)管理工作清單、項(xiàng)目部 作業(yè)類工作清單進(jìn)行職責(zé)劃分。因此,責(zé)任矩陣的類別主要包括: 項(xiàng)目部機(jī)關(guān)管理責(zé)任矩陣、項(xiàng)目部專業(yè)管理責(zé)任矩陣、項(xiàng)目部作業(yè)類責(zé)任矩陣。附件 9項(xiàng)目部機(jī)關(guān)管理責(zé)任矩陣(模板)附件 10項(xiàng)目部專業(yè)管理責(zé)任矩陣(模板)附件 11項(xiàng)目部作業(yè)類責(zé)任矩陣(模板)附件 12項(xiàng)目部部門責(zé)任矩陣(模板)附件 13
11、項(xiàng)目部員工崗位責(zé)任矩陣(模板) 3.責(zé)任矩陣的職責(zé)劃分 責(zé)任矩陣中職能部門和崗位的管理職責(zé)一般分為協(xié)助、控制批準(zhǔn)、提供數(shù)據(jù)、執(zhí)行、處理、主持、參與、保存、檢查/審計(jì)、 建議/啟發(fā)、審閱/評(píng)論、起草等 12 種,常用的有 36 種,為使 管理職責(zé)更加清晰明了,便于員工學(xué)習(xí)掌握,現(xiàn)舉例將管理職責(zé) 按照三種情況進(jìn)行編制,即主責(zé)、輔責(zé)和審核,分別用符號(hào)“”、 “”和“”表示。為進(jìn)一步體現(xiàn)公司機(jī)關(guān)與項(xiàng)目部之間的工 作關(guān)聯(lián),在項(xiàng)目部機(jī)關(guān)管理責(zé)任矩陣、項(xiàng)目部專業(yè)管理責(zé)任矩陣 和項(xiàng)目部作業(yè)類責(zé)任矩陣的橫向中還可加入公司機(jī)關(guān)部門,以實(shí) 現(xiàn)管理工作的有效對(duì)接。三、崗位責(zé)任書崗位責(zé)任書可分為部門崗位責(zé)任書和員工崗位
12、責(zé)任書,崗位 責(zé)任書的應(yīng)用能使考核目標(biāo)量化、標(biāo)準(zhǔn)化,使部門、員工充分認(rèn) 識(shí)工作責(zé)任,建立履職意愿,培養(yǎng)履職能力。(一)崗位責(zé)任書的構(gòu)成和編制 崗位責(zé)任書的格式由項(xiàng)目部相關(guān)部門負(fù)責(zé)制定,項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)執(zhí)行。崗位責(zé)任書格式力求簡練,須注明部門或者員工崗位名稱、部門負(fù)責(zé)人或者員工崗位責(zé)任人;責(zé)任書的內(nèi)容主要包 括:1.部門/員工崗位目標(biāo):(1)職能管理目標(biāo);(2)職業(yè)水準(zhǔn) 目標(biāo);(3)提供服務(wù)目標(biāo)。2.部門/員工責(zé)任簡述:依據(jù)工作清單和責(zé)任矩陣,以及履 行該責(zé)任的工作流程、約束條件、資源要求、基于對(duì)崗位責(zé)任的 充分認(rèn)識(shí),提煉出該崗位責(zé)任,編寫責(zé)任簡述。3.三條紅線:部門或員工在履行職責(zé)過程中,絕對(duì)
13、不可以違 犯的三個(gè)錯(cuò)誤。4.八項(xiàng)注意:部門或員工在履行職責(zé)過程中,絕對(duì)不可以失 誤的八個(gè)注意事項(xiàng)。其中“三條紅線”、“八項(xiàng)注意”根據(jù)崗位各有不同。以財(cái)務(wù) 部為例,內(nèi)容如下:三條紅線 1.不得利用職務(wù)之便侵占、私自挪用公司資金;2.不得私設(shè)小金庫,不得參與管理賬外資金;3.審批手續(xù)不全,不得付款。 八項(xiàng)注意1.在同一經(jīng)濟(jì)核算單元會(huì)計(jì)、出納不能由同一人擔(dān)任;2.財(cái)務(wù)部必須保守公司的商業(yè)秘密和財(cái)務(wù)秘密,不得向無關(guān) 人員、機(jī)構(gòu)泄露本公司的商業(yè)和財(cái)務(wù)秘密;3.財(cái)務(wù)部要做好對(duì)內(nèi)、對(duì)外關(guān)系的維護(hù)工作,與內(nèi)、外機(jī)構(gòu) 或人員保持良好的溝通;4.財(cái)務(wù)部部門內(nèi)員工要相互團(tuán)結(jié)、相互包容,取長補(bǔ)短,共 同提高業(yè)務(wù)技能和
14、工作水平;5.財(cái)務(wù)部要按照規(guī)定及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門提供準(zhǔn)確的財(cái)務(wù) 信息,以供決策使用;6.財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)人員要堅(jiān)持對(duì)工作日清日畢,做到“言必行、 行必果”,提高工作效率;7.財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)人員要做到實(shí)事求是,對(duì)財(cái)務(wù)制度的執(zhí)行要做 到公開、公平、公正,對(duì)內(nèi)、對(duì)外提供財(cái)務(wù)信息要口徑一致,避 免造成信息混亂;8.財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)人員不做不利于公司團(tuán)結(jié)之事,不做損害公司 利益之事。附件 14部門/員工崗位責(zé)任書(模板)(二)崗位考核 部門領(lǐng)導(dǎo)須按月對(duì)部門所屬的員工對(duì)照崗位責(zé)任書進(jìn)行崗位責(zé)任考核,項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)部門、部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行崗位責(zé)任制考核。 考核內(nèi)容分別是:1.將員工對(duì)崗位責(zé)任的認(rèn)識(shí)納入考核范圍。主要目的是考核 員
15、工是否充分認(rèn)識(shí)到:(1)項(xiàng)目/部門目標(biāo);(2)項(xiàng)目/部門/崗 位環(huán)境及變遷;(3)部門/崗位工作及責(zé)任范圍;(4)工作流程/ 輸入/約束條件;(5)交付產(chǎn)品/產(chǎn)品交付的要求等。2.考核員工履崗技能是否滿足崗位工作要求。主要包括:(1) 基本職業(yè)素養(yǎng);(2)崗位專業(yè)技能;(3)操作/執(zhí)行能力;(4) 團(tuán)隊(duì)協(xié)作/ 溝通能力;(5)工作計(jì)劃/統(tǒng)籌能力等。3.考核員工職業(yè)觀念/工作態(tài)度是否與公司倡導(dǎo)的文化理念 相匹配。主要包括:(1)觀念/項(xiàng)目目標(biāo)沖突是否存在;(2)私 利與項(xiàng)目目標(biāo)是否沖突;(3)項(xiàng)目意識(shí)是否明確;(4)組織觀念 是否正確;(5)是否遵守組織紀(jì)律;(6)工作態(tài)度是否端正;(7) 工作
16、是否認(rèn)真負(fù)責(zé);(8)工作是否勤勉等。四、術(shù)語解釋及其他1.MRT 管理模式,實(shí)際上是一種管理方法、管理思路、管理 工具,可統(tǒng)稱為“責(zé)任矩陣法”;2.工作分解結(jié)構(gòu)技術(shù)是以交付成果為導(dǎo)向,對(duì)項(xiàng)目要素進(jìn)行 的分組,它歸納和定義了項(xiàng)目的整個(gè)工作范圍,每細(xì)分一次代表 對(duì)項(xiàng)目工作更詳細(xì)定義。3.項(xiàng)目部的上級(jí)機(jī)關(guān)要幫助項(xiàng)目部制定各類工作清單和責(zé) 任矩陣,逐步形成若干成熟模板。4.不斷創(chuàng)新完善部門和員工工作、績效考核方法。(59)中國中鐵股份有限公司總裁辦公室2015 年 8 月 4 日7 月 29 日,股份公司副總裁周孟波在總部機(jī)關(guān)主持召開專 題會(huì)議,研究馬來西亞 MRT 項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)試點(diǎn)工作。股份公司財(cái)
17、務(wù)部、安全生產(chǎn)部、成本管理部、工業(yè)設(shè)備部、采購管理部相關(guān) 負(fù)責(zé)人,試點(diǎn)單位中鐵四局、五局、大橋局、上海局分管工程項(xiàng) 目精細(xì)化的公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及試點(diǎn)三級(jí)公司、試點(diǎn)項(xiàng) 目部有關(guān)人員參加了會(huì)議。會(huì)議先后聽取了中鐵四局、五局、大橋局、上海局就試點(diǎn)組 織推進(jìn)取得的成果、存在的問題以及下一步工作的意見和建議等 方面情況的匯報(bào)。會(huì)議認(rèn)為,各試點(diǎn)單位積極主動(dòng),卓有成效地 開展了一系列工作:一是領(lǐng)導(dǎo)重視,各單位分管領(lǐng)導(dǎo)親自抓,有 的單位主要領(lǐng)導(dǎo)親自督促與推進(jìn);二是組織有力,二、三級(jí)公司 加大幫助、指導(dǎo)和服務(wù)力度,從組織培訓(xùn)、方案設(shè)計(jì)、學(xué)習(xí)觀摩11等方面做了大量的工作;三是思路靈活,方式上創(chuàng)新,嘗試將產(chǎn)
18、 品清單與管理工作清單相結(jié)合,把海外項(xiàng)目的管理經(jīng)驗(yàn)與國內(nèi)項(xiàng) 目的管理實(shí)際相結(jié)合,大膽創(chuàng)新,大膽實(shí)踐;四是及時(shí)總結(jié),不 斷完善,對(duì)大項(xiàng)產(chǎn)品清單和責(zé)任矩陣邊試行邊補(bǔ)充,多次改版, 對(duì) 12 項(xiàng)責(zé)任分類進(jìn)行優(yōu)化,同時(shí)為了減輕工作難度,提高信息 化水平,部分單位研發(fā)了責(zé)任矩陣軟件系統(tǒng),分專業(yè)制訂了責(zé)任 矩陣模板,建立了產(chǎn)品清單數(shù)據(jù)庫。與會(huì)人員各抒己見,進(jìn)行了深入交流。會(huì)議認(rèn)為,責(zé)任矩陣 的應(yīng)用,理清了工作界面,職能交叉部分的分工更加清晰,使工 作職責(zé)進(jìn)一步明確,有效減少了推諉扯皮現(xiàn)象,對(duì)提高管理質(zhì)量 有明顯效果;對(duì) MRT 項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)試點(diǎn)工作的認(rèn)識(shí)也有了進(jìn)一步 提高,對(duì)其管理精髓有了更深刻的理解,思
19、路更加開闊。周孟波 副總裁對(duì)各試點(diǎn)單位所做的大量工作給予了充分肯定,特別是在 管理方法上的創(chuàng)新給予了高度評(píng)價(jià),對(duì)下一階段工作提出三個(gè)方 面的要求。現(xiàn)紀(jì)要如下:一、對(duì) MRT 管理模式的再認(rèn)識(shí)。要進(jìn)一步深化對(duì) MRT 項(xiàng)目管 理模式的認(rèn)識(shí),MRT 項(xiàng)目管理模式是一種管理理念和管理工具, 并不是新生事物,各單位要充分利用好這個(gè)管理工具,努力使各 項(xiàng)管理工作達(dá)到事半功倍的效果。MRT 項(xiàng)目管理模式就是精細(xì)化 管理精神的集中體現(xiàn),是精細(xì)化的方向。通過前期實(shí)踐的總結(jié), 為了更好地適應(yīng)項(xiàng)目管理工作實(shí)際,對(duì)大項(xiàng)產(chǎn)品清單可進(jìn)行再定 義,今后簡化清單內(nèi)容并將產(chǎn)品清單更名為工作清單。建立責(zé)任 矩陣是試點(diǎn)工作的核心工作,做好這項(xiàng)工作就必須要有工作清單,責(zé)任矩陣和工作清單的建立要以滿足工作的實(shí)際需要為度,要協(xié) 調(diào)好責(zé)任矩陣和工作清單這兩個(gè)“姊妹對(duì)”之間的關(guān)系。二、抓住重點(diǎn),突出應(yīng)用研究。MRT 項(xiàng)目管理模式的應(yīng)用要抓 住重點(diǎn)、突出應(yīng)用研究,按照“3+2”的新思路進(jìn)行應(yīng)用?!?” 是指三類責(zé)任矩陣:一是項(xiàng)目部機(jī)關(guān)管
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