計(jì)算機(jī)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用

1、    計(jì)算機(jī)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用    張麗紅摘 要醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院管理的重要組成部分，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，深化醫(yī)療改革，檔案再次被人們所認(rèn)識(shí)。如何加強(qiáng)計(jì)算機(jī)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，使其更好的服務(wù)于科研、醫(yī)療、教學(xué)工作，是擺在我們面前的新任務(wù)的一個(gè)新課題。關(guān)鍵詞計(jì)算機(jī)；醫(yī)院檔案管理；應(yīng)用隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷更新與普及應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，信息成為無(wú)形的共享資源在人們的社會(huì)生活、生產(chǎn)中起著越來(lái)越重要的作用。檔案作為一種信息資源也不例外，近10年來(lái)不斷邁入現(xiàn)代化信息資源共享的軌道，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)各領(lǐng)域服務(wù)并發(fā)揮著不可估

2、量的作用。本文對(duì)近年來(lái)醫(yī)療衛(wèi)生檔案應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理的有利條件和規(guī)范化管理進(jìn)行分析和探討，力求促進(jìn)醫(yī)院檔案計(jì)算機(jī)管理機(jī)利用走向網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。一、醫(yī)院實(shí)行檔案管理計(jì)算機(jī)化的有利條件醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院的檔案室工作的基礎(chǔ)，是檔案室管理的一個(gè)重要組成部分。機(jī)關(guān)是計(jì)算機(jī)管理的第一個(gè)執(zhí)行機(jī)構(gòu)，可為檔案室打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，醫(yī)院檔案室需要快速、及時(shí)、準(zhǔn)確地提供信息，豐富的檔案信息，為實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理機(jī)關(guān)創(chuàng)造有利的外部環(huán)境和機(jī)遇。社會(huì)發(fā)展的需要，辦公自動(dòng)化程度的不斷提高，加快了機(jī)關(guān)工作質(zhì)量和工作效率。檔案的數(shù)量少，持續(xù)時(shí)間短，實(shí)時(shí)性強(qiáng)，實(shí)用性強(qiáng)，可在任何時(shí)間分類標(biāo)引、編目、輸入，為實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理創(chuàng)造

3、了有利條件。只要領(lǐng)導(dǎo)重視現(xiàn)代意識(shí)強(qiáng)，配備計(jì)算機(jī)設(shè)備只是舉手之勞。目前，醫(yī)院的目標(biāo)管理，檔案管理中有長(zhǎng)期和短期目標(biāo)，有具體的內(nèi)容，詳細(xì)的計(jì)劃和實(shí)施措施。醫(yī)院檔案管理實(shí)行全面質(zhì)量管理，是要做到心中有數(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理創(chuàng)造有利條件。二、檔案管理中使用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)（一）檔案計(jì)算機(jī)管理的使用不僅能幫助檔案檢索、統(tǒng)計(jì)，而且也有助于檔案的整理，分類、編制各種目錄，其速度和效果是人工所不能相比的。（二）計(jì)算機(jī)檢索詞庫(kù)時(shí)，檔案人員或利用者不需要按類別搜索系統(tǒng)的代碼，只需要將主題詞進(jìn)行組配的輸入電腦，很快就能得出結(jié)果。因?yàn)槲覀兇蟛糠质也貦n案是按問(wèn)題立卷的，所以在主題檢索時(shí)，

4、再設(shè)職能部門名稱加以限制，在這種方式中，將大大提高檢索的速度。（三）計(jì)算機(jī)管理可以使文件訪問(wèn)實(shí)現(xiàn)查找方便，直觀性強(qiáng)。該系統(tǒng)采用菜單形式，利用者把借閱單位、借閱人和檔案號(hào)輸入計(jì)算機(jī)，靈活組配輸入，可以立即得到結(jié)果。借閱文件到期沒(méi)有歸還時(shí)，也不需要檔案人員逐頁(yè)核對(duì)和填寫催還單，只要通過(guò)計(jì)算機(jī)便可以打印，節(jié)省了管理人員和借閱人員的時(shí)間，方便管理，提高了檢準(zhǔn)率。對(duì)于那些不熟悉計(jì)算機(jī)檢索表達(dá)式或檔案分類方法的利用者，計(jì)算機(jī)檢索是比較容易接受的。三、計(jì)算機(jī)檔案管理規(guī)范化（一）注重法律法規(guī)的建設(shè)，確立計(jì)算機(jī)管理檔案的法律效用。計(jì)算機(jī)管理檔案的法律效力是否被承認(rèn)，是檔案管理的前提。我們之所以要對(duì)文件進(jìn)行收集、

5、整理、分類、歸檔的管理，是以備后人查看利用。然而，查考使用的前提必須是這些文件具有法律效力，即對(duì)法律程序范圍內(nèi)可以作為接受證據(jù)的材料。如果文件沒(méi)有公認(rèn)的法律效力，對(duì)檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理也就失去意義。我認(rèn)為，確認(rèn)和保證文件的原始性，可以通過(guò)法律途徑解決，應(yīng)盡快加強(qiáng)法律法規(guī)建設(shè)。（二）檔案管理人員應(yīng)具備必要的軟件和硬件及外語(yǔ)應(yīng)用能力。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，不了解檔案管理的基本知識(shí)就無(wú)法了解檔案保護(hù)的必要性和重要性，我們就不能采取一切必要的措施管理和保存好電子檔案，最終使真實(shí)記錄遭受損失。而不懂計(jì)算機(jī)硬件和軟件技術(shù)就無(wú)法對(duì)文檔的整理和歸檔文件進(jìn)行有效的管理，是無(wú)法達(dá)到長(zhǎng)期保存和開發(fā)利用

6、檔案的目的。具有必要的外語(yǔ)應(yīng)用能力，不僅可以直接從國(guó)外出版物或者其他信息渠道獲取計(jì)算機(jī)信息管理的先進(jìn)技術(shù)，還可以促進(jìn)檔案管理人員更好地了解計(jì)算機(jī)硬件和軟件技術(shù)。這三個(gè)方面（基礎(chǔ)知識(shí)，軟件和硬件技術(shù)，外語(yǔ)應(yīng)用能力）條件并重，可以成為檔案管理模式的復(fù)合型人才。（三）醫(yī)院應(yīng)重視計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用，沒(méi)有檔案管理的自動(dòng)化，就沒(méi)有檔案管理的現(xiàn)代化，提高檔案管理的自動(dòng)化程序，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，這需要得到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能保證實(shí)施。（四）領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，檔案綜合管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要組成部分，盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務(wù)管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策所依據(jù)的信息體系。在科學(xué)家技

7、術(shù)日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)。這就需要領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，提高對(duì)檔案工作的思想認(rèn)識(shí)，調(diào)整檔案管理模式，使檔案管理模式從單純的紙質(zhì)收費(fèi)、整理、利用的管理，逐步過(guò)渡到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來(lái)，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用。只有領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，通過(guò)檔案人員的學(xué)習(xí)和努力，醫(yī)院當(dāng)那管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化完全可以實(shí)現(xiàn)。（五）加大網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在計(jì)算機(jī)檔案管理中的應(yīng)用。對(duì)于一些小型醫(yī)院來(lái)說(shuō)，由于人力物力財(cái)力等各種因素的制約，最好采用目前應(yīng)用較普及而性能與價(jià)格比又十分優(yōu)良的微機(jī)，逐步建立具有各單位特色的檔案管理微機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。（六）建立利用的反饋制度。醫(yī)院檔案的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理工作也需要通過(guò)反饋利用者的滿意程序和檔案被利用后產(chǎn)生的效果來(lái)提高和完善自身的服務(wù)。（七）重視對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)。任何一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)都要進(jìn)行硬件和軟件的維護(hù)。因此系統(tǒng)維護(hù)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理也是十分重要的。檔案工作者肩負(fù)著歷史的職責(zé)，我們有義務(wù)將接收的所有檔案運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理，使它記錄我院發(fā)展的歷史、豐富科技信息資源、推動(dòng)我院的科研事業(yè)發(fā)展，也促進(jìn)管理工作進(jìn)一步向科學(xué)化、系統(tǒng)