時(shí)間管理計(jì)劃與合理安排

1、時(shí)時(shí) 間間 管管 理理TIME MANAGEMENT計(jì)劃與合理安排計(jì)劃與合理安排年薪年薪每天價(jià)值每天價(jià)值每小時(shí)價(jià)值每小時(shí)價(jià)值 每分鐘價(jià)值每分鐘價(jià)值2 2萬萬3 3萬萬4 4萬萬5 5萬萬6 6萬萬8 8萬萬1010萬萬2020萬萬6060萬萬80801201201601602002002402403203204004008008002400240010101515202025253030404050501001003003000.17 0.17 0.25 0.25 0.33 0.33 0.42 0.42 0.50 0.50 0.67 0.67 0.83 0.83 1.67 1.67 5.00

2、5.00 時(shí)間價(jià)值分析時(shí)間價(jià)值分析 1-20歲、60-80歲忽略不計(jì)，余40年！ 項(xiàng)目 每天耗時(shí) 40年耗時(shí) 結(jié)余 睡眠 8小時(shí) 13.3年 26.7年 一日三餐 2.5小時(shí) 4.2年 22.5年 交通 1.5小時(shí) 2.5年 20年 電話 1小時(shí) 1.7年 18.3年 看電視、上網(wǎng) 3小時(shí) 5年 13.3年 看報(bào)、聊天 3小時(shí) 5年 8.3年 刷牙、洗臉、洗澡 1小時(shí) 1.7年 6.6年 休假、鬧情緒、身體不適 2小時(shí) 3.3年 3.3 年 我們只有3年的時(shí)間去創(chuàng)造價(jià)值,我們?nèi)绾喂芾硭?？平?80 歲壽命一寸光陰一寸金一寸光陰一寸金 了解時(shí)間管理的重要意義了解時(shí)間管理的重要意義 知道時(shí)間失控的

3、原因知道時(shí)間失控的原因 掌握時(shí)間管理基本方法掌握時(shí)間管理基本方法 能夠規(guī)劃時(shí)間能夠規(guī)劃時(shí)間,改變自己改變自己基本認(rèn)知：時(shí)間管理的好處充分了解：時(shí)間殺手認(rèn)真掌握：如何創(chuàng)造時(shí)間學(xué)以致用：時(shí)間管理的金科玉律一、時(shí)間管理使我們一、時(shí)間管理使我們,做我們希望做的事做我們希望做的事 在工作中，更有效利用時(shí)間在工作中，更有效利用時(shí)間. .在有限的時(shí)間里做更多的工作在有限的時(shí)間里做更多的工作. .平衡花費(fèi)在工作中的時(shí)間，留出更多的時(shí)間給我們自己和家人平衡花費(fèi)在工作中的時(shí)間，留出更多的時(shí)間給我們自己和家人. .成為時(shí)間的主宰，使生活感到輕松成為時(shí)間的主宰，使生活感到輕松. .二、時(shí)間管理使我們二、時(shí)間管理使我們

4、,避免做我們不希望做的事避免做我們不希望做的事 減少可能被浪費(fèi)的時(shí)間減少可能被浪費(fèi)的時(shí)間. .避免忘記去做重要的事避免忘記去做重要的事. .避免倉(cāng)促上陣，失去主動(dòng)避免倉(cāng)促上陣，失去主動(dòng). .避免因遲到而失信于人避免因遲到而失信于人. .避免天天在時(shí)間的壓力下度過人生避免天天在時(shí)間的壓力下度過人生. .三、時(shí)間管理不是去管理時(shí)間，而是自我管理三、時(shí)間管理不是去管理時(shí)間，而是自我管理拋棄陋習(xí)拋棄陋習(xí)引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣制定目標(biāo)制定目標(biāo)妥善計(jì)劃及分配時(shí)間妥善計(jì)劃及分配時(shí)間權(quán)衡輕重、權(quán)力下放權(quán)衡輕重、權(quán)力下放自我約束、持之以恒自我約束、持之以恒 速度與效果并重速度與效果

5、并重減少緊張與焦慮減少緊張與焦慮時(shí)時(shí) 間間 殺殺 手手v 正在埋頭遍寫計(jì)劃正在埋頭遍寫計(jì)劃, ,電話響了電話響了v 正在準(zhǔn)備工作匯報(bào)正在準(zhǔn)備工作匯報(bào), ,客戶來了客戶來了v 會(huì)議開了一整天了會(huì)議開了一整天了, ,還沒什么成果還沒什么成果v 溝通了無數(shù)次溝通了無數(shù)次, ,越溝通越不清越溝通越不清v 工作設(shè)施不足工作設(shè)施不足, ,引起不便引起不便, ,拖慢工作進(jìn)度拖慢工作進(jìn)度. .v 人手不足人手不足, ,工作不能妥善分配工作不能妥善分配. .v 由于記憶欠佳由于記憶欠佳, ,需要重新閱讀同一材料需要重新閱讀同一材料. .v 由于隨手亂放由于隨手亂放, ,不得不耗費(fèi)時(shí)間四處尋找不得不耗費(fèi)時(shí)間四處尋

6、找. .v 粗心大意粗心大意, ,經(jīng)常陷入空想和瑣事不能自拔經(jīng)常陷入空想和瑣事不能自拔. .v 不能有效授權(quán)不能有效授權(quán). .剛給下屬布置完工作剛給下屬布置完工作, ,還是不放心還是不放心. .v 辦事拖拖拉拉辦事拖拖拉拉, ,今天拖明天今天拖明天, ,明天拖后天明天拖后天. .v 工作抓不住重點(diǎn)工作抓不住重點(diǎn), ,重要的不做重要的不做, ,不重要的抓住不放不重要的抓住不放. .v 不懂拒絕不懂拒絕. .礙于情面答應(yīng)礙于情面答應(yīng), ,卻無法按時(shí)兌現(xiàn)卻無法按時(shí)兌現(xiàn). . v 多項(xiàng)重要工作須同時(shí)處理多項(xiàng)重要工作須同時(shí)處理, ,時(shí)間出現(xiàn)沖突時(shí)間出現(xiàn)沖突. .創(chuàng)創(chuàng) 造造 時(shí)時(shí) 間間 創(chuàng)造時(shí)間第一招：創(chuàng)

7、造時(shí)間第一招： 做做 好好 規(guī)規(guī) 劃劃很多同事從來不做或是不重視做計(jì)劃，因?yàn)椋汉芏嗤聫膩聿蛔龌蚴遣恢匾曌鲇?jì)劃，因?yàn)椋哼^分強(qiáng)調(diào)過分強(qiáng)調(diào) 知難行易知難行易,認(rèn)為沒有必要在行動(dòng)之前多做思考認(rèn)為沒有必要在行動(dòng)之前多做思考. .不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效. . 計(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致，故對(duì)計(jì)劃喪失信心計(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致，故對(duì)計(jì)劃喪失信心. .不了解做計(jì)劃的好處不了解做計(jì)劃的好處. . 不知如何做計(jì)劃不知如何做計(jì)劃. . 計(jì)計(jì)劃劃 充分利用企業(yè)的有限資源充分利用企業(yè)的有限資源, ,發(fā)揮最大的效能發(fā)揮最大的效能. . 預(yù)測(cè)問題預(yù)測(cè)問題, ,防范事端于未然防范事端于未然. . 事情

8、推展前事情推展前, ,做有效溝通做有效溝通, ,讓其他部門了解讓其他部門了解我們需要的協(xié)助我們需要的協(xié)助, ,也同時(shí)了解我們能為他們也同時(shí)了解我們能為他們做些什么做些什么. . 協(xié)助評(píng)估目標(biāo)的可行性協(xié)助評(píng)估目標(biāo)的可行性. . 避免不必要的重復(fù)避免不必要的重復(fù), ,減少無謂的浪費(fèi)減少無謂的浪費(fèi). . 建立優(yōu)先順序建立優(yōu)先順序, ,按部就班按部就班, ,不趕工、不加班不趕工、不加班. .如何做如何做如何分工如何分工何時(shí)做何時(shí)做涉及范圍涉及范圍投入多少資源投入多少資源應(yīng)變措施應(yīng)變措施怎樣做好計(jì)劃怎樣做好計(jì)劃:計(jì)劃的基礎(chǔ)與關(guān)鍵計(jì)劃的基礎(chǔ)與關(guān)鍵目標(biāo)目標(biāo)v 抓住重點(diǎn)抓住重點(diǎn)v 關(guān)注結(jié)果關(guān)注結(jié)果v 考核的依

9、據(jù)明確考核的依據(jù)明確v 激發(fā)下屬的承諾和工作主動(dòng)性激發(fā)下屬的承諾和工作主動(dòng)性v 統(tǒng)一目標(biāo)統(tǒng)一目標(biāo), ,勁往一處使勁往一處使v 在各自層面上工作在各自層面上工作v 使下屬能力迅速提升使下屬能力迅速提升, ,職業(yè)發(fā)展快職業(yè)發(fā)展快列出達(dá)到目標(biāo)所必須的合作對(duì)象和外部資源6列出可能的問題和障礙,找出相應(yīng)的解決方法45列出解決目標(biāo)所需要的技能和知識(shí)檢驗(yàn)?zāi)繕?biāo)是否與上司的目標(biāo)一致3正確理解公司的整體目標(biāo)12制定符合【SMART原則】的目標(biāo)確定目標(biāo)完成的日期7 SMART原則原則Specific 具體明確Measurable 可衡量的Attainable - 可實(shí)現(xiàn)的Relevant - 相關(guān)的Time bou

10、nd 訂明時(shí)限目的目的增收節(jié)支增收節(jié)支目標(biāo)目標(biāo)行政費(fèi)用比去年下降行政費(fèi)用比去年下降15%一、目的與目標(biāo)的混淆一、目的與目標(biāo)的混淆 定定量量目目標(biāo)標(biāo)下半年銷售額增加下半年銷售額增加15%定定性性目目標(biāo)標(biāo)下半年制定新的行政考核標(biāo)準(zhǔn)下半年制定新的行政考核標(biāo)準(zhǔn)二、定量目標(biāo)與定性目標(biāo)二、定量目標(biāo)與定性目標(biāo) 三、多重目標(biāo)的問題三、多重目標(biāo)的問題 1、7月完成畢業(yè)生接收月完成畢業(yè)生接收.2、9月完成所有員工檔案計(jì)算機(jī)管理月完成所有員工檔案計(jì)算機(jī)管理.3、10月建立公司人才儲(chǔ)備庫(kù)月建立公司人才儲(chǔ)備庫(kù).4、12月建立分類測(cè)評(píng)系統(tǒng)月建立分類測(cè)評(píng)系統(tǒng).1 1、分清主要與次要目標(biāo)、分清主要與次要目標(biāo)2 2、目標(biāo)在、目

11、標(biāo)在3-53-5個(gè)內(nèi)即可個(gè)內(nèi)即可1 1、評(píng)估沖突的重要性，在目標(biāo)、評(píng)估沖突的重要性，在目標(biāo) 間確立優(yōu)先順序間確立優(yōu)先順序. .2 2、發(fā)現(xiàn)和使用新的工作方法和、發(fā)現(xiàn)和使用新的工作方法和 技巧技巧. .3 3、權(quán)衡長(zhǎng)期目標(biāo)、權(quán)衡長(zhǎng)期目標(biāo), ,面對(duì)當(dāng)前問題面對(duì)當(dāng)前問題4 4、分析如果不犧牲任何目標(biāo)、分析如果不犧牲任何目標(biāo), ,是是 否能解決沖突否能解決沖突; ;必須擇一必須擇一, ,延延 遲較不重要的遲較不重要的. .四、目標(biāo)沖突四、目標(biāo)沖突 減少銷售費(fèi)用減少銷售費(fèi)用目標(biāo)一增加兩名業(yè)績(jī)最增加兩名業(yè)績(jī)最好的銷售人員的好的銷售人員的工資工資,作為激勵(lì)作為激勵(lì)目標(biāo)二計(jì)劃錦囊計(jì)劃錦囊 計(jì)劃的基礎(chǔ)和關(guān)注核心

12、是目標(biāo)計(jì)劃的基礎(chǔ)和關(guān)注核心是目標(biāo). . 好的目標(biāo)要符合好的目標(biāo)要符合SMART原則原則. . 目標(biāo)要有主次之分和優(yōu)先順序目標(biāo)要有主次之分和優(yōu)先順序. . 目標(biāo)設(shè)定最后期限目標(biāo)設(shè)定最后期限, ,專人負(fù)責(zé)專人負(fù)責(zé). . 防火重于救火防火重于救火, ,預(yù)先評(píng)估問題預(yù)先評(píng)估問題.特別提示特別提示 計(jì)劃無須事無巨細(xì)計(jì)劃無須事無巨細(xì),凡事計(jì)劃則凡事計(jì)劃則不如無計(jì)劃不如無計(jì)劃.不需要大小事都周密計(jì)劃不需要大小事都周密計(jì)劃, ,不必具體不必具體計(jì)劃那些無關(guān)緊要的事計(jì)劃那些無關(guān)緊要的事.只須周密計(jì)劃好最緊要的只須周密計(jì)劃好最緊要的2020, ,其余其余的的8080事情只要有備忘就足夠了事情只要有備忘就足夠了!

13、!創(chuàng)造時(shí)間第二招：創(chuàng)造時(shí)間第二招：要要 事事 第第 一一（確定優(yōu)先順序）20%的工作占整個(gè)工作80%的價(jià)值，應(yīng)集中80%的精力做那20%的工作.一天中的15件要做的事,占80%價(jià)值的只有三件,認(rèn)真挑選這三件事.一、列出一天內(nèi)所有的工作二、對(duì)工作進(jìn)行價(jià)值分類價(jià)值價(jià)值80%80%的工作的工作價(jià)值價(jià)值20%20%的工作的工作事項(xiàng)一事項(xiàng)一事項(xiàng)二事項(xiàng)二事項(xiàng)三事項(xiàng)三 事項(xiàng)四事項(xiàng)四 事項(xiàng)五事項(xiàng)五 事項(xiàng)六事項(xiàng)六 三、時(shí)間和精力分配價(jià)值價(jià)值80%80%的工作分配的工作分配價(jià)值價(jià)值20%20%的工作分配的工作分配事項(xiàng)一：需事項(xiàng)一：需2 2小時(shí)集中精力小時(shí)集中精力事項(xiàng)二：需事項(xiàng)二：需1 1小時(shí)不受干擾小時(shí)不受干擾事

14、項(xiàng)三：需事項(xiàng)三：需2 2小時(shí)高效時(shí)間小時(shí)高效時(shí)間 事項(xiàng)四：可往后推事項(xiàng)四：可往后推 事項(xiàng)五：沒時(shí)間就不做事項(xiàng)五：沒時(shí)間就不做 事項(xiàng)六：可委托下屬事項(xiàng)六：可委托下屬 工作緊急性分析非常緊急非常緊急(馬上要做馬上要做)緊急緊急(短時(shí)間內(nèi)要做短時(shí)間內(nèi)要做)不很緊急不很緊急(可從長(zhǎng)計(jì)議可從長(zhǎng)計(jì)議)不緊急不緊急(無時(shí)間要求無時(shí)間要求)頻次頻次時(shí)間時(shí)間緊急性工作事項(xiàng)每日、每周、每月最緊急的是哪三項(xiàng)工作非常緊急的工作事項(xiàng),如果頻繁發(fā)生,應(yīng)考慮授權(quán).制度、產(chǎn)品質(zhì)量等重大問題與時(shí)間管理無關(guān)緊急事項(xiàng)越多,時(shí)間管理問題越大緊急、非常緊急、不緊急事項(xiàng),時(shí)間比重越大,時(shí)間管理問題越大除非常緊急外,分析所謂緊急事項(xiàng)是否真

15、那么急工作重要性分析非常重要非常重要( (絕對(duì)要做絕對(duì)要做) )重要重要( (應(yīng)該做應(yīng)該做) )不很重要不很重要( (可做可不做可做可不做) )不重要不重要( (可不做可不做) )頻次頻次時(shí)間時(shí)間重要性工作事項(xiàng)每日、每周、每月最重要的是哪三項(xiàng)工作重要的工作事項(xiàng)越多,時(shí)間管理就越合理非常重要的工作事項(xiàng),如果很緊急,則與時(shí)間管理無關(guān)一定要消除不重要的工作事項(xiàng),通過授權(quán)壓縮不很重要的工作事項(xiàng)特別注意對(duì)重要的工作事項(xiàng)進(jìn)行分析第二象限緊急緊急/重要重要第一象限不緊急不緊急/重要重要第三象限緊急緊急/不重要不重要第四象限不緊急不緊急/不重要不重要重要重要緊急緊急不急不急不重要不重要確定處理優(yōu)先次序確定處理

16、優(yōu)先次序上司和你在工作的優(yōu)先順序上可能會(huì)有上司和你在工作的優(yōu)先順序上可能會(huì)有所不同所不同您的工作目標(biāo)和您的上司保您的工作目標(biāo)和您的上司保持一致持一致. .工作的優(yōu)先順序會(huì)變化工作的優(yōu)先順序會(huì)變化, ,所以需要在每天所以需要在每天開始時(shí)重新進(jìn)行評(píng)估開始時(shí)重新進(jìn)行評(píng)估. .越是接近自己目標(biāo)的工作越是接近自己目標(biāo)的工作, ,集中、重點(diǎn)地集中、重點(diǎn)地處理就越重要處理就越重要. .創(chuàng)造時(shí)間第三招：創(chuàng)造時(shí)間第三招：組組 織織 得得 當(dāng)當(dāng)備忘錄和宣傳品放在電腦上重要聯(lián)系人名單貼在電腦上電話被紙張淹沒了廢紙溢出未清理廢紙撒落在地上閱讀文件塞入文檔中被遺忘了文件數(shù)量在膨脹，卻未隨時(shí)更新文件柜中充斥著無關(guān)的資料只

17、打開正在使用的文件發(fā)函文件經(jīng)常清理只保留當(dāng)前的來函文件文件都是最新的最頻繁使用的文檔極易拿到電話伸手可及常用文檔靠近辦公桌無用的東西及時(shí)清除挪出一段時(shí)間挪出一段時(shí)間, ,專門處理眼前的問題專門處理眼前的問題( (最困難的是最困難的是處理堆積如山的雜物處理堆積如山的雜物).).如果雜物確實(shí)很多的話如果雜物確實(shí)很多的話, ,那就不妨分成類別或按時(shí)那就不妨分成類別或按時(shí)間排列間排列. .清掉可以不要的東西清掉可以不要的東西( (如書本、雜志、舊報(bào)告等如書本、雜志、舊報(bào)告等).).把不是很重要的文件集中放到辦公室的一個(gè)角落把不是很重要的文件集中放到辦公室的一個(gè)角落. .把零散的文件統(tǒng)一收集在檔案夾或盒

18、子里把零散的文件統(tǒng)一收集在檔案夾或盒子里. .清理辦公桌清理辦公桌處理文件處理文件緊急：立即處理緊急：立即處理不緊急：待處理不緊急：待處理 只擺放目前手頭需要處理的文件只擺放目前手頭需要處理的文件每天都清理，扔掉存檔已處理文件每天都清理，扔掉存檔已處理文件方法：及時(shí)處理，一次完成方法：及時(shí)處理，一次完成工作簡(jiǎn)化法工作簡(jiǎn)化法崔崔 西西 定定 律律任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目的任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目的平方成正比平方成正比 ；簡(jiǎn)化工作是所有成功主管的共同特質(zhì)，工簡(jiǎn)化工作是所有成功主管的共同特質(zhì)，工作愈簡(jiǎn)化，愈不會(huì)出問題。作愈簡(jiǎn)化，愈不會(huì)出問題。剔、合、排、簡(jiǎn)剔、合、排、簡(jiǎn) 剔剔剔除

19、剔除 u why? 為何做？為何做？不做可以嗎？不做可以嗎？ u what? 做什么？做什么？不這樣做可以嗎？不這樣做可以嗎？ u where? 在那里做？在那里做？一定要在這個(gè)部門做嗎？一定要在這個(gè)部門做嗎？ u when? 何時(shí)做？何時(shí)做？換個(gè)時(shí)間可以嗎？換個(gè)時(shí)間可以嗎？ u how? 如何做？如何做？變通辦法做可以嗎？變通辦法做可以嗎？ 合合合并合并 流程內(nèi)的各項(xiàng)手續(xù)，哪些可以合并流程內(nèi)的各項(xiàng)手續(xù)，哪些可以合并 排排重排重排 剩下的部分按順序重排剩下的部分按順序重排 簡(jiǎn)簡(jiǎn)簡(jiǎn)化簡(jiǎn)化 是否最簡(jiǎn)是否最簡(jiǎn)? ?能否再簡(jiǎn)化能否再簡(jiǎn)化, ,以達(dá)到最好的效果以達(dá)到最好的效果. . 創(chuàng)造時(shí)間第四招：創(chuàng)造

20、時(shí)間第四招：與與 人人 共共 事事問自己：你做了什么能夠由別人問自己：你做了什么能夠由別人, ,并且應(yīng)該由別人做的事并且應(yīng)該由別人做的事? ? 擔(dān)心部屬做錯(cuò)事；擔(dān)心部屬做錯(cuò)事； 擔(dān)心下屬表現(xiàn)太好；擔(dān)心下屬表現(xiàn)太好； 擔(dān)心喪失對(duì)下屬的控制；擔(dān)心喪失對(duì)下屬的控制； 不愿意放棄得心應(yīng)手的工作；不愿意放棄得心應(yīng)手的工作； 找不到合適的下屬授權(quán)。找不到合適的下屬授權(quán)。授授 權(quán)權(quán)授 權(quán) 分 析 不應(yīng)授不應(yīng)授權(quán)權(quán)(自己做)可以授權(quán)可以授權(quán)( (可做可不做)應(yīng)該授權(quán)應(yīng)該授權(quán)(不應(yīng)做,因某原因無法讓下屬做)必須授權(quán)必須授權(quán)(無論如何不要做)未授權(quán)未授權(quán)原因原因件數(shù)件數(shù)比重比重授權(quán)程度工作事項(xiàng)下屬?zèng)]你做得好不代表

21、永遠(yuǎn)沒你做得好可以授權(quán)一定要授權(quán)，這樣才能騰出更多時(shí)間做更重要的事情授權(quán)剛開始會(huì)花費(fèi)你較多時(shí)間,但下屬一旦勝任,你就會(huì)節(jié)省很多時(shí)間做那些應(yīng)該授權(quán)下屬去做的事情很可笑,意味著你在花時(shí)間做下屬的事1 1、要有一套用以監(jiān)督和管理授權(quán)的制度、要有一套用以監(jiān)督和管理授權(quán)的制度. .2 2、你選擇的人務(wù)必是心甘情愿、你選擇的人務(wù)必是心甘情愿, ,并且有能力并且有能力. .3 3、教育部屬、指導(dǎo)部屬使他們有成長(zhǎng)的機(jī)會(huì)、教育部屬、指導(dǎo)部屬使他們有成長(zhǎng)的機(jī)會(huì). .4 4、確定他們有必要的工具和支援供給、確定他們有必要的工具和支援供給, ,以便以便 完成工作完成工作. .5 5、鼓舞部屬、鼓舞部屬, ,促使部屬保

22、持積極與熱誠(chéng)的態(tài)度促使部屬保持積極與熱誠(chéng)的態(tài)度. .6 6、授權(quán)意味著不僅要分配不好干的事、授權(quán)意味著不僅要分配不好干的事, ,也要分也要分 配容易做的事配容易做的事. .7 7、不能把自己難以勝任的工作轉(zhuǎn)交給別人、不能把自己難以勝任的工作轉(zhuǎn)交給別人. .有效地溝通有效地溝通做好溝通前的準(zhǔn)備確認(rèn)對(duì)方的需求正確闡述自己的觀點(diǎn)恰當(dāng)處理對(duì)方的異議達(dá)成一致協(xié)議雙方共同實(shí)施創(chuàng)造時(shí)間第五招：創(chuàng)造時(shí)間第五招：應(yīng)應(yīng) 付付 “ “時(shí)間殺手時(shí)間殺手”如何有效進(jìn)行會(huì)議如何有效進(jìn)行會(huì)議? ? 沒必要不開會(huì)沒必要不開會(huì) 電話會(huì)議電話會(huì)議 明確目的明確目的 必要的人參加、準(zhǔn)時(shí)必要的人參加、準(zhǔn)時(shí) 用日程安排，緊扣主題用日程

23、安排，緊扣主題 控制討論及進(jìn)程控制討論及進(jìn)程 結(jié)論簡(jiǎn)單明了，措施可行結(jié)論簡(jiǎn)單明了，措施可行 書面記錄、跟進(jìn)行動(dòng)書面記錄、跟進(jìn)行動(dòng)會(huì)議分析日日期期會(huì)議會(huì)議主題主題會(huì)議會(huì)議內(nèi)容內(nèi)容計(jì)劃計(jì)劃用時(shí)用時(shí)實(shí)際實(shí)際用時(shí)用時(shí)原因原因分析分析會(huì)議必要性評(píng)估會(huì)議必要性評(píng)估必須的目的明確目的不明確可不開的嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律.自行主持召開的會(huì)議主要有部門例會(huì)專題討論會(huì)等,自己可以決定的會(huì)議,要事先評(píng)估開會(huì)的必要性.主管用于開會(huì)的時(shí)間約占工作時(shí)間的20%,如何用好時(shí)間很關(guān)鍵.養(yǎng)成以簡(jiǎn)明書面形式而非簡(jiǎn)單口頭通知開會(huì)即使只有幾個(gè)人或十幾個(gè)人.參加別人召集的會(huì)議,可請(qǐng)求召集人確定會(huì)議規(guī)則,以免浪費(fèi)時(shí)間.有效地打電話有效地打電話 像

24、準(zhǔn)備會(huì)議一樣準(zhǔn)備你的電話像準(zhǔn)備會(huì)議一樣準(zhǔn)備你的電話. 集中打電話集中打電話.如果一個(gè)號(hào)碼占線如果一個(gè)號(hào)碼占線,試完其他號(hào)碼再重?fù)茉囃昶渌?hào)碼再重?fù)? 按照一定的優(yōu)先順序打電話按照一定的優(yōu)先順序打電話. 掌握并主導(dǎo)交談?wù)莆詹⒅鲗?dǎo)交談. 簡(jiǎn)短，節(jié)省自己和他人的時(shí)間簡(jiǎn)短，節(jié)省自己和他人的時(shí)間.有效地接聽電話有效地接聽電話 讓秘書先處理讓秘書先處理, ,減少不重要的電話減少不重要的電話. . 詢問需要多長(zhǎng)時(shí)間詢問需要多長(zhǎng)時(shí)間. . 轉(zhuǎn)給可以處理的人轉(zhuǎn)給可以處理的人. . 集中精力集中精力, ,有效聆聽有效聆聽. . 控制接聽時(shí)間控制接聽時(shí)間. . 留言電話留言電話. .結(jié)束電話結(jié)束電話 在我走之前在我

25、走之前, ,還有什么需要討論的嗎還有什么需要討論的嗎? ? 我有一個(gè)電話要接我有一個(gè)電話要接, ,以后再回電給你行嗎以后再回電給你行嗎? ? 進(jìn)一步的問題可以下次再談進(jìn)一步的問題可以下次再談. . 我得去開會(huì)了我得去開會(huì)了, ,老板在等我呢老板在等我呢. . 我得走了我得走了, ,同事正招呼我呢同事正招呼我呢. .如何應(yīng)付不速之客如何應(yīng)付不速之客? ? 秘書安排秘書安排 選擇到對(duì)方辦公室選擇到對(duì)方辦公室 不要坐下不要坐下 事先說明事先說明 婉拒婉拒 正在開會(huì)正在開會(huì), ,謝絕打擾謝絕打擾 會(huì) 見 分 析會(huì)見分類會(huì)見分類會(huì)見人會(huì)見人計(jì)劃會(huì)計(jì)劃會(huì)見時(shí)間見時(shí)間實(shí)際會(huì)實(shí)際會(huì)見時(shí)間見時(shí)間延誤時(shí)間延誤時(shí)間

26、原因分析原因分析每日必須會(huì)見的人經(jīng)常要見但不是每日必須不定時(shí)但必須經(jīng)常會(huì)見的人會(huì)見不經(jīng)常往來的人不速之客會(huì)見前或會(huì)見開始時(shí)，約定會(huì)見所用時(shí)間事先約定會(huì)見的具體目標(biāo)不良會(huì)見容易打亂其他時(shí)間安排,要堅(jiān)決克服學(xué)會(huì)對(duì)付無故拖延養(yǎng)成善用時(shí)間的良好習(xí)慣養(yǎng)成善用時(shí)間的良好習(xí)慣1.1.做事有計(jì)劃做事有計(jì)劃明白自己將要做什么明白自己將要做什么. .2.2.真正把時(shí)間看得很寶貴真正把時(shí)間看得很寶貴時(shí)間是財(cái)富時(shí)間是財(cái)富. .3.3.懂得處理事情的輕重緩急懂得處理事情的輕重緩急懂得做先做的事懂得做先做的事. .4.4.凡事不能拖拉凡事不能拖拉今天能做的事今天做今天能做的事今天做, ,并讓您的并讓您的下屬也知道您的習(xí)慣

27、下屬也知道您的習(xí)慣. .5.5.重點(diǎn)的事重點(diǎn)對(duì)待重點(diǎn)的事重點(diǎn)對(duì)待懂得關(guān)門做事懂得關(guān)門做事. .6.6.要為下屬形成一些習(xí)慣和程序要為下屬形成一些習(xí)慣和程序讓他們知道什么讓他們知道什么時(shí)候該做什么和不做的后果時(shí)候該做什么和不做的后果, ,根本不需要您的催促根本不需要您的催促. .7.7.懂得分工授權(quán)懂得分工授權(quán)實(shí)際上下屬可以幫您處理許多煩實(shí)際上下屬可以幫您處理許多煩瑣事務(wù)瑣事務(wù), ,花很多時(shí)間處理小事情是非常不明智的花很多時(shí)間處理小事情是非常不明智的. .8.8.不要貪大求全和拘泥形式不要貪大求全和拘泥形式做事情看效果做事情看效果, ,而不一而不一定看是否所有的程序都走到定看是否所有的程序都走到

28、. .9.9.不要去處理重復(fù)出現(xiàn)的事情不要去處理重復(fù)出現(xiàn)的事情這樣的事應(yīng)該總結(jié)一這樣的事應(yīng)該總結(jié)一下下, ,看看能不能程序化看看能不能程序化, ,或者把引起這種事情的原因杜或者把引起這種事情的原因杜絕掉絕掉. .10.10.善于利用零星時(shí)間善于利用零星時(shí)間一個(gè)人難免會(huì)有等人、等車一個(gè)人難免會(huì)有等人、等車、買菜等的時(shí)候、買菜等的時(shí)候, ,利用這些時(shí)間來整理思路或看書等利用這些時(shí)間來整理思路或看書等. .11.11.有的事情可以一心幾用有的事情可以一心幾用如邊看電視邊整理內(nèi)務(wù)如邊看電視邊整理內(nèi)務(wù). .12.12.學(xué)會(huì)說學(xué)會(huì)說 不不無謂的應(yīng)酬可能浪費(fèi)您大量的時(shí)間無謂的應(yīng)酬可能浪費(fèi)您大量的時(shí)間. .1

29、3.13.學(xué)會(huì)利用工具學(xué)會(huì)利用工具利用電腦可以使您高效得到所需利用電腦可以使您高效得到所需的信息、或減少重復(fù)的文字工作的信息、或減少重復(fù)的文字工作, ,利用記事本、通訊利用記事本、通訊錄、臺(tái)歷等有助于您有計(jì)劃地利用時(shí)間錄、臺(tái)歷等有助于您有計(jì)劃地利用時(shí)間. . 創(chuàng)造時(shí)間第六招：創(chuàng)造時(shí)間第六招：與與 拖拖 延延 決決 戰(zhàn)戰(zhàn)拖延拖延 時(shí)間的最大殺手！時(shí)間的最大殺手！與拖延決戰(zhàn)與拖延決戰(zhàn)拖延拖延 一種惡習(xí)！一種惡習(xí)！什么是拖延？什么是拖延？拖延的代價(jià)拖延的代價(jià)如何改善拖延的習(xí)慣？ 工作計(jì)劃工作計(jì)劃 貫徹完成貫徹完成 定期檢討定期檢討 化整為零化整為零創(chuàng)造時(shí)間第七招：創(chuàng)造時(shí)間第七招：開發(fā)時(shí)間領(lǐng)域開發(fā)時(shí)間

30、領(lǐng)域 提高閱讀能力提高閱讀能力 加強(qiáng)決策能力加強(qiáng)決策能力 使用工具使用工具 訓(xùn)練下屬提高工作效率訓(xùn)練下屬提高工作效率, ,授權(quán)授權(quán) 定時(shí)運(yùn)動(dòng)定時(shí)運(yùn)動(dòng), ,適時(shí)正確地?cái)z取營(yíng)養(yǎng)適時(shí)正確地?cái)z取營(yíng)養(yǎng), ,保持健康保持健康 增廣見聞增廣見聞, ,拓寬視野拓寬視野 早起晚睡早起晚睡 根據(jù)個(gè)人的節(jié)律安排時(shí)間根據(jù)個(gè)人的節(jié)律安排時(shí)間一、做好規(guī)劃一、做好規(guī)劃 每天都計(jì)劃并寫下當(dāng)天要做的事情。每天都計(jì)劃并寫下當(dāng)天要做的事情。 有比較長(zhǎng)遠(yuǎn)的理想（五年）。有比較長(zhǎng)遠(yuǎn)的理想（五年）。 每周都安排一些時(shí)間去計(jì)劃未來。每周都安排一些時(shí)間去計(jì)劃未來。 對(duì)如何使用時(shí)間有清楚的了解。對(duì)如何使用時(shí)間有清楚的了解。 按目標(biāo)去計(jì)劃如何使

31、用時(shí)間。按目標(biāo)去計(jì)劃如何使用時(shí)間。 為自己手頭的工作找生趣。為自己手頭的工作找生趣。 對(duì)自己的工作感興趣。對(duì)自己的工作感興趣。 找些時(shí)間去定立目標(biāo)，不要每天都把自己弄得忙找些時(shí)間去定立目標(biāo)，不要每天都把自己弄得忙得喘不過氣來。得喘不過氣來。二、定下優(yōu)先順序二、定下優(yōu)先順序 知道每件工作的輕重緩急知道每件工作的輕重緩急. 將每天的工作依輕重緩急來分類將每天的工作依輕重緩急來分類. 在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候委任他人去執(zhí)行任務(wù)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候委任他人去執(zhí)行任務(wù). 在明知沒有時(shí)間去承擔(dān)更多工作時(shí)在明知沒有時(shí)間去承擔(dān)更多工作時(shí),就斷然拒絕新就斷然拒絕新的工作的工作. 技巧地處理技巧地處理,不要因?yàn)榍槊娑饝?yīng)承擔(dān)更多不能

32、承不要因?yàn)榍槊娑饝?yīng)承擔(dān)更多不能承擔(dān)的工作擔(dān)的工作. 依問題的輕重緩急馬上下手去處理依問題的輕重緩急馬上下手去處理,不要堆積不要堆積. 優(yōu)先處理生命中你認(rèn)為重要的事優(yōu)先處理生命中你認(rèn)為重要的事. 懂得授權(quán)懂得授權(quán),要假手于人要假手于人,不是事事都要親力親為不是事事都要親力親為.三、組織得當(dāng)三、組織得當(dāng) 清除那些在工作環(huán)境中使人不能集中精力工作清除那些在工作環(huán)境中使人不能集中精力工作的東西；的東西； 把工作上需要的東西放在方便取用的地方；把工作上需要的東西放在方便取用的地方； 用日記簿安排每日的時(shí)間與約會(huì)；用日記簿安排每日的時(shí)間與約會(huì)； 確保工作地方一切東西都運(yùn)作正常，使工作能確保工作地方一切東

33、西都運(yùn)作正常，使工作能順利進(jìn)行；順利進(jìn)行； 為每樣?xùn)|西找個(gè)為每樣?xùn)|西找個(gè)“家家”； 將需要的資料放好，以免費(fèi)時(shí)失事；將需要的資料放好，以免費(fèi)時(shí)失事； 將文件歸檔，不要堆滿桌面；將文件歸檔，不要堆滿桌面； 盡量集中在一個(gè)地方工作。盡量集中在一個(gè)地方工作。四、與人共事四、與人共事 做個(gè)做個(gè) 人民幣人民幣 式的人物式的人物; ; 做好自己該做的事做好自己該做的事, ,幫助同事做有助于自己工作幫助同事做有助于自己工作完成的事完成的事; ; 善于溝通善于溝通, ,樂于溝通樂于溝通; ; 發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊(duì)精神發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊(duì)精神, ,與他人一起工作與他人一起工作; ; 學(xué)習(xí)同事省時(shí)的好辦法學(xué)習(xí)同事省時(shí)的好辦法; ; 善于

34、在善于在“工作鏈工作鏈”中忙里偷閑中忙里偷閑; ;五、避免荒廢時(shí)間五、避免荒廢時(shí)間 只出席那些真正需要出席的會(huì)議；只出席那些真正需要出席的會(huì)議； 專心工作，作出各種安排去減少騷擾；專心工作，作出各種安排去減少騷擾； 盡量多用更有效的方法溝通而少用文書；盡量多用更有效的方法溝通而少用文書； 懂得婉拒不速之客；懂得婉拒不速之客； 善用電話；善用電話； 善用旅途和等候時(shí)間；善用旅途和等候時(shí)間； 減少身旁無聊的人，全心投入工作；減少身旁無聊的人，全心投入工作； 懂得授權(quán)，不要只靠自己處理積壓的工作。懂得授權(quán)，不要只靠自己處理積壓的工作。六、與拖延決戰(zhàn)六、與拖延決戰(zhàn) 面對(duì)艱難的工作時(shí)面對(duì)艱難的工作時(shí), ,馬上著手處理馬上著手處理