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文檔簡介
1、時(shí)時(shí) 間間 管管 理理您的時(shí)間管理現(xiàn)狀如何?您的時(shí)間管理現(xiàn)狀如何?小測試:小測試: 時(shí)間管理現(xiàn)狀測評(píng)時(shí)間管理現(xiàn)狀測評(píng)下面的每個(gè)問題,請(qǐng)你根據(jù)自己的實(shí)際情況,如實(shí)地給自己評(píng)分。計(jì)分方式為:“從不” 0分,“有時(shí)”1分,“經(jīng)?!?分,“總是”3分。測測你的時(shí)間安排是否合理1 我在每個(gè)工作日之前,都能為計(jì)劃中的工作做些準(zhǔn)備。 總是經(jīng)常有時(shí)從不2 凡是可交派下屬(別人)去做的,我都交派下去。 3 我利用工作進(jìn)度表來書面規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo)。 4 我盡量一次性處理完畢每份文件。 5我每天列出一個(gè)應(yīng)辦事項(xiàng)清單,按重要順序來排列,依次辦理這些事情。 6我盡量回避干擾電話、不速之客的來訪,以及突然的約會(huì)。 7
2、我試著按照生理節(jié)奏變動(dòng)規(guī)律曲線來安排我的工作。 8 我的日程表留有回旋余地,以便應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。 9當(dāng)其他人想占用我的時(shí)間,而我又必須處理更重要的事情時(shí),我會(huì)說“不”。 2227分恭喜!恭喜!你是值得學(xué)習(xí)的時(shí)間管理典范 012 分 救命救命!你沒有時(shí)間規(guī)劃,總是讓別人牽著鼻子走。1317分當(dāng)心!當(dāng)心!你試圖掌握自己的時(shí)間,卻不能持之以恒。1822分可以可以!你的時(shí)間管理狀況良好5不可以缺少的:不可以缺少的:不可以增減:不可以增減:不可以替代:不可以替代:不可以存儲(chǔ):不可以存儲(chǔ):可以管理:可以管理:時(shí)間管理的基本理論認(rèn)知時(shí)間管理的基本理論認(rèn)知時(shí)間管理的演進(jìn)與理論認(rèn)知 第一代:利用便條和備忘錄第一代
3、:利用便條和備忘錄 第二代:強(qiáng)調(diào)日歷與日程表第二代:強(qiáng)調(diào)日歷與日程表 第三代:講求優(yōu)先順序第三代:講求優(yōu)先順序依據(jù)輕重緩急設(shè)定短、中、長依據(jù)輕重緩急設(shè)定短、中、長期目標(biāo)期目標(biāo). 第四代:以原則為重心,著重個(gè)人計(jì)劃,兼顧重要性第四代:以原則為重心,著重個(gè)人計(jì)劃,兼顧重要性和緊急性,強(qiáng)調(diào)效果和效率齊頭并進(jìn);和緊急性,強(qiáng)調(diào)效果和效率齊頭并進(jìn);時(shí)間管理的四象限重重要要重要重要緊急緊急 M1重要重要不緊急不緊急 M2不重要不重要不重要緊急緊急 M3不重要不重要 不緊急不緊急 M4緊急不緊急盡量避免盡量避免擴(kuò)大擴(kuò)大M1盡量減少盡量減少M(fèi)3事情事情多投資時(shí)間多投資時(shí)間在在M2勸你避而勸你避而遠(yuǎn)之遠(yuǎn)之M4 正
4、確理解和運(yùn)用四象限時(shí)間管理 危機(jī)危機(jī) 緊急的問題緊急的問題 有限期的任務(wù)、會(huì)議有限期的任務(wù)、會(huì)議 準(zhǔn)備事項(xiàng)準(zhǔn)備事項(xiàng) 細(xì)瑣、忙碌的工作細(xì)瑣、忙碌的工作 無關(guān)緊要的電話、信件無關(guān)緊要的電話、信件 浪費(fèi)時(shí)間的事浪費(fèi)時(shí)間的事 “逃避性逃避性”活動(dòng)活動(dòng) 看太多的電視看太多的電視 干擾,一些電話干擾,一些電話 一些信件、報(bào)告一些信件、報(bào)告 許多緊急事件許多緊急事件 許多湊熱鬧的活動(dòng)許多湊熱鬧的活動(dòng) 準(zhǔn)備事項(xiàng)、預(yù)防工作準(zhǔn)備事項(xiàng)、預(yù)防工作 價(jià)值觀的澄清價(jià)值觀的澄清 計(jì)劃計(jì)劃 關(guān)系的建立關(guān)系的建立 真正的休閑充電真正的休閑充電緊急緊急不緊急不緊急重重要要不不重重要要時(shí)間管理的誤區(qū)時(shí)間管理的誤區(qū) 誤區(qū)之一:工作缺
5、乏計(jì)劃 誤區(qū)之二:工作分不清主次 誤區(qū)之三:不善于說不 一旦確定了哪些事情是重要的,對(duì)那些不重要的事情就應(yīng)當(dāng)說不”誤區(qū)之四:無法適當(dāng)處理干擾 電話干擾無視重點(diǎn)會(huì)而不議時(shí)間浪費(fèi)誤區(qū)外部客觀效率不速之客習(xí)慣拖延浪費(fèi)時(shí)間的癥狀表現(xiàn)浪費(fèi)時(shí)間的癥狀表現(xiàn)浪費(fèi)時(shí)間的主觀及客觀原因浪費(fèi)時(shí)間的主觀及客觀原因1、缺乏明確的目標(biāo)2、作風(fēng)拖拉3、缺乏優(yōu)先順序,抓不到重點(diǎn)4、過于注重細(xì)節(jié),事必躬親5、做事有頭無尾浪費(fèi)時(shí)間的原因浪費(fèi)時(shí)間的原因6、缺乏條理與整潔,不簡潔7、不會(huì)拒絕別人的請(qǐng)求8、簡單的事情復(fù)雜化9、消極思考杜絕時(shí)間浪費(fèi)的常用技巧杜絕時(shí)間浪費(fèi)的常用技巧一、設(shè)定明確的目標(biāo)一、設(shè)定明確的目標(biāo) 目標(biāo)要明確,可衡量的
6、、可達(dá)成的,有關(guān)聯(lián)性的,有時(shí)效性的二、設(shè)定遠(yuǎn)大人生目標(biāo)二、設(shè)定遠(yuǎn)大人生目標(biāo) 事業(yè)目標(biāo),人生目標(biāo),堅(jiān)持專長和興趣,假如價(jià)值觀不明確,就很難知道什么對(duì)你是最重要的,當(dāng)你的價(jià)值觀不明確時(shí),就無法做到合理地分配時(shí)間。時(shí)間管理的重點(diǎn)不在管理時(shí)間,而在于如何分配時(shí)間。三、記錄你的三、記錄你的“生產(chǎn)生產(chǎn)”時(shí)間時(shí)間, ,合理安排時(shí)間。合理安排時(shí)間。 用于與目標(biāo)相關(guān)工作上的時(shí)間四、每天一定要擬定每日計(jì)劃四、每天一定要擬定每日計(jì)劃 在記事簿上寫下3-6項(xiàng)今天要完成事項(xiàng),尚未開始工作前擬定,不必訂下確定的時(shí)間五、使用記事簿五、使用記事簿 記下每日行程,每日你花了多少時(shí)間在做哪些事情,把它詳細(xì)地記錄下來,你會(huì)清晰地發(fā)
7、現(xiàn)浪費(fèi)了哪些時(shí)間。當(dāng)你找到浪費(fèi)時(shí)間的根源,你才有辦法改變。 杜絕時(shí)間浪費(fèi)的常用技巧杜絕時(shí)間浪費(fèi)的常用技巧 六、提升工作的效率六、提升工作的效率 假如你每天能有一個(gè)小時(shí)完全不受任何人干擾地思考一些事情,或是做一些你認(rèn)為最重要的事情,這一個(gè)小時(shí)可以抵過你一天的工作效率。 七、清理你的桌子七、清理你的桌子 待丟棄、待處理、待歸檔、待送出 八、絕不半途而廢八、絕不半途而廢 經(jīng)常在做了90的工作后,放棄了最后可以成功的10。任何新工作都有一段你懂得比周圍人少的困難階段。剛開始每件事情都要掙扎,但是過了一段時(shí)間,最初有壓力的工作就會(huì)變得輕而易舉了。 九、充分做好事前準(zhǔn)備九、充分做好事前準(zhǔn)備 環(huán)境變化前考慮
8、清楚,想到就應(yīng)該立刻做 十、避免拖延十、避免拖延 避免不重要的事變緊急,避免遺忘,不必因心事有事而始終掛念15杜絕時(shí)間浪費(fèi)的常的技巧杜絕時(shí)間浪費(fèi)的常的技巧工具介紹工具介紹ABCABC管理法管理法美國企業(yè)管理顧問萊金提出美國企業(yè)管理顧問萊金提出將不同目標(biāo)下的內(nèi)容分為三個(gè)等級(jí)將不同目標(biāo)下的內(nèi)容分為三個(gè)等級(jí)(一)(一)A A重要的工作,必須完成的工作重要的工作,必須完成的工作(二)(二)B B較重要的工作,很想完成的工作較重要的工作,很想完成的工作(三)(三)C C較不重要的工作,可以暫時(shí)擱置的工作較不重要的工作,可以暫時(shí)擱置的工作16杜絕時(shí)間浪費(fèi)的常的技巧工具介紹ABC時(shí)間管理的步驟(一)每天工作
9、開始時(shí)列出有關(guān)的工作清單(二)將工作分類,常規(guī)性工作則按程序處理(三)確定ABCABC級(jí)別順序(四)按ABCABC級(jí)別順序設(shè)定,畫出分類表(五)全力投入A A級(jí)工作,直到順利完成(六)完成A A級(jí)工作,再轉(zhuǎn)向B級(jí)工作(七)對(duì)于C C級(jí)工作,盡量不直接執(zhí)行,節(jié)約時(shí)間(八)記錄每一事件實(shí)際消耗執(zhí)行,填入分類表(九)每天循環(huán)自我訓(xùn)練,并不斷總結(jié)評(píng)價(jià)。ABC工作分類時(shí)間使用統(tǒng)計(jì)卡(一)工作分類時(shí)間使用統(tǒng)計(jì)卡(一)類別工作項(xiàng)目時(shí)間預(yù)分配實(shí)際完成時(shí)間A(1)(2)(3)B(1)(2)(3)C(1)(2)(3)ABC工作分類時(shí)間使用統(tǒng)計(jì)卡(二)工作分類時(shí)間使用統(tǒng)計(jì)卡(二)分類比例特征管理要點(diǎn)時(shí)間分配A占工作
10、總量20-30%,每日1-3件1、最重要必須做好占工作時(shí)間60-80%2、最迫切現(xiàn)在必須做好3、后果影響大親自去做好B占工作總量30-40%,每日1-3件1、重要一般管理,最好自己去做,可授權(quán)別人去做好占工作時(shí)間20-40%2、一般迫切3、后果影響不大C占工作總量40-50%,每日1-3件1、無關(guān)緊要不必管理2、不迫切3、影響小或無后果成功的十八項(xiàng)時(shí)間管理策略成功的十八項(xiàng)時(shí)間管理策略 掌控每天被牽著走 改變原有思維 確定目標(biāo)窮于應(yīng)付 規(guī)劃工作細(xì)節(jié) 實(shí)事求是盲目樂觀 制定計(jì)劃貿(mào)然行動(dòng) 快速、即時(shí)隨手記錄 決不拖拉不緊不慢 管理表單混亂無序成功的十八項(xiàng)時(shí)間管理策略成功的十八項(xiàng)時(shí)間管理策略 有效規(guī)劃
11、隨心所欲 重要任務(wù)首先完成 輕重有別急事急辦 圍繞重要工作安排,分批處理小任務(wù) ,分清輕重緩急 溝通細(xì)節(jié)粗枝大葉 專心致志多頭并舉 合理分配加班加點(diǎn) 清理桌面先工作后整理 成功的十八項(xiàng)時(shí)間管理策略成功的十八項(xiàng)時(shí)間管理策略 辦公室5S亂成一堆 5S 整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng) 減少干擾隨叫隨到 管理郵件受制于它 管理電話隨意接打 充分授權(quán)事必躬親 分析任務(wù)風(fēng)險(xiǎn),員工能力,選擇合適的進(jìn)行授權(quán),并提供支持 管理會(huì)議文山會(huì)海 有理由才開會(huì),可以用郵件替代,會(huì)議時(shí)間。目標(biāo)管理目標(biāo)管理與傳統(tǒng)管理理念的區(qū)別目標(biāo)管理與傳統(tǒng)管理理念的區(qū)別目標(biāo)管理傳統(tǒng)管理 著重目標(biāo)達(dá)過程 雙向溝通訂定目標(biāo) 明確目標(biāo)可達(dá)成性 自
12、我控制,自我管理 以激勵(lì)激發(fā)潛能 有彈性 以目標(biāo)為管理手段 目標(biāo)自上而下指派 目標(biāo)過于遠(yuǎn)大,難以執(zhí)行 上級(jí)控制下級(jí) 以監(jiān)督方式減少偷懶 缺乏變通目標(biāo)管理一般步驟與各階段的注意重點(diǎn)一、目標(biāo)設(shè)定階段一、目標(biāo)設(shè)定階段 1、建立完整的目標(biāo)體系 2、確定上下級(jí)目標(biāo)關(guān)系 3、以協(xié)商模式建立共識(shí)二、工作晤談階段二、工作晤談階段 1、目標(biāo)體系與組織結(jié)構(gòu)相吻合 2、清理組織結(jié)構(gòu)目標(biāo)管理一般步驟與各階段的注意重點(diǎn)三、績效晤談階段三、績效晤談階段 1、執(zhí)行者的自我控制 2、無須凡事事必躬親 3、定期績效評(píng)估 四、定期考核階段四、定期考核階段 1、明確的時(shí)限設(shè)定 2、考評(píng)模式的靈活選擇 3、明確公平獎(jiǎng)懲制度診斷現(xiàn)狀決
13、定目標(biāo)訂定計(jì)劃檢視評(píng)估Specific 目標(biāo)明確的簡易清楚Measurable - 可衡量的有意義的Achievable - 可以達(dá)成的有行動(dòng)的Realistic - 實(shí)際可行的負(fù)責(zé)任的Time Bound - 有時(shí)間限性的有未來第一次提問第一次提問第二次提問第二次提問第三次提問第三次提問結(jié)論結(jié)論現(xiàn)狀現(xiàn)狀為什么為什么能否改善能否改善新的方案新的方案對(duì)象對(duì)象(whatwhat)生產(chǎn)什么生產(chǎn)什么為什么要生產(chǎn)這種產(chǎn)為什么要生產(chǎn)這種產(chǎn)品和配件品和配件是否可以生產(chǎn)別是否可以生產(chǎn)別的的到底應(yīng)該生產(chǎn)什么到底應(yīng)該生產(chǎn)什么目的目的(whywhy)什么目的什么目的為什么是這種目的為什么是這種目的有無別的目的有無別
14、的目的應(yīng)該是什么目的應(yīng)該是什么目的地點(diǎn)地點(diǎn)(wherewhere)在何處做在何處做為何要在此處做為何要在此處做有無其它更好的有無其它更好的地方地方應(yīng)該在何處做應(yīng)該在何處做時(shí)間時(shí)間(whenwhen)何時(shí)做何時(shí)做為何要在此時(shí)做為何要在此時(shí)做有無其它更好的有無其它更好的時(shí)間時(shí)間應(yīng)該在何時(shí)做應(yīng)該在何時(shí)做人物人物(whowho)由何人來做由何人來做為何要此人做為何要此人做有無其它更好的有無其它更好的人人應(yīng)該由何人做應(yīng)該由何人做方法方法(howhow)如何做如何做為何要這樣做為何要這樣做有無其它更好的有無其它更好的方法方法應(yīng)該如何做應(yīng)該如何做1、提問技巧5W1H目標(biāo)管理執(zhí)行過程中的有效控制目標(biāo)管理執(zhí)行過
15、程中的有效控制計(jì)劃計(jì)劃(Plan):是指建立改善的目標(biāo)及行動(dòng)方是指建立改善的目標(biāo)及行動(dòng)方案案 1)是分析過去的事實(shí),提出未來的假設(shè),是分析過去的事實(shí),提出未來的假設(shè),據(jù)以設(shè)計(jì)行動(dòng)的方案,使能實(shí)現(xiàn)預(yù)期的目標(biāo)據(jù)以設(shè)計(jì)行動(dòng)的方案,使能實(shí)現(xiàn)預(yù)期的目標(biāo)2 2)計(jì)劃階段:找出存在問題的原因;分析)計(jì)劃階段:找出存在問題的原因;分析產(chǎn)生問題的原因;找出其中主要原因;擬訂產(chǎn)生問題的原因;找出其中主要原因;擬訂措施計(jì)劃(預(yù)計(jì)效果)四個(gè)步驟。措施計(jì)劃(預(yù)計(jì)效果)四個(gè)步驟。行動(dòng)行動(dòng)(Action)指新作業(yè)程序的實(shí)施及標(biāo)準(zhǔn)指新作業(yè)程序的實(shí)施及標(biāo)準(zhǔn)化,以防止原來的問題再次發(fā)生化,以防止原來的問題再次發(fā)生 廣泛檢廣泛檢討
16、,匯集各方意見,擬訂下一階段的工作討,匯集各方意見,擬訂下一階段的工作計(jì)劃或行動(dòng)方案。計(jì)劃或行動(dòng)方案。檢查檢查(Check)指確認(rèn)是否依計(jì)劃的進(jìn)指確認(rèn)是否依計(jì)劃的進(jìn)度在實(shí)行,以及是否達(dá)成預(yù)定的計(jì)劃度在實(shí)行,以及是否達(dá)成預(yù)定的計(jì)劃 追蹤計(jì)劃是否落實(shí),執(zhí)行是否徹底,追蹤計(jì)劃是否落實(shí),執(zhí)行是否徹底,預(yù)期效果是否體現(xiàn);如執(zhí)行過程效果不預(yù)期效果是否體現(xiàn);如執(zhí)行過程效果不良,馬上考慮修改計(jì)劃,作第二次改善,良,馬上考慮修改計(jì)劃,作第二次改善,再確認(rèn)效果。再確認(rèn)效果。 執(zhí)行(執(zhí)行(do):):又稱執(zhí)行,是指依又稱執(zhí)行,是指依 照計(jì)劃推行照計(jì)劃推行 一種情況是做對(duì)的事一種情況是做對(duì)的事(Do Right Th
17、ing)另一種情況把事做對(duì)另一種情況把事做對(duì)(Do Thing Right)做事的優(yōu)先次序,首先要找對(duì)問題,做事的優(yōu)先次序,首先要找對(duì)問題,做對(duì)計(jì)劃,然后再把計(jì)劃的事做好做做對(duì)計(jì)劃,然后再把計(jì)劃的事做好做對(duì),執(zhí)行出真知。對(duì),執(zhí)行出真知。APCDPDCA內(nèi)容內(nèi)容2 2、PDCAPDCA的內(nèi)容的內(nèi)容3 3、四個(gè)特點(diǎn)、四個(gè)特點(diǎn)特點(diǎn)之一特點(diǎn)之一周而復(fù)始周而復(fù)始 PDCA循環(huán)的四個(gè)過程不是運(yùn)行一次就完結(jié),而是周而復(fù)始地進(jìn)行。一個(gè)循環(huán)結(jié)束了,解決了一部分問題,可能還有問題沒有解決,或者又出現(xiàn)了新的問題,再進(jìn)行下一個(gè)PDCA循環(huán),依此類推。二、二、PDCA管理循環(huán)管理循環(huán)特點(diǎn)之二特點(diǎn)之二大環(huán)帶小環(huán)大環(huán)帶小環(huán)
18、 類似行星輪系,一個(gè)公司或組織的整體運(yùn)行的體系與其內(nèi)部各子體系的關(guān)系,是大環(huán)帶小環(huán)的有機(jī)邏輯組合體。PDCA管理循環(huán)管理循環(huán)例如:對(duì)于公司檢修而言,編寫方案例如:對(duì)于公司檢修而言,編寫方案在在p階段,階段,p階段又有自己的階段又有自己的pdca1、現(xiàn)狀分析(P)2、編寫方案(D)3、方案檢查 (C)4、方案完善、定稿 (A)特點(diǎn)之三特點(diǎn)之三大階梯式上升大階梯式上升 PDCA循環(huán)不是停留在一個(gè)水平上的循環(huán),不斷解決問題的過程就是水平逐步上升的過程。PDCA管理循環(huán)管理循環(huán)特點(diǎn)之四特點(diǎn)之四統(tǒng)計(jì)的工具統(tǒng)計(jì)的工具 PDCA循環(huán)應(yīng)用了科學(xué)的統(tǒng)計(jì)觀念和處理方法,作為推動(dòng)工作、發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的有效工具。
19、4 4、八個(gè)步驟、八個(gè)步驟P階段:計(jì)劃分析現(xiàn)狀、找出問題分析問題產(chǎn)生的原因找出主要要因擬定措施,制定計(jì)劃D階段:執(zhí)行執(zhí)行措施,執(zhí)行計(jì)劃C階段:檢查檢查工作,調(diào)查效果A階段:行動(dòng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)提出新問題PDCA管理循環(huán)管理循環(huán)目標(biāo)管理的成果評(píng)估個(gè)人自我評(píng)估表 技能:優(yōu)勢和差距技能:優(yōu)勢和差距 你最強(qiáng)的五項(xiàng)技能是什么(你最熟練或最喜歡使用的那些)? 為了工作的進(jìn)一步發(fā)展、得到升職或找到新的工作,你首先需要學(xué)習(xí)的兩、三種技能是什么? 你有哪些可以轉(zhuǎn)移的技能,即那些不僅適用于某一具體工作而是可以適用于許多職位上的工作的技能?例如,基礎(chǔ)計(jì)算機(jī)技能、談判技能、財(cái)務(wù)分析技能等 你認(rèn)為自己在別人看來具有哪些優(yōu)勢?
20、下一步和機(jī)會(huì)下一步和機(jī)會(huì) 為達(dá)到長期職業(yè)目標(biāo)的下一步,從現(xiàn)在起的六至十二個(gè)月內(nèi)你計(jì)劃做些什么? 你有哪些發(fā)展機(jī)會(huì)可以利用? 你工作中哪些內(nèi)容你愿意繼續(xù)做下去,或使用更多的技能去做? 你愿意嘗試哪些新的工作活動(dòng)或職位? 你的短期職業(yè)發(fā)展目標(biāo)是什么? 為達(dá)到這些目標(biāo)你需要哪些支持(培訓(xùn)、人員、時(shí)間、金錢等)? 你認(rèn)為其他人對(duì)你的工作了職業(yè)期望和計(jì)劃有何看法?目標(biāo)管理的成果評(píng)目標(biāo)管理的成果評(píng)估小組建立一、績效評(píng)估領(lǐng)導(dǎo)者的角色一、績效評(píng)估領(lǐng)導(dǎo)者的角色 透過他人并且一起合作,共同達(dá)成工作目標(biāo),列出可能遇到的問題和障礙并事先尋求解決方法、列出實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所需要的知識(shí)和技能、列出為達(dá)成目標(biāo)需合作的外部對(duì)象與資源
21、。二、績效評(píng)估領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)二、績效評(píng)估領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé) 執(zhí)行任務(wù),培育人才,陳述面談目的、員工的自我評(píng)估、向員工告知評(píng)估結(jié)果、商討員工不同意的方面和共同制定績效改進(jìn)計(jì)劃等。三、領(lǐng)導(dǎo)者必須具備的九大能力三、領(lǐng)導(dǎo)者必須具備的九大能力 了解:聆聽與發(fā)問、分析、規(guī)劃 行動(dòng):組織力、創(chuàng)造力、持續(xù)力 追蹤:目標(biāo)導(dǎo)向、監(jiān)督撐握、自我反省工作中的二八原則要懂得有效地運(yùn)用二八原則來調(diào)整你的策略,采取正確的方法,抓住最關(guān)鍵的20%。20%的人成功 80%的人不成功20%的人用脖子以上賺錢 80%的人脖子以下賺錢20%的人正面思考 80%的人負(fù)面思考20%的人支配別人 80%的人受人支配20%的人做事業(yè) 80%的人做事情20%的人重視經(jīng)驗(yàn) 80%的人重視學(xué)歷20%的人有目標(biāo)
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