外貿(mào)業(yè)務(wù)員崗位說明書資料講解

1、1. 跟蹤訂單的生產(chǎn)進(jìn)度，安排產(chǎn)品的發(fā)貨；2. 負(fù)責(zé)樣品的申請、收集及分發(fā)，接待客戶；3. 負(fù)責(zé)對帳及催收貨款工作；4. 組織進(jìn)行客戶投訴或退貨的處理，并將結(jié)果反饋給辦事處或客戶。外貿(mào)業(yè)務(wù)員1 配合公司的所需，及時(shí)作好翻譯工作2 熟悉產(chǎn)品，對產(chǎn)品有所掌握，并能獨(dú)立分析其組成和給予準(zhǔn)確的報(bào)價(jià)3 熟悉產(chǎn)品在市場上的定位，找出報(bào)價(jià)時(shí)的不同4 能獨(dú)立開發(fā)客戶，對外貿(mào)流程了解，對產(chǎn)品的規(guī)格、質(zhì)量等都能給客戶及 時(shí)的答復(fù)5 能有隨機(jī)應(yīng)變的能力，處理好客戶的疑問，并努力下單6 生產(chǎn)過程應(yīng)跟蹤、驗(yàn)貨，做到質(zhì)量保證7 能夠獨(dú)立制作整套單據(jù)和相關(guān)的檢驗(yàn)證明等，并獨(dú)立聯(lián)系貨代，將貨物安 全送入倉庫8 及時(shí)通知客戶和

2、貨代有關(guān)貨物裝運(yùn)的情況9 妥善保管客戶的資料和樣品，有條理的歸檔10 退稅核銷要及時(shí)，將所需全套資料送給財(cái)務(wù)辦理11 提交季度業(yè)務(wù)匯總和年度總結(jié)12 注意提升自身產(chǎn)品知識、英語和業(yè)務(wù)能力13 在國外的重要節(jié)假日里，需發(fā)送電子賀卡以示問候，及時(shí)向客戶提供我司 最新產(chǎn)品信息和產(chǎn)品目錄14 處理好與各部門的關(guān)系，并及時(shí)地向他們請教有關(guān)產(chǎn)品的最新信息和動(dòng)態(tài)15 根據(jù)市場的變化，適時(shí)地開發(fā)新產(chǎn)品 什么叫做跟單員？ 跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務(wù)流程運(yùn)作過程中， 以客戶定單為依據(jù)， 跟蹤產(chǎn)品（服務(wù)）運(yùn) 作流向并督促定單落實(shí)的專業(yè)人員， 是各企業(yè)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)， 特別是外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性人才 之一。外貿(mào)跟單員的職

3、責(zé)：跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務(wù)流程運(yùn)作過程中，以客戶定單為依據(jù)， 跟蹤產(chǎn)品（服務(wù)）運(yùn)作流向并督促定單落實(shí)的專業(yè)人員， 是各企業(yè)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)， 特別是外 貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性人才之一。一名合格的跟單員需要掌握外銷、 物流管理、生產(chǎn)管理、單證與 報(bào)關(guān)等綜合知識。外貿(mào)業(yè)務(wù)員的工作內(nèi)容和職責(zé)：1、及時(shí)安排好打樣。 要按客戶的要求， 書面詳細(xì)列出打樣單。 打樣單上應(yīng)嚴(yán)格 明晰 四大要素：貨號、原料、顏色搭配和做法 。打樣單的格式應(yīng)嚴(yán)格參照大貨訂 單格式，即貨號 - 顏色-數(shù)量應(yīng)列出表格，而不能是其它的任何格式。打樣單應(yīng)由 外貿(mào)部經(jīng)理簽字后， 方能安排打樣， 外貿(mào)部經(jīng)理不在時(shí)， 由外貿(mào)部經(jīng)理指定的人 簽字。如

4、涉及 XX 模、五金模具是否要開，應(yīng)請示外貿(mào)部經(jīng)理 。如打樣需新購原 料或輔料， 應(yīng)書面通知采購部購買。 如采購過程中涉及最少起訂量的， 應(yīng)馬上匯 報(bào)外貿(mào)部經(jīng)理，由外貿(mào)部經(jīng)理決定如何處理。樣品完成后，應(yīng)仔細(xì)審核樣品， 寄出前，必須拍照存入電腦檔案。 如果是新客戶， 樣品是否向客戶收費(fèi)、收多少、快遞費(fèi)是預(yù)付還是到付，需請示經(jīng)理，由經(jīng)理決 定。總的原則是：如果是少量樣品，樣品免費(fèi)，運(yùn)費(fèi)到付。如樣品數(shù)量較多，應(yīng) 考慮樣品收費(fèi)，運(yùn)費(fèi)到付。2、嚴(yán)格把握 “核價(jià)單 ”，精確地報(bào)出美金銷售價(jià)格。 一般情況下，核價(jià)單只要掌 握兩種就可，一種是 “一般貿(mào)易核價(jià)單 ”，一種是 “進(jìn)料加工核價(jià)單 ”。核價(jià)單原則 上

5、是由計(jì)劃部提供的。 業(yè)務(wù)員在向計(jì)劃部索取核價(jià)單時(shí)， 應(yīng)拿到 Excel 的電子格 式，而不是紙張打印件。 拿到計(jì)劃部提供的核價(jià)單后， 業(yè)務(wù)員應(yīng)逐字逐行進(jìn)行審 核，檢查是否有任何可能的差錯(cuò)。特別要有能力看出明顯的錯(cuò)誤，如發(fā)現(xiàn)一個(gè) XX 皮康紙的金額為 5 元，一個(gè) XX 里布的用量為 1 米，應(yīng)立即通知計(jì)劃部，要 求計(jì)劃部立即改正錯(cuò)誤。當(dāng)遇到計(jì)劃部未能及時(shí)提供核價(jià)單， 客戶又要馬上提供報(bào)價(jià)時(shí)， 業(yè)務(wù)員應(yīng)立即動(dòng) 手，收集相應(yīng)的核價(jià)單數(shù)據(jù)，自己制作出準(zhǔn)確的核價(jià)單。業(yè)務(wù)員一定要看清楚核價(jià)單中利潤和銷售利潤率的計(jì)算方法的公式是否正確。利潤 =美金賣價(jià) X 匯率 X0.96- 成本銷售利潤率=利潤十（美金

6、賣價(jià)X匯率）X100%美金賣價(jià)確定后， 原則上必須經(jīng)外貿(mào)部經(jīng)理審核后， 方能對外報(bào)價(jià)。 個(gè)別客戶提 出傭金要求的， 業(yè)務(wù)員必須把事情的來龍去脈向外貿(mào)部經(jīng)理匯報(bào)清楚， 由經(jīng)理決 定如何操作。確定美金賣價(jià)，總的原則如下：3 、積極主動(dòng)與客戶保持聯(lián)系，促使客戶及早下訂單 。樣品寄給客戶之后，應(yīng)在 快遞網(wǎng)頁上查閱客戶是否已經(jīng)收到樣品， 確認(rèn)客戶樣品收到后， 應(yīng)立即發(fā)信給客 戶，非?？蜌獾卦儐柨蛻魧悠返脑u價(jià)，詢問客戶是否有下訂單的可能。4 、業(yè)務(wù)員應(yīng)始終牢固樹立 “訂單就是命令 ”的企業(yè)理念。 客戶下訂單后，業(yè)務(wù)員 應(yīng)在第一時(shí)間整理出中文訂單， 并立即下發(fā)到有關(guān)部門。 客戶下訂單后， 業(yè)務(wù)員 應(yīng)立即放

7、下手頭其它并非萬分要緊的事情， 全身心投入到對客戶訂單的分析， 圍 繞“貨號-原料-顏色搭配 -做法”四個(gè)要素，與打樣時(shí)的最后確認(rèn)樣核對 （必要時(shí)要 再次與打樣間溝通） ，如有客戶交待不清的， 應(yīng)立即發(fā)電子郵件與客戶書面確認(rèn)。 客戶確認(rèn)后，立即打印出中文訂單并下發(fā)。 從收到客戶原始訂單到中文訂單下發(fā)， 整個(gè)過程的時(shí)間，能半小時(shí)解決的，堅(jiān)決不能用 1 小時(shí)解決，能 1 小時(shí)解決的，堅(jiān)決不能用 2 小時(shí)解決，以此類推。整個(gè)過程，最長不能超過 48 個(gè)小時(shí)。如果 期間業(yè)務(wù)員正好輪到休息， 則無條件調(diào)休。 如客戶原始訂單有交待不清， 業(yè)務(wù)員 發(fā)電子郵件后，客戶在上班時(shí)間的 4 個(gè)小時(shí)內(nèi)沒有回復(fù)的，此時(shí)

8、業(yè)務(wù)員應(yīng)立即做兩件事：第一，打電話給客戶，催促客戶盡快書面回復(fù)；第二，口頭匯報(bào)外貿(mào)部經(jīng)理，講明情況，如外貿(mào)部經(jīng)理提出新的建議的，立即按經(jīng)理的要求去做。中文訂單的發(fā)文放范圍應(yīng)在訂單的最上面顯示清楚。 顯示發(fā)放范圍的標(biāo)準(zhǔn)格式是 “發(fā)：沈阿瑟（ 1）、張三（ 6）、李四（ 3）、王五（6）、錢六（ 5）、趙七（ 1）、李 八（ 1），共 23 份?！敝形挠唵沃袘?yīng)絕對杜絕模糊語言，如 “與上次一樣”、“與去年一樣”、“有關(guān)部門” 等等。在中文訂單的右下角，業(yè)務(wù)員應(yīng)手工親筆簽下自己的姓名，而不能在電腦中打印 出自己的姓名。手工親筆簽名，表明業(yè)務(wù)員已對訂單的內(nèi)容已經(jīng)徹底審核， 已經(jīng) 沒有任何絲毫的差錯(cuò)，也

9、表明業(yè)務(wù)員已對此訂單已經(jīng)完全承擔(dān)全部的責(zé)任。當(dāng)然，訂單最終確認(rèn)的另一個(gè)重要的指標(biāo)是客戶 30% 定金到賬，或信用證到手。如定金或信用證未到位，可下發(fā)訂單，讓計(jì)劃部先計(jì)算用料，但要書面通知采購 部：“所有物料采購等通知”。5、把客戶的包裝要求完整、全面、清晰、及時(shí)地告訴包裝計(jì)算人員，以保證包 裝物品的及時(shí)到位。6、與計(jì)劃部、采購部和生產(chǎn)部經(jīng)理全程保持溝通，了解訂單的算料、物料 采購、生產(chǎn)安排、實(shí)際生產(chǎn)動(dòng)態(tài)和包裝物品到位程度的最新情況。 如外貿(mào)部經(jīng)理 或分部經(jīng)理詢問有關(guān)這些情況，業(yè)務(wù)員必須能對答如流，絕對要避免“我不知道”、我還不清楚” 大概這樣的言語。7 、會同業(yè)務(wù)員助理和生產(chǎn)部品質(zhì)檢驗(yàn)人員，隨

10、時(shí)檢查成品質(zhì)量情況，作好詳細(xì)的書面驗(yàn)貨記錄。 如果發(fā)現(xiàn)成品有質(zhì)量問題， 應(yīng)立即匯報(bào)外貿(mào)部經(jīng)理， 并立 即通知生產(chǎn)部經(jīng)理，以便在第一時(shí)間采取措施。反映質(zhì)量問題時(shí)，應(yīng)隨機(jī)抽樣， 列出數(shù)據(jù)， 顯示質(zhì)量問題的百分比， 養(yǎng)成用數(shù)據(jù)說話的良好習(xí)慣。 既不能以偏概 全、小題大做，更不能視而不見、無所作為。8、業(yè)務(wù)員在驗(yàn)貨時(shí)，同時(shí)應(yīng)對訂單的所有貨號進(jìn)行現(xiàn)場拍照（注意要顏色 交差，顏色也要拍齊） ，并存入電腦檔案。9 、提早與生產(chǎn)部經(jīng)理溝通， 預(yù)先安排好大貨的出貨計(jì)劃。 出貨計(jì)劃確認(rèn)后， 先與客戶確認(rèn)，客戶確認(rèn)后，立即準(zhǔn)備好所有出貨資料，交給單證部，以便讓單 證部在第一時(shí)間訂好艙位或航班。 所有拖箱時(shí)間或送貨日

11、期確認(rèn)后， 應(yīng)立即發(fā)出 書面“出貨通知 ”?！俺鲐浲ㄖ钡陌l(fā)放范圍應(yīng)明確書寫清楚。10、訂艙位或訂航班時(shí)，應(yīng)提交給單證部的通用資料包括：中文訂單、裝箱單、貨物單價(jià)。同時(shí)應(yīng)另附一頁，書面打印，顯示如下內(nèi)容：-貨號名稱：皮 WW ? PU/PVC XX ?皮 YY ? PU/PVC ZZ ?-貿(mào)易情況：一般貿(mào)易？進(jìn)料加工？來料加工？- 拼箱還是整柜?-價(jià)格條款： FOB? CFR? CIF? FOB 但運(yùn)費(fèi)墊付?- 是否要原產(chǎn)地證?如是， RORM A 還是 C/O ?-發(fā)貨人：XX皮件公司？ YY進(jìn)出口公司？ ZZ公司？還是客人另有要求？- 收貨人：英文全稱?地址?- 通知人：英文全稱？地址？-

12、 貨物存放地點(diǎn)： XX 倉庫？ YY 倉庫？ ZZ 倉庫？- 可拖箱時(shí)間？可送貨時(shí)間？- 客戶是否還要其它特殊的要求？在此列明 如是進(jìn)料加工或來料加工出口，應(yīng)至少提前 10 天左右與單證部聯(lián)系，以防止手 冊沖突情況發(fā)生，因單證部要提前準(zhǔn)備好手冊。11、催討余款。如業(yè)務(wù)是信用證交易，走貨后，所有單據(jù)交銀行事宜將由單證部 操作。但業(yè)務(wù)員應(yīng)主動(dòng)與單證部溝通，了解交單情況。如業(yè)務(wù)為 T/T 交易，業(yè) 務(wù)員要做的事情如下：如貨物空運(yùn)，應(yīng)在訂航班前要求客戶付清余款，收到 100%貨款后，才可訂航班 并送貨。如貨物海運(yùn)，先與單據(jù)部溝通，看何時(shí)能拿到正本提單，拿到正本提單后，立即把發(fā)票、裝箱單和提單傳真給客戶

13、，并書面要求客戶付余款（正常情況下， 30%已付，余款是總貨款的 70% ）。客戶付清所有貨 12、一筆訂單出貨后，應(yīng)主動(dòng)與 外貿(mào)部經(jīng)理溝通， 向經(jīng)理索要這筆業(yè)務(wù)的有關(guān)成本利潤數(shù)據(jù)， 書面寫出這筆訂單 的效益情況分析作為總結(jié)，并復(fù)印二份，一份報(bào)外貿(mào)部經(jīng)理，一份報(bào)分部經(jīng)理， 原稿那一份自己留底。索要有關(guān)成本利潤數(shù)據(jù)時(shí)，業(yè)務(wù)員應(yīng)向外貿(mào)部經(jīng)理索取， 而不是直接向財(cái)務(wù)部索取。13、注意原料色卡的收集、制作和歸檔。寄給客戶的色卡，一定要有至少一份一 模一樣的色卡留底， 而且保存歸檔在外貿(mào)部的色卡檔案中心。 新料到貨， 不管是 客供料，還是國產(chǎn)料， 必須在第一時(shí)間做出標(biāo)準(zhǔn)色卡， 保存歸檔在外貿(mào)部的色卡 檔

14、案中心。 外貿(mào)部色卡檔案中心的增補(bǔ)或修改， 均有同步的書面記錄。 該書面記 錄是一 Excel 表格，文件名是 “色卡詳細(xì)清單 ”，內(nèi)有兩個(gè) SHEET ，文件存放地點(diǎn)是：電腦網(wǎng)上鄰居 nworkgroup nkeke-外貿(mào)部色卡中心的根目錄下。為確保 “色卡詳細(xì)清單 ”與實(shí)際色卡的完全一致，實(shí)際色卡的制作和 “色卡 詳細(xì)清單 ”的更新與維護(hù)， 由外貿(mào)部經(jīng)理操作， 或由外貿(mào)部經(jīng)理指定的人員操作。 任何人，如未經(jīng)授權(quán)，不得操作。業(yè)務(wù)員在打印訂單或出具任何書面材料時(shí)，凡 有關(guān)原料的名稱、中文顏色名和色號的，一律以 “色卡詳細(xì)清單 ”的叫法為準(zhǔn)，不 得想當(dāng)然地另搞一套。 業(yè)務(wù)員應(yīng)經(jīng)常翻看色卡中心的檔案色卡， 也應(yīng)經(jīng)常在電腦 的網(wǎng)上鄰居上查看 “色卡詳細(xì)清單 ”文件，及時(shí)了解色卡的最新動(dòng)態(tài)。14、學(xué)會生產(chǎn)訂單包裝物的計(jì)算（主要內(nèi)容是內(nèi)盒、外箱、塑料袋等）和裝箱單 的制作，做到包裝計(jì)算人員因故不在時(shí)，照樣能獨(dú)立計(jì)算和訂購所有包裝物品。15、不斷地提高自己的英語水平， 特別是英語的聽說能力。 原則上每天應(yīng)化至少 15分鐘的時(shí)間，用于英語的聽力訓(xùn)練。 及早擺脫業(yè)務(wù)員中普遍存在的 “聽不明白、 說不流暢、讀不全懂、寫不地道 ”的低能局面。16、完成外貿(mào)部經(jīng)理和分部經(jīng)理交辦的其它事項(xiàng)。款后，把客戶