文件和檔案管理辦法

1、XXX 有限公司文件編號 ：XX-QD-BG-04文件和檔案管理辦法編制：審核：批準：版本號：A修訂號 ：0受控特性：發(fā)放編號：BG發(fā)布日期：生效日期：.文件修訂履歷表修訂變更內(nèi)容日期版本頁碼次數(shù)A0-第一次發(fā)行2018-01-31'.1. 目的為規(guī)范公司文件和檔案的管理，對運行中使用的各類文件實施有效控制，以確保各過程、環(huán)節(jié)、場所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，與運行相關(guān)的部門均使用有效的現(xiàn)行版本文件，防止誤用作廢文件。2. 范圍本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過程。規(guī)定了各過程負責(zé)人的職責(zé)，適用于各過程管理文件的控制。本程序包括記錄的填寫、收集

2、、保管、處置等子過程。適用于公司各部門的綜合管理運行中形成的所有記錄的控制。3. 職責(zé)3.1 各過程管理部門職責(zé)：負責(zé)確定所管理的過程的文件需求。負責(zé)對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。負責(zé)過程管理文件的（程序、規(guī)定、制度、表格）組織編制。負責(zé)嚴格執(zhí)行過程管理文件的規(guī)定，并按規(guī)定的表格做好相應(yīng)的記錄。負責(zé)文件更改內(nèi)容等。各部門負責(zé)本部門各過程文件的編制、評審和批準。各部門負責(zé)本部門記錄的建立與管理。4. 程序內(nèi)容4.1 確定文件種類為便于文件管理，根據(jù)不同的管理方式將綜合管理文件分為外來文件、綜合管理文件。外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標準（見法律法規(guī)的識別與

3、評價程序）；上級部門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法；相關(guān)方的期望和要求。綜合管理文件a. 方針、目標和指標；b. 實現(xiàn)方針、目標和指標的策劃；c. 控制各業(yè)務(wù)過程的程序、規(guī)定、指導(dǎo)書、表格。資料和記錄相關(guān)的資料包括但不限于：a. 各類分析 / 評價 / 統(tǒng)計數(shù)據(jù)；'.b. 特種設(shè)備及其附件的安全技術(shù)監(jiān)察（檢測）資料；c. 建設(shè)（工程）項目可行性研究報告、 HSE 預(yù)評價報告、設(shè)計方案和圖紙、 HSE專篇、竣工驗收報告及相關(guān)審查結(jié)論和批復(fù)意見；d. 各類檢查、教育培訓(xùn)、演習(xí)及其他活動記錄；e. 專項風(fēng)險評價、環(huán)境因素識別及環(huán)境影響評價報告；f. 化學(xué)危險品安全標簽、安全技術(shù)說明書、儲存、使

4、用防護指南； g. 設(shè)施的設(shè)計、運行技術(shù)資料；h. 供應(yīng)商和承包商檔案；i. 作業(yè)許可證等；j. 其他資料。4.2 提出文件的編制和修改需求公司所有人員都有提出編制和修改文件的權(quán)利，但是必須向過程負責(zé)人提出申請；過程負責(zé)人確定所管理的過程的文件需求。4.3 指定編寫人如需要編制或修改，對所需的文件進行策劃并安排專人編寫；管理手冊由辦公室負責(zé)編制；部門各過程管理類文件（管理過程的程序、規(guī)定、表格）由過程負責(zé)人負責(zé)組織編制。4.4 進行編寫按照文件編寫的格式要求進行文件編寫。文件格式基本內(nèi)容：a. 目的：明確編制本文件要達到的目的；b. 范圍：本文件使用的范圍，包括活動范圍、職能范圍和管理范圍；c

5、. 定義：需要對使用人解釋的術(shù)語或詞匯；d. 職責(zé)：本文件中的主要職責(zé)劃分，包括本文件的責(zé)任部門；e. 程序 / 規(guī)定內(nèi)容：針對各項活動提出具體的要求、職責(zé)、時限；f. 相關(guān)文件：編制本文件所依據(jù)的文件或引用的文件；g. 相關(guān)記錄：本文件涉及到的文件、表格和記錄；h. 修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄；i. 文件概要 / 流程：規(guī)定類文件的概要及程序文件的流程圖。文件的編號按如下要求： / 記錄編號文件順序號'.文件層別號文件類別（ QP）公司代號 DH其中：序號為阿拉伯?dāng)?shù)字，如：01， 02，03 等；文件類別為： 管理體系用 QM標識，程序文件用 QP標識，部門自有的管理制

6、度用部門拼音首字母組合標識，如辦公室用 BG標識。文件編號要求源自于文件編寫編碼管理辦法。例子：文件編號： DH-QP-BG-02人力資源管理管理程序表格編號：編號 DH-QP-BG-02-01（適用人力資源管理管理的清單），其中 01 表示對應(yīng)程序的第一張記錄。所有文件（包括表格）必須有版本標識，如有文件更新，版本隨之更新。4.5 評審和審批文件評審。文件由編制人在文件原件編制人欄中簽字，交部門主管審核同意，再送交相關(guān)部門主管審閱會簽（由部門主管確定會簽部門的數(shù)量），并由文件批準人應(yīng)對文件進行仔細審核后，如果同意在批準欄簽字；如果不同意將文件返回文件編寫人（或部門），待修改完畢后再批準。文件

7、審批權(quán)限。a. 質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方針、總目標、管理手冊、管理評審計劃及報告、最高管理層職責(zé)、公司各部門的主要負責(zé)人職責(zé)由管理者代表審核，總經(jīng)理批準；b. 過程管理文件（程序、規(guī)定、制度、表格）由過程負責(zé)部門負責(zé)人審批；c. 技術(shù)類工藝操作規(guī)程、工藝指標等、產(chǎn)品標準由工藝部部負責(zé)人審批；d. 各部門內(nèi)部適用的文件由本部門負責(zé)人批準。4.6 發(fā)放控制辦公室發(fā)布綜合管理文件,建立外發(fā)文件清單，該清單內(nèi)容包括：文件名稱、編號、版本、發(fā)放日期、數(shù)量、發(fā)至、接收人等。該文件清單在修改、增加/ 刪減文件過程中應(yīng)保持最新狀態(tài)。各過程負責(zé)人將所編寫的文件經(jīng)授權(quán)批準人批準后，將書面文件及電子版文件一同送交

8、辦公室，辦公室保存文件原件。各部門需建立受控文件清單，在發(fā)布/ 修改文件的同時，文件與文件清單保持一致。4.7 使用控制'.辦公室組織負責(zé)收集更新管理有關(guān)文件，保證運行文件始終保持最新有效狀態(tài)；每年備份一次電子版文件。管理相關(guān)的文件必須妥善保存；各部門負責(zé)保管本部門相關(guān)文件；不得在文件上亂涂畫改，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。4.8 文件更新文件更改時，由過程管理部門持原批準人批準的文件（原件一份、電子一份）、填寫文件發(fā)行修訂廢止申請表，到辦公室登記備案后。同時更新受控文件清單或外來文件清單，辦公室保存批準的文件原件。同時各部門下發(fā)的綜合管理受控書面文件應(yīng)立即回收并更新

9、，做好收（發(fā)）文記錄，防止作廢文件非預(yù)期使用。當(dāng)文件在實施過程中因組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)、標準等發(fā)生變化時，原文件編寫單位負責(zé)組織對文件進行評審。如果需要進行修改，由原文件編寫單位負責(zé)提出文件更改申請后組織對文件進行編寫并按原文件的審批程序進行審批。4.9 記錄管理建立記錄清單辦公室制訂記錄臺帳，使用統(tǒng)一表格。內(nèi)容包括：記錄名稱、保管人、收集方法、保存年限、索引、介質(zhì)、處置、類別等。記錄的使用按規(guī)定的項目填寫，所有記錄應(yīng)及時、真實，字跡整潔、清楚，不得隨意涂改，不能使用鉛筆填寫。4.9.3收集定期對記錄進行收集并整理記錄，放到指定的地點保存或交檔案室存檔。4.9.4儲存、保護4.9.4.1記錄可以是紙質(zhì)或電子媒體，對于電子媒體形式的記錄，必須保證所保存的記錄不被非記錄人員或計算機病毒干擾，應(yīng)留有備份。4.9.4.2記錄保存要做到防潮、防火、防蛀蟲鼠害、防止丟失、防磁等，同時還要做好標識。4.9.4.3保存期限依據(jù)記錄臺帳中保存的期限規(guī)定。4.9.5處置記錄保存人按照記錄臺帳中規(guī)定的處置要求在保存期滿