公文管理培訓(xùn)課件

1、公文管理公文有什么作用？公文究竟是什么？公文應(yīng)該怎樣寫？ 一、公文的作用 公文，或稱文書、文件，是一種社會(huì)現(xiàn)象，是人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物。最早產(chǎn)生于西周，當(dāng)時(shí)主要用于國(guó)家祭祀或處理國(guó)家政務(wù)，后經(jīng)歷千年的發(fā)展，逐漸成為處理國(guó)家事務(wù)的重要工具。隨著新中國(guó)的成立，公文開始適用于不同領(lǐng)域及行業(yè)。 對(duì)企業(yè)而言，公文擔(dān)負(fù)著領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)范、溝通、宣傳等功能。戰(zhàn)略部署的貫徹執(zhí)行，業(yè)務(wù)開展的約束規(guī)范，成功經(jīng)驗(yàn)的交流分享，企業(yè)文化的融會(huì)貫通，不同單位的互相交流，全都離不開公文。可以說，企業(yè)一系列日常工作的開展都是建立在公文的基礎(chǔ)上的。離開公文，企業(yè)將無法發(fā)展、寸步難行。 但就目前情況來看，很多單位個(gè)人對(duì)公文的重要作用

2、缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，將更多的精力放在了業(yè)務(wù)方面，對(duì)公文不重視、不認(rèn)真。 二、公文的定義 公文是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及企事業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)中，為行使法定職權(quán)而制作的文件。它能夠跨越時(shí)間、空間的限制，有效地傳遞公務(wù)活動(dòng)所需要的信息。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定法定公文有13種：即命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。一般來講：函是平行文；議案、報(bào)告、請(qǐng)示是上行文，其他的是下行文。公文的特點(diǎn)：公文的特點(diǎn)： 1.具有較強(qiáng)的目的性 2.有一定的使用范圍 3.有較固定的格式 4.講求時(shí)效 5.特定的作者 6.語言要求精確、樸實(shí)、通順、簡(jiǎn)潔 三、公文的寫法（一）請(qǐng)示（二）

3、報(bào)告（三）通知（四）函 （一）請(qǐng)示。 1.請(qǐng)示的用途：請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求決斷、指示、批示或批準(zhǔn)事項(xiàng)所使用的呈批性公文。2.請(qǐng)示的分類:根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，請(qǐng)示分為請(qǐng)求指示的請(qǐng)示、請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示。 3.請(qǐng)示的寫法：（1）標(biāo)題。請(qǐng)示的標(biāo)題一般有兩種構(gòu)成形式：一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。另一種是事由和文種構(gòu)成。 （2）主送機(jī)關(guān)。請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān)是指負(fù)責(zé)受理和答復(fù)該文件的機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)只能有一個(gè)。除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，請(qǐng)示只能主送上級(jí)機(jī)關(guān)，不能送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。不得越級(jí)請(qǐng)示。（3）正文。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體和結(jié)語等部分組成。開頭。主要交

4、代請(qǐng)示的緣由。它是請(qǐng)示事項(xiàng)能否成立的前提條件，也是上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)的根據(jù)。原因講的客觀、具體，理由講的合理、充分，上級(jí)機(jī)關(guān)才好及時(shí)決斷，予以有針對(duì)性的批復(fù)。主體。主要說明請(qǐng)求事項(xiàng)。它是向上級(jí)機(jī)關(guān)提出的具體請(qǐng)求，也是陳述緣由的目的所在。這部分內(nèi)容要單一，只宜請(qǐng)求一件事。另外請(qǐng)示事項(xiàng)要寫的具體、明確、條項(xiàng)清楚，以便上級(jí)機(jī)關(guān)給予明確批復(fù)。結(jié)語。應(yīng)另起段，習(xí)慣用語一般有“專此請(qǐng)示”、“當(dāng)否，請(qǐng)批示”、“妥否，請(qǐng)批復(fù)”、“以上請(qǐng)示，請(qǐng)予審批”等。 （4）落款。一般包括署名和成文時(shí)間兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。 （5）聯(lián)系人。一般請(qǐng)示需要在落款下方第二行寫明聯(lián)系人及聯(lián)系方式，便于請(qǐng)示事項(xiàng)批復(fù)時(shí)，及時(shí)傳達(dá)。 4.掌握撰寫請(qǐng)示

5、應(yīng)注意的事項(xiàng)： 第一，要正確選用文種。 第二，要做到一文一事。 第三，要避免多頭請(qǐng)示。 第四，要避免越級(jí)請(qǐng)示。范文：化工廠關(guān)于貫徹按勞分配政策兩個(gè)具體問題的請(qǐng)示省勞動(dòng)廳： 按勞分配，是社會(huì)主義分配的基本原則，也是社會(huì)主義優(yōu)越性之一。幾年來，我廠由于認(rèn)真貫徹了按勞分配政策，極大地激發(fā)了廣大職工的社會(huì)主義勞動(dòng)積極性，使得生產(chǎn)率成倍地增長(zhǎng)，乃至幾倍的增長(zhǎng)。 為全面貫徹按勞分配原則，進(jìn)一步調(diào)動(dòng)職工的勞動(dòng)積極性，現(xiàn)就兩項(xiàng)勞資政策問題請(qǐng)示如下： 一、擬用1990年全廠超額利潤(rùn)的10%為全廠職工晉升工資。其中，1990年4月30日在冊(cè)職工每人晉升一級(jí)，凡班(組)長(zhǎng)和車間先進(jìn)生產(chǎn)(工作)者及其以上領(lǐng)導(dǎo)和先進(jìn)人

6、物再依次晉升一級(jí)；全廠技術(shù)突擊組成員每人浮動(dòng)一級(jí)工資，組長(zhǎng)每人浮動(dòng)兩級(jí)工資。 二、擬用1990年全廠超額利潤(rùn)的10%一次性為全廠職工每人增發(fā)獎(jiǎng)金平均100元，具體金額按勞動(dòng)出勤率和完成定額計(jì)算。 專此請(qǐng)示。 化工廠 一九九年十一月十日 關(guān)于要求解決學(xué)生宿舍擁擠等問題的請(qǐng)示市人民政府、市教育局： 我校今年由于住宿生急劇增加，已有的學(xué)生宿舍已無法容納，現(xiàn)在住宿生基本上是一個(gè)床位兩個(gè)人睡，嚴(yán)重影響學(xué)生的身心健康。為解決這一困難，我校決定再建一棟學(xué)生宿舍樓。另外，我校圖書館也尚未達(dá)到省“兩基”標(biāo)準(zhǔn)，望上級(jí)部門給予適當(dāng)支持。 特此請(qǐng)示，請(qǐng)回復(fù)。 市二職 2003年12月15日 以上這篇請(qǐng)示，存在著較多的

7、問題，我們逐一加以分析修改。 一、在標(biāo)題方面一、在標(biāo)題方面 第一，請(qǐng)示，就是“請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”，所以標(biāo)題中的“要求”兩字可省去。另外，對(duì)上級(jí)用“要求”的口吻也不甚妥當(dāng)。 第二，“解決學(xué)生宿舍擁擠問題”不明確，既可以是增加學(xué)生宿舍，也可以是減少住宿生人數(shù)，根據(jù)本請(qǐng)示內(nèi)容，應(yīng)直接寫明是“下?lián)芙ㄔ鞂W(xué)生宿舍樓經(jīng)費(fèi)”。 第三，“等問題”不符合請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)“一文一事”的要求，應(yīng)刪去“等”字。 二、在主送機(jī)關(guān)方面二、在主送機(jī)關(guān)方面 請(qǐng)示一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，根據(jù)“誰主管、請(qǐng)負(fù)責(zé)”的原則，可保留“市教育局”，刪去“市人民政府”。 三、在請(qǐng)示原由方面三、在請(qǐng)示原由方面 第一，“已有的學(xué)生宿舍已無法容納”表述不夠準(zhǔn)確

8、，可改為“造成學(xué)生住宿十分困難”。 第二，“基本上”不夠明確，應(yīng)寫明“有人是一個(gè)床位兩個(gè)人睡”的。 第三，“嚴(yán)重影響學(xué)生的身心健康”，不全面，還應(yīng)加上“影響學(xué)習(xí)、生活”。 第四，“我校決定再建一棟學(xué)生宿舍樓”，應(yīng)講明樓高和建筑面積是多少。同時(shí)，用“決定”一詞也不妥，可改為“準(zhǔn)備”。 第五，應(yīng)補(bǔ)充說明建造學(xué)生宿舍樓的經(jīng)費(fèi)。如“經(jīng)有關(guān)工程人員匡算，共需資金萬元”。如果其中一部分資金是自籌的，還應(yīng)寫明“目前，我校可自籌資金萬元，尚缺萬元”。 四、在請(qǐng)示事項(xiàng)方面四、在請(qǐng)示事項(xiàng)方面 第一，應(yīng)明確寫明“為此，我們懇請(qǐng)市教委下?lián)芙o我校建造學(xué)生宿舍樓經(jīng)費(fèi)萬元”。 第二“另外給予適當(dāng)支持”應(yīng)刪去。 五、在結(jié)束語

9、方面五、在結(jié)束語方面 應(yīng)改為“特此請(qǐng)示，請(qǐng)批復(fù)。” 六、署名六、署名 應(yīng)用學(xué)校的全稱“市第二職業(yè)中學(xué)”，并加蓋印章。 七、署時(shí)七、署時(shí) 應(yīng)用漢字小寫全稱年月日，即“二三年十二月十五日”。 （二）報(bào)告。 1.報(bào)告的用途。報(bào)告是行政機(jī)關(guān)和黨的機(jī)關(guān)都廣泛采用的重要上行文。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。 2.報(bào)告的類型。報(bào)告分為工作報(bào)告、情況報(bào)告、建議報(bào)告、答復(fù)報(bào)告、報(bào)送報(bào)告等。 3.報(bào)告的寫法。 （1）報(bào)告的標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)。 報(bào)告的標(biāo)題報(bào)告的標(biāo)題 報(bào)告的標(biāo)題，有兩種寫法，一是發(fā)文機(jī)關(guān)主要內(nèi)容文種的寫法；二是主要內(nèi)容文種的寫法。 報(bào)告的主送機(jī)關(guān)報(bào)告的主送機(jī)關(guān) 行政機(jī)關(guān)的報(bào)告，

10、主送機(jī)關(guān)盡量要少，一般只送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)即可。但有時(shí)主送機(jī)關(guān)可以不止一個(gè)。 （2）報(bào)告的正文。 報(bào)告導(dǎo)語報(bào)告導(dǎo)語 導(dǎo)語指報(bào)告的開頭部分，它起著引導(dǎo)全文的作用，所以稱為導(dǎo)語。 不同類型的報(bào)告，其導(dǎo)語的寫法也有較大不同。概括起來，報(bào)告的導(dǎo)語有以下幾種類型： 背景式導(dǎo)語。就是交代報(bào)告產(chǎn)生的現(xiàn)實(shí)背景，例如： 前不久，中央紀(jì)委召開了部分省市清理黨員干部違紀(jì)建私房座談會(huì)，總結(jié)交流了各地清房工作的情況和經(jīng)驗(yàn)，并就清房中遇到的一些政策性問題，進(jìn)行了討論，根據(jù)各地的做法和座談會(huì)中提出的問題，中央紀(jì)委常委研究提出以下建議： 根據(jù)式導(dǎo)語。就是交代報(bào)告產(chǎn)生的根據(jù)，例如： 根據(jù)省委、省政府領(lǐng)導(dǎo)同志的指示，我廳于去冬派人到

11、嘉陵市和渠縣，與市、縣的同志一道，對(duì)城鎮(zhèn)貧困戶的情況作了一些調(diào)查。嘉陵市委、市政府和渠縣縣委、縣政府對(duì)此十分重視，在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，立即采取措施，著手解決這一問題?，F(xiàn)將兩地城鎮(zhèn)貧困戶的情況及采取的措施報(bào)告如下： 敘事式導(dǎo)語。就是在開頭簡(jiǎn)略敘述一個(gè)事件的概況，一般用于反映情況的報(bào)告。例如： 19年2月20日上午9時(shí)40分，我省市百貨大樓發(fā)生重大火災(zāi)事故，市消防隊(duì)出動(dòng)15輛消防車，經(jīng)四個(gè)小時(shí)的撲救，大火才被撲滅。這次火災(zāi)除消防隊(duì)員和群眾奮力搶救出部分商品外，百貨大樓三層樓房一幢及余下商品全部燒毀。時(shí)值開門營(yíng)業(yè)不久，顧客不多，加之疏散及時(shí)，幸未造成人員傷亡。但此次火災(zāi)已造成直接經(jīng)濟(jì)損失792萬余元

12、。 目的式導(dǎo)語。將發(fā)文目的明確闡述出來作為導(dǎo)語。例如： 為認(rèn)真貫徹落實(shí)國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)林業(yè)部關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)森林防火工作報(bào)告的通知(國(guó)發(fā)19 42號(hào))，切實(shí)做好我市防火工作，保護(hù)和發(fā)展森林資源，更好地為改革開放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，結(jié)合我市實(shí)際情況，就進(jìn)一步加強(qiáng)森林防火工作提出以幾點(diǎn)意見： 2.報(bào)告主體。 報(bào)告的主體也有多種寫法，下面擇要介紹幾種常見形態(tài)。 總結(jié)式寫法總結(jié)式寫法 這種寫法主要用于工作報(bào)告。主體部分的內(nèi)容，以成績(jī)、做法、經(jīng)驗(yàn)、體會(huì)、打算、安排為主，在敘述基本情況的同時(shí)，有所分析、歸納，找出規(guī)律性認(rèn)識(shí)，類似于工作總結(jié)。 總結(jié)式寫法最需要注意的是結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)安排。按照總結(jié)出來的幾條規(guī)律性認(rèn)識(shí)來組織材

13、料、安排層次，是最常用的結(jié)構(gòu)方式。 “情況原因教訓(xùn)措施”四步寫法 這種結(jié)構(gòu)多用于情況報(bào)告。先將情況敘述清楚，然后分析情況產(chǎn)生的原因，接著總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，最后提出下一步的行動(dòng)措施。 指導(dǎo)式寫法指導(dǎo)式寫法 這種結(jié)構(gòu)多用于建議報(bào)告。希望上級(jí)部門采納建議，批轉(zhuǎn)給有關(guān)部門執(zhí)行、實(shí)施，是建議報(bào)告的基本寫作目的。為此，建議要針對(duì)某項(xiàng)工作提出系統(tǒng)完整地方法、措施和要求，對(duì)工作實(shí)行全面的指導(dǎo)。形式上采用分條列項(xiàng)的方法逐層表達(dá)。 3.報(bào)告結(jié)語。 報(bào)告的結(jié)語比較簡(jiǎn)單，可以重申意義、展望未來，也可以采用模式化的套語收結(jié)全文。模式化的寫法大致是：“特此報(bào)告”、“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”等。 （四）通知。 1.通知的用途。 通知

14、適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。 2.通知的分類。 通知分為發(fā)布指示的通知、頒發(fā)規(guī)章的通知、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知、任免通知、會(huì)議通知等。 3.通知的寫法。 （1）通知標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)。 通知的標(biāo)題通知的標(biāo)題 通知的標(biāo)題一般采用公文標(biāo)題的常規(guī)寫法，由發(fā)文機(jī)關(guān)主要內(nèi)容文種組成。也可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)，由主要內(nèi)容文種組成標(biāo)題。 通知的主送機(jī)關(guān)通知的主送機(jī)關(guān) 通知的發(fā)文對(duì)象比較廣泛，因此，主送機(jī)關(guān)較多，要注意主送機(jī)關(guān)排列的規(guī)范性。 （2）通知的正文。 通知緣由通知緣由 發(fā)布指示、安排工作的通知，這部分的寫法跟決定、指

15、示很接近，主要用來表述有關(guān)背景、根據(jù)、目的、意義等。 批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知，根據(jù)情況，可以在開頭表述通知緣由，但多數(shù)以直接表達(dá)轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象和轉(zhuǎn)發(fā)決定為開頭，無需說明緣由。 通知事項(xiàng)通知事項(xiàng) 這是通知的主體部分，所發(fā)布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步驟等，都在這一部分中有條理地組織表達(dá)。內(nèi)容復(fù)雜的需要分條列款。 （四）函。 函，也稱公函，是商洽性公文。各級(jí)各類機(jī)關(guān)在開展工作中經(jīng)常需要與平行或者不相隸屬的機(jī)關(guān)進(jìn)行聯(lián)系，以便更好地協(xié)調(diào)工作事項(xiàng)，這種聯(lián)系常用“函”進(jìn)行。 函按其內(nèi)容性質(zhì)分，有商洽函、詢問函、告知函和答復(fù)函等多種。但按其行文方向分，可分為去函（也稱為發(fā)函）和復(fù)函兩種。日常公文運(yùn)轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)的問題日常公文運(yùn)轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)的