SAP主數(shù)據(jù)維護(hù)管理辦法

1、備件主數(shù)據(jù)維護(hù)管理辦法第一章 總 則第一條 備件主數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)中備件管理、 備件供應(yīng)的集 成信息，是進(jìn)行備件物料管理的基本條件， 為了保證及時(shí)、 準(zhǔn)確 地收集和維護(hù)備件主數(shù)據(jù)，滿足ERP系統(tǒng)正常運(yùn)行和備件業(yè)務(wù) 運(yùn)轉(zhuǎn)對(duì)數(shù)據(jù)的需求，特制定本辦法。第二條 本辦法中主數(shù)據(jù)是指ERP系統(tǒng)(SAP/R3)中支持系統(tǒng) 有效運(yùn)行的備件靜態(tài)數(shù)據(jù)，主要包括： 物料主數(shù)據(jù)、 供應(yīng)商主數(shù) 據(jù)、貨源清單、采購(gòu)信息記錄。第三條 備件主數(shù)據(jù)維護(hù)原則：一、 唯一性 ：相同的主數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中要求有唯一編碼， 唯一 的描述，避免存在數(shù)據(jù)冗余；-可編輯修改 -二、 完整性 ：主數(shù)據(jù)信息保持完整， 要能夠滿足相關(guān)部門(mén)的 業(yè)務(wù)運(yùn)作需

2、求；三、準(zhǔn)確性： 主數(shù)據(jù)要符合相應(yīng)的編碼規(guī)則和技術(shù)規(guī)范，能 夠清楚準(zhǔn)確地表達(dá)主數(shù)據(jù)的含義；四、 時(shí)效性： 主數(shù)據(jù)申請(qǐng)維護(hù)過(guò)程中，要充分體現(xiàn)時(shí)效性原 則，提高工作效率，及時(shí)滿足申請(qǐng)部門(mén)的需求。第四條 本辦法適用于xxERP項(xiàng)目上線的總公司、xx公司、xx公司有關(guān)部門(mén)和生產(chǎn)廠。第二章 應(yīng)用主數(shù)據(jù)內(nèi)容和信息收集維護(hù)職責(zé)分工第五條 備件應(yīng)用主數(shù)據(jù)內(nèi)容：一、模塊內(nèi)主數(shù)據(jù)（MMBJ模塊）：貨源清單、采購(gòu)信息記 錄、二、跨模塊主數(shù)據(jù)（MM；MMBJ；SD模塊）：物料主數(shù)據(jù)、 供應(yīng)商主數(shù)據(jù)。第六條 備件模塊內(nèi)和跨模塊主數(shù)據(jù)由XX總公司設(shè)備部備 件處負(fù)責(zé)組織收集相關(guān)信息，并進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)。第七條 模塊內(nèi)主數(shù)據(jù)信息

3、收集維護(hù)職責(zé)分工： 一、貨源清單由設(shè)備部備件處計(jì)劃科負(fù)責(zé)組織收集相關(guān)信 息，并進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)；二、采購(gòu)信息記錄由設(shè)備部備件處價(jià)格科負(fù)責(zé)組織收集相關(guān)信息，并進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)。-可編輯修改 -第八條 跨模塊主數(shù)據(jù)信息收集維護(hù)職責(zé)分工：一、物料主數(shù)據(jù)由設(shè)備部備件處計(jì)劃科負(fù)責(zé)組織收集基本視 圖、分類視圖、銷(xiāo)售視圖、采購(gòu)視圖、庫(kù)存視圖、財(cái)務(wù)成本視圖 中的相關(guān)信息。二、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)由設(shè)備部備件處質(zhì)量管理科負(fù)責(zé)組織收集 采購(gòu)視圖中供應(yīng)商的相關(guān)信息；第三章 備件物料主數(shù)據(jù)維護(hù)管理第九條 備件物料主數(shù)據(jù)維護(hù)工作流程：一、各單位備件員根據(jù)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)備件變化情況， 做以下主數(shù) 據(jù)維護(hù)工作：（一）對(duì)新投產(chǎn)設(shè)備、更新改造設(shè)備增

4、加的新的備件項(xiàng)目； 對(duì)在用設(shè)備發(fā)生的備件項(xiàng)目， 按標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械備件、 非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械備件 （其中：天車(chē)備件、皮帶機(jī)備件、 偶合器要與其它非標(biāo)專用件分 開(kāi)）、小型機(jī)械備件、電氣備件、計(jì)控備件、機(jī)車(chē)備件、汽車(chē)備 件、生產(chǎn)工具專業(yè)（以下簡(jiǎn)稱各專業(yè)）分別提出新增備件物料主 數(shù)據(jù)項(xiàng)目明細(xì)；（二）對(duì)新投產(chǎn)設(shè)備、更新改造設(shè)備增加的新的備件項(xiàng)目，在收集物料主數(shù)據(jù)時(shí)， 要避免同一物料， 多個(gè)圖紙編號(hào)造成的物 料不唯一性；（三） 新維護(hù)的物料項(xiàng)目， 必須保證屬于備件專業(yè)管理范疇 且專業(yè)-可編輯修改 -劃分清晰，同時(shí)要做初步詢價(jià)；（四） 新收集的備件物料主數(shù)據(jù)， 物料要嚴(yán)格按照專業(yè)要求 描述，并要通過(guò)ERP系統(tǒng)中MM03事

5、物代碼的查詢，保證物料 的唯一性，避免重復(fù)編碼；（五）物料類別碼是“61”、“80”、“81”的備件，按照各單 位非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械備件、生產(chǎn)工具編碼規(guī)則進(jìn)行編碼；（六） 各單位備件員按照專業(yè)組織物料主數(shù)據(jù)收集工作， 并 按專業(yè)輸入“備件物料主數(shù)據(jù)收集維護(hù)模板”（附表1-1）同時(shí)按專業(yè)填寫(xiě)“備件物料主數(shù)據(jù)維護(hù)申請(qǐng)表” （附表2），經(jīng)設(shè)備科 長(zhǎng)審批蓋設(shè)備科章后，報(bào)設(shè)備廠長(zhǎng)審批簽字，加蓋廠公章，于每 月10日至18日，報(bào)總公司設(shè)備部備件處；二、總公司設(shè)備部備件處接到“備件物料主數(shù)據(jù)維護(hù)申請(qǐng)” 和“備件物料主數(shù)據(jù)收集維護(hù)模板”后，做以下工作：（一）各專業(yè)計(jì)劃員要對(duì)新物料是否屬于備件專業(yè)管理范疇 進(jìn)行嚴(yán)格審核

6、，同時(shí)要對(duì)新物料的專業(yè)分類、描述、物料組、采 購(gòu)組、裝用量、備件屬性、修復(fù)屬性、使用壽命；非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械備 件、生產(chǎn)工具的重量、 材質(zhì)等各字段的填寫(xiě)內(nèi)容是否完整、 準(zhǔn)確 進(jìn)行審查；（二）各專業(yè)計(jì)劃員要通過(guò)ERP系統(tǒng)中MM03事物代碼逐項(xiàng)進(jìn)行查詢， 保證新收集的物料的唯一性， 避免同一物料多種描 述，多個(gè)編碼；（三）物料類別碼是“60”、“62”、“63”、“64”、“65”、“66” 的備件， 專業(yè)計(jì)劃員按照物料編碼規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)一編碼； 物料類別-可編輯修改 -碼是“61”、“80”、“81”的備件，專業(yè)計(jì)劃員依據(jù)各單位非標(biāo)備 件編碼規(guī)則對(duì)新物料的編碼進(jìn)行審核；（四） 數(shù)據(jù)維護(hù)員依據(jù)專業(yè)計(jì)劃員審查后

7、的 “備件物料主數(shù) 據(jù)收集維護(hù)模板”（附表1-1），在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行檢測(cè)，確認(rèn) 物料主數(shù)據(jù)是否符合要求， 如果物料主數(shù)據(jù)存在問(wèn)題， 數(shù)據(jù)維護(hù) 員在“備件物料主數(shù)據(jù)維護(hù)申請(qǐng)表” 上填寫(xiě)意見(jiàn)返給相關(guān)專業(yè)計(jì) 劃員， 專業(yè)計(jì)劃員及時(shí)與需用單位備件員核實(shí)， 并將最終確認(rèn)需 要維護(hù)的“備件物料主數(shù)據(jù)收集維護(hù)模板”及“備件物料主數(shù)據(jù) 收集維護(hù)申請(qǐng)表”轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)維護(hù)員；（五） 數(shù)據(jù)維護(hù)員對(duì)最終核實(shí)確認(rèn)后的 “備件物料主數(shù)據(jù)收 集維護(hù)模板” ，在ERP系統(tǒng)中重新檢測(cè)，直至符合要求；（六） 數(shù)據(jù)維護(hù)員將檢測(cè)合格的 “備件物料主數(shù)據(jù)收集維護(hù) 模板”內(nèi)容，進(jìn)行系統(tǒng)主數(shù)據(jù)維護(hù)；第十條 對(duì)ERP系統(tǒng)中已有的物料主數(shù)據(jù)， 當(dāng)

8、發(fā)現(xiàn)物料描述 不準(zhǔn)確、同一物料多個(gè)編碼、 專業(yè)分類不準(zhǔn)確等問(wèn)題時(shí)，各單位 備件員要即時(shí)與設(shè)備部備件處溝通， 由備件處計(jì)劃員、 數(shù)據(jù)維護(hù) 員查詢物料在ERP系統(tǒng)中狀態(tài)，共同確定處理方案。由各單位 備件員及時(shí)提出物料主數(shù)據(jù)修改維護(hù)申請(qǐng)， 備件處計(jì)劃員簽字確認(rèn)后，數(shù)據(jù)維護(hù)員對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行修正第十一條 對(duì)于在用的設(shè)備，裝用量發(fā)生變化時(shí)，要及時(shí)提 出物料主數(shù)據(jù)修改維護(hù)申請(qǐng)，對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行修正。第十二條 各采購(gòu)科，在開(kāi)展備件訂貨工作中，對(duì)發(fā)現(xiàn)的同 一物料，多個(gè)編碼、重量、材質(zhì)與圖紙不符等情況時(shí)，要即時(shí)提 出物料主數(shù)據(jù)修改維護(hù)-可編輯修改 -申請(qǐng)轉(zhuǎn)計(jì)劃科數(shù)據(jù)維護(hù)員， 數(shù)據(jù)維護(hù)員轉(zhuǎn) 各相關(guān)專業(yè)員核實(shí)確認(rèn)后，

9、對(duì)ERP系統(tǒng)內(nèi)物料主數(shù)據(jù)進(jìn)行修正。第十三條ERP系統(tǒng)內(nèi)已經(jīng)存在的備件物料， 第一次發(fā)生修 復(fù)計(jì)劃時(shí)，需方單位備件員要通過(guò)ERP系統(tǒng)查詢，確認(rèn)該物料 是否有在途采購(gòu)申請(qǐng)、在途采購(gòu)訂單和庫(kù)存， 只有在其庫(kù)存為零 和對(duì)已收貨物料進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)后，方可提出“備件物料分割評(píng)估” 維護(hù)申請(qǐng)。第十四條 各單位在提出新增備件物料主數(shù)據(jù)維護(hù)申請(qǐng)時(shí)， 如果能夠確定該備件可以進(jìn)行修復(fù)， 要同時(shí)填寫(xiě) “分割評(píng)估備件 物料維護(hù)模板” （附表1-2）。第十五條 設(shè)備部備件處數(shù)據(jù)維護(hù)員查詢ERP系統(tǒng)狀態(tài)后， 對(duì)備件物料進(jìn)行分割評(píng)估系統(tǒng)維護(hù)。第四章 貨源清單維護(hù)第十六條 在ERP系統(tǒng)中， 甲類備件（含生產(chǎn)工具） 列入“貨源控制

10、清單”第十七條 總公司設(shè)備部備件處根據(jù)新增、設(shè)備拆除、設(shè)備 改造等情況，組織各單位提出新增和需要修改的“貨源控制清單”：一、每年8月份各單位根據(jù)新投產(chǎn)設(shè)備、更新改造設(shè)備、拆 除設(shè)備、甲類備件使用等情況，按專業(yè)提出需要增加和修改的 “貨 源控制清單”（甲類備件項(xiàng)目） ；-可編輯修改 -二、各單位設(shè)備科按專業(yè)組織“貨源控制清單”收集工作， 并按專業(yè)輸入“貨源控制清單維護(hù)收集模板”（附表3），經(jīng)設(shè)備科長(zhǎng)、生產(chǎn)科長(zhǎng)審批蓋科章后， 報(bào)主管廠長(zhǎng)審批簽字、 加蓋廠 公章；三、每年8月25日，各單位備件員將批準(zhǔn)后的“貨源控制 清單維護(hù)收集模板”報(bào)總公司設(shè)備部備件處。第十八條 總公司設(shè)備部備件處接到 “貨源控制

11、清單維護(hù)收 集模板”（附表3）后，要做以下工作：一、組織技術(shù)處、動(dòng)力處、生產(chǎn)廠共同對(duì)貨源清單進(jìn)行審核 確認(rèn)， 同時(shí)制定驗(yàn)收方式和相應(yīng)的供應(yīng)商， 并報(bào)設(shè)備部主管部長(zhǎng) 批準(zhǔn)后，編制成正式文件；二、 質(zhì)量管理科將審核通過(guò)的貨源控制方案內(nèi)容輸入“貨源控制清單維護(hù)收集模板”中的相關(guān)字段，于12月31日前轉(zhuǎn)回計(jì)劃科；三、每年3月31日前，數(shù)據(jù)維護(hù)員完成系統(tǒng)內(nèi)貨源控制清 單主數(shù)據(jù)維護(hù)工作。四、數(shù)據(jù)維護(hù)員完成系統(tǒng)主數(shù)據(jù)維護(hù)后， 將“貨源控制清單” 信息反饋給主數(shù)據(jù)申請(qǐng)維護(hù)單位。第十九條 “貨源控制清單” 是對(duì)新制作的甲類備件的供應(yīng) 商進(jìn)行控制，當(dāng)發(fā)生修復(fù)件時(shí)，采購(gòu)科要填寫(xiě)甲類備件的舊件 修復(fù)供應(yīng)商申請(qǐng)維護(hù)表

12、（附表4），經(jīng)采購(gòu)科長(zhǎng)、 質(zhì)量管理科長(zhǎng)、 計(jì)劃科計(jì)劃員審簽蓋部門(mén)公章后，轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)維護(hù)員進(jìn)行ERP系統(tǒng) 維護(hù)。-可編輯修改 -第五章 備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)管理第二十條 備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)管理職責(zé)分工一、xx集團(tuán)內(nèi)備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)由設(shè)備部備件處供應(yīng)商管 理員向計(jì)財(cái)部提供信息資料，由計(jì)財(cái)部在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)據(jù) 維護(hù)。二、設(shè)備部備件處負(fù)責(zé)XX集團(tuán)外備件供應(yīng)商在ERP系統(tǒng) 中的主數(shù)據(jù)維護(hù)。三、備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)員，負(fù)責(zé)將需創(chuàng)建的供應(yīng)商在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行核對(duì)，以確保供應(yīng)商的唯一性。第二十一條xx集團(tuán)外備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)工作程序： 一、一般性審查的供應(yīng)商，由設(shè)備部備件處采購(gòu)科按照準(zhǔn) 入條件收集相關(guān)資料，并

13、由供應(yīng)商填寫(xiě) 備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)收集 模板（附表5），交質(zhì)量管理科供應(yīng)商管理員審核并報(bào)主管處長(zhǎng) 批準(zhǔn)后，填寫(xiě)備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)創(chuàng)建維護(hù)申請(qǐng)表 （附表6）， 轉(zhuǎn)備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)員進(jìn)行ERP系統(tǒng)維護(hù)，同時(shí)向有關(guān)科 室下發(fā)準(zhǔn)入通知。二、重點(diǎn)考察的供應(yīng)商，由設(shè)備部備件處采購(gòu)科提出供應(yīng)商 考察申請(qǐng)，經(jīng)主管處長(zhǎng)審批后，由質(zhì)量管理科組成考察小組，進(jìn) 行實(shí)地考察，收集備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)收集模板 （附表5）擬 寫(xiě)考察報(bào)告，提交備件購(gòu)銷(xiāo)管理委員會(huì)審議， 批準(zhǔn)后， 由質(zhì)量管 理科供應(yīng)商管理員填寫(xiě) 備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)創(chuàng)建維護(hù)申請(qǐng)表 （附 表6），轉(zhuǎn)備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)員進(jìn)行ERP系統(tǒng)維護(hù)，同時(shí)向-可編輯修改 -有關(guān)科室下

14、發(fā)準(zhǔn)入通知。三、供應(yīng)商由于改制等原因需要變更名稱或其他內(nèi)容， 需按 要求出具證明， 經(jīng)采購(gòu)科長(zhǎng)同意報(bào)質(zhì)量管理科供應(yīng)商管理員進(jìn)行 審核并報(bào)主管處長(zhǎng)審批， 同意后填寫(xiě) 備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)變更維 護(hù)申請(qǐng)表（附表7），轉(zhuǎn)備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)員在ERP系統(tǒng)內(nèi) 進(jìn)行數(shù)據(jù)變更，同時(shí)向有關(guān)科室下發(fā)供應(yīng)商管理內(nèi)容變更通知 書(shū)。四、 供應(yīng)商的刪除，由備件處相關(guān)科室提出刪除理由。備件供應(yīng)商的刪除由備件處購(gòu)銷(xiāo)管理委員會(huì)批準(zhǔn)后，備件供應(yīng)商管理 員填寫(xiě)備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)刪除維護(hù)申請(qǐng)表 （附表8），報(bào)備件 供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)員在ERP系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行刪除；第二十二條xx集團(tuán)內(nèi)備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)工作程序：一、XX集團(tuán)內(nèi)新增備件供應(yīng)商，由設(shè)備部備件處供應(yīng)商管 理員按計(jì)財(cái)部要求填寫(xiě) 備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)創(chuàng)建維護(hù)申請(qǐng)表 （ 附 表6），以電子郵件的形式發(fā)給計(jì)財(cái)部供應(yīng)商數(shù)據(jù)維護(hù)員。二、設(shè)備部備件處供應(yīng)商管理員接到計(jì)財(cái)部維護(hù)完成的通知 后，向有關(guān)科室下發(fā)準(zhǔn)入通知。第六章 采購(gòu)信息記錄維護(hù)第二十三條 備件價(jià)格信息記錄是對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)、能夠固 定價(jià)格的備件項(xiàng)目，在ERP系統(tǒng)中維護(hù)其階段性的價(jià)格。第二十四條 備件價(jià)格信息記錄的維護(hù)管理 一、每年初對(duì)審批通過(guò)后的-可編輯修改 -年度價(jià)格招標(biāo)項(xiàng)目，進(jìn)行ERP系統(tǒng)內(nèi)價(jià)格信息記錄維護(hù)；二、價(jià)格科價(jià)格信息