word長文檔排版

1、2010.04WORD長文檔排版Word 2003 長篇文檔排版技巧概括2實(shí)例1：單面打印的簡單報告2設(shè)置紙張和文檔網(wǎng)格2設(shè)置樣式3查看和修改文章的層次結(jié)構(gòu)9對文章的不同部分分節(jié)10為不同的節(jié)添加不同的頁眉12在指定位置添加頁碼13插入目錄14小結(jié)16to correcting misunderstandings advocate good cadre style. 2, to carry out the "double" of human activities. Bangkun will implement "on the in-depth developmen

2、t of the grassroots, the people to worry, notification on the normalization of promoting harmony activities, making the double work innovation system, the demands of the masses reflect back channels, help enterprises to solve practical problems as much as possible. 3, visit觀察分析總結(jié)表達(dá)- 15 -Word 2003 長篇

3、文檔排版技巧概括1、制作長文檔前，先要規(guī)劃好各種設(shè)置，尤其是樣式設(shè)置2、不同的篇章部分一定要分節(jié)，而不是分頁實(shí)例1：單面打印的簡單報告報告要求格式：A4紙；要有封面和目錄；單面打印；除封面和目錄外，每頁的頁眉是報告的題目；頁碼一律在頁面底端的右側(cè)，封面和目錄沒有頁碼，目錄之后為第1頁。設(shè)置紙張和文檔網(wǎng)格從菜單中選擇【文件】|【頁面設(shè)置】命令，顯示“頁面設(shè)置”對話框，選擇【紙張】選項卡，如圖1所示。通常紙張大小都用A4紙，所以可采用默認(rèn)設(shè)置。有時也會用B5紙，只需從“紙張大小”中選擇相應(yīng)類型的紙即可。可以在頁面設(shè)置中調(diào)整字與字、行與行之間的間距，即使不增大字號，也能使內(nèi)容看起來更清晰。在“頁面設(shè)

4、置”對話框中選擇“文檔網(wǎng)格”選項卡，如圖2所示。選中“指定行和字符網(wǎng)格”，在“字符”設(shè)置中，默認(rèn)為“每行39”個字符，可以適當(dāng)減小，例如改為“每行37”個字符。同樣，在“行”設(shè)置中，默認(rèn)為“每頁44”行，可以適當(dāng)減小，例如改為“每頁42”行。這樣，文字的排列就均勻清晰了。設(shè)置樣式從菜單選擇【格式】|【樣式和格式】命令，在右側(cè)的任務(wù)窗格中即可設(shè)置或應(yīng)用格式或樣式，如圖3所示。要注意任務(wù)窗格底端的“顯示”中的內(nèi)容，在圖3中，“顯示”為“有效格式”，則其中的內(nèi)容即有格式，又有樣式。例如，“加粗”為格式，“標(biāo)題1”為樣式，“標(biāo)題1+居中”為樣式和格式的混合格式。對于初學(xué)者來說，很容易混淆。為了清晰地理

5、解樣式的概念，可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“有效樣式”，則顯示如圖4所示的內(nèi)容。這時，將只會顯示文檔中正在使用及默認(rèn)的樣式。圖3圖4對于文章中的每一部分或章節(jié)的大標(biāo)題，采用“標(biāo)題1”樣式，章節(jié)中的小標(biāo)題，按層次分別采用“標(biāo)題2”“標(biāo)題4”樣式。文章中的說明文字，采用“正文首行縮進(jìn)2”樣式。文章中的圖和圖號說明，采用“注釋標(biāo)題”樣式。規(guī)劃結(jié)束之后，即可錄入文字了。首先，錄入文章第一部分的大標(biāo)題，如圖5所示。注意保持光標(biāo)的位置在當(dāng)前標(biāo)題所在的段落中。從菜單選擇【格式】|【樣式和格式】命令，在任務(wù)窗格中單擊“標(biāo)題1”樣式，即可快速設(shè)置好此標(biāo)題的格式，如圖6所示。用同樣的方法，即可一邊錄入文

6、字，一邊設(shè)置該部分文字所用的樣式。注意在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“所有樣式”，即可為文字和段落設(shè)置“正文首行縮進(jìn)2”和“注釋標(biāo)題”樣式。當(dāng)所需樣式都被選擇過一次之后，可顯示“有效樣式”，這樣不會顯示無用的其他樣式。文章的部分內(nèi)容錄入和排版之后的效果如圖7所示。為了方便對照，圖中左側(cè)列出了對應(yīng)文章段落所用的樣式。在錄入和排版過程中，可能會經(jīng)常在鍵盤和鼠標(biāo)之間切換，這樣會影響速度。對樣式設(shè)置快捷鍵，就能避免頻繁使用鼠標(biāo)，提高錄入和排版速度。將鼠標(biāo)指針移動到任務(wù)窗格中的“標(biāo)題1”樣式右側(cè)，單擊下拉箭頭，如圖8所示，單擊【修改】命令。顯示“修改樣式”對話框，如圖9所示。單擊【格式】按鈕，選擇

7、【快捷鍵】命令，顯示“自定義鍵盤”對話框，如圖10所示。此時在鍵盤上按下希望設(shè)置的快捷鍵，例如【Ctrl】+【1】，在“請按新快捷鍵”設(shè)置中就會顯示快捷鍵。注意不要在其中輸入快捷鍵，而應(yīng)該按下快捷鍵。單擊【指定】按鈕，快捷鍵即可生效。用同樣的方法為其他樣式指定快捷鍵?，F(xiàn)在，在文檔中錄入文字，然后按下某個樣式的快捷鍵，即可快速設(shè)置好格式。文檔中的內(nèi)容采用系統(tǒng)預(yù)設(shè)的樣式后，格式可能不能完全符合實(shí)際需要。例如，“標(biāo)題1”樣式的字號太大，而且是左對齊方式，希望采用小一點(diǎn)的字號，并居中對齊。這時可以修改樣式。將鼠標(biāo)指針移動到任務(wù)窗格中的“標(biāo)題1”樣式右側(cè)，單擊下拉箭頭，如圖8所示，單擊【修改】命令。顯示

8、“修改樣式”對話框，如圖9所示。選中“自動更新”選項，單擊【確定】按鈕完成設(shè)置。這樣，當(dāng)應(yīng)用了“標(biāo)題1”樣式的文字和段落的格式發(fā)生改變時，就會自動更改“標(biāo)題1”樣式的格式。選中采用了“標(biāo)題1”樣式的某段文字，例如“一、中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)宏觀狀況”，然后利用“格式”工具欄設(shè)置字號和居中對齊。注意文章中所有采用“標(biāo)題1”樣式的文字和段落都會一起隨之改變格式，不用再像以前那樣用格式刷一一改變其他位置的文字的格式。因此，使用樣式帶來的好處之一是大大提高了格式修改的效率。查看和修改文章的層次結(jié)構(gòu)文章比較長，定位會比較麻煩。采用樣式之后，由于“標(biāo)題1”“標(biāo)題9”樣式具有級別，就能方便地進(jìn)行層次結(jié)構(gòu)的查看和定位。

9、 從菜單選擇【視圖】|【文檔結(jié)構(gòu)圖】命令，可在文檔左側(cè)顯示文檔的層次結(jié)構(gòu)，如圖11所示。在其中的標(biāo)題上單擊，即可快速定位到相應(yīng)位置。再次從菜單選擇【視圖】|【文檔結(jié)構(gòu)圖】命令，即可取消文檔結(jié)構(gòu)圖。如果文章中有大塊區(qū)域的內(nèi)容需要調(diào)整位置，以前的做法通常是剪切后再粘貼。當(dāng)區(qū)域移動距離較遠(yuǎn)時，同樣不容易找到位置。 從菜單選擇【視圖】|【大綱】命令，進(jìn)入大綱視圖。文檔頂端會顯示“大綱”工具欄，如圖12所示。在“大綱”工具欄中選擇“顯示級別”下拉列表中的某個級別，例如“顯示級別3”，則文檔中會顯示從級別1到級別3的標(biāo)題，如圖13所示。 如果要將“用戶職業(yè)”部分的內(nèi)容移動到“用戶年齡”之后，可將鼠標(biāo)指針移

10、動到“用戶職業(yè)”前的十字標(biāo)記處，按住鼠標(biāo)拖動內(nèi)容至“用戶年齡”下方，即可快速調(diào)整該部分區(qū)域的位置。這樣不僅將標(biāo)題移動了位置，也會將其中的文字內(nèi)容一起移動。從菜單選擇【視圖】|【頁面】命令，即可返回到常用的頁面視圖編輯狀態(tài)。 對文章的不同部分分節(jié) 文章的不同部分通常會另起一頁開始，很多人習(xí)慣用加入多個空行的方法使新的部分另起一頁，這是一種錯誤的做法，會導(dǎo)致修改時的重復(fù)排版，降低工作效率。另一種做法是插入分頁符分頁，如果希望采用不同的頁眉和頁腳，這種做法就無法實(shí)現(xiàn)了。 正確的做法是插入分節(jié)符，將不同的部分分成不同的節(jié)，這樣就能分別針對不同的節(jié)進(jìn)行設(shè)置。 定位到第二部分的標(biāo)題文字前，從菜單選擇【插入

11、】|【分隔符】命令，顯示“分隔符”對話框，如圖14所示。選擇“分節(jié)符”類型中的“下一頁”，并單擊【確定】按鈕，就會在當(dāng)前光標(biāo)位置插入一個不可見的分節(jié)符，這個分節(jié)符不僅將光標(biāo)位置后面的內(nèi)容分為新的一節(jié)，還會使該節(jié)從新的一頁開始，實(shí)現(xiàn)既分節(jié)，又分頁的功能。用同樣的方法對文章的其他部分分節(jié)。對于封面和目錄，同樣可以用分節(jié)的方式將它們設(shè)在不同的節(jié)。在文章的最前面輸入文章的大標(biāo)題和目錄，如圖15所示，然后分別在“目錄”文字前和“一、中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)宏觀狀況”文字前插入分節(jié)符。 如果要取消分節(jié)，只需刪除分節(jié)符即可。分節(jié)符是不可打印字符，默認(rèn)情況下在文檔中不顯示。在工具欄單擊“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”按鈕 ，即可查

12、看隱藏的編輯標(biāo)記。在如圖16和圖17所示中，分別顯示了不同節(jié)末尾的分節(jié)符。 在段落標(biāo)記和分節(jié)符之間單擊，按【Delete】鍵即可刪除分節(jié)符，并使分節(jié)符前后的兩節(jié)合并為一節(jié)。 為不同的節(jié)添加不同的頁眉 利用“頁眉和頁腳”設(shè)置可以為文章添加頁眉。通常文章的封面和目錄不需要添加頁眉，只有正文開始時才需要添加頁眉，因?yàn)榍懊嬉呀?jīng)對文章進(jìn)行分節(jié)，所以很容易實(shí)現(xiàn)這個功能。設(shè)置頁眉和頁腳時，最好從文章最前面開始，這樣不容易混亂。按【Ctrl】+【Home】快捷鍵快速定位到文檔開始處，從菜單選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進(jìn)入“頁眉和頁腳”編輯狀態(tài)，如圖18所示。 注意在頁眉的左上角顯示有“頁眉 第1節(jié) ”的

13、提示文字，表明當(dāng)前是對第1節(jié)設(shè)置頁眉。由于第1節(jié)是封面，不需要設(shè)置頁眉，因此可在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊“顯示下一項”按鈕 ，顯示并設(shè)置下一節(jié)的頁眉。 第2節(jié)是目錄的頁眉，同樣不需要填寫任何內(nèi)容，因此繼續(xù)單擊“顯示下一項”按鈕。 第3節(jié)的頁眉如圖19所示，注意頁眉的右上角顯示有“與上一節(jié)相同”提示，表示第3節(jié)的頁眉與第2節(jié)一樣。如果現(xiàn)在在頁眉區(qū)域輸入文字，則此文字將會出現(xiàn)在所有節(jié)的頁眉中，因此不要急于設(shè)置。 在“頁眉和頁腳”工具欄中有一個“同前”按鈕 ，默認(rèn)情況下它處于按下狀態(tài)，單擊此按鈕，取消“同前”設(shè)置，這時頁眉右上角的“與上一節(jié)相同”提示消失，表明當(dāng)前節(jié)的頁眉與前一節(jié)不同。 此時再在頁

14、眉中輸入文字，例如可用整篇文檔的大標(biāo)題“中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r”作為頁眉。后面的其他節(jié)無需再設(shè)置頁眉，因?yàn)楹竺婀?jié)的頁眉默認(rèn)為“同前”，即與第3節(jié)相同。在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊【關(guān)閉】按鈕，退出頁眉編輯狀態(tài)。 用打印預(yù)覽可以查看各頁頁眉的設(shè)置情況，其中封面和目錄沒有頁眉，目錄之后才會在每頁顯示頁眉。 在指定位置添加頁碼 通常很多人習(xí)慣從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令插入頁碼，這樣得到的頁碼，將會在封面和目錄處都添加頁碼。而現(xiàn)在希望封面和目錄沒有頁碼，從目錄之后的內(nèi)容再添加頁碼，并且頁碼要從1開始編號。這同樣要得益于分節(jié)的設(shè)置。 按【Ctrl】+【Home】快捷鍵快速定位到文檔開始處，從菜單選擇

15、【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進(jìn)入“頁眉和頁腳”編輯狀態(tài)，如圖18所示。 在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊“在頁眉和頁腳間切換”按鈕 ，顯示頁腳區(qū)域，如圖20所示。 注意在頁腳的左上角顯示有“頁腳 第1節(jié) ”的提示文字，表明當(dāng)前是對第1節(jié)設(shè)置頁腳。由于第1節(jié)是封面，不需要在頁腳區(qū)域添加頁碼，因此可在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊“顯示下一項”按鈕 ，顯示并設(shè)置下一節(jié)的頁腳。 第2節(jié)是目錄的頁腳，同樣不需要添加任何內(nèi)容，因此繼續(xù)單擊“顯示下一項”按鈕。第3節(jié)的頁腳如圖21所示，注意頁腳的右上角顯示有“與上一節(jié)相同”提示，表示第3節(jié)的頁腳與第2節(jié)一樣。如果現(xiàn)在在頁腳區(qū)域插入頁碼，則頁碼將會出現(xiàn)在所有節(jié)的頁

16、腳中，因此不要急于插入頁碼。 在“頁眉和頁腳”工具欄中有一個“同前”按鈕 ，默認(rèn)情況下它處于按下狀態(tài)，單擊此按鈕，取消“同前”設(shè)置，這時頁腳右上角的“與上一節(jié)相同”提示消失，表明當(dāng)前節(jié)的頁腳與前一節(jié)不同。 這時再插入頁碼，就能讓頁碼只出現(xiàn)在當(dāng)前節(jié)及其后的其他節(jié)。 從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令，顯示“頁碼”對話框，如圖22所示。采用默認(rèn)設(shè)置即可。單擊【格式】按鈕，顯示“頁碼格式”對話框，如圖23所示。默認(rèn)情況下，“頁碼編排”設(shè)置為“續(xù)前節(jié)”，表示頁碼接續(xù)前面節(jié)的編號。如果采用此設(shè)置，則會自動計算第1節(jié)和第2節(jié)的頁數(shù)，然后在當(dāng)前的第3節(jié)接續(xù)前面的頁號，這樣本節(jié)就不是從第1頁開始了。因此需要在“

17、頁碼編排”中設(shè)置“起始頁碼”為“1”，這樣就與前面節(jié)是否有頁碼無關(guān)了。 第3節(jié)之后的其他節(jié)無需再設(shè)置頁碼，因?yàn)轫撃_的默認(rèn)設(shè)置為“同前”，而且頁碼格式默認(rèn)設(shè)置均為“續(xù)前節(jié)”，將會自動為每一節(jié)編排頁碼。 在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊【關(guān)閉】按鈕，退出頁腳編輯狀態(tài)。 用打印預(yù)覽可以查看各頁頁腳的設(shè)置情況，其中封面和目錄沒有頁碼，目錄之后才會在每頁顯示頁碼，并且目錄之后的頁碼從1開始編號。 插入目錄 最后可以為文檔添加目錄。要成功添加目錄，應(yīng)該正確采用帶有級別的樣式，例如“標(biāo)題1”“標(biāo)題9”樣式。盡管也有其他的方法可以添加目錄，但采用帶級別的樣式是最方便的一種。 定位到需要插入目錄的位置，從菜單選擇【

18、插入】|【引用】|【索引和目錄】命令，顯示“索引和目錄”對話框，單擊“目錄”選項卡，如圖24所示。 在“顯示級別”中，可指定目錄中包含幾個級別，從而決定目錄的細(xì)化程度。這些級別是來自“標(biāo)題1”“標(biāo)題9”樣式的，它們分別對應(yīng)級別19。 如果要設(shè)置更為精美的目錄格式，可在“格式”中選擇其他類型。通常用默認(rèn)的“來自模板”即可。 單擊【確定】按鈕，即可插入目錄。目錄是以“域”的方式插入到文檔中的（會顯示灰色底紋），因此可以進(jìn)行更新。當(dāng)文檔中的內(nèi)容或頁碼有變化時，可在目錄中的任意位置單擊右鍵，選擇“更新域”命令，顯示“更新目錄”對話框，如圖25所示。如果只是頁碼發(fā)生改變，可選擇“只更新頁碼”。如果有標(biāo)題內(nèi)容的修改或增減，可選擇“更新整個目錄”。 小結(jié)至此，整篇文檔排版完畢。在整個排版過程中，可以注意到樣式和分節(jié)的重要性。 采用樣式，可以實(shí)現(xiàn)邊錄入邊快速排版，修改格式時能夠使整篇文檔中多處用到的某個樣式自動更改格式，并且易于進(jìn)行文檔的層次結(jié)構(gòu)的調(diào)整和生成目錄。 對文檔的不同部分進(jìn)行分節(jié)，有利于對不同的節(jié)設(shè)置不同的頁眉和頁腳。 有關(guān)樣式和分節(jié)應(yīng)用，以及頁眉頁腳的設(shè)置，這里介紹的僅僅是最基本的用法。練習(xí)題雙面打印的長報告排版要求·設(shè)置正反面打印或印刷·如果雜志或書比較厚，給每