招商會籌備流程最詳計劃方案(共8頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上成都市嘉洲新型防水材料有限公司招商會議籌辦會務(wù)工作計劃方案2012年10月，為全面配合渠道人員對于成都市市場渠道的開拓架構(gòu)工作，針對于成都市場渠道建設(shè)開展招商會所有相關(guān)工作，特制定此工作計劃，以確保招商會工作條理清晰，成功完成。此工作計劃中時間安排，假定11月初開展針對成都市場舉辦的招商會議。1、 前期籌備階段： 1.宣傳造勢：目的-為了良好配合渠道部外勤人員開展工作，讓工作人員在前期與客戶溝通、經(jīng)銷商選擇與經(jīng)銷條件談判中占據(jù)有利位置。工作計劃：10.10-10.13 三天時間，全面地收集目前成都市場經(jīng)營防水材料商家的業(yè)內(nèi)信息獲得方式，對于回饋信息作出分析，并制定出完

2、整的造勢推廣方案；（所采用宣傳方式，媒體名字，設(shè)計宣傳資料；制定具備一定效果的階段性宣傳炒作方案）10.14-10.16 三天時間，落實宣傳造勢方案的實施（根據(jù)所制定宣傳方案，制作宣傳資料的投放、落實其他造勢炒作安排至具體人頭）10.16-10.21 開始宣傳工作第一周，即時收集并分析目前所做宣傳方式具體效果反響信息，并作出下一步宣傳方案：若目前所采用方式效果較好-加大宣傳投入；若目前所采用方式效果不佳-立即分析問題所在（改良方式參照文檔“關(guān)于宣傳造勢”）Ps：前期宣傳造勢工作開展中，時刻保持與渠道人員溝通，通過渠道人員反饋信息，分析所做造勢工作安排。從制定此計劃即日起，全面運用公司目前所具備

3、宣傳設(shè)施（網(wǎng)頁，其他廣告）方案具體落實操作及責(zé)任落實：1. 關(guān)于信息如何收集：會務(wù)人員及渠道人員，在日常工作拜訪客戶時，收集所需信息；（主要通過交流，獲知目前成都市場獲取業(yè)內(nèi)信息動態(tài)的方式，如：報刊、新聞、口傳等等）2. 關(guān)于宣傳方案如何制定：根據(jù)所收集信息反饋，由會務(wù)人員設(shè)計并通過領(lǐng)導(dǎo)批準后聯(lián)系打印廠家（創(chuàng)想廣告噴繪寫真）開始制作；（目前主要分析是否需要-DM單，市場宣傳海報，業(yè)內(nèi)動態(tài)報刊）3. 關(guān)于宣傳方案如何落實開展：在宣傳資料制作完畢之后，分發(fā)與各渠道人員，由各渠道人員在客戶跟進過程中，發(fā)放相關(guān)資料； 2.招商會會中資料制作： 目的-通過宣傳招商手冊、會議PPT等直觀展現(xiàn)于來會客戶眼前

4、的一些東西，更突出企業(yè)對于招商之思路專業(yè)地、清晰地體現(xiàn)。 工作計劃： 10.15-10.19 與觀察宣傳方式效果回饋同期，根據(jù)付總所提供資料（政策方面、會議內(nèi)容相關(guān)），設(shè)計制作招商手冊，會議PPT； 10.22起，與渠道人員溝通配合，將與政策相關(guān)的一些宣傳資料投放于市場，并制定招商會開展具體工作流程。（此后工作計劃安排，參照“招商會流程總表”及“招商會流程總表細節(jié)說明”） 方案具體落實操作及責(zé)任落實： 1.關(guān)于招商手冊，會議PPT制作及應(yīng)用：由會務(wù)人員設(shè)計并通過領(lǐng)導(dǎo)審核過后交付廣告公司打印制作（創(chuàng)想廣告噴繪寫真）；由渠道人員經(jīng)過培訓(xùn)后在拜訪客戶過程中為客戶詳細講解； 2.關(guān)于招商會開展具體流程

5、策劃設(shè)計：由會務(wù)人員策劃文案及總體流程以及所有環(huán)節(jié)細節(jié)注意事項并落實各環(huán)節(jié)責(zé)任人員，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核并批準后，嚴格按照策劃方案執(zhí)行；2、 前期策劃階段：1. 招商會整體流程及總體方案策劃： 目的：制定具有規(guī)范性、可復(fù)制性的招商會具體流程方案，以接下來的工作中嚴格執(zhí)行且便于今后復(fù)制與不斷改良。 工作計劃：1. 確定會議目的、名稱、規(guī)模概念：招商會議由于有其獨特的個性，因而不論以何種方式進行，其目的就是為了招商引資。圍繞這個目的，招商組織根據(jù)掌握的各種信息，目標客商的投資動態(tài)，以及目前行業(yè)發(fā)展趨勢，各經(jīng)銷代理商具體情況等，來分析和擬定招商會的目標，再根據(jù)邀請客商的人數(shù)多少等因素確定招商會的形式及規(guī)模。2

6、. 會議當日整體流程設(shè)計 概念：針對于招商會會前、會中、會后具體具備流程環(huán)節(jié)設(shè)計，并通過領(lǐng)導(dǎo)審核后，嚴格按照所設(shè)定的流程開展工作。3. 人員分工與協(xié)調(diào)概念：分工和協(xié)調(diào)次序明白，首先是分工，完成自己份內(nèi)的工作任務(wù)，其次是配合其他組的需要，落實流程中各環(huán)節(jié)具體事項至具體人頭上。4. 主持人、講師及課程設(shè)定概念：主持人設(shè)定考慮中，注重一個總結(jié)能力，一個優(yōu)秀的主持，會把每一個講課人的內(nèi)容總結(jié)以及導(dǎo)引到下一個課題 ，過渡自然；講師設(shè)定考慮業(yè)內(nèi)經(jīng)驗豐富且語言表達能力強者。5. 會前動員會及各工作組最后落實并強調(diào)職責(zé) 概念：會前總動員與職責(zé)強調(diào)要讓每個參與會議工作的員工了解整個會議的重要性，并把大家的心態(tài)調(diào)

7、整到期最佳。 方案具體操作與責(zé)任落實：1.關(guān)于如何確定此次招商會目標及規(guī)模：從渠道人員處了解目前所開發(fā)的目標商戶的質(zhì)量、意向等信息，由渠道總監(jiān)把關(guān)確定此次招商會性質(zhì)、目標；2. 關(guān)于如何設(shè)定會議當日流程：由會務(wù)、策劃人員制定，參照“招商會策劃書”中“會議詳情一覽表”作為基本流程，在實際后續(xù)工作中針對具體流程再做修改于增減；3. 關(guān)于人員分工于協(xié)調(diào)的原則和計劃：根據(jù)“會議當日流程”對現(xiàn)有人員進行分工分組工作基本組織架構(gòu)可以下表配置- 基本組織架構(gòu)序號職位職能說明1總指揮一般有公司老總或者副總擔(dān)任，主要是會議前期的組織、后期服務(wù)和總協(xié)調(diào)2會務(wù)協(xié)調(diào)要求心態(tài)平和，熟悉整個流程環(huán)節(jié)細節(jié)以及各個代理商的情

8、況。負責(zé)會議接待、登記、會議資料的發(fā)放的安排工作及會場的整理、各個成員的分配協(xié)調(diào)、突發(fā)事件的處理和協(xié)調(diào)。用餐協(xié)調(diào)、與會場的事務(wù)性安排，參會人員的往返接送等3會場執(zhí)行執(zhí)行落實會務(wù)協(xié)調(diào)工作，主要負責(zé)會場各設(shè)備設(shè)施等硬件相關(guān)工作，同時支持會場秩序的調(diào)節(jié)、攝影、攝像、講課進程的安排、會場現(xiàn)場的業(yè)務(wù)處理、會場氣氛的營造4后勤支持主要負責(zé)會場接待簽到、領(lǐng)導(dǎo)引領(lǐng)、茶水供給等工作，同時支持協(xié)助業(yè)務(wù)人員做好談判相關(guān)后勤工作5業(yè)務(wù)洽談這個組責(zé)任最重，一般有分管區(qū)域經(jīng)理或者渠道人員擔(dān)任，成員是熟悉市場和具有談判能力的人，負責(zé)參會人員的名單整理、分組、就餐安排、合同資料、與會人員的事務(wù)協(xié)調(diào)、意向代理商的溝通促進、配合

9、會務(wù)組進行業(yè)務(wù)安排等 4. 關(guān)于主持、講師、課程設(shè)定計劃：a. 提前10天定好講課內(nèi)容，并由授課人提供課件或講課提綱。b. 授課內(nèi)容不沖突，而且要有遞進關(guān)系，課程的順序很關(guān)鍵，一般順序是行業(yè)前景和公司的優(yōu)勢講解；公司的項目介紹和政策闡述以及投資分析；公司的營銷策略分析；樣板市場的啟動介紹和財務(wù)分析；其他需要設(shè)置的內(nèi)容?；旧习凑战?jīng)銷商的了解事務(wù)的習(xí)慣和次序來講解，比如說如果上述次序調(diào)整，在經(jīng)銷商不了解政策的情況下，講解營銷方案和財務(wù)分析就顯得很突兀，不容易被人接受。c. 必須準備備用講授主題以及備用主講人準備，以免突發(fā)情況發(fā)生；d. 必須安排主講人、主持人、提前演練；e. 主持人職責(zé)： 1.主

10、持人必須提前熟悉會場、會議主題、內(nèi)容等； 2.會前先宣布會議程序和會議須知，并將注意事項進行公布； 3.擬定每位嘉賓的經(jīng)歷與職務(wù)簡介，當嘉賓上臺前進行介紹； 4.致辭結(jié)束后用簡單的總結(jié)發(fā)動來賓為嘉賓鼓掌； 5.事先準備好活躍會議期間的話題、活動； 6.主持人的煽動性和會議的氣氛息息相關(guān)。 講師職責(zé)： 1.制定講授課程大綱予會務(wù)人員，參與會議PPT制作把關(guān)工作； 2.流程且專業(yè)地對于講授內(nèi)容的講解；5. 關(guān)于會前動員及各組工作最后明確落實的開展： 再一次地強調(diào)個工作人員的職責(zé)，引起所有參與人員的高度重視，并嚴格按照之前分工及安排情況執(zhí)行后續(xù)工作；2. 招商會物資準備： 常用物資：電腦，打印機，打

11、印紙，微波爐，飲用水，飲水機，一次性水杯，照相機、攝像機或小型DV，膠卷，電池，備用插座，便簽紙，裁紙刀，剪刀，膠帶紙（寬窄均備），雙面膠，回形針，大頭針，膠水，白板筆，戒煙標志、公司放大的標識、以及各通知條（比如說有現(xiàn)場打電話的，直接去說可能唐突一些，那么準備一個紙條，“先生/女士，你好，請維持會議現(xiàn)場的安靜，請把手機調(diào)至震動或關(guān)閉，謝謝配合；你這樣遞過去一個條子，比說話的效果要好多了)。 布置物資：會場入口處會議相關(guān)歡迎橫幅；至?xí)雎窐酥敢把赝拘麄骱?；簽到臺布置-簽到本、桌花、簽到筆（多備）、來賓簽到同時發(fā)放胸花或掛牌；會場桌面裝飾；墻面裝飾；舞臺裝飾-背景幕布、主持臺桌花、投影設(shè)備；

12、 應(yīng)急物資：公司目前主打主推防水材料樣品，多帶一些，以備來賓現(xiàn)場感受；簡單食物，已備工作人員因忙碌導(dǎo)致無法用餐，可事先找到盒飯外賣等聯(lián)系方式，若需要及時可送；急救醫(yī)療箱，會場基本應(yīng)配置； 邀約物資：由會務(wù)人員專門對此次招商會設(shè)計入場門票或者請柬（請柬門票讓渠道人員有篩選的對客商發(fā)放）3. 招商會開展活動策劃書：目的：制定具有規(guī)范性、可復(fù)制性的招商會具策劃文書，交予領(lǐng)導(dǎo)審核。同時可以接下來的工作中嚴格執(zhí)行且便于今后復(fù)制與不斷改良。工作計劃：由招商會策劃組制定活動策劃書，將活動具體主題、時間、地點、參會人員、流程、各組織成員職責(zé)等所有開展招商會相關(guān)工作方案落實至策劃書中，逐級通過公司審批后，堅決按

13、照策劃書中流程執(zhí)行工作； 具體操作落實方法：策劃書具體內(nèi)容，參考“成都市嘉洲新型防水材料有限公司 2012年招商會議策劃書”此策劃書制定后，作為后續(xù)開展招商會策劃書模板，并對之持續(xù)修改完善；4.招商會各環(huán)節(jié)深化細節(jié)：目的：針對于以上工作計劃，進步一作出更深化細節(jié)明確，確保招商會從策劃至成功舉辦到會后跟進井然有序，萬無一失，完美成功。詳細內(nèi)容：1、 招商會策劃會務(wù)組的工作細節(jié)注意（會務(wù)組是招商會的大腦和管家，事無巨細，前頭萬緒，會務(wù)組組長一定是一個既了解經(jīng)銷商又有人生閱歷的人，脾氣很關(guān)鍵） 1. 確定會場后，會務(wù)組成員要熟悉會場環(huán)境及會場各部門主管，如：客房部、餐飲部、工程部、會議室等，把電話常

14、備，做成小貼條，幾個組長每一個人一份，以備急時需要。 2.招商會策劃會務(wù)組人員確定會務(wù)組工作地點后，將會議物資全部放好并進行登記，分類并標注，做到方便查找使用，尤其是重要物品如電腦、打印機、相機、DV等設(shè)備的妥善保管，責(zé)任到人，否則容易出現(xiàn)大家都不知道的結(jié)果，做好防盜、防潮、防水、防曬等工作，從進駐會場至撤離會務(wù)組應(yīng)24小時有人在崗。 3.了解會場所能提供的服務(wù)，如：接送車輛、叫醒報務(wù)、免費早餐、市內(nèi)免費電話等。并與服務(wù)部門詳細說明如何配合。如：接送車輛何時、何地、如何接送客人，叫醒服務(wù)的時間，方式，語氣等。 4.如來賓需要特殊的服務(wù)如：長話、播放錄像、加餐、用餐時點酒點煙等要與前臺說明，來賓

15、自己結(jié)算，會務(wù)組概不負責(zé)，如果能形成文字就更好。 5.若會議地點在酒店，則會務(wù)組除安排日常接待辦公房間外還應(yīng)安排用于專門與客戶溝通的房間，套房要開一間到兩間，費用這個時候不能省。 6.招商會策劃會務(wù)組房間內(nèi)要做到衛(wèi)生整潔，杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆聊天、吸煙，除休息和輪休人員外會務(wù)組成員不得在床上休息，尤其是注意不能脫鞋以免異味充斥房間。 7.來賓提出的合理建議或問題在第一時間解決，即使不是自己的業(yè)務(wù)范圍，不能直接說：“你去找那個那個人吧，支走OK“，一定要說”你等一下我?guī)湍懵?lián)系一下，看他在那里，然后你去找他“，如果客戶提出的問題超標，解決不了的向上級反映，不能隱瞞不報或越權(quán)處理。 8.招商會

16、策劃掌握所有會議信息及人員聯(lián)系方式，備注上通過何種方式得知的消息，和公司哪個人員溝通過，這個很重要，如果知道那個方式，以及和公司的具體人溝通過，那么會后的談判就是知己知彼，在言語上也不沖突，因為即使是一個事情，兩個人就有兩個說法，一點語氣的不同都會給客戶產(chǎn)生不正規(guī)的感覺，同時也容易被客戶利用互不通氣的弊病，那個誰、誰說了，你們是這樣的等等，來制造事件為自己利益打算。 9.若接站車輛途中遇到塞車，及時向來賓解釋，請其等候或自己打車趕往會場。 10.做好有突發(fā)事件的心理準備以及應(yīng)對策略和第一、第二責(zé)任人，如：來賓之間產(chǎn)生糾紛，有人在會議現(xiàn)場無理取鬧，競爭對手參與等。2、 關(guān)于后勤支持成員工作注意細

17、節(jié)：根據(jù)會場環(huán)境，制定統(tǒng)一的工作流程。1.登記簽到處環(huán)境整潔，便于來賓登記，禁止擺放無關(guān)物品。2.若涉及酒店住宿則與酒店前臺及客房部保持緊密聯(lián)系，及時了解入住信息，確?？腿说娜胱“才拧Ｍ瑫r提前向前臺領(lǐng)取客房鑰匙，為來賓省去復(fù)雜的登記過程。另外一定要收取房屋鑰匙押金，由我們轉(zhuǎn)向服務(wù)臺，不是不相信，而是防患以未然，同時也使客戶愛惜客房物品，因為抽煙燙洞或者拿人家毛巾擦皮鞋的事情常有發(fā)生，沒有押金最終公司要承擔(dān)。3.來賓到達時熱情接待，詳細詢問并新自填寫登記表，字跡填寫工整，便于確認。4.來賓填寫完登記表后發(fā)放整套會議相關(guān)資料，并說明里面裝的內(nèi)容，尤其是囑咐會議相關(guān)秩序由專人在會場入口處迎接來賓，并

18、向其說明手機關(guān)閉或調(diào)到無聲，或向其提示警示牌，上面寫有：“禁止吸煙”，“請將手機關(guān)閉或調(diào)至無聲”，“會場內(nèi)請勿喧嘩和走動”等警示語。，不明處查詢會務(wù)組，并告知會務(wù)組所在；由專人負責(zé)將來賓引領(lǐng)至就坐，主動幫助來賓提行李，若座位旁邊已有來賓要主動做介紹。5.提醒來賓將貴重物品妥善保管。6.引導(dǎo)來賓從前向后坐，如來賓中有熟人，可將其穿插安排在每排中間，幫助我方調(diào)節(jié)會議氣氛，如：帶頭鼓掌，向授課人點頭示意等。座位安排盡量一次到位，避免對來賓進行更換，如有特殊情況必須安排的，應(yīng)向調(diào)動雙方做好解釋工作。7.對來賓任何問題要對其進行指引，告知會務(wù)組、會場、衛(wèi)生間的具體位置。8.若需要休息用餐，則輪流用餐，確

19、保崗位始終有人，在登記工作較少的情況下可以考慮輪流休息，確保旺盛的工作精力。若會議開展，則盡量支持會場內(nèi)其他工作調(diào)配。3、 關(guān)于會場執(zhí)行成員工作注意細節(jié)：1.與會場服務(wù)員充分溝通，做到期雙方緊密合作。2.在會議開始前進入會場，檢測會場設(shè)備：麥克風(fēng)、投影儀、電腦、幕布、白板、白板筆、燈光、音響、空調(diào)等。3.選擇并預(yù)留攝像機位，盡量減少人員走動對攝像效果的影響。4.來賓入席后通知由會場服務(wù)員提供茶水，但是僅僅限于會前和中間休息的時候，中間倒水一是影響授課人的情緒，同時客戶喝水多了難免要小解，很麻煩，會擾亂會場秩序。5.在授課期間，如有來賓交頭接耳或接打電話，可遞上紙條，請其注意會場秩序，如有來賓打

20、盹，可為其提供風(fēng)油精或清涼油提神。6.為保證授課人的思路不受干擾，授課期間會場內(nèi)除攝像人員可以來回走動外，盡量控制其他人員減少走動。7.注意各個來賓的神態(tài)和聽課的認真程度，這個對后期談判都起到很好的作用（注意來賓聽課熱認真度，更能看出來賓的成交意向是否強烈、是否真心希望了解加盟政策等關(guān)鍵細節(jié)信息）4、 關(guān)于業(yè)務(wù)洽談成員工作注意細節(jié)：1.自己邀約到的來賓前往會場的跟蹤接待，以及就坐后會議過程中堅持保持住自己的專業(yè)形象；2.對于熟悉或關(guān)系較好的來賓可安排至一起就坐，對于不熟知的來賓可分插就坐于身邊便于深層次地交流挖掘；3.會議開始前隨時與簽到臺保持聯(lián)系，若自己邀約到的來賓未能到會場，及時通知會務(wù)成員，以便會務(wù)人員對于會議就坐、用餐等方面的人數(shù)變化風(fēng)險發(fā)生時，作出及時地應(yīng)急措施；4.業(yè)務(wù)洽談相關(guān)資料、公司主推防水材料樣品等所以相關(guān)