第14章費(fèi)用使用情況

1、ExcelExcel數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表入門與實(shí)戰(zhàn)入門與實(shí)戰(zhàn)清華大學(xué)出版社清華大學(xué)出版社第十四章第十四章費(fèi)用使用情況分析本章要點(diǎn)定義單元格名稱創(chuàng)建動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)透視表添加計(jì)算字段更改標(biāo)簽字段名稱更改報(bào)表樣式和布局將沒有超支數(shù)據(jù)底紋取消使用VBA禁止字段操作保護(hù)數(shù)據(jù)源結(jié)構(gòu)不被更改共享數(shù)據(jù)透視表上傳OneDrive備份共享學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)在本章中，我們將通過使用名稱、設(shè)置數(shù)據(jù)格式、添加字段和套用數(shù)據(jù)透視表樣式、條件規(guī)則和VBA代碼等知識(shí)來制作一個(gè)費(fèi)用使用情況分析的數(shù)據(jù)透視表，幫助用戶更好的、更靈活的使用基礎(chǔ)知識(shí)來制作出完整報(bào)表。同時(shí)，達(dá)到舉一反三的目的。14.1 案例制作效果和思路在分析金額的使用情況

2、時(shí)，主要是查看超支或沒有用的金額數(shù)據(jù)，從而分析出金額的配置合理性，如圖14-1所示是制作的費(fèi)用明細(xì)分析報(bào)表的部分效果。如圖14-2所示是制作該案例的大體操作思路。14.1 案例制作效果和思路14.1 案例制作效果和思路如圖14-2所示是制作該案例的大體操作思路。14.2 創(chuàng)建動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)透視表我們要對(duì)費(fèi)用使用情況進(jìn)行分析，首先需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)透視表，而且這個(gè)數(shù)據(jù)透視表需要是動(dòng)態(tài)的，然后對(duì)其進(jìn)行結(jié)構(gòu)布局和格式設(shè)置，所以，其中要使用到定義名稱、套用表格樣式和字段添加等相關(guān)知識(shí)。14.2.1 定義單元格名稱要實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)分析費(fèi)用使用情況，就需使用到名稱來獲取已有和新添加的數(shù)據(jù)，其具體操作如下。14.2.1

3、 定義單元格名稱14.2.2 創(chuàng)建動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)透視表單元格名稱定義后，我們就可以根據(jù)名稱來創(chuàng)建動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)透視表，其具體操作如下。14.2.2 創(chuàng)建動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)透視表14.2.2 創(chuàng)建動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)透視表14.2.3 添加計(jì)算字段在實(shí)際中費(fèi)用的使用情況，一定程度上可以從預(yù)算和實(shí)際開支之間的差額體現(xiàn)出來，所以，我們需要手動(dòng)添加“超/省金額”字段，具體操作如下。14.2.3 添加計(jì)算字段14.2.4 更改標(biāo)簽字段名稱我們的費(fèi)用字段都只有一列，所以沒有多列進(jìn)行求和的操作，同時(shí)，添加字段的計(jì)算方式是減法，所以，在數(shù)據(jù)透視表的標(biāo)題行中包含“求和項(xiàng):”字樣不太符合實(shí)際，可將其取消掉，具體操作如下。14.3 設(shè)置數(shù)據(jù)透

4、視表顯示樣式創(chuàng)建的數(shù)據(jù)透視表，雖然整體結(jié)構(gòu)已顯示完成，但看起來還是不夠美觀和專業(yè)，這時(shí)，還需要對(duì)其進(jìn)行整體樣式、布局結(jié)構(gòu)以及數(shù)據(jù)字體字號(hào)的依次設(shè)置。14.3.1 更改報(bào)表樣式和布局要對(duì)數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行美化和結(jié)構(gòu)設(shè)置，這里主要從3方面入手，一是套用表格樣式；二是取消數(shù)據(jù)透視表中分類匯總行；三是對(duì)數(shù)據(jù)透視表字體字號(hào)以及數(shù)字顯示方式進(jìn)行設(shè)置，其具體操作如下。14.3.1 更改報(bào)表樣式和布局14.3.1 更改報(bào)表樣式和布局14.3.1 更改報(bào)表樣式和布局14.3.2 使用顏色來展示超值程度由于每個(gè)部門在實(shí)際的費(fèi)用中會(huì)因?yàn)轫?xiàng)目的不同而出現(xiàn)多出或少用的情況，這時(shí)為了更好的顯示超預(yù)算情況，我們可以使用顏色來進(jìn)

5、行區(qū)分，從而幫助我們?cè)谙麓晤A(yù)算時(shí)能估算充分，具體操作如下。14.3.2 使用顏色來展示超值程度14.3.2 使用顏色來展示超值程度14.3.3 將沒有超支數(shù)據(jù)底紋取消在三色刻度顏色換分?jǐn)?shù)據(jù)范圍時(shí)，明顯將一些沒有超支或低于預(yù)算的數(shù)據(jù)單元格劃分為與預(yù)算持平的顏色，為了更好的分析數(shù)據(jù)，我們將其底紋取消，具體操作如下。14.3.3 將沒有超支數(shù)據(jù)底紋取消14.4 保護(hù)數(shù)據(jù)透視表由于我們的數(shù)據(jù)透視表要進(jìn)行共享，讓其他相關(guān)人員也能查看到相應(yīng)數(shù)據(jù)和分析結(jié)果，同時(shí)，要保證數(shù)據(jù)透視表的結(jié)構(gòu)完整和數(shù)據(jù)安全，這時(shí)，可以對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的保護(hù)。14.4.1 使用VBA禁止字段操作數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)確定后，為防止其他人員對(duì)字段進(jìn)行添

6、加或減少，所以要對(duì)字段設(shè)置保護(hù)，禁止他人添加或刪除字段操作，具體操作如下。14.4.1 使用VBA禁止字段操作14.4.1 使用VBA禁止字段操作14.4.1 使用VBA禁止字段操作14.4.1 使用VBA禁止字段操作14.4.1 使用VBA禁止字段操作14.4.2 保護(hù)數(shù)據(jù)源結(jié)構(gòu)不被更改數(shù)據(jù)透視表的結(jié)構(gòu)和分析結(jié)果很大程度上取決于數(shù)據(jù)源，因此，要對(duì)數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行保護(hù)，還需從數(shù)據(jù)源入手，但本例中數(shù)據(jù)源允許用戶輸入費(fèi)用最新數(shù)據(jù)，這時(shí)，我們就可以通過設(shè)置可編輯區(qū)來解決，具體操作如下。14.4.2 保護(hù)數(shù)據(jù)源結(jié)構(gòu)不被更改14.4.2 保護(hù)數(shù)據(jù)源結(jié)構(gòu)不被更改14.4.2 保護(hù)數(shù)據(jù)源結(jié)構(gòu)不被更改14.4.

7、2 保護(hù)數(shù)據(jù)源結(jié)構(gòu)不被更改14.4.2 保護(hù)數(shù)據(jù)源結(jié)構(gòu)不被更改14.5 共享和備份數(shù)據(jù)透視表我們要讓局域網(wǎng)中的用戶都能查看和添加數(shù)據(jù)，就需要將其共享。為了保證數(shù)據(jù)最初的樣式和安全，我們可以在OneDrive上進(jìn)行備份，同時(shí)讓遠(yuǎn)方的人員能對(duì)數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)進(jìn)行查看和操作。14.5.1 共享數(shù)據(jù)透視表要讓數(shù)據(jù)透視表共享到局域網(wǎng)中，首先需要對(duì)工作簿本身進(jìn)行共享，然后才能在局域網(wǎng)中進(jìn)行共享，下面我們就將工作簿進(jìn)行共享，具體操作如下。14.5.1 共享數(shù)據(jù)透視表14.5.2 上傳OneDrive備份共享為了防止工作簿的意外丟失，我們可以將其上傳到OneDrive中，同時(shí)，也方便遠(yuǎn)方的人員查看和添加數(shù)據(jù)等，具體操作如下。14.5.2 上傳OneDrive備份共享14.5.2 上傳OneDrive備份共享14.6 案例制作總結(jié)和答疑在本章中，我們制作的費(fèi)用使用情況數(shù)據(jù)