遼寧省檔案職稱考試指南第一部分復習資料

1、 檔案利用工作構(gòu)成三要素答：1、檔案利用者（主體因素）2、檔案信息資源（客體因素）3、檔案利用服務（條件因素） 檔案提供利用工作的要求答：1、加強各項基礎(chǔ)工作建設(shè)2、樹立主動服務思想3、研究檔案用戶了解利用需求和效果4、不斷完善檔案利用的服務方式5、擴大利用范圍服務社會服務公民 檔案編研的特點答：思想性、研究性、政策性第二部分 文書工作與歸檔文件整理第一章 文書與文書工作一、文書的定義及基本內(nèi)容。 文書是人們在社會實踐中，為處理各種事物而形成的，具有特定效用的信息記錄。這個定義包括：1、文書是在人類社會實踐活動中形成的。2、文書是出于人類主觀愿望，是為記錄和傳達某種意圖而形成的。3、文書是用文

2、字的形式表達并附著在一定載體上的信息記錄。二、上行文和下行文的行文方式？上行文：逐級、多級和越級。下行文：逐級、多級和直貫到底。三、行文關(guān)系：隸屬關(guān)系、業(yè)務指導關(guān)系、平行關(guān)系。 四、行文注意事項？1、嚴格控制發(fā)文數(shù)量和范圍。2、盡量直接對口行文，減少中間傳遞環(huán)節(jié)。3、上報的公文有以下情況者，上級機關(guān)的文書部門可將其退回原呈報單位。五、上、下級機關(guān)之間的行文規(guī)則？1、政府各部門在本部門職權(quán)范圍內(nèi)可以互相行文，可以向下一級政府的有關(guān)業(yè)務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府行文。2、凡部門之間未對有關(guān)問題協(xié)商一致，一律不得各自向下行文。3、向上級機關(guān)行文，

3、應當主送一個上級機關(guān)，如需報送相關(guān)的上級機關(guān)，可用“抄報”的形式。4、請示的公文應當一文一事，報告中不得夾帶請示事項。5、向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應當同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)；向下級機關(guān)布置工作，如對上級的決議、命令、指示等有所變通時，慶事先向上級請示批準，不得以抄報文件代替請示。6、受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向上級請示，應當寫明主送機關(guān)與抄報機關(guān)，由主送機關(guān)負責答復；上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導的下級機關(guān)行文時，應酌情抄送其另一上級機關(guān)。六、第二章 現(xiàn)行機關(guān)文書一、命令的類別及注意事項？類別：公布令、行政令、嘉獎令。注意事項：1、命令的發(fā)文機關(guān)有嚴格的限制。2、命令是上級領(lǐng)導機關(guān)對下級機關(guān)或人員

4、發(fā)布的領(lǐng)導性、指揮性文書，具有極高的權(quán)威性和顯著的強制性，要求受令者必須立即執(zhí)行。3、令與命令從意義上無區(qū)別，但令更常用于專令，如嘉獎令。二、決定和決議的類別？決定的種類：部署性和獎懲性決定。決議的種類：決定性和紀要性決議。三、決定和決議的異同？相同點：決定和決議是性質(zhì)相近的兩個文種，它們者有制約和規(guī)范作用，都具有嚴肅性和權(quán)威性，決定和決議是針對重要事項或問題做出決策的文件。不同點：1、適用對象不同。2、決策的原則和形式程序不同。3、內(nèi)容的側(cè)重點和表達方式不同。四、指示的類別：全局性和局部性指示。五、通報的適用范圍及類別？適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。類別：表揚性通報、批評性

5、通報、情況通報。六、議案的分類：立法案、任免案、重大事項案。報告的分類：工作報告、情況報告、建議性報告。函的分類：商洽函、詢復函、請求批準函。會議紀要的分類：決議性和協(xié)議性紀要。公報的分類：會議公報、外交公報和新聞公報。行政機關(guān)公文分為：公文眉首、主體和版記三部分。七、公文的眉道部分包括什么？1、秘密等級和保密期限2、緊急程度3、發(fā)文機關(guān)標志4、發(fā)文字號5、簽發(fā)人對于收文機關(guān)來說，還加上收文處理項目，收文機關(guān)名稱、收文編號、收文時間、存檔號四個部分。八、公文的主體部分包括：公文標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、發(fā)文機關(guān)及印章、附注。九、公文的版記部分包括什么：主題詞、抄報機關(guān)、抄送機關(guān)

6、、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間、頁碼。十、文本包括：正本、副本、存本、試行本、修訂本、各種文字文本件。十一、公文材料的收集和選用要求？1、收集材料的要求多。2、選用材料的要求嚴。選用材料應注意：真實可靠、具有典型意義、新鮮生動、適當加工梳理。十二、公文結(jié)構(gòu)的內(nèi)容包括；開頭、結(jié)尾、層次、段落、過渡和照應六個要素。開頭包括：目的式開頭、根據(jù)式開頭、概述式開頭、說明式開頭、引敘式開頭、提問式開頭、結(jié)論式開頭。結(jié)尾包括：總結(jié)式結(jié)尾、號召式結(jié)尾、強調(diào)式結(jié)尾、祈使式結(jié)尾、說明式結(jié)尾。公文的層次安排的方式：遞進式、并列式、因果式、總分式。常用的公文過渡形式有：用段落過渡、用句子過渡、用詞語過渡。公文常用的照應形式有：

7、題文照應、前后照應、首尾照應。十三、通用公文的撰寫步驟？1、明確發(fā)文目的和主題。2、收集有關(guān)材料，進行調(diào)查研究。3、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)。4、擬寫正文。5、要反復檢查，認真修改。十四、十五、第三章 現(xiàn)代辦公環(huán)境下的公文辦理一、文書辦理程序包括什么？1、收文辦理：收進階段有簽收、登記、審核。閱辦階段有擬辦、傳閱、承辦。2、發(fā)文辦理：草擬、審核、簽發(fā)、復核、編號登記、繕印、用印、分發(fā)、注辦、傳遞。二、簽收應注意：清點、檢查、簽字。文件登記的作用：1、便于文件的管理和保護。2、便于文件的查找和利用。3、便于文件的統(tǒng)計和催辦。4、便于作為工作憑證。文件登記的形式：外收文登記的項目有七項：順序號、收文時間

8、、來文機關(guān)、收文機關(guān)、發(fā)送方式、簽收人、備注。內(nèi)收文登記的項目有11項：日期、順序號、來文字號、密級、發(fā)文機關(guān)、文件標題、份數(shù)、分送單位、收者簽字、處置情況、備注。收文可以考慮不登記的范圍：1、各種公開的和內(nèi)部的出版物。2、一般性的公開信和不應開拆的私人信件3、一般性的簡報4、已被綜合性文件詳細包括的文件5、行政事務性的通知、便函、介紹信和請柬等。傳閱的方式有：分送傳閱、順次傳閱、閱文室閱讀。擬辦的內(nèi)容有5種：擬明批辦人、擬明承辦部門、擬明閱讀范圍、擬明處理問題的方案、提供背景材料。傳遞的途徑可分為：寄遞、電信傳遞和直接投遞三種?？樣〉牟襟E：打印或排印校樣校對校樣印刷裝訂等四個步驟。三、第四章

9、 文書管理、整理（立卷）綜述一、文件清退的范圍：絕密文件、有重大錯誤的文件、送領(lǐng)導和有關(guān)人員傳閱的文件、征求意見的文件、審閱文件和經(jīng)本人審閱的領(lǐng)導同志的講話材料等。二、文書整理（立卷）是指將辦理完畢的、具有查考、保存價值的公務文書按其形成過程中的有機聯(lián)系進行組合，以便于保管、檢索和利用。文書立卷包括文書立卷與歸檔文件整理兩種方法。三、各種稿本的歸檔案范圍：草稿、試行草案、定稿與存本、正本與副本。草稿的整理（立卷）分三種情況：一般文件的草稿、經(jīng)立法程序形成的法規(guī)性文件草稿、重要文件的草稿。四、歸檔制度的內(nèi)容：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求。歸檔要求：1、采用立卷方法的歸檔要求。2、采用歸檔文件整理

10、方法的歸檔要求。3、與紙質(zhì)文件相配套的其他門類和載體的檔案，整理方法也應符合有關(guān)制度和規(guī)范要求。文書立卷，又稱組卷，就是將辦理完畢的具有查考保存價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律組合成案卷。這一定義包括幾層含義：1、必須是辦理完畢的文件材料才可立卷。2、必須是具有查考保存價值的文件材料才應立卷。3、必須按照文件在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律組合案卷。文書立卷計劃：是文書和檔案部門針對機關(guān)工作的實際情況，每年預先編制的案卷方案。制定立卷計劃主要包括明確歸檔范圍、制定保管期限表、編制歸卷類目等。歸卷類目：就是分類方案、歸檔范圍、保管期限表的結(jié)合體。 歸卷類目由類名、條款順序號、條款、保管期

11、限等項目組成；類名為條款分類的名稱；條款順序號是每一條款排列的順序編號，也是條款的代號；條款是一組文件的題名；保管期限是文件的保存期限。歸類類目的作用：1為平時歸卷提供了依據(jù)。2、為立卷前文件的查找利用提供可靠的線索。3、為年終立卷提供方便。歸卷類目的編制方法：1、選擇分類方法：包括年度組織機構(gòu)分類法和年度問題分類法。2、擬制類目條款包括歸卷類目條款的設(shè)置要適當；條款的標題要確切、具體、明了；條款之間不能相互包含交叉，要盡可能標明一個條款內(nèi)所包括的是由什么機關(guān)制成的、反映什么問題的、屬于什么樣名稱的文件，為立卷打下良好的基礎(chǔ)。條款與類別不能并列。擬制條款還應考慮文件的保存價值，為今后立卷劃分保

12、管期限打好基礎(chǔ)。3、類與條款的排列與編號；4、修訂完善；5、編制歸卷類目應注意的問題。組卷時應注意：抓住主要特征，結(jié)合其他特征組卷；根據(jù)文件的不同類型，采用不同的特征組卷。有直接聯(lián)系的文件材料不能分開立卷。分清卷與卷之間的界限。卷內(nèi)文件的排列方法：按時間順序排列、按重要程度排列、按姓氏筆畫排列、按問題時間排列、按作者時間排列、按名稱時間排列。五、第五章 歸檔文件整理規(guī)則綜述一、三、對檔案管理現(xiàn)代化的意義：1、為以計算機技術(shù)為中心的現(xiàn)代科學技術(shù)在檔案管理工作中的有效應用鋪平道路。2、促進機關(guān)文檔一體化管理的實現(xiàn)。3、為設(shè)計合理的電子文件整理方法打下基礎(chǔ)。第六章 歸檔文件整理十三、歸檔文件整理內(nèi)容

13、包括：裝訂、分類、排列、編號、裝盒。 歸檔文件整理規(guī)則 最根本的特點，就是改革立卷的傳統(tǒng)做法，取消案卷這一實體保管單位，將歸檔文件整理的基本單位還原到文件本身，從而達到簡化操作的目的。歸檔文件修整：1、修裱破損文件；2、復制字跡模糊或易褪變的文件；3、超大紙張折疊。個人全宗的分類方法：1、生平傳記材料。2、創(chuàng)作材料；3、公務活動材料；4、個人書信5、經(jīng)濟材料；6、親屬材料7、評價材料；8音像材料9、其他材料。常用的復式分類法適用的機構(gòu)1年度機構(gòu)保管期限分類法適用于內(nèi)部機構(gòu)雖有變化但不復雜的立檔單位2保管期限年度機構(gòu)分類法適用于內(nèi)部機構(gòu)雖有變化但不復雜的立檔單位。3機構(gòu)年度保管期限分類法適用于內(nèi)

14、部機構(gòu)基本固定或少有變化的立檔單位以及撤銷機關(guān)的文件整理歸檔工作。4年度問題保管期限分類法多用于內(nèi)部機構(gòu)變化復雜，或由于機構(gòu)之間分工不明確、文書工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機構(gòu)，以及沒有內(nèi)部機構(gòu)或內(nèi)部機構(gòu)非常簡單等情況。5保管期限年度問題分類法適用于不宜按機構(gòu)分類的情況，多用于現(xiàn)行機關(guān)文件整理歸檔工作，被規(guī)則作為推薦采用的方法。6問題年度保管期限分類法此方法適用于撤銷機關(guān)的文件整理歸檔案工作或歷史檔案整理工作。7年度保管期限分類法適用于內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置簡單的基層單位或小機關(guān)，或者每年形成文件數(shù)量少的機關(guān)，適宜于現(xiàn)行機關(guān)文件整理歸檔工作。8保管期限年度分類法適用內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置簡單的基層單位或小機關(guān)

15、。 第三部分 科技檔案管理 第一章 科技文件概述 十、簡述科技文件歸檔制度的內(nèi)容。 答：（一）科技文件歸檔范圍：圖像文件、圖形文件；數(shù)據(jù)文件；文本文件；計算機程序；配套紙制文件。 （二）科技文件的歸檔時間：1、按項目結(jié)束時間歸檔；2、按工作階段歸檔；3、按子項目結(jié)束時間歸檔；4、按年度歸檔；5、隨時歸檔。 （三）科技文件的歸檔要求：1、科技業(yè)務部門是歸檔的主體；2、要保證歸檔文件的質(zhì)量；3、歸檔的科技文件，應做到線條、字跡清楚，紙質(zhì)優(yōu)良，簽署完備。不能用鉛筆、普通圓珠筆或復寫紙書寫，以利于長期保存。4、為保證歸檔文件的完整和質(zhì)量，凡需歸檔的科技文件，都應經(jīng)過項目負責人的審定和有關(guān)領(lǐng)導的審批。5

16、、錄音、音像文件應保證載體的有效性。6、電子文件應以光盤為長期存儲介質(zhì)。 （四）科技文件的歸檔份數(shù)，凡是需要歸檔的文件一般歸檔一份，得 重要的、使用頻繁的則需要歸檔若干份，具體情況應考慮到以下幾個方面：A要考慮到歸檔材料的重要程度；B要考慮到日后利用的需要；C經(jīng)過科技檔案部門匯總上報的材料，在確定歸檔份數(shù)時應作出統(tǒng)一的規(guī)定。D要考慮科技檔案部門匯總上報科技專業(yè)檔案館的需要。 （五）科技文件歸檔手續(xù)：1、編寫歸檔文件簡要說明，應建立“歸檔科技文件說明書”制度，便于日后管理和有效利用。2、交接雙方辦理必要的交接手續(xù)；填寫交接清單，一式二份。填寫具有法律效力的“檔案交接文據(jù)”，一式二份。 第二章 科

17、技檔案概述 一、科技檔案的定義與含義是什么？ 答：科技檔案是企事業(yè)單位和國家機構(gòu)、社會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應歸檔保存的科技文件材料。1、定義揭示了科技檔案的產(chǎn)生領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，規(guī)定了科技檔案同一般政務檔案和其他檔案在性質(zhì)上的區(qū)別。2、定義明確了科技檔案是生產(chǎn)、科研 基建、設(shè)備及其管理活動的直接記錄，規(guī)定了科技檔案同科技資料在性質(zhì)上的區(qū)別；3、定義明確了科技檔案是保存起來以備查考的科技文件，規(guī)定了科技檔案同一般科技文件的區(qū)別。 二、試述科技檔案的特點？答：（1）專業(yè)性強；（2）種類和類型多樣性的特點；（3）成套性強；（四）現(xiàn)實性特點；（

18、5）可以更改、補充。 三、簡述科技檔案的種類及其內(nèi)容構(gòu)成。 答：（1）工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案：1、產(chǎn)品的市場調(diào)研、立項論證、設(shè)計。2、產(chǎn)品的試制、加工制造。3、產(chǎn)品的檢驗、包裝；4、產(chǎn)品的銷售與售后服務。5、新產(chǎn)品的鑒定、評優(yōu)。 （2）農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案：種子檔案、作物栽培檔案；植被保護檔案；林業(yè)檔案；畜牧檔案；水產(chǎn)檔案、農(nóng)機設(shè)備檔案、農(nóng)田水利工程檔案、家業(yè)生態(tài)環(huán)境和農(nóng)業(yè)區(qū)規(guī)劃檔案等。 （3）基本建設(shè)檔案：工程設(shè)計檔案；工程施工檔案；工程監(jiān)理檔案；工程竣工檔案。 （4）設(shè)備儀器檔案：我們常說的是指各種機械加工、運輸、采掘、起重設(shè)備以及某些儀器、儀表等檔案。 （五）自然科學研究檔案：是指在自然科學研究過

19、程中形成的檔案，分為基礎(chǔ)科研、技術(shù)科研、應用科研三種類型。主要包括科研項目在 調(diào)研、立項、研究、試驗、總結(jié)、鑒定、報獎、推廣運用等過程中形成的文件?；咎攸c是以課題成套。 四、試述科技檔案的功能。 答：一、知識儲備功能；二、依據(jù)憑證功能；1、科技檔案是產(chǎn)品定型、成果鑒定和工程竣工驗收的依據(jù)。2、科技檔案是產(chǎn)品再生產(chǎn)或停產(chǎn)產(chǎn)品恢復生產(chǎn)的依據(jù)；3、科技檔案是維護、使用、檢修工程對象的依據(jù)，尤其是在工程改建、擴建或遭到破壞進行維修時，更離不開科技檔案。三、情報功能；1、進行決策與制定規(guī)劃時參考；2、科技檔案是科技研究工作和設(shè)計工作的必要條件；3、科技檔案是進行科學技術(shù)交流的工具。四經(jīng)濟效益功能。 第

20、三章 科技檔案工作 一、科技檔案工作的內(nèi)容有哪些？ 答：科技檔案業(yè)務管理、科技檔案事業(yè)管理兩項基本內(nèi)容。 科技檔案業(yè)務管理又稱科技檔案微觀管理，內(nèi)容包括1、協(xié)同有關(guān)部門作好歸檔案前科技文件的形成、積累、整理、歸檔的指導、監(jiān)督和檢查工作，確保收集的科技檔案質(zhì)量。2、科技檔案的收集工作。3、整理工作。4、保管工作。5、鑒定工作。6、統(tǒng)計工作。7、科技檔案信息資源開發(fā)利用工作。8、歸檔后科技檔案更改、補充的監(jiān)督、檢查工作。 二、簡述科技檔案工作的性質(zhì)。 答：專業(yè)性、管理性、服務性、機要性四方面。 專業(yè)性包括1、科技檔工作有自己特定的工作對象。2、有特定的工作內(nèi)容、工作方法和完善的專業(yè)體系。3、科技檔

21、案工作有比較完整的專業(yè)理論知識體系。 管理性包括1、科技檔工作是科技管理工作的組成部分。2、是基礎(chǔ)性科技管理工作。3、是管理科技成果并發(fā)揮其作用的工作。 服務性包括1、就科技檔案的目的而言，它是為科技、生產(chǎn)活動創(chuàng)造條件的工作。2、就科技檔案宏觀管理而言，其基本任務之一就是為科技檔案部門服務。 三、怎樣理解科技檔案工作的基本原則。 答：檔案法第五條規(guī)定：檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。 （一）集中統(tǒng)一管理科技檔案：對檔案實行統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)是檔案的 原則：1、全面與辨證分析的原則；2、技術(shù)原則；3、功能原則；4、典型原則；5、高齡原則。 方法：1、

22、定性分析的方法；其比較典型的是直接鑒定法：是指在分析、判定科技檔案價值時，以套為基礎(chǔ)，以保管期限表為依據(jù)，直接審閱科技檔案的內(nèi)容，逐卷地判定科技檔案的價值。實施直接鑒定法應注意以下問題：一個項目成套材料的整體價值是科技檔案價值鑒定的基礎(chǔ)。案卷是確定科技檔案保管期限的單位。直接審閱科技檔案的內(nèi)容是直接鑒定法的關(guān)鍵；2、定性與定量分析相結(jié)合的方法。加權(quán)平均法：是運用綜合評判方法，按科技檔案具體的價值因素（技術(shù)因素、功能因素、時間因素、典型因素、作者因素、名稱因素）分項計分，計算科技檔案價值量的方法。 十一、簡述科技檔案保管工作的內(nèi)容和要求。 內(nèi)容：1、科技檔案日常維護工作；2、實施保護性措施；3、

23、科技檔案的修復；4、庫房及設(shè)備的管理。 要求：1、保管人員要有強烈的事業(yè)心和高度的責任感；2、要為保管工作提供必要的物質(zhì)條件；3、要分析和掌握造成科技檔案損毀的原因。4、要以防為主，防治結(jié)合。 十二、試述科技檔案的保管方法與要求。 （一）底圖檔案的保管 底圖保管的要求是嚴禁折疊。折疊對底圖的不利影響：一是折疊的印跡容易斷裂，影響底圖的保管壽命；二是折疊造成底圖不平整，影響圖面復印清晰度。為此，底圖應在特制的底圖柜中存放。底圖存放方法有兩種，一平放，即按整理順序?qū)⒌讏D平放在多層抽屜的底圖柜中。另一種卷放，即將底圖按套或案卷卷成筒狀排放在底圖柜中。具體可以將底圖卷成小圓筒或用簿木板、紙板做襯，將底

24、圖卷成扁平卷。重要和加長的底圖卷好后可放進特制的底圖筒里。 保護底圖可采用邊緣加固的方法，如將底圖四邊折為雙層；使用縫紉機扎邊；或通過壓邊機將膠紙粘在底圖四周。底圖周邊強度增強，會明顯減少底圖的破損。 （二）藍圖及復印圖的保管 藍圖及復印圖的制成材料，機械強度比較好，特別是藍圖幅面大小不一，應采取折疊組卷保存的方法。藍圖以“手風琴”式，折疊成A4圖紙97mm×210mm,折疊時右下角的標題應露出以便查閱,發(fā)果需要裝 訂,左邊應空出裝訂線.藍圖折疊后裝入用牛皮紙雙裱壓制的卷盒或卷皮中保存。其中圖樣文件一般采用散裝的形式，而文字材料采取裝訂的形式。 （三）感光材料的保管 感光材料主要有底

25、片（膠片）和照片，共中底片保存最重要。底片是母片，損毀了無法制作照片，應嚴格底片的保管，具體方法： 1、底片采用密封包裝的方法保存。珍貴的底片存放在隔熱、密封的容器內(nèi)可防火柜中。2、存放時底片平面應與水平面垂直。3、底片應分類存放。母片與拷貝片、永久保存與非永久保存的，要分庫存放。4、長期不用的底片每隔一至兩年要檢查一次，發(fā)現(xiàn)異常，應弄清原因及時處理。5、就嚴格控制底片庫房的溫、濕度。底片庫房的溫度應控制在1315，相對濕度在3545，彩色底片應低于2 底片在入庫前，應進行嚴格的檢驗，主要檢驗其外觀質(zhì)量，影像質(zhì)量和硫酸的殘留量（小于0.7微克/c）,并將底片水后入庫以防污染.底片出入庫必須經(jīng)過

26、溫、濕底的調(diào)節(jié)過渡。 （四）磁性材料的保管 磁性材料主要有錄像帶、錄音帶和機讀文件。磁性材料的保管方法是： 1、防磁。具體措施是，把磁帶放入金屬柜中保存，磁帶庫要遠離散射場，周圍不能有變壓器、電動機、電視機等電氣設(shè)備。2、磁帶要平放。如果外包裝盒較軟，平放時不要疊壓太多，以免壓壞磁帶。3、定期檢查。磁帶每隔612個月需要重新卷繞一次，發(fā)現(xiàn)問題應及時重新轉(zhuǎn)錄。重要的機讀文件每35年應復制一次。4、長期不用的磁帶要加隔磁材料卷繞，以防止相鄰磁帶互相磁化。 十三、試述科技檔案庫房管理的內(nèi)容及要求。 （一）庫位管理 科技檔案庫房中供存放科技檔案的空間位臵稱為庫位。庫位管理的任務是，規(guī)劃庫房建筑面積和柜

27、架數(shù)量，對庫房合理布局，以便對科技檔案實行定位管理。 1、庫位規(guī)劃：以科技檔案的發(fā)展預測為依據(jù)，一般以20年為一周期，提出庫房面積和柜架的需要理及費用的預算。 2、庫房布局：考慮以下總題（1）適應各項科技檔案工作活動的要求。（2）方便科技工作者的管理活動。 3、庫位編號：一般由房間號、柜架號、擱板號三部分組成。房間號和柜架號應從入口或樓梯口，按順時針方向，自左向右順序編排；擱板（檔案箱）號應自上而下順序編排；庫位號確定以后，每個房間、柜架都應在醒目的位臵固定庫位號標牌，并根據(jù)庫房的實際情況繪制成鳥瞰圖或方框圖，標明柜架的庫位號，形成庫位索引。 （二）柜架排列 1、各種柜架應分類集中；2、檔案柜

28、架的排列，應與窗戶垂直，與墻壁保持一定距離不小于0。8米。3、檔案柜架之間的通道，就保持0。91。2米的合理寬度，通道過窄不利于管理和通行，通道過寬影響庫房面積的充分利用。通道應采取迂回形式；4、每層柜架的隔板或抽屜，都應標明存放科技檔案的類別和檔案號的范圍，以便于科技檔案安卷的提取與歸位。 （三）科技檔案的排架 1、排架方法：流水排架法（分大流水和小流水排架法）和分類排架法。 2、排架要求；（1）科技檔案排架的順序應統(tǒng)一。從上到下，從左到右。（2）要保持適宜的飽和度。排放可參考檔案館設(shè)計規(guī)范中五節(jié)檔案箱貯存定額為180卷，雙面架貯存定220卷，密集架貯存為480卷。排架時可根據(jù)實際情況作相應

29、調(diào)整。 （四）科技檔案的出入庫管理 案卷調(diào)出時，要在代卷卡上進行登記；案卷返庫時，應在代卷卡上注銷并及時歸庫位，保持賬、物、卡、位的一致。 十四、試述科技檔案微觀統(tǒng)計工作的內(nèi)容。 （1）科技檔案庫藏量統(tǒng)計是科技檔案統(tǒng)計分析的基本依據(jù)。收進數(shù)。移出數(shù)。封存數(shù)銷毀數(shù)實存數(shù)。（2）科技檔案的業(yè)務工作統(tǒng)計：包括科技檔案整理工作統(tǒng)計、著錄標引工作統(tǒng)計、鑒定工作統(tǒng)計等。（3）科技檔案開發(fā)利用情況統(tǒng)計：檔案檢索工具數(shù)；利用人數(shù)和效率統(tǒng)計；閱覽數(shù)；借出數(shù)復制數(shù)咨詢時數(shù)和人次；套用率；編研成果數(shù)。（4）科技檔案工作條件統(tǒng)計：科技檔案庫房、設(shè)備、裝具等。（5）科技檔案完整率統(tǒng)計：科技項目歸檔案率成套科技檔案的完整

30、率。 十五、科技檔案的登記：總登記、分類登記、底圖登記、特殊載體科技檔案的登記、借出登記。 科技檔案統(tǒng)計工作的要求：要有明確目的；要有準確的數(shù)據(jù)；要保持連續(xù)性；要保證及時性；要加強分析研究。第五章 科技檔案的資源開發(fā)與利用 一、簡述科技檔案開發(fā)利用工作的基本內(nèi)容。 答1、建立和完善科技檔案的檢索系統(tǒng)。2、開展科技檔案編研工作。3、采取多種方式，直接提供利用。4、收集反饋信息，不斷完善科技檔案的服務系統(tǒng)。 二、試述科技檔案檢索工具的種類。 答（一）根據(jù)載體形式分類型1書本式檢索工具；2、卡片式；3、縮微式；4、機讀式。（二）根據(jù)編制方法分類：目錄、索引、指南。（三）根據(jù)功能分類：1、查檢性檢索工

31、具：科技檔案分類目錄；主題目錄；專題目錄；聯(lián)合目錄；專題索引。2、館藏性檢索工具?？萍紮n案總目錄；實體分類目錄；科技文件（圖樣）目錄。3報道性檢索工具：一種文字敘述型的間接檢索工具。 三、如何理解科技檔案編研工作的原則？ 1、存真原則：在科技檔案編研工作全過程起指慰作用，在選材過程中，通過反復審慎的核對，認真分析，不放過任何疑點，確實保證材料的真實性。凡是必須修改或補充的內(nèi)容，一定要多方查證，采用一定方式與原文相區(qū)別。 2、適用原則：指科技檔案編研成品必須適合科技生產(chǎn)、科技管理與社會其他工作的客觀需要，具有先進性和實用性。 3、優(yōu)化原則：是有選擇的原則，即科技檔案編研工作必須對科技檔案材料進行

32、比較和篩選，以保證科技檔案編研成品的質(zhì)量。 4、合法原則：必須遵守同研究、加工和公布科技檔案信息的行為有關(guān)的法律和法規(guī)，特別是知識產(chǎn)權(quán)法、檔案法、保密法。 四、科技檔案編研成品的基本類型有哪些？ （一）企、事業(yè)年鑒；其大體內(nèi)容：1、生產(chǎn)和經(jīng)營工作；2、基本建設(shè)施工、設(shè)備引進和購臵、技術(shù)改造活動；3、各項基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計；4、重要會議的報告、總結(jié)和決議案；5、重大的外事活動；6勞動模范、先進個人、先進集體的材料；7、照片；8、一年大事記等。（二）科技成果簡介；（三）圖冊工圖集；（四）數(shù)據(jù)統(tǒng)計有以下形式：企、事業(yè)單位歷年完成生產(chǎn)、經(jīng)營任務的綜合數(shù)據(jù)統(tǒng)計；某一方面情況的數(shù)據(jù)分類統(tǒng)計；科研設(shè)計工作常用的數(shù)

33、據(jù)資料。（五）專題匯編和專題著述；（六）科技史料。 五、試述科技檔案提供服務的方式及其功能特點。 一、閱覽。是指開辟閱覽室，供利用者查閱利用科技檔案。企、事業(yè)單位內(nèi)部的科技人員利用科技檔案，有的需要借回到科、室、車間里去使用。此外，對外單位的利用者，一般不能將科技檔案借出使用的。閱覽室要求環(huán)境清靜，陳放必要設(shè)備，并配臵各種科技檔案檢索工個和手冊、規(guī)程、規(guī)范、詞典、百科全書等各類工具書，備有適量的繪圖和計算儀器等，為利用提供必要條件。 二、出借。是科技檔案部門按照一定的制度，將科技檔案借給利用者，一般實行閉架管理，出借成為科技檔案部門的一項經(jīng)常性工作，是提供服務的基本方式。（一）出借手續(xù)：采用雙

34、卡登記手續(xù)，即所謂雙卡制：每一個借閱人有一份借閱證（卡），科技檔案的每一個案卷有一張出借記錄卡或稱代卷卡，由科技檔案部統(tǒng)一印制，外有封面，內(nèi)有里頁。封面印有：姓名、單位（科室、車間）、職務、編號等。里頁有：科技檔案號、名稱、張數(shù)、密級、借閱日期、歸還日期、借閱者簽名、歸還時簽收等欄目。出借量不大的，可以只用借閱登記簿即可。出借手續(xù)力求簡化。歸還檔案時，要仔細清點，做好簽收，注銷工作。 （二）出借規(guī)定。科技檔案部門需要掌握的是：1在同一時間內(nèi)、對同一利用者出借科技檔案的數(shù)量不宜過多，要有適當?shù)目刂疲?、與利用者職務活動無關(guān)的科技檔案不出借；3、孤本的、珍貴的科技檔案，一般不出借原件，盡量提供復制

35、本；4、出借機密、絕密的科技檔案，應經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準，并辦理審批手續(xù)。 對利用者提出的要求是：1、借閱科技檔案，不允許在上修改、涂改、勾畫、圈點，或作其他各種標記；2、利用者不得轉(zhuǎn)借他人；3、利用者一般不應將借一的檔案攜帶出辦公地點之外的地方，以防丟失和失密泄密；4、摘抄或復制機密以上級別的科技檔案，要經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導審批；5、借閱者負有保密的完全責任。 （三）催還和續(xù)借。到期未歸還的，要及進催還，加快周轉(zhuǎn)率，避免損壞、散失、泄密，保護科技檔案完整安全。 （四）出借方式的功能特點：1、出借能夠使用戶將科技檔案材料帶回到工作場所，增加了利用靈活性。2、出借有利于用戶深入研究科技檔案內(nèi)容，并利于將研究的結(jié)果及時與工作實踐相結(jié)合，提高利用效果。3、出借配以相應的規(guī)章制度，明確了用戶的責任，容易把握利用情況，有利于回收和統(tǒng)計利用效果。 三、復制供應：（一）配套復制供應；（二）單份復制供應；（三）復制 供應方式的功能特點如下：1、向用戶供應科技檔案的復制品，既能使用戶利用到與原件相同的科技信息，又能保證檔案原件的安全與完整。2、復制供應能夠為用戶大量的復用已有的科技成果創(chuàng)造條件，從而節(jié)約人力和財力的