大型會議策劃

1、2015 年度中國高等教育秘書學(xué)專業(yè)研討會策劃書一、會議名稱： 2015 年度中國高等教育秘書學(xué)專業(yè)研討會 二、會議主題： 促進(jìn)秘書學(xué)發(fā)展，展望美好新未來 三、會議目的和意義： 進(jìn)行學(xué)術(shù)交流和總結(jié)，介紹最新的 秘書學(xué)研究項目和成果，幫助學(xué)者了解最新的學(xué)術(shù)動態(tài)。四、會議組織： 主辦單位：中國高等教育委員會 承辦單位：中國高等教育秘書學(xué)專業(yè)委員會 協(xié)辦單位：昆明會議中心，各高校五、與會人員： 企業(yè)公關(guān)代表、中國高教委員會領(lǐng)導(dǎo)、中 國高教秘書學(xué)專業(yè)委員會領(lǐng)導(dǎo)、各高校秘書學(xué)專業(yè)教師、學(xué) 者六、會議時間： 2015 年 8 月 8日 8 月 10日 七、會議地點： 昆明市國際大酒店會議中心會務(wù)廳 八、會

2、議議程：1、委員會委員代表等發(fā)表報告，展示秘書學(xué)發(fā)展現(xiàn)狀。2、相關(guān)學(xué)者發(fā)表研究成果，展示最新學(xué)術(shù)動態(tài)。3、針對秘書學(xué)專業(yè)發(fā)展的困難，形成討論小組，進(jìn)行討論 和答辯。4、專家進(jìn)行會議總結(jié)，宣布會議結(jié)束，歡送與會人員九、會前籌備：1、會議籌備組對相關(guān)人員進(jìn)行分工合作，成立了工作小組小組職能具體工作事 項小組成 員備注會議籌備 組負(fù)責(zé)會議 指揮、籌備 工作負(fù)責(zé)活動策 劃、做好會議 傳達(dá)工作，指揮協(xié)調(diào)各小 組。組長：成員：現(xiàn)場組負(fù)責(zé)現(xiàn)場 工作布置會場、維 持現(xiàn)場秩序、 控制燈光。組長：成員：接待組負(fù)責(zé)公關(guān) 接待接送與會人 員安排食宿、負(fù)責(zé)生活服 務(wù)、交通疏 導(dǎo)、醫(yī)療服務(wù) 等。負(fù)責(zé)禮儀 和主持組長：成員

3、：秘書組負(fù)責(zé)會務(wù)資料相關(guān)擬寫會議方 案、打印嘉賓組長：成員：事宜牌、簽到、資 料印發(fā)、會議 記錄的整理、 會議通知、會 議場地的選 擇和聯(lián)系，聯(lián) 系與會人員、 發(fā)布新聞、簡 報宣傳組負(fù)責(zé)宣傳 工作負(fù)責(zé)會議的 錄音錄像、娛 樂活動、照相服務(wù)和對外 宣傳。組長：成員：財務(wù)組負(fù)責(zé)財務(wù) 事宜做出會議預(yù) 算、設(shè)備的租用和會議物 品采購。付賬 工作。組長：成員：后勤組負(fù)責(zé)后勤相關(guān)工作會議設(shè)備的 維護(hù)和檢查、保障會場清組長：成員：潔和會后清 理會場、負(fù)責(zé) 防火防盜，保障與會人員 安全2、場地組織（ 1）選擇與會議規(guī)模適當(dāng)?shù)臅h場所。（2）會議場所應(yīng)考慮是否交通便利、設(shè)備齊全、費用合理。3、下發(fā)會議通知。1

4、、由秘書組郵件方式下發(fā)會議通知， 并做好回執(zhí)人數(shù)統(tǒng)計2 、秘書組會前（ 8 月 1 日）進(jìn)行電話確認(rèn)。會議通知各專家、學(xué)者：2015 年 8月 8日中國高教協(xié)會秘書專業(yè)委員會將在昆明國際大酒店 會議中心召開年會， 以交流討論秘書專業(yè)經(jīng)驗， 規(guī)劃秘書專業(yè)發(fā)展方向。 本次會議需繳納會員費 300元/ 人，會務(wù)費 600/人。如您無法出席請于 7 月 7 日前電話告知宋秘書，電話。中國高教協(xié)會 秘書專業(yè)委員會2015年 6 月 17 日附：會議回執(zhí)單：單位人數(shù)共計： 人姓名性別職務(wù)聯(lián)系電話到達(dá)車次到達(dá)車次 到達(dá)時間： 月 日 時 分請于 7 月 7 日前講回執(zhí)寄至： 云南省昆明市 XX區(qū)秘書學(xué)專業(yè)委

5、員會 收。郵編： XXXX4、經(jīng)費預(yù)算：名稱數(shù)量單價 / 元合計 / 元備注場地租用 費2天40008000設(shè)備租用 費3天20006000攝像機、音 響多媒體 設(shè)備等會場裝飾 費/3000包括鮮花、 橫幅、錦旗等交通費100 人10010000會務(wù)費100 人1000100000包括食宿、 考察費用、 會議資料、 文具、工作 證等其他/3000包括醫(yī)療費用等合計/1300005、準(zhǔn)備會議資料與物品類型主要物品和設(shè)備備注會議 必備 用品 和設(shè) 施設(shè) 備桌椅、茶具茶水、擴音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)機、安全通道、消防設(shè)施會議特殊裝飾物品如鮮花、綠色植物、天幕、會標(biāo)、條幅。簽到簿、指示牌、禮品

6、、打印機、復(fù)用品 和設(shè) 備印機視聽器材計算機、投影儀、屏幕、錄音設(shè)備、攝像設(shè) 備通訊 設(shè)施 設(shè)備電話機、傳真機、通訊網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等文具、 文件 類用 品筆墨、文件袋、膠水、海報、會議通知、座位簽、胸卡、餐券等6、會場安排：（1）場地：昆明市國際大酒店會議中心會務(wù)廳（2）座位排次：舞臺學(xué)者、教師學(xué)者、教師學(xué)者、教師學(xué)者、教師學(xué)者、教師文秘及工作人員（3）席簽：準(zhǔn)備淺紅色紙，黑色簽字筆若干，簽到備用。（4）燈光音響：燈光的亮度要適宜，臺上光線要比臺下亮一些；話筒 7 個，音響和話筒要逐一調(diào)試。（電工要做 好應(yīng)急準(zhǔn)備，音響和話筒要請專人負(fù)責(zé)）（5）空調(diào)及通風(fēng)設(shè)備：開會前調(diào)好調(diào)好室內(nèi)溫度。保證室 內(nèi)溫度適

7、宜，空氣清新。（6）桌上擺放物品：所有會議桌上擺好茶水，礦泉水。另外，主席桌上擺好鮮花、記錄用筆、筆記本、座位卡、 姓名牌和會議資料。（會務(wù)人員務(wù)必檢查會議資料是否 齊全，印刷、頁碼及裝訂質(zhì)量）（7）指示牌：在必要地方設(shè)置洗手間、安全出口指示牌、會議中勿打擾、禁止吸煙、簽到處、接站處、指路牌、 禁止大聲喧嘩牌。（8）會場的裝飾：用錦旗、工藝畫裝飾會場，突顯出會場 氛圍 。十、會中服務(wù) ：1、接站（8 月 7日-8 月 8日）接站地點：昆明機場、昆明站、昆明汽車站住宿安排：昆明國際大酒店接待地點：昆明國際大酒店會議中心 接站安排：接待組拿著指示牌站在顯眼處接站表序號姓名性別單位職務(wù)聯(lián)系 方式班次

8、抵達(dá) 時間抵達(dá) 地位1232、會前報到（1）查驗證件，確定與會者資格（2）登錄信息，統(tǒng)計會議參加者人數(shù)，以便做好會議期間 的各種服務(wù)（3）發(fā)放文件，分發(fā)會議文件、證件、文件袋等會議用品（4）預(yù)收費用，繳納會員費和會務(wù)費（5）安排住宿，安排與會人員住宿。住宿安排表序姓性年工職地電房備號名別齡作務(wù)址話間注單號位3、會議簽到 ：確認(rèn)到會的人是否都已到會并準(zhǔn)確統(tǒng)計出到會的實際 人數(shù)。會議簽到表姓名職務(wù)是否到場XXXXXXXXXXXX4、進(jìn)行會議 ：會議日程表日期時間內(nèi)容地點人員負(fù)責(zé)備注8月7日全天0:00-24:00接待、安排食宿昆明商務(wù)酒店接待組接待組月日88上午7:00- 7:55早餐酒店 餐廳全

9、體人 員接待組8:10 8:25簽到會務(wù) 廳全體人 員秘書組8:30-10:00開幕式、領(lǐng)導(dǎo)致 辭會務(wù) 廳全體人 員現(xiàn)場組10:00-10:30會間休息全體人 員10:30-11:30委員會委員代表 等發(fā)表報告會務(wù) 廳全體人 員下午11:30-14:30午餐、休息酒店 餐廳，休息 室全體人 員接待組14:30-15:30相關(guān)學(xué)者發(fā)表研 究成果會務(wù) 廳全體人 員現(xiàn)場組15:30 16:00會間休息全體人 員16:00 17:30提出秘書學(xué)當(dāng)前 瓶頸及問題會務(wù) 廳全體人 員晚上17: 30-21:00晚餐、休息酒店 餐廳全體人 員接待組89月日上午7:00-7:30早餐酒店 餐廳全體人 員接待組8

10、:00-10:00討論小組進(jìn)行討 論和答辯會務(wù) 廳全體人 員現(xiàn)場組10:00-10:20會間休息休息 室全體人 員10:20-11:20討論研究成果會務(wù) 廳全體人 員下午11:20-14:30午餐、休息餐廳全體人 員接待組14:30-15:30專家進(jìn)行會議總 結(jié)會務(wù) 廳全體人 員現(xiàn)場組15:30-16:00會間休息全體人 員16:00-17:00閉幕式議，結(jié)宣布會 束會務(wù) 廳全體人 員晚上17:00-18:00晚餐酒店 餐廳全體人 員接待組18:00-20:00觀看文藝演出昆明 大學(xué) 演藝 中心全體人 員宣傳組月10日8上午7:00-7:30早餐酒店 餐廳全體人 員接待組7:30 11:30考

11、察昆明旅游管 理大觀 樓、金馬碧雞坊全體人 員宣傳組統(tǒng)一乘 車11:30-12:30午餐酒店 餐廳全體人 員接待組下午12:30-發(fā)放紀(jì)念品 影留念，送 會人員返程 送站安排，合 別與 （附 表）全體人 員接待組統(tǒng)一安 排車送站安排表姓名單位聯(lián)系車次 /時間送站司機送站方式航班工作 人員地點一、會后落實：1 、清理會場（1）清理會場宣傳物品（2）清理會場設(shè)備（3）清理會議資料（4）清理會議其它物品2 、歸還租借物品3 、結(jié)算會議開支費用（ 1）統(tǒng)計會議實際收支項目，對照經(jīng)費預(yù)算進(jìn)行核點（ 2）通知相關(guān)部門及人員結(jié)算的時間和地點。（3）核實發(fā)票。（4）填寫報銷單。（ 5）清點費用，支出發(fā)票。（

12、6）請領(lǐng)導(dǎo)簽字。（7）找財務(wù)組報銷4、秘書整理會議資料，編寫會議紀(jì)要，歸檔。十二、 會議的總結(jié)和報道 :1 、召集工作人員，總結(jié)會議得失。2 、整理會議資料，發(fā)送媒體報道 。十三：應(yīng)急方案：為及時、高效、妥善地處置好會議突發(fā)事故，堅持以人 為本，預(yù)防為主，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，快速反映，依法規(guī)范，協(xié)同應(yīng) 對的原則。保護(hù)與會者的生命安全，特制定本預(yù)案。（一）應(yīng)急小組本會成立活動應(yīng)急小組 - 后勤組，其中張秘書為組長 （電話：），陸秘書為副組長，王音、徐蘊芬等為成員。組長全面負(fù)責(zé)與會者的安全工作。副組長負(fù)責(zé)具體安全 工作，會議前召開安全工作會議，明確分工和各自職責(zé)，落 實有關(guān)人員的安全責(zé)任，并督促相關(guān)人員做好

13、安全工作。（二）職責(zé)1 各后勤組成語為會議期間第一安全責(zé)任人，后勤組 長為會議安全責(zé)任人。會議期間后勤組不得離開會議，隨時 掌握會議安全情況，遇到特殊情況及時做好人員的疏散和控 制，并向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告。2 后勤組要及時做好整個會議的調(diào)度和控制，穩(wěn)定好 全體與會人員的秩序。各小組成員不得擅自脫離崗位，隨時 負(fù)責(zé)安全、疏導(dǎo)工作。一旦發(fā)生事故及時進(jìn)行疏散，避免發(fā) 生擁擠踩踏事故的發(fā)生。3負(fù)責(zé)會前預(yù)警、會后上報、事故動態(tài)分析、組織安排人員救援，會中事故的救援與處理等工作。（三）出現(xiàn)突發(fā)事件的處理辦法 1組長負(fù)責(zé)有序疏散人群。 2要用學(xué)到的安全知識進(jìn)行自救。 3及時送到急救中心或打 120。4及時向領(lǐng)導(dǎo)報告事件情況以及向上級報告。5最后要查明事故原因，追究相關(guān)責(zé)任人。6事故發(fā)生時，迅速了解、收集和匯總事故有關(guān)情況， 及時向應(yīng)急現(xiàn)場指揮部提供各種相關(guān)信息和資料；負(fù)責(zé)與事 故現(xiàn)場指揮人員和市政府及衛(wèi)生、公