效率達(dá)人-超效能工作管理60招ppt課件

1、效率達(dá)人效率達(dá)人-超效能工作管理超效能工作管理60招招商週出版商週出版中島孝志中島孝志/ /著著譯者：朱麗真譯者：朱麗真書(shū)摘製作人：書(shū)摘製作人： 盧冠諭盧冠諭JerryJerry） ：jerrylufamily.twjerrylufamily.tw內(nèi)容大綱內(nèi)容大綱效率達(dá)人總是很快抓到工作要領(lǐng)！立刻化思考為行動(dòng)！隨時(shí)思考改善工作的方法！ 工作速度的快慢無(wú)關(guān)智商，也不是幹勁，最重要是掌握工作訣竅！ 提升效率就是這麼簡(jiǎn)單： 從最重要的工作做起。 擅用歸檔技巧及工具。 提早15分鐘開(kāi)始工作。 事先做好心及任務(wù)的準(zhǔn)備。 掌握自己工作效率最好的時(shí)間。 建立正確的工作態(tài)度、遵循簡(jiǎn)明的工作守則，您也能成為工作

2、達(dá)人！ (摘自博客來(lái)網(wǎng)路書(shū)店)2/26本書(shū)閱讀心得本書(shū)閱讀心得 本週與大家分享的好書(shū)為：效率達(dá)人-超效能工作管理60招，在現(xiàn)今忙碌的職場(chǎng)中，不知你是否跟我一樣，加班成為了常態(tài)，如何利用有限的工作時(shí)間，將手頭上的工作完成，又要確保工作品質(zhì)，相信已經(jīng)成為你我不斷在內(nèi)心中詢(xún)問(wèn)自己的一個(gè)問(wèn)題，而本書(shū)作者提出了一些能有效的增進(jìn)工作效率的看法，希望在閱讀完本份書(shū)摘後能對(duì)於大家工作效率之提升能有幫助。 冠諭3/26第一章第一章有效率的人涉獵的範(fàn)圍更廣！有效率的人涉獵的範(fàn)圍更廣！記住這點(diǎn)，工作速度會(huì)越來(lái)越快！4/26 有效率，讓你心想事成！有效率，讓你心想事成！ 試問(wèn)：有效率的人與動(dòng)作遲緩試問(wèn)：有效率的人與動(dòng)

3、作遲緩的人最大的差別在哪裡呢？的人最大的差別在哪裡呢？ 答案是：這兩種人的運(yùn)勢(shì)將完全答案是：這兩種人的運(yùn)勢(shì)將完全不同。不同。 總之，一定要搶先！總之，一定要搶先！ 速度對(duì)於成就一項(xiàng)任務(wù)而言速度對(duì)於成就一項(xiàng)任務(wù)而言很重要。很重要。 大家只會(huì)記得第一，不會(huì)記得第二。大家只會(huì)記得第一，不會(huì)記得第二。 工作越快完成，好工作將源源而來(lái)工作越快完成，好工作將源源而來(lái) 每個(gè)人要具備一定要搶先對(duì)手的每個(gè)人要具備一定要搶先對(duì)手的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，工作速度就會(huì)越快。競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，工作速度就會(huì)越快。 每一項(xiàng)工作都有期限，不管做得多好，每一項(xiàng)工作都有期限，不管做得多好，若無(wú)法在期限內(nèi)完成，就毫無(wú)價(jià)值。若無(wú)法在期限內(nèi)完成，就毫無(wú)價(jià)

4、值。5/26 快速進(jìn)行，順勢(shì)而為，運(yùn)氣也會(huì)跟著快速進(jìn)行，順勢(shì)而為，運(yùn)氣也會(huì)跟著變好！變好！ 有氣勢(shì)的回話(huà)等於工作速度。有氣勢(shì)的回話(huà)等於工作速度。 運(yùn)氣來(lái)自氣勢(shì)，有了氣勢(shì)再加上速度，運(yùn)氣來(lái)自氣勢(shì)，有了氣勢(shì)再加上速度，作什麼都能順利，運(yùn)勢(shì)自然就會(huì)變好。作什麼都能順利，運(yùn)勢(shì)自然就會(huì)變好。 不要說(shuō)過(guò)一陣子、總有一天不要說(shuō)過(guò)一陣子、總有一天 放著待處理的工作不管，只會(huì)不放著待處理的工作不管，只會(huì)不斷累積工作量，終至無(wú)法收拾。斷累積工作量，終至無(wú)法收拾。 保持最佳狀況，不再掛念上一件工作保持最佳狀況，不再掛念上一件工作的表現(xiàn)的表現(xiàn) 為了能做出正確的判斷、指示以及建為了能做出正確的判斷、指示以及建議，絕對(duì)不

5、可把上一件工作所產(chǎn)生的議，絕對(duì)不可把上一件工作所產(chǎn)生的情緒帶入下一件工作當(dāng)中。情緒帶入下一件工作當(dāng)中。6/26 從結(jié)果反向推演，而非從頭從結(jié)果反向推演，而非從頭規(guī)劃規(guī)劃 工作效率高的人，具有敏銳的直工作效率高的人，具有敏銳的直覺(jué)，能夠快速地察覺(jué)端倪，看到覺(jué)，能夠快速地察覺(jué)端倪，看到結(jié)束為止的整個(gè)過(guò)程，進(jìn)而掌握全結(jié)束為止的整個(gè)過(guò)程，進(jìn)而掌握全局。局。 故意安排非整點(diǎn)的時(shí)間故意安排非整點(diǎn)的時(shí)間 非整點(diǎn)的時(shí)間反而能帶動(dòng)大家守時(shí)的非整點(diǎn)的時(shí)間反而能帶動(dòng)大家守時(shí)的意識(shí)。意識(shí)。 事先做好心理的準(zhǔn)備與工作的事先做好心理的準(zhǔn)備與工作的準(zhǔn)備準(zhǔn)備 待命就是做好心理的準(zhǔn)備與待命就是做好心理的準(zhǔn)備與工作的準(zhǔn)備。工作的

6、準(zhǔn)備。7/26 多向思考，平行處理工作多向思考，平行處理工作 工作分為兩種：專(zhuān)業(yè)工作分為兩種：專(zhuān)業(yè)work） V.S 例行公事例行公事job）；專(zhuān)業(yè)是要處理有）；專(zhuān)業(yè)是要處理有目標(biāo)性的工作，必須集中精神處理；目標(biāo)性的工作，必須集中精神處理；例行公事不需要太費(fèi)神。例行公事不需要太費(fèi)神。 但是千萬(wàn)切記：與客戶(hù)洽商、決定但是千萬(wàn)切記：與客戶(hù)洽商、決定拜訪時(shí)間時(shí)，絕對(duì)不能分心。拜訪時(shí)間時(shí)，絕對(duì)不能分心。 每天提早十五分鐘開(kāi)始工作每天提早十五分鐘開(kāi)始工作 早上加班比晚上加班好。早上加班比晚上加班好。 不管結(jié)果如何，都要立即獲得答案不管結(jié)果如何，都要立即獲得答案 重複提出可不可以現(xiàn)在就告訴我你重複提出可不

7、可以現(xiàn)在就告訴我你們的想法？可以增加成功的機(jī)會(huì)，們的想法？可以增加成功的機(jī)會(huì)，並且可以訓(xùn)練敏銳度。並且可以訓(xùn)練敏銳度。8/26 將工作重心專(zhuān)注在擅長(zhǎng)的部分將工作重心專(zhuān)注在擅長(zhǎng)的部分 在你的長(zhǎng)處上累積成功在你的長(zhǎng)處上累積成功-彼得杜拉彼得杜拉克克 用自己的強(qiáng)項(xiàng)孤注一擲用自己的強(qiáng)項(xiàng)孤注一擲-傑克威爾傑克威爾許許 自己不擅長(zhǎng)的工作請(qǐng)別人代勞自己不擅長(zhǎng)的工作請(qǐng)別人代勞 找到和自己互補(bǔ)的人，不但節(jié)省時(shí)間，找到和自己互補(bǔ)的人，不但節(jié)省時(shí)間，也能提升成效。也能提升成效。 瞭解工作的輕重緩急，從最重要的工瞭解工作的輕重緩急，從最重要的工作做起作做起 重要度大的工作要最優(yōu)先處理。重要度大的工作要最優(yōu)先處理。 嚴(yán)

8、守自己決定的優(yōu)先順序，從重要性嚴(yán)守自己決定的優(yōu)先順序，從重要性高、貢獻(xiàn)度大的工作先著手，快速完高、貢獻(xiàn)度大的工作先著手，快速完成。成。9/26第二章第二章運(yùn)用智慧提升工作效率！運(yùn)用智慧提升工作效率！用快速腦力提高效率10/26 頭腦比桌子更需要整理頭腦比桌子更需要整理 有效率的人，不只工作速度快，就是有效率的人，不只工作速度快，就是花在前置作業(yè)的時(shí)間也極短。花在前置作業(yè)的時(shí)間也極短。 能判斷輕重緩急，並做好事前準(zhǔn)備工能判斷輕重緩急，並做好事前準(zhǔn)備工作作 列出一份在零碎時(shí)間可以完成的列出一份在零碎時(shí)間可以完成的工作清單工作清單 將同質(zhì)性的工作安排在一起處理將同質(zhì)性的工作安排在一起處理 有效率的人

9、懂得分批處理工作。有效率的人懂得分批處理工作。 工作大概可以分為思索、閱工作大概可以分為思索、閱讀、書(shū)寫(xiě)、交涉、會(huì)議讀、書(shū)寫(xiě)、交涉、會(huì)議這幾類(lèi)，我們可以將同類(lèi)的工作合併這幾類(lèi)，我們可以將同類(lèi)的工作合併處理。處理。11/26 成效高的工作要最優(yōu)先處理成效高的工作要最優(yōu)先處理 將工作分成緊急、重要、將工作分成緊急、重要、重要且緊急三種重要且緊急三種 處理順序?yàn)橹匾揖o急、處理順序?yàn)橹匾揖o急、 重重要、要、 緊急緊急 將資料統(tǒng)一做成將資料統(tǒng)一做成A4大小大小 利用三色檔案夾做好歸檔工作利用三色檔案夾做好歸檔工作 確實(shí)做好縱向確實(shí)做好縱向/橫向橫向/斜向的溝通斜向的溝通 有效率的人絕對(duì)也是勤做公司內(nèi)

10、部溝有效率的人絕對(duì)也是勤做公司內(nèi)部溝通的人。通的人。 不斷的溝通可以讓對(duì)方做好心情的不斷的溝通可以讓對(duì)方做好心情的準(zhǔn)備與狀態(tài)的準(zhǔn)備。準(zhǔn)備與狀態(tài)的準(zhǔn)備。12/26 商業(yè)文件只看必要的部分商業(yè)文件只看必要的部分 簡(jiǎn)潔、清楚、明白易懂，乃商業(yè)文件簡(jiǎn)潔、清楚、明白易懂，乃商業(yè)文件的重點(diǎn)。的重點(diǎn)。 有效率的人當(dāng)然珍惜時(shí)間，不但自己有效率的人當(dāng)然珍惜時(shí)間，不但自己的時(shí)間重要，別人的時(shí)間也很重要。的時(shí)間重要，別人的時(shí)間也很重要。 書(shū)面報(bào)告建議：一行結(jié)論、三行說(shuō)明書(shū)面報(bào)告建議：一行結(jié)論、三行說(shuō)明理由、必要時(shí)附上參考資料及必要的理由、必要時(shí)附上參考資料及必要的資料。資料。 柏拉圖法則集中火力在前面的柏拉圖法則集

11、中火力在前面的百分之二十百分之二十 即八十二十法則。即八十二十法則。 運(yùn)用運(yùn)用ABC理論將客戶(hù)分成三類(lèi)理論將客戶(hù)分成三類(lèi) 依比率區(qū)隔客戶(hù)，藉以集中火力，將依比率區(qū)隔客戶(hù)，藉以集中火力，將人員、經(jīng)費(fèi)集中在會(huì)賺錢(qián)的客戶(hù)上。人員、經(jīng)費(fèi)集中在會(huì)賺錢(qián)的客戶(hù)上。13/26第三章第三章將一個(gè)小時(shí)變成三個(gè)小時(shí)！將一個(gè)小時(shí)變成三個(gè)小時(shí)！工作速度越來(lái)越快的時(shí)間魔法14/26 故意將時(shí)間安排得較寬鬆故意將時(shí)間安排得較寬鬆 善用時(shí)間的技巧在於多爭(zhēng)取時(shí)間，讓善用時(shí)間的技巧在於多爭(zhēng)取時(shí)間，讓工作完成時(shí)間表能多點(diǎn)空間，創(chuàng)工作完成時(shí)間表能多點(diǎn)空間，創(chuàng)造出利己的彈性與平衡。造出利己的彈性與平衡。 事先預(yù)備創(chuàng)意靈感事先預(yù)備創(chuàng)意靈

12、感 隨時(shí)作筆記，將創(chuàng)意靈感記錄下來(lái)。隨時(shí)作筆記，將創(chuàng)意靈感記錄下來(lái)。 見(jiàn)面前先寄謝函見(jiàn)面前先寄謝函 業(yè)務(wù)是一項(xiàng)需要?jiǎng)e人關(guān)照的工作，業(yè)務(wù)是一項(xiàng)需要?jiǎng)e人關(guān)照的工作，在人際的互動(dòng)上，唯有出奇制勝才能在人際的互動(dòng)上，唯有出奇制勝才能掌握機(jī)先，取得主導(dǎo)權(quán)。掌握機(jī)先，取得主導(dǎo)權(quán)。 多打電話(huà)請(qǐng)益，徹底活用別人智慧多打電話(huà)請(qǐng)益，徹底活用別人智慧 不找藉口，先做在說(shuō)不找藉口，先做在說(shuō)15/26 一定要有嚴(yán)格的時(shí)間限制一定要有嚴(yán)格的時(shí)間限制 根據(jù)統(tǒng)計(jì)，每個(gè)上班族一年平均花一根據(jù)統(tǒng)計(jì)，每個(gè)上班族一年平均花一五五0個(gè)小時(shí)在找東西，以一天工作七個(gè)小時(shí)在找東西，以一天工作七小時(shí)來(lái)計(jì)算，大概二一五天。小時(shí)來(lái)計(jì)算，大概二一五

13、天。 給自己設(shè)限，用心檢視每天習(xí)慣給自己設(shè)限，用心檢視每天習(xí)慣做的每件工作，思考如何縮短時(shí)間。做的每件工作，思考如何縮短時(shí)間。 有時(shí)不須對(duì)客戶(hù)言聽(tīng)計(jì)從，要堅(jiān)定地有時(shí)不須對(duì)客戶(hù)言聽(tīng)計(jì)從，要堅(jiān)定地說(shuō)說(shuō)NO！ 有建設(shè)性的有建設(shè)性的NO ，客戶(hù)是願(yuàn)意聽(tīng)，客戶(hù)是願(yuàn)意聽(tīng)的。的。 不直接告訴客戶(hù)做不到而是建議不直接告訴客戶(hù)做不到而是建議這麼做的話(huà)應(yīng)該可行，至於要不這麼做的話(huà)應(yīng)該可行，至於要不要接受就是客戶(hù)的事了。要接受就是客戶(hù)的事了。 貫徹提早五分鐘行動(dòng)的精神貫徹提早五分鐘行動(dòng)的精神16/26 要勤於向客戶(hù)與上司報(bào)告工作進(jìn)度要勤於向客戶(hù)與上司報(bào)告工作進(jìn)度 目的有三：強(qiáng)調(diào)事情仍然在進(jìn)行中、目的有三：強(qiáng)調(diào)事情仍

14、然在進(jìn)行中、不讓對(duì)方忘記、不讓對(duì)方擔(dān)心：那不讓對(duì)方忘記、不讓對(duì)方擔(dān)心：那件事進(jìn)行得如何了？件事進(jìn)行得如何了？ 請(qǐng)注意！沒(méi)有任何變化這個(gè)訊息請(qǐng)注意！沒(méi)有任何變化這個(gè)訊息也是很重要的報(bào)告。也是很重要的報(bào)告。 模擬效率達(dá)人模擬效率達(dá)人 想要儘快地掌握工作技巧，其訣竅就想要儘快地掌握工作技巧，其訣竅就是直接模仿好範(fàn)例。是直接模仿好範(fàn)例。 做法：仔細(xì)觀察、邊看邊學(xué)，並與他做法：仔細(xì)觀察、邊看邊學(xué)，並與他做同樣的事、完全學(xué)會(huì)之後，再試著做同樣的事、完全學(xué)會(huì)之後，再試著加上自己的風(fēng)格。加上自己的風(fēng)格。 縮短會(huì)議時(shí)間，討論結(jié)束後立即散會(huì)?？s短會(huì)議時(shí)間，討論結(jié)束後立即散會(huì)。17/26第四章第四章充分利用圖表與記

15、事本！充分利用圖表與記事本！讓工作速度奇蹟般變快的規(guī)劃技術(shù)18/26 看出條理，掌握整體看出條理，掌握整體 有效率的人不會(huì)只專(zhuān)注在自己的工作有效率的人不會(huì)只專(zhuān)注在自己的工作上，也會(huì)同時(shí)留意周?chē)臓顩r，並且上，也會(huì)同時(shí)留意周?chē)臓顩r，並且注意與自己工作有關(guān)的所有動(dòng)態(tài)。注意與自己工作有關(guān)的所有動(dòng)態(tài)。 活用記事本，作為達(dá)成目標(biāo)的工具活用記事本，作為達(dá)成目標(biāo)的工具 內(nèi)容包括：設(shè)定目標(biāo)、往前推算、列內(nèi)容包括：設(shè)定目標(biāo)、往前推算、列舉應(yīng)做的工作。舉應(yīng)做的工作。 利用四色原子筆區(qū)分工作的性質(zhì)利用四色原子筆區(qū)分工作的性質(zhì) 用顏色區(qū)分區(qū)分客戶(hù)屬性。用顏色區(qū)分區(qū)分客戶(hù)屬性。 善用便利貼，事情完成就撕去善用便利貼，

16、事情完成就撕去 做出同組成員一目了然的行程表做出同組成員一目了然的行程表 讓彼此清楚要如何配合，將有限資源讓彼此清楚要如何配合，將有限資源的績(jī)效發(fā)揮到最大。的績(jī)效發(fā)揮到最大。19/26 只留下最低限度的名片只留下最低限度的名片 將名片依照重要性放到以下幾個(gè)地方：將名片依照重要性放到以下幾個(gè)地方：旋轉(zhuǎn)式名片整理機(jī)、檔案夾、名片盒。旋轉(zhuǎn)式名片整理機(jī)、檔案夾、名片盒。 以流程圖處理複雜的工作以流程圖處理複雜的工作 將工作流程圖像化。將工作流程圖像化。 為隔天做好準(zhǔn)備再回家為隔天做好準(zhǔn)備再回家 切記！一項(xiàng)工作的成敗，有八成取決切記！一項(xiàng)工作的成敗，有八成取決於準(zhǔn)備是否得當(dāng)。於準(zhǔn)備是否得當(dāng)。 靈活運(yùn)用手

17、腕取得約會(huì)靈活運(yùn)用手腕取得約會(huì) 可以嘗試以下幾種方法：抬高身價(jià)法可以嘗試以下幾種方法：抬高身價(jià)法name drop），大方的提出對(duì)手），大方的提出對(duì)手公司也引進(jìn)了相關(guān)產(chǎn)品，以吸引對(duì)方公司也引進(jìn)了相關(guān)產(chǎn)品，以吸引對(duì)方的注意、找機(jī)會(huì)直接見(jiàn)面。的注意、找機(jī)會(huì)直接見(jiàn)面。 透過(guò)介紹深入核心透過(guò)介紹深入核心20/26第五章第五章效率達(dá)人會(huì)使用減法思考！效率達(dá)人會(huì)使用減法思考！一掃低效率的奇蹟專(zhuān)注力21/26 一拍即響、快速反應(yīng)一拍即響、快速反應(yīng) 有效率的人，很多都是急性子的人。有效率的人，很多都是急性子的人。 不想重做，就要當(dāng)場(chǎng)確認(rèn)不想重做，就要當(dāng)場(chǎng)確認(rèn) 提案時(shí)，三個(gè)重點(diǎn)就好提案時(shí)，三個(gè)重點(diǎn)就好 有效率的

18、文案，提案人會(huì)以自己最中有效率的文案，提案人會(huì)以自己最中意的意的A案為主，再想出兩個(gè)略差的；案為主，再想出兩個(gè)略差的；也不會(huì)請(qǐng)客戶(hù)來(lái)做選擇，而是自己先也不會(huì)請(qǐng)客戶(hù)來(lái)做選擇，而是自己先做好決定；更不會(huì)用不相上下的點(diǎn)子做好決定；更不會(huì)用不相上下的點(diǎn)子來(lái)自找麻煩。來(lái)自找麻煩。 練習(xí)在三十秒內(nèi)說(shuō)明重點(diǎn)練習(xí)在三十秒內(nèi)說(shuō)明重點(diǎn) 為工作品質(zhì)加一臺(tái)為工作品質(zhì)加一臺(tái) 意思是說(shuō)讓品質(zhì)更上層樓意思是說(shuō)讓品質(zhì)更上層樓 專(zhuān)業(yè)人士隨時(shí)在思考怎樣做才能做專(zhuān)業(yè)人士隨時(shí)在思考怎樣做才能做得更好？得更好？22/26 知道何時(shí)可以忙裡偷閒知道何時(shí)可以忙裡偷閒 無(wú)法確實(shí)瞭解工作的緩急及優(yōu)先順無(wú)法確實(shí)瞭解工作的緩急及優(yōu)先順序，絕對(duì)無(wú)法忙裡偷閒。序，絕對(duì)無(wú)法忙裡偷閒。 準(zhǔn)備三套備案準(zhǔn)備三套備案 我們可以根據(jù)以下三種結(jié)果，事先想我們可以根據(jù)以下三種結(jié)果，事先想好面臨